疾控中心檔案管理工作中存在的問題及其解決措施

摘 要：現(xiàn)階段，我國公共衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)展，作為疾控中心工作的重要內(nèi)容，檔案管理工作逐漸受到社會各界的關(guān)注和重視。但從現(xiàn)狀來看，我國的疾控中心檔案管理工作開展效果并未達到預(yù)期，由于缺少專業(yè)人才、檔案管理不規(guī)范、檔案管理形式落后以及基礎(chǔ)設(shè)施缺乏保障等問題，致使檔案管理難以緊跟時代發(fā)展。文章基于上述問題展開詳細的闡述和分析，并提出以完善人才引進和培養(yǎng)、建設(shè)科學(xué)的檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理信息化水平以及健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等一系列解決措施，希望為相關(guān)人員帶來參考。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；解決措施

中圖分類號：G271；R197.21 文獻標識碼：A

作為疾控中心的核心發(fā)展環(huán)節(jié)，通過高質(zhì)量、高效率的檔案管理能夠助推我國公共衛(wèi)生事業(yè)全面發(fā)展。這也要求我國檔案管理工作人員必須提高工作能力，充分引進信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展原則和理念，在融合互聯(lián)網(wǎng)與疾控管理中心工作的前提下，確保管理工作朝著數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，以此來大幅提高疾控中心檔案管理的水平，確保疾控中心檔案管理工作精細化開展。

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.缺少專業(yè)人才

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國公共衛(wèi)生事業(yè)也處在持續(xù)發(fā)展的過程中，而承擔著收集衛(wèi)生數(shù)據(jù)的疾控中心的數(shù)據(jù)獲取數(shù)量也在增多，在無形中給疾控中心檔案管理工作提出了更高要求。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作需要大量的高技術(shù)人才，但從實踐角度來看，由于有技術(shù)、有經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少，疾控中心難以聘請高水平的檔案管理人員，致使檔案管理工作質(zhì)量存在一定問題。因此，在面對龐大數(shù)據(jù)信息總量的前提下，一旦檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，就會導(dǎo)致后續(xù)管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生嚴重的工作問題，甚至引發(fā)意外事故的出現(xiàn)。如果檔案管理人員的經(jīng)驗不足，在面臨重大突發(fā)事件的情況下，他們很難第一時間發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的問題，無法及時作出應(yīng)對，最終導(dǎo)致影響越來越大。

2.檔案管理不規(guī)范

對基層疾控中心來說，開展檔案管理應(yīng)具備科學(xué)、健全的管理標準。但從現(xiàn)狀來看，我國基層疾控中心檔案管理工作缺乏完善性、嚴謹性，從事該工作的管理人員在制度意識方面相對較差。誠然，我國有關(guān)部門為了處理該問題，相繼頒布了《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等一系列法律法規(guī)，但仍有檔案管理人員并未嚴格按照條款開展工作。同時，現(xiàn)階段檔案管理工作的監(jiān)督質(zhì)量也相對較差，在工作過程中仍然有許多不符合規(guī)定的行為，無法做出針對性的處理。有些檔案管理人員認為不需要過于追求工作規(guī)范，但從實踐工作的角度來看，檔案管理是一項具有較強專業(yè)性的工作，必須兼具專業(yè)化工作環(huán)境、工作人員和規(guī)章制度，這是因為檔案管理涉及隱私信息、專業(yè)數(shù)據(jù)等內(nèi)容，一旦出現(xiàn)專業(yè)信息被泄露則會導(dǎo)致衛(wèi)生檢測數(shù)據(jù)被篡改，影響疾控中心的整體工作。

3.檔案管理形式落后

相較于西方發(fā)達國家來說，我國檔案管理工作的起步時間相對較晚，導(dǎo)致我國許多地區(qū)疾控中心仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理形式。同時，在信息技術(shù)平臺的建設(shè)方面也相對落后。檔案保存不科學(xué)、不完善以及管理模式較差等問題頻繁出現(xiàn)，與信息技術(shù)的發(fā)展要求不相符。特別是近些年，公共衛(wèi)生事件的出現(xiàn)，導(dǎo)致人畜共患病、傳染病等一系列病譜出現(xiàn)變化問題，也給疾控中心檔案管理帶來了更多問題和阻礙。由此可以看出，我國疾控中心檔案管理形式出現(xiàn)了極為嚴重的問題，導(dǎo)致現(xiàn)階段疾病控制、醫(yī)學(xué)研究等諸多領(lǐng)域的信息需求難以得到滿足。同時，疾控中心檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)的靜態(tài)資料形式，包括圖片、文字等，缺乏信息技術(shù)支撐的影像、聲像等資料，檔案管理缺乏足夠的現(xiàn)代化建設(shè)力度，導(dǎo)致檔案完整性被嚴重破壞。另外，檔案的流通仍然采用傳統(tǒng)的人工傳遞方法，不及時的檔案共享導(dǎo)致有些科室檔案資料出現(xiàn)多年未歸檔的情況。特別是有的地區(qū)相繼開展了疾控中心實驗室建設(shè)，重要的實驗室檔案管理也是未來信息處理的關(guān)鍵，這些變化都在某種程度上證明了檔案管理形式升級的關(guān)鍵性。

4.基礎(chǔ)設(shè)施缺乏保障

現(xiàn)階段，我國有些地區(qū)疾控中心仍然存在軟硬件設(shè)備設(shè)施配備不完善的情況，給檔案管理帶來許多問題和困難。從現(xiàn)狀來看，疾控中心在檔案保存方面存在較大問題，具體表現(xiàn)為檔案管理難以滿足恒溫、恒濕需求，也未能引進信息技術(shù)實施電子檔案保存，更沒有聲像、影像等數(shù)據(jù)資料，仍然停留在較為基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案保存階段。面對該情況，疾控中心必須加強建設(shè)檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施，如在檔案庫房設(shè)置空調(diào)、除濕機等一系列專業(yè)設(shè)備，避免因數(shù)據(jù)儲存設(shè)備、計算機等的設(shè)備缺失，而導(dǎo)致檔案管理信息化保存受阻。

二、疾控中心檔案管理工作中存在問題的解決措施

1.完善人才引進和培養(yǎng)

隨著信息技術(shù)的引入，疾控中心檔案管理的工作勢必要在信息技術(shù)的引導(dǎo)下開展。因此，如何構(gòu)建一支具備強大綜合素養(yǎng)的專業(yè)工作隊伍，成為未來檔案管理事業(yè)開展的核心。為此，疾控中心應(yīng)全面了解行業(yè)工作實際狀況，在強化工作人員基本素養(yǎng)的同時，掌握全方位的計算機知識，以此來實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理，確保信息化建設(shè)的基本需求得以滿足。在檔案管理工作人員在實踐工作中，必須擁有豐富的經(jīng)驗和管理工作知識，并在日常學(xué)習(xí)過程中重點開展信息技術(shù)培訓(xùn)，積累深厚的信息管理素養(yǎng)。在新醫(yī)改的趨勢下，疾控中心檔案管理工作要求工作人員必須掌握嚴格的鉆研、挖掘能力，從根本上提升檔案管理的質(zhì)量，并重點在檔案挖掘、分析工作過程中獲得深入的認知，在突破傳統(tǒng)檔案管理思維的基礎(chǔ)上避免檔案管理的單一性，實現(xiàn)技術(shù)能力、文化建設(shè)以及信息化管理的多層次融合。同時，在信息技術(shù)的幫助下，拓展檔案管理工作的形式，包括圖片、電子文件、實物以及影像材料等，由此來明確體現(xiàn)疾控中心的實際發(fā)展狀況，在預(yù)留足夠的疾控中心檔案服務(wù)空間的同時，使疾控中心朝著特色化的方向發(fā)展。另外，疾控中心檔案管理人員需要拓展檔案獲取的方式方法，在日常工作中制訂日程檔案挖掘計劃，周期性地開展離退休人員走訪調(diào)查，借助閱讀文件、聽講故事等形式，認真鉆研和發(fā)掘疾控中心檔案內(nèi)容，也可以組織檔案管理人員定期專項展覽，使檔案管理工作能夠有效引發(fā)社會上下共同關(guān)注并獲取足夠的信息，使檔案管理更具文化韻味的同時，也在潛移默化中推動疾控中心的發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展持續(xù)推進的今天，檔案管理工作發(fā)展也在持續(xù)發(fā)展推進，同時也更加重視網(wǎng)絡(luò)知識水平的培養(yǎng)，以此來保證相關(guān)工作人員可以始終獲得與時代發(fā)展相貼合的專業(yè)技能，在引進管理軟件的前提下達成網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的目的。

2.建設(shè)科學(xué)的檔案管理制度

想要真正提升檔案管理的質(zhì)量，則需要檔案管理人員具備嚴謹?shù)陌踩ぷ饕庾R。疾控中心在日常工作中應(yīng)根據(jù)實際情況，持續(xù)建設(shè)檔案管理工作制度，保證檔案管理實際作用得以體現(xiàn)。第一，作為檔案管理的一線工作人員，需要謹記檔案管理在工作中的關(guān)鍵性，始終保持嚴謹?shù)谋Ｃ芄ぷ饕庾R，這是檔案管理工作開展的重中之重。第二，為了優(yōu)化檔案管理的工作安全，必須建立完善的檔案管理、移交、收集等一系列制度，保證日常工作制度的嚴謹性和完善性。并且，在檔案管理工作過程中嚴格落實責(zé)任管理，督促檔案管理人員能夠嚴格落實工作制度始終按照工作規(guī)范開展工作。第三，要構(gòu)建完善的追責(zé)制度，保證工作過程權(quán)責(zé)清晰，不論是針對檔案的采集還是周轉(zhuǎn)、查閱，發(fā)生工作失誤能夠?qū)⒇?zé)任落實到個人，大幅提高檔案管理的實際工作效率。第四，在檔案管理工作中，必須始終落實五不查、四不借的工作制度，從根本上提高檔案管理工作水平，大幅度提升檔案的安全性。

在實踐工作過程中，檔案管理人員必須將檔案材料作為前提，開展針對性的分類和排序，并同步開展加工裝訂，保證檔案材料可以明確體現(xiàn)疾控人員的調(diào)動狀況，在此基礎(chǔ)上，建構(gòu)對應(yīng)的目錄內(nèi)容，確保在檔案查閱的過程中工作人員能夠始終貫徹安全意識，提高檔案管理的工作效率。想要達成該目的需要嚴格的建章立制，以此真正意義上促進疾控中心檔案的事業(yè)發(fā)展。在一般情況下，疾控中心檔案本身具備復(fù)雜、聯(lián)系特征，也使得疾控中心檔案管理基本需求在持續(xù)提升。因此，立足于新醫(yī)改的發(fā)展趨勢下，疾控中心的檔案發(fā)展必須始終跟隨規(guī)章制度，這也在無形中體現(xiàn)出檔案管理規(guī)章制度建設(shè)的關(guān)鍵性。特別是現(xiàn)階段信息技術(shù)正深入各個行業(yè)，而疾控中心又處于醫(yī)患信息交流的核心點，通過檔案管理可以明確展示疾控中心的疾病預(yù)防控制水平、發(fā)展歷程等。在此情況下，必須制定完善的檔案管理制度，才能真正實現(xiàn)疾控中心檔案管理的全面開展。這也意味著在互聯(lián)網(wǎng)背景下，疾控中心檔案管理工作必須構(gòu)建完善、嚴謹?shù)墓ぷ鞴芾碇贫?，才能保證后續(xù)工作有序開展。

3.提高檔案管理信息化水平

只有構(gòu)建高質(zhì)量信息發(fā)展平臺才能真正達成資源共享。我國正處在發(fā)展、開放、創(chuàng)新和共享的新發(fā)展趨勢，未來的檔案管理工作也要跟隨這樣的特征開展。因此，為了實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，從根本上保障檔案管理的應(yīng)用效率，疾控中心必須統(tǒng)籌規(guī)劃當下的檔案資源建設(shè)，建設(shè)完整的信息化平臺，進而實現(xiàn)最大化的資源共享，真正落實信息化管理模式，確保疾控中心擁有豐富的內(nèi)外部交流途徑，借助信息化平臺達成高效率的資源共享。首先，要實現(xiàn)對內(nèi)交流?，F(xiàn)階段，疾控中心內(nèi)部存在制度不健全的情況，使得疾控中心內(nèi)部許多部門缺乏溝通，導(dǎo)致實際工作效率較低。通過建設(shè)信息化的共享平臺，能夠為各部門提供更快的信息溝通渠道，實現(xiàn)檔案的高效率運用，大幅提高疾控中心檔案的針對性管理效率；其次，提高對外交流的頻率。應(yīng)當在平臺融合與內(nèi)部系統(tǒng)有區(qū)別的交流程序，并在完成疾控中心檔案資料信息管理之后，再有序開展信息化高效共享，保證有需求的用戶可以通過高效率的信息檢索來查找對應(yīng)內(nèi)容，為疾控中心的發(fā)展提供技術(shù)支持，并逐步優(yōu)化疾控中心的口碑和美譽度；最后，要構(gòu)建完善的工作激勵制度。疾控中心檔案管理部門必須構(gòu)建符合工作流程的激勵機制，調(diào)動工作人員落實資源共享的積極性，通過提高檔案運用效率，創(chuàng)新疾控中心的檔案價值，并加大資料審核工作力度，重點標注檔案資料的具體來源、應(yīng)用目的等，以此來確保工作人員可以在日常工作中整理、查詢。

4.健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

想要實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，離不開基礎(chǔ)管理設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。從實踐角度來說，這是一項專業(yè)程度較高、時間跨度較大的系統(tǒng)化工程，需要大量的軟硬件技術(shù)支持?，F(xiàn)階段，大部分疾控中心資金更多應(yīng)用在引進實驗設(shè)備設(shè)施方面，缺乏對檔案管理工作的關(guān)注度，不僅會導(dǎo)致檔案管理信息化進程受到影響，還可能引發(fā)后續(xù)檔案存儲缺乏完整性等問題。而立足于信息技術(shù)支持下的檔案管理模式著重體現(xiàn)出數(shù)字化、微縮化等特征，紙質(zhì)檔案通過掃描儀、計算機等諸多信息化終端，能夠?qū)鹘y(tǒng)意義上的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，這是一種關(guān)鍵性的發(fā)展趨勢。我國傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理主要應(yīng)用紙質(zhì)手工管理的形式，但顯然難以滿足電子檔案管理的需要。由于電子檔案的儲存量較大、體積較小，其單憑一張CD光盤就可以勝任大量儲存，但其儲存條件相較于紙質(zhì)檔案而言也更加嚴格，如果配套設(shè)備設(shè)施無法滿足需要，則會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)無法保存、易損壞等問題。因此，為了有效達成檔案管理信息化建設(shè)，疾控中心必須利用自動化辦公設(shè)備設(shè)施，并保證其能夠科學(xué)連接現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施，以此來保證工作人員高效率地管理檔案。

首先，針對傳統(tǒng)檔案的存放，需要控制檔案室的溫度，確保庫房溫度始終保持在14℃～24℃，相對濕度則控制在45％～60％，還必須加大力度建設(shè)“八防”設(shè)施，確保庫房能夠滿足防蟲、防光、防濕、防盜等具體防護內(nèi)容，避免發(fā)生污損、霉變等事故的出現(xiàn)；其次，針對電子檔案的保存則需要借助加密技術(shù)，以此來保障電子檔案傳輸可靠、穩(wěn)定，并根據(jù)規(guī)定嚴格對數(shù)據(jù)備份、脫機保存，通過防火墻技術(shù)、物理隔離等技術(shù)來分離內(nèi)外網(wǎng)。

三、結(jié)束語

疾控中心檔案管理本質(zhì)上是公共事業(yè)中的核心部分，與人民群眾的生活有著緊密的聯(lián)系。特別是在信息技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作出現(xiàn)了不小的發(fā)展機遇，通過充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理、現(xiàn)代信息技術(shù)互相融合來實現(xiàn)雙重管理，實現(xiàn)公共衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展。

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作者單位：汶上縣疾病預(yù)防控制中心作者簡介：趙愛萍（1986—），女，漢族，黑龍江七臺河人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。