PDCA循環(huán)在公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：公立醫(yī)院醫(yī)德檔案是衡量醫(yī)務(wù)人員道德水平的重要依據(jù)，是增強(qiáng)醫(yī)療行業(yè)作風(fēng)建設(shè)和提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，醫(yī)院醫(yī)德檔案管理普遍存在管理缺乏規(guī)范性、信息化建設(shè)滯后、開發(fā)利用不到位等問題。文章結(jié)合醫(yī)院工作實際，探索醫(yī)德檔案管理中的PDCA實踐應(yīng)用，為提高醫(yī)院管理工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；PDCA循環(huán)；醫(yī)德檔案

中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)德檔案是醫(yī)務(wù)人員思想品德素養(yǎng)、專業(yè)水準(zhǔn)和服務(wù)質(zhì)量的整體體現(xiàn)，是衡量醫(yī)務(wù)人員道德水平的重要依據(jù)，主要記錄醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療從業(yè)過程中的服務(wù)態(tài)度、行業(yè)作風(fēng)是否存在商業(yè)賄賂以及醫(yī)務(wù)人員因工作原因所受的處罰、表彰等相關(guān)檔案材料。施行科學(xué)、高效的醫(yī)德檔案管理工作是推動醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)持續(xù)向好的重要手段，也是營造風(fēng)清氣正的醫(yī)療環(huán)境、助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求。鑒于做好醫(yī)德檔案管理工作的重要意義，近年來，濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院（以下簡稱醫(yī)院）在總結(jié)現(xiàn)階段公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理主要問題的基礎(chǔ)上，嘗試引入PDCA循環(huán)管理模式，為提高醫(yī)德檔案管理水平作了一些新探索。

一、PDCA理論概述

PDCA循環(huán)最早是由美國的質(zhì)量管理專家沃特·阿曼特·休哈特提出，后由戴明采納、宣傳，在全世界獲得普及和廣泛應(yīng)用，所以又稱戴明環(huán)。作為全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)，PDCA循環(huán)不斷適應(yīng)各行業(yè)、各領(lǐng)域的管理過程，并不斷創(chuàng)造良好的管理效果。

PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和 Act（處理）。在質(zhì)量管理活動中，要求把各項工作按照計劃制定、計劃實施、檢查效果、處理問題等四個步驟依次開展，如此循環(huán)往復(fù)的過程中使問題獲得解決，管理水平不斷提高?；赑DCA理論固有的循環(huán)性及階梯式上升的特點(diǎn)，在管理方式方法相對傳統(tǒng)的醫(yī)德檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用PDCA循環(huán)，可以使工作效率和工作質(zhì)量獲得極大提升。

二、PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)德檔案管理中的應(yīng)用

1.計劃制定

制訂醫(yī)院醫(yī)德檔案管理計劃需遵循5W2H原則，明確為什么制定措施（Why）、達(dá)到什么目標(biāo)（What）、 什么時間完成（When）、如何完成（How）和完成質(zhì)量如何（How much）。首先，要客觀分析現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)德檔案的管理現(xiàn)狀，找出主要問題，提出切實可行的管理措施。醫(yī)院人事部門4位檔案管理專職人員借助“頭腦風(fēng)暴法”，在查閱文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，匯總分析當(dāng)下公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理方面的主要問題，并提出可行性的應(yīng)對措施。

問題一：受重視程度不夠，檔案管理質(zhì)量不高

現(xiàn)階段，大部分公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理模式仍較為傳統(tǒng)，檔案形成后由檔案室專職管理人員機(jī)械地“靜態(tài)化”歸檔封存，檔案信息的價值未能得到充分挖掘和有效發(fā)揮。各科室醫(yī)務(wù)人員對醫(yī)德考評只是走過場，大部分檔案專職管理人員和醫(yī)務(wù)人員對醫(yī)德檔案的定位停留在管理的“輔助工作”和“邊角工作”認(rèn)知水平上，重視程度普遍偏低，錯報、漏報、歸檔錯誤等問題時有發(fā)生，與醫(yī)德檔案材料相關(guān)的填寫、審核、歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量不高。

應(yīng)對策略：建立并不斷完善醫(yī)德檔案管理制度，規(guī)范檔案填報、審核、歸檔等工作流程，實行一人一檔。強(qiáng)化醫(yī)德領(lǐng)域優(yōu)秀典型和先進(jìn)事跡的正向引導(dǎo)和宣傳作用，多種形式組織醫(yī)德檔案的全員培訓(xùn)。發(fā)揮醫(yī)德考評對職稱晉升、績效考核、評先樹優(yōu)等管理手段的“杠桿作用”，在職稱晉升中增加醫(yī)德考評的權(quán)重，落實醫(yī)德考評的一票否決制，提高醫(yī)務(wù)人員的參與熱情和檔案管理人員的工作積極性。

問題二：檔案收集不規(guī)范，涵蓋內(nèi)容不全面

當(dāng)前，大部分公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理還延續(xù)著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，檔案涵蓋的主要內(nèi)容仍以職工年度醫(yī)德考評材料為主，對滿意度調(diào)查材料、投訴和信訪、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育、學(xué)習(xí)和測試、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)鑒定等內(nèi)容涉及較少，檔案材料收集過程中出現(xiàn)的空缺或斷檔現(xiàn)象較嚴(yán)重。種類單一、內(nèi)容匱乏的醫(yī)德檔案成為大部分公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理的共性問題。

應(yīng)對策略：加強(qiáng)檔案管理專職人員隊伍建設(shè)，提高管理員對檔案材料的收集意識，在保證檔案材料填寫嚴(yán)肅性、歸檔及時性的前提下，拓寬檔案材料的收集種類。醫(yī)院成立患者回訪中心，定期電話回訪出院患者，定期開展門診病人滿意度調(diào)查，收集醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、服務(wù)態(tài)度情況。每季度開展行風(fēng)之星評選，評選結(jié)果在全院公示，樹立比學(xué)趕超的氛圍。對年度患者滿意度前10名的醫(yī)務(wù)人員，直接評定為年度醫(yī)德考核優(yōu)秀等次，形成了全方位、內(nèi)容豐富的醫(yī)德檔案。

問題三：考核方法定性籠統(tǒng)

就醫(yī)德檔案管理工作而言，完善的考核系統(tǒng)能為管理工作的創(chuàng)新推進(jìn)和管理活動的組織實施奠定基礎(chǔ)，為新時代醫(yī)德檔案管理工作的開展助力?，F(xiàn)階段，大部分公立醫(yī)院醫(yī)德考核仍沿用“定性考核”理念，量化考評制度未得到充分的推廣和應(yīng)用，醫(yī)德考核相關(guān)的檔案材料仍帶有較重的主觀性和片面性。

應(yīng)對策略：在保留定性考核的方式基礎(chǔ)上，引入量化考評制度，設(shè)計醫(yī)德量化考評得分標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容主要包括政治學(xué)習(xí)、榮譽(yù)稱號、參加突發(fā)事件搶救或醫(yī)療保障任務(wù)、合理用藥和合理檢查、患者表揚(yáng)次數(shù)、投訴次數(shù)、檢舉他人等，建立定性考核與定量考核相結(jié)合的醫(yī)德檔案管理體系。

問題四：信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，大部分公立醫(yī)院管理重心都放在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展上，多數(shù)資源也投入臨床方面，檔案工作發(fā)展相對滯后。2021年中辦、國辦在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，在新發(fā)展階段，全國檔案事業(yè)要面向新發(fā)展階段，樹立新發(fā)展理念，建設(shè)新發(fā)展格局，全面推進(jìn)檔案資源體系、檔案收集體系、檔案利用體系等建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。以醫(yī)院為例，醫(yī)德檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理和人工管理為主，信息化建設(shè)只是處于現(xiàn)有人力資源管理系統(tǒng)中查詢醫(yī)德結(jié)果的初級階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到《‘十四五’全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的檔案信息化建設(shè)融入數(shù)字中國建設(shè)、信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合的工作要求。

應(yīng)對策略：以全面推進(jìn)醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)為契機(jī)，加強(qiáng)軟件及硬件的投入保障，融入醫(yī)德考評系統(tǒng)，搭建人員基本信息、醫(yī)療工作量、資質(zhì)授權(quán)、教學(xué)授課、繼教學(xué)分、科研論文和醫(yī)德評價的360度人力資源檔案管理系統(tǒng)，努力實現(xiàn)建檔、存檔、檢閱網(wǎng)絡(luò)信息化，逐步提高醫(yī)德檔案信息化水平。

問題五：檔案開發(fā)利用不到位

醫(yī)德檔案的建立是手段，運(yùn)用是目的。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式、滯后的信息化建設(shè)水平，加之公立醫(yī)院檔案管理人員、醫(yī)務(wù)人員對檔案工作的重要意義和作用價值認(rèn)識不夠，醫(yī)德檔案長期以來只發(fā)揮了一般的記錄和考核功能，沒有切實發(fā)揮對醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)方面的反向約束和正向激勵作用，直接或間接影響了醫(yī)德檔案信息價值的挖掘和發(fā)揮。

應(yīng)對策略：依托檔案信息化建設(shè)，打通醫(yī)德檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院現(xiàn)有的醫(yī)療質(zhì)量管理系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)、職稱晉升聘任等系統(tǒng)的對接通道，構(gòu)建電子化的信息共享機(jī)制，提升醫(yī)德檔案信息的利用便捷度，提高醫(yī)德檔案信息的使用效率，形成院內(nèi)醫(yī)德、師德、學(xué)術(shù)道德的互查互通，充分發(fā)揮醫(yī)德檔案的記錄、監(jiān)督、激勵和制約作用。

2.計劃實施

確定現(xiàn)有問題和應(yīng)對策略后，在PDCA的執(zhí)行階段需要設(shè)計出具體的行動措施并高效執(zhí)行，這一階段關(guān)乎整個PDCA循環(huán)是否能夠達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，針對第一階段“頭腦風(fēng)暴法”梳理的醫(yī)德檔案現(xiàn)有五大問題，主要采取了以下具體措施進(jìn)行了嘗試和探索。

針對問題一：（1）堅持黨建引領(lǐng)，分管院領(lǐng)導(dǎo)主抓，從根本上保障醫(yī)德考評管理工作的順利開展。（2）健全以紀(jì)委為監(jiān)督、醫(yī)院行風(fēng)科協(xié)辦的醫(yī)德檔案管理機(jī)制，設(shè)立醫(yī)德考評委員會，按照季度、半年和年度定期開展全院醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核，并及時匯總、審核、歸檔考核檔案，建立健全醫(yī)德檔案管理體系。（3）借助醫(yī)院“學(xué)習(xí)強(qiáng)院”平臺，以學(xué)習(xí)新時代中國特色社會主義思想主題活動為契機(jī)，開展多種形式的醫(yī)德考評全員培訓(xùn)活動，如專題周會、檔案管理人員入科室、釘釘辦公平臺課件推送等，提高醫(yī)院全員對醫(yī)德檔案工作的認(rèn)識水平和重視程度。

針對問題二：（1）出臺醫(yī)德檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，完善醫(yī)德檔案涵蓋內(nèi)容、填報規(guī)范、審核要求和保管標(biāo)準(zhǔn)。（2）設(shè)立院內(nèi)醫(yī)德檔案質(zhì)量管理追責(zé)制度，實現(xiàn)圍繞醫(yī)德檔案質(zhì)量的全過程、全周期責(zé)任追溯。（3）在堅持檔案信息的完整性和真實性的前提下，豐富醫(yī)德檔案的收集范圍，囊括文字資料、照片、音頻、視頻和實物等多種類型的醫(yī)德相關(guān)材料。

針對問題三：采取定性考評與量化考核相結(jié)合的醫(yī)德考評方式，個人考核以定性考核為主，醫(yī)院評價主推定量評價方式。根據(jù)醫(yī)院工作實際，按照百分制自主設(shè)計《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考核量化評分表》，設(shè)置直觀易統(tǒng)計、便于操作的量化指標(biāo)，直接反映醫(yī)務(wù)人員服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度和工作質(zhì)量。根據(jù)量化分值劃定優(yōu)秀、良好、合格和不合格四個等次，醫(yī)德考評人對照醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德管理規(guī)定，參照受評人現(xiàn)實表現(xiàn)嚴(yán)格賦分。另外，按照鼓勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)的原則，考評人可靈活設(shè)定加分項和減分項，通過量化得分最大限度反映醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德表現(xiàn)。

針對問題四：（1）將醫(yī)德檔案管理信息化納入醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，在硬件設(shè)備設(shè)施及軟件配套兩方面提供充足的經(jīng)費(fèi)保障。（2）與軟件研發(fā)公司對接，搭建醫(yī)德檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，消化存量，并組織人力通過人工錄入、圖像掃描、文字提取等方式，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化向檔案信息化的初期過渡。（3）在醫(yī)德檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺基礎(chǔ)上開發(fā)配置醫(yī)德檔案管理系統(tǒng)，為工作需要，細(xì)化設(shè)置檔案收錄管理、檔案名錄管理、檔案查（借）閱管理、檔案流轉(zhuǎn)管理等模塊，逐步實現(xiàn)檔案信息化與實際工作的深度融合。

針對問題五：（1）依托人力資源管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，擴(kuò)展檔案管理系統(tǒng)向手機(jī)終端延伸，輔助醫(yī)務(wù)人員實現(xiàn)手機(jī)端對個人醫(yī)德檔案的實時讀取和信息提取等應(yīng)用功能。（2）根據(jù)職能部門職責(zé)或職務(wù)角色差異，設(shè)置不同的權(quán)限等級，方便院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部等主管職能部門查詢或調(diào)用權(quán)限范圍內(nèi)的醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享。（3）多維度提升醫(yī)德檔案的信息價值，將醫(yī)德考評結(jié)果與績效獎懲、年度考核、評先樹優(yōu)、職稱晉升以及崗位聘任等工作掛鉤，實行一票否決制。

3.檢查效果

此階段主要是對PDCA循環(huán)計劃實施階段展開效果檢查，梳理仍未解決的問題。為確保此階段工作成效，醫(yī)院人事部門檔案室多次走訪臨床一線科室，并多次組織與醫(yī)德檔案相關(guān)的職能部門、第三方軟件開發(fā)公司召開檔案管理問題反饋會。檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題主要有：（1）當(dāng)前的醫(yī)德檔案管理制度還不能較好地適應(yīng)新時代檔案信息化建設(shè)要求。（2）大部分檔案管理人員檔案管理理論與技能較好，但信息化管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能還很欠缺，仍停留在傳統(tǒng)的檔案保管角色，未能完成向提供服務(wù)利用的資源輸出角色轉(zhuǎn)變。（3）檔案信息化安全防護(hù)問題。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)德檔案工作實際，經(jīng)匯總分析，造成上述問題的原因主要是當(dāng)前醫(yī)德檔案管理制度尚不完善；大部分檔案管理人員非科班出身，知識結(jié)構(gòu)與專業(yè)類別與新時代檔案建設(shè)要求不匹配；人為疏忽、不當(dāng)操作、技術(shù)漏洞或者是軟件更新升級不及時，致使檔案信息化建設(shè)安全防護(hù)問題頻出。

4.處理問題

PDCA循環(huán)的第四步是針對檢查效果階段發(fā)現(xiàn)的問題，采取切實可行的方法改進(jìn)，并總結(jié)和推廣解決問題的方法，未解決的問題則轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)去攻克。就第三階段檢查發(fā)現(xiàn)的問題，醫(yī)院人事部門主要采取以下措施展開了探索：（1）組織力量加強(qiáng)檔案信息化工作的監(jiān)督、管理和指導(dǎo)， 召開專家委員會積極構(gòu)建制度完備、安全可靠的信息化管理制度，不斷健全醫(yī)德檔案管理相關(guān)的制度體系。（2）夯實檔案管理人才隊伍，通過開設(shè)專題培訓(xùn)、知識講座、上機(jī)實操等多種形式，提升檔案管理人員信息化管理與操作技能，著力加強(qiáng)兼?zhèn)錂n案管理與信息技術(shù)的復(fù)合型人才引進(jìn)力度，努力實現(xiàn)檔案管理人才隊伍建設(shè)與新時代檔案信息化建設(shè)同頻共振。（3）合理增加投入，完善軟件及硬件的雙重配置，與第三方軟件開發(fā)公司聯(lián)手定期優(yōu)化升級防火墻、檔案數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)隔離等防護(hù)措施，持續(xù)提高檔案信息化的安全防護(hù)水平。

三、結(jié)語

綜上所述，將PDCA循環(huán)引入公立醫(yī)院醫(yī)德檔案管理工作，通過閉環(huán)管理探索醫(yī)德檔案工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，為構(gòu)建科學(xué)、完善的醫(yī)德檔案管理體系，持續(xù)提升行業(yè)作風(fēng)建設(shè)，保障醫(yī)療質(zhì)量安全、促進(jìn)公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展起到積極的推動作用。

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作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院作者簡介：高立波（1981—），男，漢族，山東濱州人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。