淺析博物館檔案信息的建設(shè)與管理

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，博物館檔案信息管理顯得越來越重要，博物館檔案信息在博物館中占據(jù)著舉足輕重的地位，常常是最易被忽略的一部分。文章簡單分析了博物館檔案信息管理的重要性，針對(duì)博物館檔案信息管理工作如何創(chuàng)新開展展開詳細(xì)闡述，并提出一些措施建議。

關(guān)鍵詞：博物館；檔案信息；建設(shè)；管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案信息在信息資源中占有舉足輕重的地位，連接著過去、現(xiàn)在與將來。然而，當(dāng)前社會(huì)，博物館管理人員往往更加注重博物館行政管理和主要業(yè)務(wù)等方面，卻忽略了博物館的檔案信息，使檔案信息管理中存在著越來越多弊端。所以，博物館檔案信息工作者更應(yīng)該了解實(shí)際，不斷研究，搞好博物館檔案信息管理，走現(xiàn)代化和信息化之路。

一、博物館檔案信息建設(shè)和管理的重要性

進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)都在推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型，依托信息技術(shù)提高工作效率。對(duì)于博物館檔案管理方面，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和管理，能夠表現(xiàn)出多方面的重要性。作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)此形成認(rèn)識(shí)。

1.保護(hù)文化遺產(chǎn)與歷史信息

保護(hù)文化遺產(chǎn)和歷史信息是博物館肩負(fù)的任務(wù)。首先，博物館作為文化遺產(chǎn)的守護(hù)者與傳承者承載了豐富的歷史文化，檔案信息是對(duì)這些遺產(chǎn)記載、保護(hù)與傳承的主要媒介。檔案信息主要有文獻(xiàn)資料、圖片和文物檔案，這些檔案記載著歷史事件、人物事跡和社會(huì)風(fēng)貌，具有豐富的內(nèi)涵，是人類文明寶貴的見證。博物館通過對(duì)檔案信息有效建設(shè)和管理，可以充分發(fā)揮博物館在文化遺產(chǎn)、歷史信息等方面的保存功能。檔案信息建設(shè)與管理能夠保證文化遺產(chǎn)的有效保護(hù)與保存。博物館對(duì)檔案信息實(shí)行數(shù)字化分類整理，避免檔案信息遭到破壞、遺失或者被篡改，以保護(hù)這些珍貴的歷史資料；其次，檔案信息管理有利于歷史記憶傳承。博物館能夠以展覽、出版、教育等方式，向大眾展示與傳播檔案信息，使更多人認(rèn)識(shí)歷史，感悟文化，進(jìn)而繼承歷史記憶，發(fā)揚(yáng)民族精神與文化傳統(tǒng)；最后，對(duì)檔案信息有效管理也可以推動(dòng)歷史文化研究與學(xué)術(shù)交流。研究人員通過對(duì)檔案信息的深度學(xué)術(shù)研究與討論，能夠促進(jìn)歷史學(xué)和文化學(xué)的研究，從而有助于人類文明進(jìn)步。

2.為學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)提供支撐

博物館檔案信息為學(xué)術(shù)研究、教育教學(xué)等提供了重要資料。首先，檔案信息中記載著大量的歷史文化，其中包含著歷史事件、人物事跡以及社會(huì)風(fēng)貌，給學(xué)術(shù)界以及教育界帶來了大量的研究對(duì)象以及教學(xué)內(nèi)容。檔案信息是學(xué)術(shù)研究的重要資源。研究者可透過對(duì)檔案信息的研究，深入探究歷史事件的來龍去脈、成因與影響，發(fā)掘新的歷史資料與文化價(jià)值，以促進(jìn)相關(guān)學(xué)術(shù)研究與理論探討。對(duì)檔案信息展開研究也能夠促進(jìn)學(xué)科之間的溝通與協(xié)作，帶動(dòng)學(xué)術(shù)界發(fā)展與進(jìn)步；其次，檔案信息還對(duì)教育教學(xué)有著重要的支撐作用。教育者可以借助檔案信息開展課程及教學(xué)活動(dòng)等，以豐富教學(xué)內(nèi)容、促進(jìn)教學(xué)效果的提高。教育者通過對(duì)歷史文獻(xiàn)、圖片、文物及其他檔案信息的呈現(xiàn)，能夠使學(xué)生對(duì)歷史文化有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，感受到歷史的神奇之處，從而激發(fā)其學(xué)習(xí)興趣與求知欲。另外，教育者可以利用檔案信息開展研討、演講等，以促進(jìn)教師與學(xué)生的溝通和互動(dòng)，推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量與成效的提高?？傊┪镳^檔案信息對(duì)于支撐學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)都有著十分重要的作用。通過對(duì)檔案信息的充分挖掘與利用，學(xué)術(shù)界與教育界能夠組織更深入、更豐富的學(xué)習(xí)與教學(xué)活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)術(shù)研究與教育的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。為此，博物館需加強(qiáng)檔案信息搜集、整理與利用工作，從而為學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)等工作提供更豐富、寶貴的資源支撐。

3.滿足公眾需求，提高服務(wù)質(zhì)量

大眾對(duì)于歷史文化的了解與需求在不斷增加，博物館檔案信息作為滿足大眾需求的重要媒介之一，高效的檔案信息管理既能滿足社會(huì)公眾對(duì)知識(shí)的需求，又能提升服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大博物館在社會(huì)的影響力，提高社會(huì)公眾的滿意度。首先，檔案信息是廣大人民群眾了解歷史和文化的一種重要方式。大眾可以透過檔案信息了解歷史事件、人物事跡和文化傳統(tǒng)，豐富其歷史知識(shí)，加深對(duì)歷史文化的認(rèn)知。博物館可以將檔案信息以展覽、講座及教育活動(dòng)的方式呈現(xiàn)給大眾，以滿足其知識(shí)需求并增強(qiáng)大眾文化素養(yǎng)與歷史意識(shí)；其次，有效的檔案信息管理能夠促進(jìn)博物館服務(wù)質(zhì)量提升。博物館將檔案信息以數(shù)字化的方式歸類和整理，使得檔案信息的管理更規(guī)范、方便和可靠。大眾可以通過博物館網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用及其他渠道便捷獲取檔案信息并享受更有效、更高品質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。另外，博物館也可根據(jù)群眾需求與反饋不斷改進(jìn)檔案信息管理與服務(wù)方式，提升服務(wù)質(zhì)量，滿足群眾需求；最后，高效的檔案信息管理可以提升博物館在社會(huì)的影響力以及公眾滿意度。公眾對(duì)于博物館的感知與評(píng)價(jià)，經(jīng)常會(huì)受檔案信息管理所左右。博物館提供內(nèi)容豐富、準(zhǔn)確及時(shí)的檔案信息服務(wù)可以塑造良好形象，提高大眾對(duì)博物館的信任感與支持力，提升博物館的社會(huì)影響力與美譽(yù)度。

4.提升展覽的效果和吸引力

檔案信息使展覽內(nèi)容更加充實(shí)。博物館可以通過檔案信息來呈現(xiàn)歷史文獻(xiàn)、照片和文物，將歷史事件、文化傳統(tǒng)和人物事跡的豐富性呈現(xiàn)給觀眾。這些檔案信息既能使受眾對(duì)歷史與文化有更直觀的認(rèn)識(shí)，又能使展覽內(nèi)容更生動(dòng)、具體、能引起受眾關(guān)注；其次，檔案信息可以提升展覽吸引力與趣味性。博物館通過呈現(xiàn)精彩的檔案信息，設(shè)計(jì)鮮活場景、有趣的故事情節(jié)等方式來引發(fā)觀眾興趣與好奇。觀眾就像跨越時(shí)空一樣感受歷史的神奇，領(lǐng)略不一樣的文化魅力，使展覽更具有吸引力與趣味性。

二、博物館檔案信息建設(shè)與管理存在的問題

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和管理，已經(jīng)成為很多博物館檔案管理人員的共識(shí)，并且也在著力推進(jìn)此方面的信息化建設(shè)工作。但是，從實(shí)際情況來看，信息化建設(shè)的效果并沒有達(dá)到預(yù)期。究其原因，主要是還存在一些客觀問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)推進(jìn)受阻。

1.檔案信息管理體制與思想上存在問題

目前，多數(shù)博物館管理者把工作重點(diǎn)放在博物館行政管理及主要業(yè)務(wù)方面，檔案信息管理由于不能直接支持主要業(yè)務(wù)而被忽略。因此，盡管博物館的其他部門在不斷地更新和快速發(fā)展，檔案信息管理部門卻仍然沒有取得明顯的進(jìn)展。這一現(xiàn)象會(huì)給博物館檔案信息收集、整理工作帶來負(fù)面影響，造成博物館整體檔案信息管理體制機(jī)制滯后，給博物館今后發(fā)展埋下隱患。再者，受市場經(jīng)濟(jì)的影響，很多博物館管理者更傾向于注重經(jīng)濟(jì)利益而忽略管理中的使命。他們可能沒有深刻地認(rèn)識(shí)到博物館檔案信息管理工作的重要意義，也未能認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作對(duì)于博物館今后的發(fā)展具有十分重要的意義。如果博物館領(lǐng)導(dǎo)不愿意在檔案信息管理上投入更多的時(shí)間和努力，那么博物館的檔案信息管理體系和團(tuán)隊(duì)的建設(shè)質(zhì)量可能會(huì)逐步下滑，可能造成博物館內(nèi)部檔案信息失控與混亂，對(duì)博物館日常經(jīng)營與長期發(fā)展造成嚴(yán)重的隱患。

2.信息化水平較低

盡管科技發(fā)展迅速，但博物館的檔案信息管理部門在信息化方面的進(jìn)展中遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，電子化記錄和管理仍未普及，導(dǎo)致一系列管理上的困境。很多博物館仍依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄與手工管理，沒有使用現(xiàn)代化電子記錄與管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)管理方法效率低、費(fèi)用高，既影響工作效率，又易導(dǎo)致信息丟失、漏報(bào)、破損。信息化管理系統(tǒng)的缺失也造成檔案信息難以科學(xué)管理與共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄下檔案信息檢索與共享需耗費(fèi)大量人力、物力，且效率低、容易出錯(cuò)。信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息快速檢索與共享，提高工作效率，但因?yàn)樾畔⒒捷^低，博物館檔案信息管理部門并不能享受這些方便。另外，信息化管理系統(tǒng)的缺失還對(duì)檔案信息的安全與完整造成威脅。紙質(zhì)檔案極易遭到破壞與損害，如果出現(xiàn)意外情況，就會(huì)造成檔案信息遺失或者外泄，對(duì)博物館造成無法估量的危害。

3.人力資源不足

人力資源不足是目前部分博物館檔案信息管理部門存在的一個(gè)重要難題。部門專業(yè)化人才匱乏，不能對(duì)海量檔案信息實(shí)施有效管理，給博物館檔案信息管理提出很多挑戰(zhàn)。首先，博物館檔案信息管理部門因?qū)I(yè)化人才匱乏，可能對(duì)檔案管理原理與技術(shù)理解不透徹，不能有效利用現(xiàn)代化管理工具與技術(shù)來管理檔案信息，造成檔案信息管理工作效率低、質(zhì)量差，出現(xiàn)信息錄入不準(zhǔn)、分類不清和檢索難度大等問題；其次，人力資源不足同樣會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理部門無法適應(yīng)博物館對(duì)檔案信息管理不斷增長的需求。隨著博物館館藏規(guī)模的擴(kuò)大，數(shù)字化信息越來越多，對(duì)其加工管理的專業(yè)人才需要也越來越多，但是人力資源不充足，檔案信息管理的順利開展無法得到保障。另外，人力資源不足也會(huì)影響檔案信息管理部門的發(fā)展創(chuàng)新能力。專業(yè)化人才的匱乏決定了檔案信息管理部門未能及時(shí)緊跟行業(yè)最新發(fā)展趨勢(shì)與技術(shù)，開展創(chuàng)新性檔案信息管理，由此影響了博物館檔案信息管理工作的總體水平與競爭力。

三、提高博物館檔案信息建設(shè)與管理工作質(zhì)效的策略

博物館檔案信息化建設(shè)和管理，需要從多方面著手，采取相應(yīng)措施來構(gòu)建信息化管理模式。具體來說，需要注重管理制度的完善、加大信息技術(shù)投入以及強(qiáng)化管理人才隊(duì)伍。多角度切入，為信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

1.完善檔案信息管理制度

博物館檔案信息管理從本質(zhì)上看是一項(xiàng)較為復(fù)雜的任務(wù)，完善博物館檔案信息管理制度，是確保博物館檔案信息工作能夠順利開展的根本所在。首先，博物館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立健全檔案信息管理機(jī)制、明確電子檔案信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、管理方法等。另外，檔案信息管理部門應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，分門別類地開展工作。對(duì)各部門檔案信息應(yīng)分別管理，切忌混為一談。兩個(gè)部門間如果需參考檔案信息，要做到及時(shí)登記標(biāo)明，使用后要做好歸檔工作，切勿隨意擺放，避免遺失；其次，不應(yīng)盲目參考其他博物館的管理策略，而應(yīng)根據(jù)自己博物館的獨(dú)特性，構(gòu)建一套專為本博物館設(shè)計(jì)的檔案信息管理體系；最后，博物館應(yīng)提高對(duì)檔案信息管理工作的重視。檔案信息管理人員的思想意識(shí)對(duì)工作的質(zhì)效有極為重要的影響。檔案信息管理工作表面上看似很輕松，但卻要求檔案信息管理人員必須具備一定的耐心和責(zé)任心，不然很容易產(chǎn)生懈怠心理。博物館檔案信息管理者還應(yīng)不斷提升綜合素質(zhì)，做一個(gè)復(fù)合型人才，能夠熟練開展本職工作。

2.加大信息技術(shù)投入與建設(shè)力度

博物館要促進(jìn)檔案信息管理部門信息化進(jìn)程，就必須加大信息技術(shù)投入與建設(shè)力度。首先，要引進(jìn)先進(jìn)的電子記錄與管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都能提供方便的數(shù)據(jù)錄入與管理功能，并通過構(gòu)建一個(gè)完整的信息化管理平臺(tái)，提高檔案信息管理工作效率與管理質(zhì)量。此類系統(tǒng)可以對(duì)檔案信息快速檢索、共享與備份，提高了便捷性與可靠性。通過信息化管理可以使博物館靈活處理海量檔案信息、提高工作效率的同時(shí)，也能很好地滿足廣大人民群眾對(duì)于檔案信息的需求。博物館在引入先進(jìn)電子記錄與管理系統(tǒng)的同時(shí)，也可借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。采用云計(jì)算技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程訪問共享且不受地域限制，方便了多地博物館間的協(xié)作交流。而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助博物館深度分析大量檔案信息，發(fā)掘更加寶貴的資料，支撐學(xué)術(shù)研究與展覽策劃。另外，可以通過加大對(duì)信息技術(shù)的投入建設(shè)更好地開展檔案信息管理工作，促進(jìn)工作效率的提高，增強(qiáng)與大眾之間的交流以及互動(dòng)，以期為博物館長遠(yuǎn)發(fā)展奠定扎實(shí)的信息化基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，博物館可以通過舉辦內(nèi)外部培訓(xùn)等方式加強(qiáng)人才培養(yǎng)，促進(jìn)檔案信息管理人員專業(yè)知識(shí)與技能水平的提高。培訓(xùn)范圍包括檔案管理理論、信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)分析，以便于工作人員更好地滿足信息化管理需要。另外，優(yōu)秀檔案信息管理人才的引進(jìn)是解決目前人才短缺問題的一個(gè)重要手段。通過公開招聘、校園招聘，吸引經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)知識(shí)豐富的人員參與檔案信息管理團(tuán)隊(duì)；其次，博物館要與有關(guān)專業(yè)院校、研究機(jī)構(gòu)合作，聯(lián)合開展檔案信息管理方面的研究、教育等工作，還可以設(shè)立實(shí)習(xí)、就業(yè)基地，給學(xué)生實(shí)踐的機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)更多的人才進(jìn)入檔案信息管理工作崗位。此外，構(gòu)建良好的人才激勵(lì)機(jī)制是吸引人才、留住人才的一個(gè)重要途徑。包括薪酬福利、職業(yè)發(fā)展與晉升機(jī)會(huì)在內(nèi)的激勵(lì)措施能有效提升員工工作積極性與創(chuàng)造力，提升團(tuán)隊(duì)的凝聚力與競爭力。通過以上舉措，博物館能夠不斷提高檔案信息管理部門專業(yè)化水平，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，從而為博物館檔案信息管理提供扎實(shí)的人才支撐，有利于提升檔案信息管理質(zhì)量與效率，更好地滿足大眾檔案信息需求，促進(jìn)博物館可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展下，信息化時(shí)代來臨。博物館檔案信息管理也要跟上新時(shí)代發(fā)展的腳步。檔案信息管理部門亟須開展高素質(zhì)綜合型人才的培養(yǎng)，博物館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更加重視檔案信息管理部門，在新時(shí)期背景下主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新改革，讓檔案信息管理部門在博物館發(fā)展中貢獻(xiàn)綿薄之力。

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作者單位：煙臺(tái)市博物館作者簡介：王丹（1979—），女，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，檔案副研究館員，研究方向：博物館檔案管理。