利用智能技術(shù)提高紙質(zhì)檔案管理效率和水平探析

摘 要：在檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，紙質(zhì)檔案仍然是重要的檔案管理對(duì)象，紙質(zhì)檔案將會(huì)與電子檔案長(zhǎng)期共存。隨著紙質(zhì)檔案數(shù)量飛速增長(zhǎng)，產(chǎn)生巨大管理壓力。文章分析了紙質(zhì)檔案在形成、整理、保管、利用等方面暴露出的現(xiàn)實(shí)問題，并提出利用智能自動(dòng)化技術(shù)提高整理效率、利用智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)提高存儲(chǔ)效率以及完善文檔領(lǐng)域應(yīng)用智能技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)與政策，以規(guī)避當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理難題，提高管理效率與水平。

關(guān)鍵詞：智能檔案管理；紙質(zhì)檔案；智能技術(shù)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、概述

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理領(lǐng)域迎來了轉(zhuǎn)型與升級(jí)的重要契機(jī)，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為當(dāng)前檔案工作的主要目標(biāo)。檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型涵蓋了“增量電子化”和“存量數(shù)字化”兩個(gè)關(guān)鍵方面。所謂“增量電子化”，是指從當(dāng)前時(shí)點(diǎn)起，所有新生成的電子文檔都應(yīng)當(dāng)被有序地收集、保存和管理；“存量數(shù)字化”則指的是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案向數(shù)字格式的轉(zhuǎn)化，對(duì)于那些已經(jīng)完成數(shù)字化的重要檔案，還需要進(jìn)一步推進(jìn)文字和語音識(shí)別工作，以深入挖掘潛在價(jià)值。

在智能技術(shù)突飛猛進(jìn)、新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，一方面，為滿足數(shù)字環(huán)境下高質(zhì)量檔案需求，推動(dòng)檔案事業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨；另一方面，也應(yīng)認(rèn)識(shí)到，紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案時(shí)代的主要管理形態(tài)，在使用習(xí)慣、載體耐久度、歷史文化價(jià)值等方面依然有優(yōu)勢(shì)，在新的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案仍然繼續(xù)存在也必然繼續(xù)存在。尤其在當(dāng)前檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型期，單套制管理模式及其配套技術(shù)尚處于探索階段，紙質(zhì)檔案是許多檔案管理部門電子檔案異質(zhì)保存的優(yōu)先選擇。加上不同領(lǐng)域、不同組織的信息化發(fā)展水平具有差異性，紙質(zhì)檔案在許多領(lǐng)域和組織中依然是重要乃至主要的檔案管理形式，紙質(zhì)檔案和電子檔案長(zhǎng)期共存會(huì)是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段的鮮明特征。當(dāng)下前端業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)檔案數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)，如何利用智能技術(shù)助力紙質(zhì)檔案管理，以解決海量紙質(zhì)檔案整理和保存的現(xiàn)實(shí)難題，是當(dāng)前迫切需要研究和解決的問題。

二、紙質(zhì)檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題分析

1.紙質(zhì)檔案形成和整理成本較高

紙質(zhì)檔案形成和整理工作的特性決定了具有較高的形成和整理成本。紙質(zhì)檔案的形成和整理具有以下特性：一是環(huán)節(jié)繁多，過程重復(fù)。一份文件需要經(jīng)過歸檔、分類、劃分保管期限、賦予檔號(hào)、著錄等多個(gè)環(huán)節(jié)才能成為一份可供利用的檔案，每一份檔案的形成和整理都需要依次重復(fù)上述環(huán)節(jié)；二是高度依賴經(jīng)驗(yàn)。在檔案的歸檔、分類、鑒定等環(huán)節(jié)，檔案工作者需要對(duì)文件、檔案內(nèi)容和反映的實(shí)踐活動(dòng)有一定了解，這意味著檔案的形成和整理質(zhì)量高度依賴檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)知水平；三是以手工方式為主。紙質(zhì)檔案的形成和整理多采用手工方式，一方面，是因?yàn)檫^去檔案數(shù)量相對(duì)較少，若干檔案工作者用手工的方式就可以完成工作；另一方面，主要是受制于社會(huì)整體技術(shù)水平，只能采取人工方式。

隨著社會(huì)發(fā)展，業(yè)務(wù)活動(dòng)趨于復(fù)雜，文件和檔案數(shù)量高速增長(zhǎng)，上述特性引發(fā)了成本過高的問題。而紙質(zhì)檔案形成和整理的成本集中體現(xiàn)為無形的成本，即關(guān)于人的成本。具體來說，一是情緒成本較高的問題。情緒成本在經(jīng)濟(jì)學(xué)中應(yīng)用較多，一般是指經(jīng)濟(jì)行為引發(fā)的負(fù)面情緒。借鑒到檔案學(xué)中則是指由于檔案管理行為引發(fā)的負(fù)面情緒——紙質(zhì)檔案形成和整理環(huán)節(jié)煩瑣、過程機(jī)械重復(fù)，檔案工作者極易淹沒在海量的文件歸檔和檔案整理工作中，極大地消耗著檔案工作者的工作熱情和精力，進(jìn)而產(chǎn)生負(fù)面情緒影響工作；二是成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)成本問題。檔案工作者的精力消耗在了重復(fù)機(jī)械的紙質(zhì)檔案整理工作中，很容易產(chǎn)生職業(yè)懈怠心理，無心也無力繼續(xù)學(xué)習(xí)和進(jìn)修，從而喪失進(jìn)一步成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)；三是培養(yǎng)成本較高的問題。紙質(zhì)檔案的整理非常依賴從業(yè)者的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)知，隨著前端業(yè)務(wù)專業(yè)性不斷加強(qiáng)，若想達(dá)到理想的整理質(zhì)量，對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)時(shí)間和培養(yǎng)資源投入也會(huì)較高。

2.紙質(zhì)檔案保管成本較高

隨著紙質(zhì)檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，保管所需要的成本也隨之急劇增加。紙質(zhì)檔案的保管成本主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，紙質(zhì)檔案保管所需的空間成本。紙質(zhì)檔案數(shù)量迅猛增長(zhǎng)，給很多檔案館（室）的檔案庫(kù)房容量帶來巨大挑戰(zhàn)。近年來，許多檔案部門為了應(yīng)對(duì)庫(kù)房壓力，更好地保管紙質(zhì)檔案，紛紛增加、開設(shè)新的館（室）庫(kù)房。但是，新址即使預(yù)留了較為充裕的庫(kù)房空間，產(chǎn)生速度極快的紙質(zhì)檔案仍給新庫(kù)房帶來了巨大的保管壓力，存滿新庫(kù)房只是時(shí)間問題。同時(shí)，加上居高不下的房?jī)r(jià)成本以及檔案庫(kù)房的特殊建筑與布局要求，建設(shè)、購(gòu)置和租賃大面積、符合相關(guān)規(guī)定的新庫(kù)房，對(duì)于多數(shù)組織存在不小的資金壓力，保管紙質(zhì)檔案的空間成本巨大。

第二，紙質(zhì)檔案保管庫(kù)房的配套成本。檔案庫(kù)房除了配備存放檔案的密集架等檔案用具，還需配置安保設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備、庫(kù)房環(huán)境控制設(shè)備、消防設(shè)備等配套基礎(chǔ)設(shè)施，以保障紙質(zhì)檔案的安全保存。這一系列庫(kù)房配套基礎(chǔ)設(shè)施是紙質(zhì)檔案安全保管的必要條件和必要支出，也是一項(xiàng)較大的保管成本。

第三，設(shè)備設(shè)施的維護(hù)更新成本。紙質(zhì)檔案保管所配套的設(shè)備設(shè)施需要持續(xù)維護(hù)、更換和升級(jí)才能更好地完成使命，以維護(hù)紙質(zhì)檔案的安全可用。設(shè)備設(shè)施的維護(hù)更新成本是一項(xiàng)持續(xù)性的成本，一方面，檔案庫(kù)房的設(shè)備設(shè)施維護(hù)具有專業(yè)性和日常性，需要專業(yè)人員定期維護(hù)才能保證設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行；另一方面，設(shè)備設(shè)施的壽命有限，定期更換和升級(jí)是一項(xiàng)較大的持續(xù)性支出。

3.紙質(zhì)檔案的利用存在局限

由于紙質(zhì)檔案自身的載體性質(zhì)原因，在信息化時(shí)代紙質(zhì)檔案的利用存在一定局限。

一是紙質(zhì)檔案不利于數(shù)據(jù)分析。隨著大數(shù)據(jù)作為新的基礎(chǔ)設(shè)施正在重塑社會(huì)生態(tài)與生產(chǎn)要素，“數(shù)據(jù)化”開始接力“數(shù)字化”，推動(dòng)著社會(huì)新一輪、基于數(shù)據(jù)維度的空間與秩序變革。隨著前端業(yè)務(wù)形態(tài)和文件形成場(chǎng)景的變化，檔案管理模式正經(jīng)歷著“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”劇烈轉(zhuǎn)變的過程中。而紙質(zhì)檔案由于自身載體性質(zhì)原因，無法直接對(duì)檔案的內(nèi)容信息和表征信息展開數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與分析，檔案的深層價(jià)值和信息之間的聯(lián)系無法得到有效利用。

二是紙質(zhì)檔案檢索局限。在檔案利用需求朝著知識(shí)化和智能化方向發(fā)展的趨勢(shì)下，紙質(zhì)檔案在檢索的速度與準(zhǔn)確度方面存在局限性。與紙質(zhì)檔案檢索相匹配的是傳統(tǒng)的檔案著錄規(guī)則，主要面向的是倉(cāng)儲(chǔ)式的庫(kù)房實(shí)體館藏管理，并不注重檔案知識(shí)的表示。而在當(dāng)今數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用需求更多以檔案內(nèi)容為中心，對(duì)檔案檢索在精細(xì)化、全面化上有更高的要求。傳統(tǒng)檔案著錄規(guī)則與當(dāng)前檔案利用需求之間的矛盾，是紙質(zhì)檔案的檢索利用局限的主要表現(xiàn)。

三是紙質(zhì)檔案共享局限。當(dāng)下社會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)復(fù)雜，不同組織和部門合作頻繁，對(duì)檔案的共享需求旺盛。而以實(shí)體形態(tài)存在的紙質(zhì)檔案在利用方面存在排他性，即同一件（卷）紙質(zhì)檔案在規(guī)定的利用時(shí)間內(nèi)只能由一個(gè)個(gè)體或部門利用，紙質(zhì)檔案的排他性造成了其存在共享困難的局限。

三、智能技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用分析

通過分析紙質(zhì)檔案在形成和整理、保管與利用方面的現(xiàn)實(shí)問題，結(jié)合當(dāng)前智能技術(shù)的特點(diǎn)和應(yīng)用現(xiàn)狀，可以從紙質(zhì)檔案的整理、存儲(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)和政策角度探索智能技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用，以規(guī)避傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案管理的局限性，提高紙質(zhì)檔案管理的效率和水平。

1.利用智能自動(dòng)化提高整理效率

智能自動(dòng)化技術(shù)是一種基于人工智能與自動(dòng)化機(jī)器人的技術(shù)，能夠通過模擬人類在某些流程作業(yè)上的操作行為，自動(dòng)執(zhí)行大量重復(fù)性、基于規(guī)則的工作流程任務(wù)。與傳統(tǒng)自動(dòng)化控制技術(shù)不同，該技術(shù)將智能賦予機(jī)械流程作業(yè)，通過對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的模型訓(xùn)練與深度學(xué)習(xí)形成業(yè)務(wù)模型，將業(yè)務(wù)模型內(nèi)置到自動(dòng)化機(jī)器人中，并通過機(jī)器視覺等自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的識(shí)別和處理。智能自動(dòng)化技術(shù)可以適應(yīng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，對(duì)于復(fù)雜、煩瑣的業(yè)務(wù)處理具有較好的適用性，可以大幅提高效率，降低失誤，將工作人員從大量重復(fù)的工作中解放出來。智能自動(dòng)化技術(shù)已應(yīng)用到電力、物流、制造業(yè)等眾多領(lǐng)域。檔案領(lǐng)域智能自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)有了初步的實(shí)際應(yīng)用，在檔案智能篩密、智能文檔管理等部分環(huán)節(jié)、部分領(lǐng)域開啟了積極的探索，利用智能自動(dòng)化技術(shù)到檔案整理已有可學(xué)習(xí)的先例和可依賴的路徑，在技術(shù)實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用實(shí)際等方面具有可行性。

基于當(dāng)前已有案例和技術(shù)基礎(chǔ)，提出了智能自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到檔案整理方面的應(yīng)用功能和技術(shù)框架。在應(yīng)用功能方面，利用智能自動(dòng)化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案自動(dòng)分類、自動(dòng)劃分保管期限、自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)打印歸檔、自動(dòng)裝盒等功能；在技術(shù)框架方面，應(yīng)用“機(jī)器視覺—人工智能—自動(dòng)化”三項(xiàng)技術(shù)可以起到輔助甚至代替人類“眼—腦—手”的作用，技術(shù)框架詳見圖1。上述三項(xiàng)技術(shù)分別對(duì)應(yīng)三個(gè)功能模塊：一是信息采集預(yù)處理模塊。該模塊對(duì)紙質(zhì)檔案圖像展開識(shí)別、預(yù)處理和特征提取，為后續(xù)智能處理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；二是智能處理模塊。該模塊建立在迭代優(yōu)化成熟的檔案業(yè)務(wù)模型基礎(chǔ)上，該模塊利用模型對(duì)識(shí)別提取出的數(shù)據(jù)展開分析并輸出結(jié)果；三是自動(dòng)化終端模塊。該模塊包括自動(dòng)化的傳送裝置、傳感裝置和控制裝置，主要根據(jù)智能處理模塊的輸出結(jié)果實(shí)行紙質(zhì)檔案整理操作。

2.利用智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)提高存儲(chǔ)效率

首先，現(xiàn)代智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展較為成熟，為紙質(zhì)檔案的保管提供了較好的技術(shù)基礎(chǔ)。在制造業(yè)、能源、電商等許多行業(yè)，智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)依托物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)式機(jī)器人、無人運(yùn)輸設(shè)備等智能化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)無人化作業(yè)管理和精細(xì)化密集存儲(chǔ)，在節(jié)省人工和空間成本、提高存儲(chǔ)空間利用率、提升出入庫(kù)效率方面效果顯著。目前，應(yīng)用智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)已經(jīng)成為眾多組織智能化升級(jí)改造的重要一環(huán)，也成為許多企業(yè)降本增效的優(yōu)先選擇。將其他行業(yè)的現(xiàn)代智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)遷移到檔案領(lǐng)域具備較強(qiáng)的可行性：一是現(xiàn)代智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展較為成熟，在眾多行業(yè)都有技術(shù)遷移的成功經(jīng)驗(yàn)，即便是炸藥等存儲(chǔ)要求較高的行業(yè)也取得了較好的應(yīng)用效果；二是紙質(zhì)檔案保管與物流倉(cāng)儲(chǔ)本質(zhì)模式相似，都需經(jīng)歷入庫(kù)、保管、定位揀選、出庫(kù)等流程，都對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境的控制有一定要求；三是檔案庫(kù)房應(yīng)用機(jī)器人助力檔案保管已有一定先例和經(jīng)驗(yàn)，具有較好的接受程度。

其次，在檔案管理的職能走向?qū)I(yè)化、精細(xì)化以及館際聯(lián)動(dòng)和館際共享模式不斷推進(jìn)的基礎(chǔ)上，利用智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)提高紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)效率成為可能。在新興技術(shù)沖擊下，檔案工作發(fā)生巨大變革——檔案數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)、檔案利用需求趨向多元，檔案管理的職責(zé)不斷專業(yè)化和精細(xì)化，檔案部門的存儲(chǔ)職能和服務(wù)職能呈現(xiàn)分離趨勢(shì)。此趨勢(shì)下，檔案部門的形態(tài)也發(fā)生變化，檔案部門可能分化為檔案存儲(chǔ)中心和檔案服務(wù)中心，檔案存儲(chǔ)中心主要負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)，是檔案保管場(chǎng)所，檔案服務(wù)中心負(fù)責(zé)檔案的利用和管理，是檔案利用場(chǎng)所。由此，檔案存儲(chǔ)的專業(yè)化和分化成為可能，通過規(guī)模效應(yīng)降低保管成本，利用智能物流倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)提高保管水平。

3.完善文檔領(lǐng)域應(yīng)用智能技術(shù)的政策與標(biāo)準(zhǔn)

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善文檔領(lǐng)域應(yīng)用智能技術(shù)的相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，是加快智能技術(shù)應(yīng)用、解決當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理難題的必要手段。目前，智能技術(shù)尤其是人工智能的發(fā)展在全球范圍內(nèi)如火如荼，檔案領(lǐng)域應(yīng)用智能技術(shù)在分類、鑒定、利用等方面取得了積極的成果。與智能技術(shù)實(shí)際應(yīng)用狀況相悖的是，在政策和標(biāo)準(zhǔn)層面，檔案領(lǐng)域?qū)τ谥悄芗夹g(shù)的應(yīng)用尚待完善，智能技術(shù)的進(jìn)一步推廣和深度應(yīng)用缺少政策和倫理上的規(guī)范與支撐。

為解決智能技術(shù)應(yīng)用過程中政策和標(biāo)準(zhǔn)缺失導(dǎo)致的制約發(fā)展問題，加快智能技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，尤其是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的改造和升級(jí)，完善文檔領(lǐng)域應(yīng)用智能技術(shù)的相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從以下兩個(gè)方面推進(jìn)：一是加快智能技術(shù)應(yīng)用的法規(guī)制定。目前，我國(guó)并未從法規(guī)層面對(duì)智能技術(shù)的應(yīng)用提供規(guī)范和保障，應(yīng)加快智能技術(shù)應(yīng)用的法規(guī)建設(shè)，為各行業(yè)和領(lǐng)域提供具有普適性的法律規(guī)范；二是借鑒、學(xué)習(xí)國(guó)際上相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)。部分發(fā)達(dá)國(guó)家在文檔領(lǐng)域智能技術(shù)的應(yīng)用已有一些政策成果，我國(guó)可以及時(shí)追蹤、積極借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃新榮，劉亞寧. 推進(jìn)檔案整理“三合一”工作[J].檔案與建設(shè)，2022（10）： 56-59.

[2]張 浩.情緒成本、創(chuàng)業(yè)身份中心性與連續(xù)創(chuàng)業(yè)意愿[J]. 科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理， 2022， 43（06）： 161-177.

[3]金 波，添志鵬. 檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵與特征探析[J]. 檔案學(xué)通訊， 2020（03）： 4-11.

[4]王志宇，趙淑梅，王曉宇. 數(shù)據(jù)管理視角下我國(guó)檔案著錄規(guī)則重構(gòu)探析[J]. 檔案學(xué)研究， 2023（03）： 50-55.

[5]李映天，陳洪亮. 遼寧館：智能篩密系統(tǒng)助力檔案安全保密[J]. 中國(guó)檔案， 2022（06）： 20-21.

[6]邱杰峰，李 喆，劉敬儀. 機(jī)器人技術(shù)在文檔智能管理中的應(yīng)用研究[J]. 中國(guó)檔案， 2022（09）： 68-69.

[7]何愛軍，劉銀蓮，于 靖，等. 智能物流裝備在火炸藥行業(yè)黑燈工廠中的應(yīng)用[J]. 兵工學(xué)報(bào)，2023， 44（S1）： 196-208.

[8]王嘯峰. 檔案庫(kù)房智能管理機(jī)器人可行性研究[J]. 檔案與建設(shè)，2019（03）： 55-56， 59.

[9]孫大東，楊晴晴.“零庫(kù)存”檔案館不可行性分析--兼與韓峰、管東成商榷[J].檔案與建設(shè)，2019（10） ：010 .

[10]安小米，沈 榮.澳大利亞維多利亞州人工智能場(chǎng)景下的文件管理政策及其借鑒[J]. 檔案與建設(shè)，2024（02）： 23-30.

作者單位：中國(guó)交通建設(shè)集團(tuán)有限公司作者簡(jiǎn)介：劉月艷（1982—），女，漢族，陜西渭南人，碩士，副研究館員，研究方向：利用智能技術(shù)提高紙質(zhì)檔案管理效率和水平。