大數(shù)據(jù)時代檔案管理標準化、信息化與開發(fā)利用研究

摘 要：大數(shù)據(jù)技術給檔案工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。本課題的創(chuàng)新性研究是利用大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)檔案資料的智能化與自動化，提高檔案管理效率。在此基礎上，文章重點分析了電子文檔的保密和隱私保護問題，通過對電子文檔的加密授權管理、安全性審核等方面的創(chuàng)新性研究，實現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的公開與共享，實現(xiàn)協(xié)同與知識共享。以人工智能、機器學習等為手段，結(jié)合區(qū)塊鏈、虛擬現(xiàn)實、增強現(xiàn)實等新技術，提高檔案管理的智能化、自動化程度。本項目的研究成果將促進文檔管理技術的進一步發(fā)展，為企業(yè)提供更加強大、智能、安全的解決方案。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；信息化；開發(fā)研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案具備重要的社會經(jīng)濟價值，其憑證和參考作用貫穿社會活動始終，正因如此，檔案管理的標準化和規(guī)范化也備受矚目。進入信息時代，大數(shù)據(jù)技術作為主要的技術手段逐漸融入各個行業(yè)領域之中。檔案涉及的領域很廣，內(nèi)容也很豐富，且載體多樣。傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足信息社會多方面的需求。管理不夠規(guī)范、收集不夠充分、利用不夠廣泛以及開發(fā)不夠深入等成為檔案管理工作中的難題。因此，通過技術優(yōu)勢來開展高效管理和深層開發(fā)利用，必然成為一種趨勢，要求有關部門要跟上時代的步伐，按照檔案管理的規(guī)律，從多方面提高檔案管理的標準化程度。

一、檔案管理標準化概念

檔案管理標準化就是控制資源，提高工作的效率和品質(zhì)，是一個動態(tài)的進程，必須根據(jù)實際情況改進。首先，從宏觀角度來看，檔案管理的標準化主要是從管理制度、工作規(guī)范、操作規(guī)范和程序內(nèi)容等方面來開展，同時，要結(jié)合工作的實際狀況，及時獲得相關的信息反饋；從微觀角度看，就是要根據(jù)相關的標準，對檔案管理實行規(guī)范化、標準化、合理化的管理與控制，使之達到總體效益的最大化。要實現(xiàn)這個目標，就是要實施規(guī)范化管理，一切政策、制度、規(guī)劃、細則，都要有很高的一致性，且要彼此銜接，在內(nèi)容上要互相配合，具有系統(tǒng)性。其次，適用性。在推動管理標準化的進程中，有關部門要結(jié)合自己的實際發(fā)展和客觀要求，不斷完善標準制度文件，這樣才能跟得上時代的步伐，避免脫離實際，造成人力和物力的浪費。最后，傳承。在今后的科技發(fā)展和應用中，一定要對有關的標準化體系適時修訂，在這個過程中，要遵守傳承原則，全面思考現(xiàn)有標準要點，避免由于思維偏差導致檔案管理工作開展中出現(xiàn)問題。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的重要性

1.管理效率更高

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案管理人員必須詳細歸類每一份文件資料。在實踐中，文件仍處于一種簡單的狀態(tài)，不能對其開展深層管理，而云存儲技術能夠在確保文件完整性與可靠性的前提下，有效保存并管理大量的文件信息。在大數(shù)據(jù)時代，通過檔案管理信息化，可以實現(xiàn)文檔的電子化、數(shù)字化，從而大大提高檔案管理的自動化程度，減少人工干預，降低出錯率，極大地提高了管理效率。信息化系統(tǒng)還可以實現(xiàn)快速檢索和查詢功能，無論是按關鍵詞、日期、作者還是其他任何設定的條件，都能迅速找到所需檔案，極大地節(jié)省了時間和人力成本。

2.管理技術更新

首先，云計算能夠為文件數(shù)據(jù)的處理與存儲提供更加有效、可靠的支持。利用云計算，將文件數(shù)據(jù)集中存儲到云端，大幅提高了文件的可用性和擴展性。另外，云計算還能滿足用戶更靈活地運用與配置資源，以適應不同企業(yè)對檔案的要求；其次，通過物聯(lián)網(wǎng)的應用，實現(xiàn)文檔的智能化管理。在物聯(lián)網(wǎng)的幫助下，既能夠追蹤到文件的運動軌跡，又能實現(xiàn)文件的自動借閱，極大地提高了文件的利用率；最后，運用人工智能技術智能化地分析與使用檔案。在檔案管理中引入信息技術，能夠深度挖掘檔案，從而實現(xiàn)檔案信息的高效、快速傳遞。

3.有利于提高檔案的使用效率

檔案是企事業(yè)單位的重要組成部分，利用先進的技術將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，并與大數(shù)據(jù)技術相結(jié)合，可以有效集成、優(yōu)化和共享檔案信息。通過計算機、移動電話等設備設施以及網(wǎng)絡等途徑，在某種程度上打破了時空的局限，能夠快捷共享檔案信息。此外，通過數(shù)據(jù)分析，還可以更好地發(fā)掘與使用檔案信息，為檔案使用者提供更加精確、全面的服務，為檔案資料管理提供全面支持。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.檔案管理機制不完善

建立健全管理機制，并嚴格執(zhí)行相關制度，能夠使檔案工作開展更加順利，是推進檔案管理信息化進程必不可少的環(huán)節(jié)。然而，當前檔案管理工作缺乏規(guī)范性，是由于檔案工作規(guī)范性意識薄弱、管理體系不嚴謹。另外，部分單位沒有建立科學的評估體系和獎懲制度，導致檔案管理機制不完善，頻繁出現(xiàn)規(guī)格不統(tǒng)一的情況，也不能獎懲檔案工作人員的實踐結(jié)果。

2.基本設備設施配置滯后

目前，運用大數(shù)據(jù)技術開展檔案管理，實行電子化辦公仍存在許多問題尚未解決，由于設備設施落后的原因，導致計算機軟件和文件管理軟件無法并用，機器運行故障屢屢發(fā)生，現(xiàn)存的檔案數(shù)據(jù)遭到破壞，使得檔案信息化管理運作效果不佳。此外，如果打印機、掃描儀等辦公設備設施不完善，會在某種程度上不利于檔案管理信息化建設和發(fā)展。

3.檔案管理信息化建設的標準和規(guī)范不統(tǒng)一

開展符合大數(shù)據(jù)時代規(guī)范的信息數(shù)據(jù)管理是確保檔案數(shù)據(jù)信息化的標準趨勢，然而一些單位缺乏建設標準，如某單位部門檔案信息的格式和標準不一致，對檔案信息的交流和共享產(chǎn)生了嚴重阻礙，進而使得大數(shù)據(jù)技術的聯(lián)合運用舉步維艱。

4.信息安全防護不到位

在大數(shù)據(jù)背景下，應實現(xiàn)檔案信息的安全、完整、保密等功能。然而，許多單位在實施過程中，由于缺少有效的安全保護手段，致使數(shù)據(jù)信息的安全隱患較大。首先，人們對儲存及網(wǎng)絡平臺的使用還存在大量問題，對網(wǎng)絡平臺的認識不足。部分單位在檔案保存載體、網(wǎng)絡平臺等方面忽視了安全保護，造成檔案資料信息被泄露。如果不盡快解決，將會造成很大的損失；其次，檔案資料的規(guī)模越來越大，對檔案資料的安全造成了很大的威脅。大數(shù)據(jù)時代，信息的集成和共享已是大勢所趨，但隨之而來的信息流動對檔案管理信息化的安全性提出了新的要求。

5.思想觀念陳舊

隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，檔案管理也呈現(xiàn)出智能化的趨勢。當前，各單位要結(jié)合自身實際，不斷完善檔案管理，做到與時俱進。檔案管理信息化進入了一個新的時期，就目前所接觸到的檔案管理信息化進程來看，也出現(xiàn)了一些差錯，大多是因為檔案管理者將工作重點放在建立文件管理系統(tǒng)上，只是注重了對功能的改善，并沒有想過怎樣深層次的挖掘數(shù)據(jù)、為大眾提供高質(zhì)量的服務在一定程度上成為空談。

6.數(shù)據(jù)整合不足

當前，許多檔案管理系統(tǒng)僅認可來自特定部門或渠道的文檔，導致檔案數(shù)據(jù)單元不足以反映組織和個人情況。文檔化信息的交互融合對高質(zhì)量的數(shù)據(jù)起到支撐作用，而文檔數(shù)據(jù)存在不完整、不準確和不統(tǒng)一的問題，造成了數(shù)據(jù)整合的結(jié)果不理想。整合與優(yōu)化檔案信息，要求高效處理與分析海量資料?，F(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理方法還不能很好地適應大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)處理要求。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的策略

1.完善檔案管理機制

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作變得越來越重要，也越來越復雜。一方面，要確定檔案管理的目標與原則，并與之相適應，完善相關管理制度，詳細規(guī)定文件的分類、歸檔、保存和使用，使檔案工作更加規(guī)范和科學；另一方面，需要開發(fā)實用有效的監(jiān)測和評估系統(tǒng)，實施有效的工作監(jiān)督和管理，并實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，提高員工操作能力。同時，對工作強度和績效做出標準判斷，并對其展開獎勵和懲罰，以確保檔案管理信息化順利開展。

2.不斷完善基礎設備設施的配置

大數(shù)據(jù)時代，隨著大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡技術的普及，檔案管理離不開相應的設備設施。在此情形下，相關部門應該配置電腦、打印機、掃描器和服務器等基本設備設施。這是檔案管理信息化建設的重要組成部分。還需要將檔案信息化納入國家信息化的總格局中，保持協(xié)調(diào)、同步發(fā)展，進一步加強檔案部門的局域網(wǎng)與辦公自動化的同步建設，確保文檔一體化管理。建設好檔案網(wǎng)站，提供便捷的檔案網(wǎng)上利用服務。

3.加強檔案信息安全保障

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，確保檔案信息的安全成為檔案管理工作順利開展的前提。目前，我國檔案部門對信息安全管理還不夠重視，存在很多問題亟待解決。首先，是嚴格執(zhí)行安全管理制度，各個機構都需要建立檔案信息的安全風險評估體系，深入審查檔案資料，以識別并處理現(xiàn)有的安全問題；其次，必須加強對先進技術應用的支持。為了確保檔案資料的安全性和完整性，可以采用加密、備份等前沿的保密技術手段。檔案庫房應根據(jù)實際情況建立科學、有效的管理制度和操作規(guī)程。與此同時，必須確保存儲載體和網(wǎng)絡平臺得到妥善維護。在工作中，要避免因人為錯誤操作導致的信息被泄露和損壞，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓。此外，還必須高度重視對人才開展相應的培訓。檔案管理人員不僅要會使用計算機開展日常管理和利用，還要掌握現(xiàn)代化的信息技術，提高檔案工作人員的專業(yè)能力和業(yè)務水平，努力提升服務質(zhì)量；最后，需要增強檔案管理人員的保密意識，確保他們在日常工作中嚴格遵守相關的保密規(guī)定，以確保檔案資料的完整性和安全性。

4.形成檔案管理信息化意識

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強對檔案管理工作的認識，是提高檔案工作效率的重要保證。在這一點上，有關部門應利用各種途徑，加強對職工檔案管理信息化的宣傳，使其認識到檔案管理信息化是一種必然的趨勢，也是提高檔案管理工作水平的重要手段。需要學習檔案管理信息化知識，通過參加相關培訓課程，了解信息化檔案管理的原理、技術和操作流程。閱讀專業(yè)文獻：閱讀檔案管理信息化方面的書籍、期刊和論文，不斷更新知識，還可以采用掃描儀等設備設施將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并妥善保存原始檔案。

5.深度融合數(shù)據(jù)，打破信息孤島

在新技術廣泛運用的時代，檔案館資料的采集、儲存與計算變得更加便捷、高效，可以發(fā)掘出不同來源、不同種類檔案資料間的聯(lián)系，不斷擴展數(shù)據(jù)源和增加存檔數(shù)據(jù)的豐富度。通過自動識別，匹配與判斷多種來源的文檔內(nèi)容，使檔案資料的完備性、準確性、統(tǒng)一性大為提高，突破了“信息壁壘”與“信息孤島”，以數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用價值最大化為目的，深入開展大數(shù)據(jù)智能化分析，并依據(jù)其相關程度，將不同種類、來源的文檔數(shù)據(jù)展開有效整合，從而提高檔案管理的效率與準確性。

6.提高專業(yè)化管理隊伍水平

首先，為了促進大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作順利開展，必須夯實人才基礎，提高其專業(yè)能力，形成兼具高業(yè)務素質(zhì)和高信息素質(zhì)的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作開展有著極為關鍵的意義。作為企事業(yè)單位領導，最重要的任務就是要加大對人才的吸收力度，優(yōu)化檔案管理隊伍組成?？梢圆扇∮嗅槍π缘恼?、選、評辦法，提高人才選聘門檻，優(yōu)先選擇既熟練掌握檔案管理知識，又熟練掌握大數(shù)據(jù)技術運用的復合型人才，給予其適當福利與獎勵，吸引優(yōu)秀人才還要保證其能夠留下；其次，要加強現(xiàn)有人才培養(yǎng)。各部門負責人需結(jié)合單位具體發(fā)展需求與業(yè)務需求展開相應的人員調(diào)整，對全體檔案管理人員開展周期性的繼續(xù)培訓教育，培訓內(nèi)容包括理論研究、專家授課、技能比拼以及實際操作，加深理論認識，通過不斷更新實際技能，健全其知識體系，從而保證檔案管理人員可以利用信息技術開展檔案資料管理。

五、檔案管理創(chuàng)新研究的挑戰(zhàn)和展望

首先，大數(shù)據(jù)技術可以推動檔案管理的革新，但也給檔案管理創(chuàng)新帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案資料來源多樣、格式多樣，因此，必須對其有效整合與搜集。另外，跨平臺、跨系統(tǒng)間的互用性也是一項非常重要的課題。為了實現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)在不同應用場景下的流轉(zhuǎn)與共享，迫切要求研發(fā)出一套適用于不同數(shù)據(jù)來源、跨平臺整合的解決方案；其次，文檔的智能化、自動化還在摸索之中。將人工智能與自然語言處理相結(jié)合，可以有效提高檔案的管理效率與精度。但是，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)分析方法在實際應用中還存在著大量的問題。例如，數(shù)據(jù)結(jié)構不明確、信息可信度判定困難等。因此，加強對這一問題的研究和討論，對于推動我國檔案工作向智能化和自動化的方向發(fā)展將起到積極的作用。隨著科學技術的進步，對數(shù)據(jù)的處理能力會逐漸提高，越來越多的功能、安全性和智能化的數(shù)據(jù)分析工具也將應運而生。虛擬現(xiàn)實與增強現(xiàn)實將使檔案的檢索和瀏覽更加具有沉浸感和互動性。同時，隨著協(xié)作、分享等觀念的興起，企業(yè)之間、跨產(chǎn)業(yè)之間的協(xié)作，也將促進檔案數(shù)據(jù)的公開和共享，從而推動社會與科技的發(fā)展。

六、結(jié)語

綜合來看，檔案所具有的證據(jù)性和參考性往往會為社會和單位帶來極大的收益，基于這樣的背景，應按照標準化和信息化開展檔案管理，大力推動檔案管理的時代化規(guī)范進程，竭力挖掘檔案管理標準化的價值。同時，相關部門也不能墨守成規(guī)，要堅持檔案管理與時俱進的原則，從而為中國的美好藍圖貢獻力量。

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作者單位：濟南市城肥清運管理二處作者簡介：劉潔（1980—）女，漢族，山東萊州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。