基于審核評(píng)估視角的高校紙質(zhì)檔案管理體系優(yōu)化研究

摘 要：電子檔案已經(jīng)成為信息化檔案管理的主流，但紙質(zhì)檔案因其物理獨(dú)特性和法律效力在高校管理中依然占據(jù)重要位置。文章從審核評(píng)估的視角出發(fā)，明確了高校紙質(zhì)檔案體系管理的重要性，分析了當(dāng)前高校紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，探討了優(yōu)化高校紙質(zhì)檔案管理體系的建設(shè)路徑，以期提高檔案管理效率和安全性，從而達(dá)到檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案管理；審核評(píng)估；高校；優(yōu)化策略；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在高等教育機(jī)構(gòu)中，紙質(zhì)檔案作為記錄和反映學(xué)校歷史、教學(xué)、科研及管理活動(dòng)的重要資料，其管理狀況直接影響高校行政教學(xué)工作的順利開(kāi)展。但是，由于技術(shù)、人員和管理理念等多方面的限制，許多高校的紙質(zhì)檔案管理仍存在不少問(wèn)題。隨著國(guó)家對(duì)高等教育質(zhì)量的要求不斷提高，高校經(jīng)常面臨各種內(nèi)外部的審核評(píng)估，如學(xué)科評(píng)估、教育部評(píng)估等，使得高校紙質(zhì)檔案管理工作面臨更高的要求。因此，從審核評(píng)估的視角出發(fā)，優(yōu)化高校紙質(zhì)檔案管理體系顯得尤為重要。鑒于此，本文將從審核評(píng)估的角度出發(fā)，深入分析高校紙質(zhì)檔案管理體系的重要性和現(xiàn)存問(wèn)題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

一、審核評(píng)估視角下高校紙質(zhì)檔案管理體系優(yōu)化的重要性

1.展現(xiàn)高校形象，增強(qiáng)學(xué)校影響力

高校紙質(zhì)檔案是展示學(xué)校工作成績(jī)和辦學(xué)特色的重要信息窗口，能夠全面記錄和反映學(xué)校的發(fā)展歷程、教學(xué)科研成果、社會(huì)服務(wù)以及學(xué)校在立德樹(shù)人等方面的成就，對(duì)于評(píng)估學(xué)校是否完成了其根本任務(wù)、展示高校社會(huì)形象具有重要意義。同時(shí)，作為學(xué)校歷史的見(jiàn)證和校園文化的重要載體，高校紙質(zhì)檔案具有不可替代的歷史價(jià)值和法律效力，系統(tǒng)化管理高校紙質(zhì)檔案，不僅可以促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和文化傳播，還能有效維護(hù)學(xué)校權(quán)益和保障歷史真實(shí)性。通過(guò)良好的紙質(zhì)檔案管理體系，使得高校能夠向外界展示其對(duì)信息管理的重視程度和管理水平，增強(qiáng)高校的社會(huì)聲譽(yù)和影響力。

2.規(guī)范檔案工作，滿足政策要求

高校紙質(zhì)檔案管理體系的健全與否直接關(guān)系高校檔案工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范要求，審核評(píng)估機(jī)構(gòu)通常會(huì)對(duì)高校的檔案管理制度等展開(kāi)審查。因此，完善檔案管理體系可以確保高校檔案管理工作的合規(guī)性和規(guī)范性。同時(shí)，教育部出臺(tái)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估實(shí)施辦法》，對(duì)高校教務(wù)檔案建設(shè)也提出了明確要求。因此，急需健全高校檔案管理體系，優(yōu)化高校紙質(zhì)檔案管理以推動(dòng)高校滿足政策要求，確保教學(xué)工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.保障教學(xué)質(zhì)量，提高管理效率

高校教學(xué)檔案是反映教學(xué)定位與目標(biāo)、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過(guò)程、學(xué)生發(fā)展和質(zhì)量保障等內(nèi)容的重要記錄，這些檔案不僅是審核評(píng)估的基礎(chǔ)，還是專家了解學(xué)校教學(xué)業(yè)務(wù)工作的重要媒介。因此，優(yōu)化檔案管理體系能夠確保教學(xué)檔案的真實(shí)性、完整性和齊全性，為教育評(píng)估工作提供可靠依據(jù)，從而直接影響審核評(píng)估的結(jié)果。隨著高等教育質(zhì)量保障體系的建立和完善，審核評(píng)估已成為制度化、長(zhǎng)效化的任務(wù)，優(yōu)化檔案管理體系可以提高工作效率，減少重復(fù)勞動(dòng)，從而確保信息的快速檢索和準(zhǔn)確傳遞，為審核評(píng)估提供了有力支持。通過(guò)審核評(píng)估，高?？梢园l(fā)現(xiàn)并改進(jìn)教學(xué)中的不足，推動(dòng)高校建立和完善立德樹(shù)人的落實(shí)機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)高等教育質(zhì)量保障體系的制度化和長(zhǎng)效化。

4.加強(qiáng)信息整合，適應(yīng)信息化發(fā)展

實(shí)現(xiàn)評(píng)估指標(biāo)體系與現(xiàn)行高校檔案分類體系的有機(jī)結(jié)合，并在集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上有效整合各類檔案信息資源，是高校檔案管理工作面臨的重要課題。通過(guò)優(yōu)化管理體系，可以更好地整合和利用檔案資源，為學(xué)校的決策和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校檔案部門需要不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，推進(jìn)紙質(zhì)檔案的信息化進(jìn)程，不僅能夠提高檔案的安全性和可訪問(wèn)性，還能使紙質(zhì)檔案在更廣泛的范圍內(nèi)發(fā)揮價(jià)值。

二、審核評(píng)估視角下高校紙質(zhì)檔案管理體系面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

目前，高校紙質(zhì)檔案的管理多依賴于傳統(tǒng)的手工操作，缺乏有效的信息化支持。同時(shí)，檔案分類、整理、存儲(chǔ)和檢索等流程尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如信息孤島現(xiàn)象、檔案安全性低、管理效率不高以及人員專業(yè)化程度不足等問(wèn)題普遍存在于高校紙質(zhì)檔案管理之中，使得高校紙質(zhì)檔案管理體系在審核評(píng)估過(guò)程中仍面臨著一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1.管理體系不完善，分類管理不規(guī)范

教學(xué)檔案的規(guī)范化管理直接影響審核評(píng)估的結(jié)果，但在整理、歸檔等方面存在不真實(shí)、不齊全和不完整的問(wèn)題，嚴(yán)重影響審核評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性。當(dāng)前，部分高校檔案管理缺乏科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，管理制度不健全，缺乏明確的檔案管理制度和流程，如文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，導(dǎo)致歸檔工作存在隨意性，出現(xiàn)少歸、漏歸以及誤歸等情況。在檔案分類過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，由于不同部門或個(gè)人對(duì)于檔案的分類方式存在差異，導(dǎo)致相同類型的檔案被分類到不同的位置，出現(xiàn)較多重復(fù)和冗余的檔案，從而增加了檔案檢索和利用的難度。檔案存儲(chǔ)混亂，沒(méi)有統(tǒng)一的編號(hào)或標(biāo)識(shí)，缺乏有效的檔案借閱和使用管理制度等問(wèn)題，也會(huì)導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)位置不清晰、檢索不方便，檔案管理工作缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性，增加了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，給高校的審核評(píng)估工作帶來(lái)不便。

2.管理意識(shí)薄弱，人才隊(duì)伍建設(shè)不足

部分高校的相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，沒(méi)有形成良好的檔案管理文化，導(dǎo)致檔案管理工作被忽視或邊緣化。同時(shí)，負(fù)責(zé)檔案管理的人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，無(wú)法有效開(kāi)展檔案整理、分類、存儲(chǔ)和檢索等工作，人員專業(yè)素養(yǎng)不足也會(huì)影響檔案管理的效率和質(zhì)量。高校檔案工作者的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)水平不高、人員數(shù)量不足和人員流動(dòng)性大、缺乏穩(wěn)定的隊(duì)伍，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性，容易出現(xiàn)信息斷檔和管理混亂的情況。部分高校缺乏檔案管理培訓(xùn)、晉升機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，無(wú)法持續(xù)提高檔案管理人員的專業(yè)能力和水平，檔案管理人員缺乏積極性和創(chuàng)造性，導(dǎo)致檔案管理水平難以提高。

3.設(shè)備設(shè)施投入不足，審計(jì)跟蹤困難

有些高校檔案部門的設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后，如庫(kù)房、辦公、閱覽未能分開(kāi)，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備設(shè)施配置不全，影響了檔案管理及服務(wù)工作的正常開(kāi)展。由于硬件設(shè)施配備不到位、設(shè)備更新落后導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)條件差、檔案檢索困難和檔案數(shù)字化困難，限制了檔案信息化管理的開(kāi)展。與此同時(shí)，由于檔案管理設(shè)備設(shè)施投入不足，紙質(zhì)檔案在審核評(píng)估過(guò)程中可能無(wú)法提供完整和準(zhǔn)確的檔案信息，難以有效審計(jì)跟蹤，無(wú)法清晰記錄檔案的使用、借閱和變更情況，影響了審計(jì)工作的開(kāi)展和結(jié)果，使得審計(jì)跟蹤困難，難以確保審計(jì)工作的全面性和準(zhǔn)確性。

4.電子化管理滯后，安全風(fēng)險(xiǎn)增加

信息化管理是提高檔案管理科學(xué)性和價(jià)值的重要手段，雖然各高校都在推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，但由于進(jìn)程緩慢，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作發(fā)展不均衡，整體水平無(wú)法達(dá)到智慧化檔案館的要求。由于電子化管理滯后，可能存在信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩[患，如未加密的傳輸通道、缺乏訪問(wèn)權(quán)限控制等，數(shù)據(jù)容易受到篡改或損壞，影響檔案信息的可信度和可用性，導(dǎo)致敏感信息被泄露。電子化管理滯后也可能導(dǎo)致缺乏健全的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，一旦發(fā)生硬件故障、病毒攻擊或自然災(zāi)害，數(shù)據(jù)恢復(fù)困難，導(dǎo)致檔案信息永久丟失。同時(shí)，信息化管理水平不高還會(huì)造成不能及時(shí)了解檔案管理規(guī)范化要求，存在合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生法律糾紛或?qū)徲?jì)檢查，可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。

三、審核評(píng)估視角下高校紙質(zhì)檔案管理體系的優(yōu)化策略

1.完善標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，加強(qiáng)制度建設(shè)

首先，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和操作流程，研究和遵循國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》，確保檔案的分類、整理、存儲(chǔ)和檢索工作符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)最佳要求；其次，制定細(xì)化的管理制度，設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的檔案管理流程，包括檔案的采集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性；再次，建立檔案質(zhì)量控制機(jī)制，明確檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查和評(píng)估檔案質(zhì)量，強(qiáng)化監(jiān)督和審計(jì)機(jī)制，積極利用反饋機(jī)制，及時(shí)整改審核過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升服務(wù)質(zhì)量；最后，根據(jù)實(shí)際工作需要和管理經(jīng)驗(yàn)，定期修訂和動(dòng)態(tài)更新檔案管理手冊(cè)，及時(shí)反映最新的法律法規(guī)要求，鼓勵(lì)創(chuàng)新思維，適時(shí)引入新的管理理念和前沿技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加大技術(shù)投入

積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，加快電子化、信息化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)共享。首先，制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，明確轉(zhuǎn)型目標(biāo)、步驟和時(shí)間表，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利開(kāi)展；其次，選擇適合自身需求的檔案數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備，如高速掃描儀、文檔管理系統(tǒng)等，確保數(shù)字化過(guò)程高效準(zhǔn)確。再次，開(kāi)發(fā)或引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)（DMS或EDMS），搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享，提高檔案利用效率，并在數(shù)字化過(guò)程中加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取必要的措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止數(shù)據(jù)被泄露；最后，不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際需求和反饋實(shí)施改進(jìn)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和高效性。在上述過(guò)程中需要持續(xù)加大技術(shù)投入，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的檔案保存設(shè)備設(shè)施，及時(shí)更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，引入現(xiàn)代化管理工具和技術(shù)，如電子標(biāo)簽、智能密集架等，提高紙質(zhì)檔案管理信息系統(tǒng)自動(dòng)化水平。

3.提升專業(yè)人員素養(yǎng)，加強(qiáng)安全防護(hù)

首先，應(yīng)積極組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和技能提升課程，涵蓋管理理論、安全管理知識(shí)、應(yīng)急處理技能等內(nèi)容，以提高檔案管理人員的專業(yè)水平。建立激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)并有效應(yīng)用所學(xué)知識(shí)的專業(yè)人員，激發(fā)其工作積極性；其次，建立完善的安全管理制度，明確各級(jí)管理人員在安全管理中的責(zé)任和權(quán)限，規(guī)范安全管理流程，確保安全管理制度得到有效執(zhí)行，定期組織安全演練和培訓(xùn)活動(dòng)，提高管理人員對(duì)突發(fā)事件和安全事故的應(yīng)急處置能力，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理人員安全管理工作的監(jiān)督和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)建議，以確保安全管理工作的貫徹執(zhí)行和改進(jìn)。一方面，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)手段，如安全監(jiān)控系統(tǒng)、智能安全裝備等；另一方面，建立檔案安全防護(hù)體系，包括防火、防潮、防盜等措施，以此提高檔案安全管理效率和精準(zhǔn)度；最后，定期開(kāi)展檔案知識(shí)普及活動(dòng)，增強(qiáng)全校師生的檔案意識(shí)，建立良好的校園安全文化氛圍，倡導(dǎo)全員參與，形成良好的安全管理氛圍。

4.建立監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，檢視自身管理體系

建立定期的檔案管理審核評(píng)估制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取改進(jìn)措施，確保檔案管理的有效性和適應(yīng)性。高校需要將檔案管理的審核評(píng)估結(jié)果作為學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的一部分，確保其在教學(xué)和管理改進(jìn)中的作用得到認(rèn)可。

首先，高校應(yīng)建立一個(gè)內(nèi)部質(zhì)量自我評(píng)估制度，包括定期教學(xué)評(píng)估、學(xué)生學(xué)習(xí)評(píng)估、二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作評(píng)估、專業(yè)評(píng)估和課程評(píng)估等。通過(guò)這些自評(píng)活動(dòng)，學(xué)校能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。除了內(nèi)部評(píng)估之外，高校還應(yīng)積極參與由教育行政部門或社會(huì)第三方機(jī)構(gòu)組織的外部評(píng)估，如院校評(píng)估和專業(yè)認(rèn)證等。這些外部評(píng)估可以提供一個(gè)更廣泛的反饋視角，幫助學(xué)校了解自身在全國(guó)范圍內(nèi)的定位和水平。

其次，建立質(zhì)量改進(jìn)機(jī)制。內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的分析、糾正措施的制定、必要資源的配備以及改進(jìn)效果的評(píng)價(jià)，從而確保評(píng)估結(jié)果得到有效應(yīng)用，并促進(jìn)管理質(zhì)量的持續(xù)提升。同時(shí)，為確保評(píng)估工作的透明度和公正性，高校應(yīng)實(shí)行信息公開(kāi)制度，廣泛接受校內(nèi)外各方面的監(jiān)督，有助于提高評(píng)估工作的公信力，并確保評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性。

最后，積極部署新一輪審核評(píng)估，教育部會(huì)不定期組織新一輪的審核評(píng)估，以確保各項(xiàng)工作符合既定目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)根據(jù)教育部的部署，做好評(píng)估申請(qǐng)和準(zhǔn)備工作，確保評(píng)估工作順利開(kāi)展。同時(shí)，高校應(yīng)充分利用評(píng)估結(jié)果，全面評(píng)估和分析，檢視制度本身及其執(zhí)行情況，以便更好地優(yōu)化和調(diào)整管理體系。在完成試點(diǎn)評(píng)估后，高校應(yīng)根據(jù)教育部的指導(dǎo)方針，全面實(shí)施審核評(píng)估，應(yīng)包括理解為何要評(píng)估、如何評(píng)估以及如何最大化評(píng)估效果的問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

高校紙質(zhì)檔案在審核評(píng)估工作中扮演著不可或缺的角色，其不僅是評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，還是推動(dòng)學(xué)校改革、提升教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展的關(guān)鍵因素。高校紙質(zhì)檔案具有展現(xiàn)高校形象，增強(qiáng)學(xué)校影響力；規(guī)范檔案工作，滿足政策要求；保障教學(xué)質(zhì)量，提高管理效率；加強(qiáng)信息整合，適應(yīng)信息化發(fā)展的重要性。但是，在審核評(píng)估過(guò)程中還存在管理體系不完善，分類管理不規(guī)范；管理意識(shí)薄弱，人才隊(duì)伍建設(shè)不足；設(shè)備設(shè)施投入不足，審計(jì)跟蹤困難；電子化管理滯后，安全風(fēng)險(xiǎn)增加等現(xiàn)存問(wèn)題。因此，本文結(jié)合數(shù)字化時(shí)代特點(diǎn)，提出了完善標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，加強(qiáng)制度建設(shè)；推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加大技術(shù)投入；提升專業(yè)人員素養(yǎng)，加強(qiáng)安全防護(hù)；建立監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，全面分析審核結(jié)果等一系列優(yōu)化策略，旨在提高高校紙質(zhì)檔案管理水平，并為其他教育機(jī)構(gòu)提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。未來(lái)，高校應(yīng)繼續(xù)探索檔案管理的創(chuàng)新途徑，適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，推動(dòng)紙質(zhì)檔案管理工作開(kāi)展更加科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王輝文，陳娟，惠佳蓓等.高校紙質(zhì)檔案歸檔管理中的問(wèn)題與對(duì)策分析——以國(guó)際教育學(xué)院為例[J].中醫(yī)藥管理雜志，2022，30（20）：223-225.

[2]康倩.數(shù)字化視域下高校紙質(zhì)檔案管理問(wèn)題探析[J].造紙信息，2023，（11）：132-133.

[3]竇海燕.高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)探析[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2020（21）：218-219.

[4]王敏芝.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（02）：63-64.

[5]卞修梅.高校評(píng)估視角下的二級(jí)學(xué)院教務(wù)檔案建設(shè)[J].管理觀察，2017（09）：102-103.

作者單位：牡丹江師范學(xué)院""作者簡(jiǎn)介：叢迪陽(yáng)（1990—），女，漢族，黑龍江牡丹江人，研究生，中級(jí)，研究方向：檔案管理。