軍工固投項目設(shè)備儀器檔案工作管理質(zhì)量優(yōu)化探索

摘 要：軍工項目設(shè)備儀器檔案管理質(zhì)量決定著項目檔案的質(zhì)量，文章著重從項目主要責(zé)任主體入手，探討項目管理部門、檔案部門、使用部門和供應(yīng)商對檔案管理工作質(zhì)量的影響，并提出解決措施，旨在優(yōu)化檔案管理模式，提高管理效率和準(zhǔn)確性。

主題詞：設(shè)備儀器檔案工作管理質(zhì)量；優(yōu)化管理模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

為提升和完善軍工核心能力，國家在軍工科研方面的投資力度逐年增加，設(shè)備儀器作為軍工固投項目的重要組成，其檔案對保證項目建設(shè)合規(guī)、監(jiān)控項目執(zhí)行過程、為后期設(shè)備升級改造提供參考及評估投資效益等方面具有重要作用?！督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）要求項目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》（科工計﹝2015﹞931號）明確要求歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，應(yīng)為原件，字跡清楚、簽章完備。因此，如何提升檔案管理工作質(zhì)量，使歸檔材料充分反映項目執(zhí)行過程、滿足歸檔要求，成為軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理工作的重點。

一、軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理工作特點

1.涉及單位和部門廣

軍工固投項目流程復(fù)雜，截至項目驗收，涉及設(shè)備儀器的管理流程可概括為立項、需求論證、采購、開箱驗收、安裝調(diào)試、驗收和轉(zhuǎn)固7個環(huán)節(jié)，包括項目管理部門、使用部門、設(shè)備管理部門以及采購部門等至少9個相關(guān)方。此外，若設(shè)備組成中包含特種設(shè)備，除特種設(shè)備制造、安裝廠家外，歸口管理部門還需向當(dāng)?shù)卦O(shè)備安全監(jiān)督管理部門備案；若為進(jìn)口設(shè)備，產(chǎn)品還需向海關(guān)報關(guān)。因此，軍工固投項目設(shè)備儀器檔案形成主體眾多，檔案部門在工作中需要多方協(xié)調(diào)，確定各個環(huán)節(jié)的歸檔責(zé)任主體，完成檔案歸檔工作。

2.要求高

一是軍工固投項目設(shè)備儀器檔案的重要性決定著其管理工作的高要求、高質(zhì)量。軍工固投項目設(shè)備儀器檔案是項目執(zhí)行過程原始、真實的記錄，且依據(jù)國家相關(guān)要求，文件簽章完備，其憑證作用更加凸顯，不僅能夠有效保障單位在設(shè)備采購中的權(quán)益，還能夠客觀反映項目設(shè)備儀器管理過程是否合規(guī)。設(shè)備儀器檔案作為開展財務(wù)審計工作的重要支撐材料，不僅能夠與財務(wù)憑證相互印證，還是清楚記錄項目決策的依據(jù)。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量要求高。一方面，文件之間邏輯關(guān)聯(lián)強(qiáng)。一套設(shè)備從選型到采購再到安裝調(diào)試和驗收，其文檔資料都是圍繞該設(shè)備形成的，文件之間互相印證、邏輯緊密。采購文件是技術(shù)文件和驗收文件的形成依據(jù)，會對設(shè)備指標(biāo)和歸檔范圍做出明確要求，技術(shù)文件和驗收文件是對采購文件的具體反饋，反映著具體指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)和約定文件是否歸檔。從每份獨立文件來說，測試大綱和測試報告之間的內(nèi)容強(qiáng)相關(guān)，大綱約定測試執(zhí)行人員、日期、具體內(nèi)容，報告則反映依據(jù)大綱的執(zhí)行過程結(jié)果。甚至于某份文件的內(nèi)容上要求要對3個人展開培訓(xùn)，則其培訓(xùn)簽到表應(yīng)呈現(xiàn)3個人簽名；另一方面，文件準(zhǔn)確性和專業(yè)性要求高。從軍工固投項目的背景來看，在項目立項時需要“三報三批”，形成項目建議書、可行性研究報告以及初步設(shè)計等立項文件，在此類文件中，對設(shè)備的具體指標(biāo)、功能及部分采購方式做出明確要求，開展論證和采購及驗收都是圍繞立項這一核心開展的。設(shè)計和驗收資料的指標(biāo)數(shù)據(jù)是否清楚、準(zhǔn)確，實際設(shè)備與所形成的文件數(shù)據(jù)之間是否有差距，均是項目財務(wù)審計、檔案單項驗收及竣工驗收關(guān)注的重點。

3.歸檔責(zé)任重。按照“三納入”要求項目檔案工作應(yīng)納入項目建設(shè)管理流程，但在實際執(zhí)行中常出現(xiàn)“重執(zhí)行、輕文檔”的現(xiàn)象。設(shè)備儀器檔案歸檔作為設(shè)備采購的最后環(huán)節(jié)，往往在設(shè)備驗收前才突擊補(bǔ)充文檔。在《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）中，要求供應(yīng)商需交付的文件數(shù)量為通用設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備（含委研和自研）、成品軟硬件類約27份，軟件開發(fā)項目約為45份。行業(yè)內(nèi)軍工固投項目供應(yīng)商需交付的文件數(shù)量為通用設(shè)備類26份，非標(biāo)設(shè)備32份，成品軟硬件類24份，軟件開發(fā)項目32份。按照通常一個項目上百臺設(shè)備的體量來看，突擊完成歸檔是一個不小的挑戰(zhàn)。如果在驗收項目較多的年份，將會給檔案工作帶來巨大沖擊，而為保驗收節(jié)點，如何在驗收前完成歸檔收集整理工作的基礎(chǔ)上確保檔案質(zhì)量，成為檔案人員需要平衡的難題和責(zé)任。

二、軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

1.從任務(wù)完成度看，在建項目歸檔完成率較低

根據(jù)科工局下發(fā)的項目年度驗收計劃和本單位各項目執(zhí)行進(jìn)度，檔案部門在每年年初發(fā)布《年度驗收項目歸檔計劃表》和《年度在建項目歸檔計劃表》，以此作為本年度檔案工作的指導(dǎo)性文件。驗收項目受強(qiáng)制考核要求影響，均在驗收節(jié)點前完成歸檔，而在建項目的管理情況，則更準(zhǔn)確地反映了軍工固投項目檔案管理質(zhì)量?？v觀筆者單位2020年至2023年的在建項目歸檔完成率（見表1），僅在2021年驗收任務(wù)較輕的年份歸檔完成率達(dá)到83%，其他年份完成率均未超過70%。但所有的在建項目在到達(dá)建設(shè)周期后，都將成為驗收項目，在建過程歸檔率越低，未來驗收時歸檔壓力峰值越大，從而更加沖擊當(dāng)時年度的在建項目歸檔完成率，形成惡性循環(huán)。

2.從細(xì)節(jié)完善度看，檔案單項驗收檢查中問題多樣

通過統(tǒng)計分析近年來檔案單項驗收中存在的問題，依據(jù)文件歸檔要求主要可分為以下三類。

一是完整性問題。主要體現(xiàn)在部分文件收集不齊全，占問題總數(shù)的50%，常見的采購文件問題，如生產(chǎn)商給代理商的授權(quán)資質(zhì)未歸檔，采購執(zhí)行時間較早的設(shè)備詢價比價過程文件及資質(zhì)未歸檔，進(jìn)口設(shè)備原產(chǎn)地證明未歸檔等；常見的到貨環(huán)節(jié)問題，如預(yù)驗收報告未歸檔、主要外購件隨機(jī)資料不全、設(shè)備安裝調(diào)試記錄或軟件試運行記錄未見、供應(yīng)商在交付的文件中提到的其他技術(shù)文件未歸檔等；常見的驗收文件問題，如以“系統(tǒng)”批復(fù)的項目，“單臺套”設(shè)備執(zhí)行完成后，設(shè)備“聯(lián)調(diào)”報告未歸檔，需要獨立第三方檢定的儀器儀表，首次檢定報告未歸檔等。

二是準(zhǔn)確性問題。主要體現(xiàn)在文件內(nèi)容缺項和文件版本歸檔不準(zhǔn)確，占問題總數(shù)的40%。內(nèi)容缺項問題，如文件打印不完整、測試報告以及預(yù)/驗收報告中測試結(jié)果未填寫或大量填寫“合格”，缺少實測數(shù)據(jù)和功能截圖，無法支撐測試或預(yù)驗收結(jié)論，測試大綱和測試報告之間內(nèi)容不一致等。

三是有效性問題。主要體現(xiàn)在歸檔文件簽字、時間、蓋章不齊全。占問題總數(shù)的5%，如圖紙未簽字、文件簽署不齊全等。

3.從效率維度看，首次歸檔通過率比例過低

從審核問題數(shù)量看，每臺（套）設(shè)備首次歸檔時平均存在約16個問題待整改或補(bǔ)充歸檔，在經(jīng)過約3至4次歸檔審核后，設(shè)備負(fù)責(zé)人方可將問題全部整改完畢。從文件審核一次通過率看，以2023年為例，每臺（套）設(shè)備首次審核即可通過的概率約為10%，二次審核可通過的概率為40%。迄今為止，僅有一個項目在中期檢查前共審核檔案441次，平均首次歸檔通過率超過50%。

三、導(dǎo)致軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理質(zhì)量不佳的因素

1.項目管理部門履職不徹底

在軍工固投項目管理工作中，項目管理部門作為統(tǒng)籌牽總部門，受多方原因影響，難以徹底履行部門職責(zé)。其原因主要體現(xiàn)在以下方面。第一，制定的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不完善，無法保障檔案歸檔權(quán)利，影響歸檔完成率；第二，未充分發(fā)揮監(jiān)督協(xié)調(diào)作用。項目管理部門在日常工作中對檔案部門發(fā)布的歸檔進(jìn)度、風(fēng)險預(yù)警不夠重視，檔案問題歸根到底反映的是項目執(zhí)行過程中存在的問題，需要多部門協(xié)調(diào)解決，檔案部門僅作為檔案歸口管理部門，無法完全調(diào)動其他相關(guān)方，部分歸檔問題長期得不到解決，必然會影響檔案管理工作質(zhì)量和歸檔效率。

2.檔案部門管理模式存在缺陷

首先，前端管控能力不足。按照項目檔案工作管理辦法要求，檔案部門需要對設(shè)備儀器整套文件從形成到歸檔做出全面規(guī)范及預(yù)先規(guī)劃，指導(dǎo)文件形成，確保文件質(zhì)量。目前，軍工固投項目設(shè)備儀器檔案歸檔計劃多根據(jù)論證、采購、到貨驗收做出大環(huán)節(jié)歸檔計劃，主要作用是提醒各部門開展歸檔工作，無法具體列出各臺（套）設(shè)備詳細(xì)的歸檔文件清單和歸檔要求，雖然檔案部門已按照設(shè)備類型形成通用歸檔文件清單，但因設(shè)備情況各不相同，這類歸檔文件清單僅能指導(dǎo)80%的文件形成，其余20%易被使用部門和供應(yīng)商忽略，清單中也未對文件質(zhì)量作出硬性要求，初次歸檔審核時文件完整性和有效性問題頻出，影響文件質(zhì)量和歸檔效率。其次，過程管理有待提升。受單位項目傳統(tǒng)管理模式影響，檔案部門無法及時獲取設(shè)備執(zhí)行進(jìn)度，通常是依據(jù)上年度執(zhí)行情況形成本年度歸檔計劃，該計劃落后于執(zhí)行進(jìn)度最長可達(dá)一年，一年內(nèi)設(shè)備人員更換或材料長期留存于負(fù)責(zé)人手中，給檔案的完整性帶來巨大挑戰(zhàn)。最后，檔案審核工作亟須改進(jìn)。檔案人員需要對收集檔案的完整性負(fù)責(zé)，在審核過程中人員經(jīng)驗、注意力、工作時長等都會影響審核質(zhì)量，從而影響文件完整性。

3.供應(yīng)商檔案意識存在明顯差異

雖然在簽訂技術(shù)協(xié)議時已經(jīng)根據(jù)設(shè)備類別簽訂交付文件清單，但項目中設(shè)備多，涉及的供應(yīng)商范圍廣且水平不一，檔案意識存在明顯差異，形成文件質(zhì)量參差不齊。目前，檔案驗收檢查中的準(zhǔn)確性問題基本是由供應(yīng)商撰寫的文件產(chǎn)生的，供應(yīng)商作為技術(shù)文件的撰寫單位，決定著文件的準(zhǔn)確性，若在設(shè)備執(zhí)行中未按要求形成文檔，或編寫文檔態(tài)度敷衍了事，整改過程拖沓，必然影響文檔質(zhì)量。

四、提升軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理質(zhì)量的具體措施

1.項目管理部門要保障檔案履責(zé)落地

第一，要完善項目管理制度，保障檔案履責(zé)。對內(nèi)要將項目檔案歸檔工作切實納入合同管理，調(diào)整傳統(tǒng)的3∶3∶3∶1或3∶6∶1的付款方式，提升檔案控制付款比例的權(quán)利，約束供應(yīng)商完成歸檔工作。對外建立合格供方評價制度，按年度對設(shè)備開箱、安裝驗收等執(zhí)行及歸檔情況考核并調(diào)整管理策略，如設(shè)備驗收完成1年后，經(jīng)提醒拒不歸檔的、管理過程丟失重要文件3份及以上的供應(yīng)商均納入供方黑名單。第二，將檔案工作納入項目管理的各個環(huán)節(jié)，打破業(yè)務(wù)分工形成的組織壁壘，分專業(yè)、全流程對重點任務(wù)和風(fēng)險實行分析，切實做到“同計劃、同實施、同歸檔、同檢查、同考核”。例如，在設(shè)備執(zhí)行通報中增加檔案通報內(nèi)容，提升檔案通報力度；關(guān)注檔案部門發(fā)出的風(fēng)險預(yù)警和難點問題，與檔案部門齊抓共管，多方協(xié)調(diào)助力問題解決；項目驗收提前倒排時間計劃，通盤考量，給檔案部門預(yù)留歸檔時間。

2.檔案部門要多措并舉提高管理能力

一是構(gòu)建信息化全流程歸檔體系。要通過信息化手段優(yōu)化前端管控和過程管理，使檔案工作需求與業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度融合，將歸檔計劃、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、文件要求、時間節(jié)點、檔案部門審核問題及審核通報等嵌入系統(tǒng)中，實現(xiàn)歸檔動態(tài)管理。在日常管理中，檔案人員對采購金額滿200萬的設(shè)備需在采購文件歸檔后15個工作日內(nèi)，依據(jù)技術(shù)協(xié)議內(nèi)容，詳細(xì)制定其歸檔要求，指導(dǎo)設(shè)備負(fù)責(zé)人歸檔工作，確保文件完整、有效，從而提高歸檔完成率和歸檔體驗。建立“歸檔常見問題清單”和“文檔示范庫”模塊，通過列舉常見問題清單、按設(shè)備類型提供歸檔范文的措施，使歸檔要求具象化，指導(dǎo)文件形成，減少歸檔文件的問題，提高歸檔效率。對示范庫各范文的使用次數(shù)展開統(tǒng)計和獎勵，形成正向激勵循環(huán)。梳理項目驗收、中期檢查中的檔案問題形成專家問題專題庫，預(yù)警專家檢查重點，規(guī)避高頻問題，減輕整改壓力。二是探索新的文件審核方式。一方面，檔案部門要積極探索電子文件歸檔新模式，針對企業(yè)內(nèi)部形成的文件，梳理電子文件歸檔范圍，編制結(jié)構(gòu)化文檔，推動電子文件網(wǎng)上審簽功能和四性檢測功能開發(fā)，確保歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確和有效，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到檔案數(shù)據(jù)的集成和自動歸檔；另一方面，要緊跟項目進(jìn)展，在不影響大的文件審核情況的下，對已形成文件提前審核，緩解歸檔峰值。同時，要主動入駐歸檔任務(wù)重的部門開展專項歸檔，消除 “最后一公里”歸檔距離。

三是優(yōu)化培訓(xùn)模式，加強(qiáng)培訓(xùn)管理。檔案部門應(yīng)積極對接使用部門執(zhí)行情況，掌握文件形成過程中的痛點和難點，對接培訓(xùn)需求，多種形式開展培訓(xùn)。首先，開展入職新員工檔案歸檔培訓(xùn)，增強(qiáng)新員工的檔案認(rèn)知；其次，針對使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)備負(fù)責(zé)人，檔案部門可組織采購部門、設(shè)備歸口部門及優(yōu)秀歸檔人員開展聯(lián)合培訓(xùn)，在培訓(xùn)中也可以采取歸檔實景體驗的方式，生動復(fù)現(xiàn)歸檔過程及存在問題。另外，按季度對新簽訂合同的供應(yīng)商項目負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商新更換的項目負(fù)責(zé)人及有培訓(xùn)需要的供應(yīng)商開展培訓(xùn)工作，明確文件要求和范圍，為文件規(guī)范、完整和高效的收集奠定基礎(chǔ)。

3.使用部門要建立管理機(jī)制，確保文件準(zhǔn)確性

使用部門作為設(shè)備需求方，對執(zhí)行過程深度參與，肩負(fù)著技術(shù)文件歸檔和確保文件準(zhǔn)確性的重要責(zé)任。一是要建立部門軍工固投項目管理機(jī)制，設(shè)立“項目助理”角色，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌項目執(zhí)行，跟蹤項目進(jìn)度，協(xié)調(diào)各方資源，審核本部門文檔的準(zhǔn)確性，組織驗收問題答疑等工作，為部門項目執(zhí)行和歸檔提供有力保障；二是要做好部門內(nèi)部固投項目的“傳幫帶”工作，當(dāng)設(shè)備負(fù)責(zé)人發(fā)生變動時，新老人員之間要做好執(zhí)行交接和文件交接，提示執(zhí)行過程中的重點事項、后續(xù)執(zhí)行流程和文件準(zhǔn)確性等要點；三是建立優(yōu)秀負(fù)責(zé)人獎勵機(jī)制，績效獎勵歸檔任務(wù)重或單項驗收審核中無問題的設(shè)備負(fù)責(zé)人，提升負(fù)責(zé)人對文件質(zhì)量的把控。

五、結(jié)語

綜上所述，提升軍工固投項目設(shè)備儀器檔案管理質(zhì)量，需要多部門各司其職，多措并舉，同頻共振，以確保歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，確保供應(yīng)商高度配合以及歸檔工作能夠高效開展，使項目檔案充分發(fā)揮其價值和作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋.《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（修訂稿）的解讀[J].北京檔案，2018（02）：21-25.

[2]李 瑋.固定資產(chǎn)投資項目檔案在航天建設(shè)中的作用[J].蘭臺世界，2016（23）：94-96.

作者單位：西安鑫航人才服務(wù)有限公司作者簡介：韓丹（1990年—），女，漢族，陜西渭南人，本科，助理館員，研究方向：檔案學(xué)。