人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：人事檔案管理數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型升級，需要建構(gòu)完善的信息系統(tǒng)。人力資源信息系統(tǒng)的搭建有助于推動人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，實現(xiàn)人事檔案規(guī)范收集和高效利用。當(dāng)前，人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后，信息化管理水平有待提高。因此，應(yīng)從組織建設(shè)、信息技術(shù)更新、人才隊伍建設(shè)等多方面加以推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：人力資源信息系統(tǒng)；人事檔案；高效化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)與各行各業(yè)展開了深度結(jié)合，在人事檔案管理過程中建立人力資源信息系統(tǒng)顯得尤為必要，既符合信息時代發(fā)展大勢，也是提升人事檔案管理質(zhì)量的現(xiàn)實訴求。目前，很多單位在人事檔案管理中將人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)作為重點，在建設(shè)過程中多采用國家或地方組織部門開發(fā)的相關(guān)授權(quán)軟件，既能夠?qū)崿F(xiàn)本單位人事檔案信息的整合，也能夠與組織部門縱向溝通，實現(xiàn)人力資源信息的共享和開發(fā)。因此，新時期各單位在人事檔案管理過程中應(yīng)充分重視建立人力資源信息系統(tǒng)的重要性和必要性，找到當(dāng)前人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用存在不足，并以問題為導(dǎo)向，形成有針對性的措施，更好地發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的價值和作用。

一、人事檔案管理中建立人力資源信息系統(tǒng)的重要性

人事檔案管理對于單位人力資源利用和開發(fā)起著關(guān)鍵性作用，單位在人事管理過程中有必要建立人力資源信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對人事信息的系統(tǒng)整合和開發(fā)，進(jìn)一步簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率。同時，借助人力資源信息系統(tǒng)還可以精準(zhǔn)查找人事檔案，方便人事檔案調(diào)動，減輕人事檔案管理人員工作壓力，為人力資源開發(fā)和利用提供載體。

首先，借助人力資源信息系統(tǒng)有助于簡化人事檔案管理流程。新時期，信息技術(shù)發(fā)展為人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)化和完善提供了全方位的技術(shù)支持，人力資源信息系統(tǒng)也能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，進(jìn)而全面收集各類人事檔案信息。由于人事檔案涉及的內(nèi)容多、主體多，需要人力資源信息系統(tǒng)設(shè)置好相關(guān)路徑，全面收集相關(guān)人事信息，保證人事檔案信息的完整性和真實性。同時，簡化人事檔案管理程序，提高人事檔案信息收集效率。在人力資源信息系統(tǒng)構(gòu)建之初就必須堅持操作簡便的原則，隨時隨地通過人力資源信息系統(tǒng)查詢和調(diào)用相關(guān)人事檔案，解決時空限制問題，能夠為服務(wù)對象提供人事檔案信息在線服務(wù)。

其次，借助人力資源信息系統(tǒng)有助于減輕人事檔案管理人員的工作強度。隨著人事檔案管理的范圍越來越廣，人事信息種類越來越多，對人事檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也提出了新的要求，相應(yīng)的人事檔案管理人員也承擔(dān)著巨大的工作壓力。隨著信息技術(shù)與人事檔案的深度融合，形成的人力資源信息系統(tǒng)能夠為檔案管理人員人事檔案信息收集、分類、整理、開發(fā)利用提供諸多便利條件，既能夠簡化人事檔案管理流程，也能夠節(jié)省人事檔案工作人員的時間和體力，使人事檔案工作變得更為輕松，有效降低人事檔案管理人員的工作壓力和工作強度。

最后，借助人力資源信息系統(tǒng)有助于實現(xiàn)人事檔案信息共享。新時期，人事信息在單位人力資源開發(fā)、人事調(diào)動、干部選拔任用等相關(guān)方面發(fā)揮了越來越重要的作用，更需要檔案管理部門建立人力資源信息系統(tǒng)科學(xué)管理人事檔案信息。一方面，借助人力資源信息系統(tǒng)與單位的相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，全面收集產(chǎn)生的相關(guān)人事信息，并能夠圍繞人力資源開發(fā)和人事干部管理等相關(guān)工作提供必要的檔案信息支持，實現(xiàn)人事檔案信息的內(nèi)部共享；另一方面，與政府的組織部門和人事部門建立橫向聯(lián)系，通過人事檔案信息共享，為組織部門干部調(diào)動、提拔和人事管理等相關(guān)工作開展提供人事檔案信息，方便相關(guān)工作開展，更好地發(fā)揮人事檔案信息的特殊價值和作用。

二、人事檔案管理中人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用不足的體現(xiàn)

目前，在人事檔案管理中，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用還存在著諸多不足，在一定程度上影響了人力資源開發(fā)和相關(guān)工作開展。

首先，部分單位對人事檔案管理中人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用重視程度不足。在信息時代背景下，要求人事檔案管理工作要按照信息化發(fā)展的要求，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善人力資源信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。但是，目前部分單位對于人事檔案工作重視程度不足，沒有圍繞人事檔案管理建立與之相對應(yīng)的人力資源信息系統(tǒng)。一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)對人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用重視程度不足，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理工作就是要管好檔案，確保人事檔案信息安全，人力資源信息系統(tǒng)只是“錦上添花”，并不能發(fā)揮實際作用，沒有為人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)提供必要的資金支持和制度建設(shè)；另一方面，部分分管領(lǐng)導(dǎo)并不屬于人事檔案管理專業(yè)出身，對人事檔案管理流程、人事檔案管理重點以及人力資源信息系統(tǒng)相關(guān)情況了解得不夠全面。

其次，人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，數(shù)據(jù)安全性相對較差。人力資源信息系統(tǒng)是支持人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。目前，雖然部分單位建立了人力資源信息系統(tǒng)，但是缺少后續(xù)的持續(xù)性資金支持，只注重前端建設(shè)，缺少后期維護(hù)，只注重前期資金投入，缺少持續(xù)性的制度支持，致使人力資源信息系統(tǒng)始終難以得到全方位的系統(tǒng)和硬件更新，人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)滯后于時代發(fā)展，難以為人事檔案管理工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。一方面，人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)滯后必然會出現(xiàn)信息錄入緩慢，在操作過程中容易出現(xiàn)死機問題，不僅會耽誤工作人員時間，還降低了人力資源信息系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量；另一方面，在數(shù)據(jù)安全保障方面也容易受到外部的攻擊，由于信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，相應(yīng)的安全軟件沒有得到及時更新，一旦發(fā)生外部攻擊或軟件風(fēng)險，很容易造成人事檔案信息丟失，不利于人事檔案工作的順利開展。

最后，人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后影響了檔案管理效率和質(zhì)量。人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是提升人事檔案信息安全的重要手段，也是后續(xù)人事檔案信息開發(fā)和利用的必備條件。但是，部分單位在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)過程中沒有將數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重點，導(dǎo)致在人事檔案信息收集、存儲、整理方面缺少必要的空間和輔助工具。一方面，人事檔案信息存儲到人力資源信息系統(tǒng)，如果沒有數(shù)據(jù)庫作為保障，一旦信息系統(tǒng)發(fā)生崩潰或更新，容易出現(xiàn)人事檔案信息丟失問題；另一方面，沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫作為保障，就難以分類人事檔案信息，在數(shù)據(jù)提取以及大數(shù)據(jù)開發(fā)利用等方面必然會出現(xiàn)信息遲滯問題，也會影響人事檔案管理效率和質(zhì)量，難以實現(xiàn)人事信息在不同部門之間的合理流動和共享。

三、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用措施

《“十四五”國家信息化規(guī)劃》明確指出，要重視信息化發(fā)展，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)要素價值。該文件為單位人事檔案管理應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)指明了方向。在具體應(yīng)用過程中，既要注重人力資源信息系統(tǒng)的前端建設(shè)，也要加強人力資源信息系統(tǒng)管理。同時，還要強化人力資源信息系統(tǒng)保障，在人、財、物方面給予全力支持，確保人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中真正發(fā)揮作用。

1.注重人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)

（1）系統(tǒng)構(gòu)成

人力資源信息系統(tǒng)在建設(shè)過程中一定要堅持量力而行、可操作性原則，在保障服務(wù)人事檔案管理工作的同時，還要確保真正能夠發(fā)揮作用。從子系統(tǒng)建設(shè)層面看，要具備人事檔案信息收集、整理、職稱評定、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理、人員登錄、勞資管理等相關(guān)子系統(tǒng)；從模塊層面看，應(yīng)包含信息錄入、查詢、維護(hù)、統(tǒng)計、調(diào)用、共享等相關(guān)功能；從人力資源信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫分類看，應(yīng)根據(jù)干部層級分門別類地存儲和管理人事檔案信息。

（2）系統(tǒng)錄入

信息錄入是人力資源信息系統(tǒng)前端的重要工作，在錄入過程中一定要以人事檔案原始材料為依據(jù)，堅持實事求是原則。在人事檔案信息錄入過程中一定要仔細(xì)比對，特別是對重要時間節(jié)點仔細(xì)核對，確保錄入信息與紙質(zhì)材料一致。同時，每年職稱評審工作也要更新部分人事檔案信息，在信息錄入過程中一定要對錄入信息嚴(yán)格把關(guān)，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。一旦出現(xiàn)信息不準(zhǔn)的情況，要及時與人事檔案當(dāng)事人核準(zhǔn)，不能提供佐證材料的應(yīng)召開專門會議，研究并提供相關(guān)依據(jù)，只有符合檔案信息錄入要求才錄入信息。

（3）維護(hù)好系統(tǒng)

隨著信息化的不斷推進(jìn)，人力資源檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到建立人力資源信息系統(tǒng)的重要性和必要性，為了切實保障人力資源信息系統(tǒng)發(fā)揮作用，一定要做好后期的更新和維護(hù)工作，確保硬件設(shè)備設(shè)施能夠滿足人力資源信息系統(tǒng)運行的基本條件。同時，也要主動引進(jìn)相關(guān)安全軟件，切實提升人力資源信息系統(tǒng)的安全性，保障信息安全。還要做好人力資源信息系統(tǒng)的內(nèi)部更新和維護(hù)工作，在信息錄入人力資源信息系統(tǒng)之后，也要定期維護(hù)相關(guān)數(shù)據(jù)，切實保障人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

2.加強人力資源信息系統(tǒng)管理

（1）實施標(biāo)準(zhǔn)化管理

從人力資源信息系統(tǒng)管理的實際角度出發(fā)，完善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，要求檔案管理人員要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程操作，確保人力資源信息系統(tǒng)運行規(guī)范有序。一方面，要結(jié)合人事檔案管理實際需要，制定人力資源信息系統(tǒng)具體操作流程，操作流程要包含人事檔案信息收集、上傳、分類等方面，確保每一個步驟都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平；另一方面，要確保標(biāo)準(zhǔn)化流程能夠真正落地，要與人事檔案管理人員溝通清楚，只有按照操作流程管理人事檔案，才能夠提升人事檔案管理質(zhì)量。

（2）實施高效化管理

將人力資源信息系統(tǒng)嵌入人事檔案管理之中，就是要發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的作用，提高人事檔案管理效率。在人力資源信息系統(tǒng)助力下，可以精準(zhǔn)分類、分級管理人事檔案信息。對于不同類型的人事檔案可以根據(jù)不同特征對其分類存檔，便于后期的調(diào)檔和信息共享，既能夠提高人事檔案管理效率，也能夠節(jié)省檔案管理人員時間。為此，在人力資源信息系統(tǒng)管理方面，要求檔案管理人員要熟悉人力資源信息系統(tǒng)的各項功能，實現(xiàn)精準(zhǔn)化、精細(xì)化管理。

（3）實現(xiàn)動態(tài)化管理

人事檔案管理具有天然的服務(wù)屬性，在服務(wù)過程中要充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的價值和作用，在人力資源信息系統(tǒng)運行過程中要堅持動態(tài)化原則。一方面，人事檔案管理人員要經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門溝通互動，了解相關(guān)部門是否產(chǎn)生了新的人事檔案信息，確保人事檔案信息收集及時；另一方面，要對人力資源信息系統(tǒng)實現(xiàn)動態(tài)化管理。結(jié)合單位人事變動和實際工作調(diào)整，及時更新人事檔案信息，為單位人力資源管理工作提供精準(zhǔn)的人事檔案信息支持，方便單位領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的人事決策，實現(xiàn)人員與崗位的精準(zhǔn)匹配，進(jìn)一步提升人力資源開發(fā)質(zhì)量。

3.強化人力資源信息系統(tǒng)保障

（1）制度保障

制度三分在制定，七分在落實。新時期，在人事檔案管理過程中將人力資源信息系統(tǒng)運用其中，也需要完善的制度作為保障。從制度制定層面看，要圍繞人力資源信息系統(tǒng)的相關(guān)要求，完善與大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)相關(guān)聯(lián)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并對人力資源信息系統(tǒng)使用操作、維護(hù)更新等相關(guān)方面形成相應(yīng)的制度機制，進(jìn)一步提升人力資源信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性；從制度落實層面看，主要領(lǐng)導(dǎo)要對與人力資源信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的制度機制講解宣傳，使管理人員充分認(rèn)識到制度機制建設(shè)的重要性，并在工作中嚴(yán)格按照制度要求開展工作。

（2）人才保障

打鐵還需自身硬。人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中要想發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就需要人事檔案管理人員具備扎實的理論功底和信息素養(yǎng)，能夠熟練操作人力資源信息系統(tǒng)，結(jié)合具體問題提出合理化建議，更好地發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的價值和作用。同時，還要對人才隊伍建設(shè)給予足夠重視，教育培訓(xùn)人事檔案管理人員，圍繞人力資源信息系統(tǒng)制訂培訓(xùn)計劃，進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，更好地完成人事檔案管理工作。

（3）組織保障

主要領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問人事檔案管理工作，召開專門會議研究人力資源信息系統(tǒng)相關(guān)問題，為人力資源信息系統(tǒng)嵌入人事檔案管理提供扎實的組織保障。同時，人事檔案管理部門要增強大局意識和責(zé)任意識，充分發(fā)揮組織的領(lǐng)導(dǎo)核心作用。人事檔案管理部門要協(xié)調(diào)各方，帶領(lǐng)檔案管理人員各司其職，確保相關(guān)工作真正落地，為人力資源信息系統(tǒng)運行創(chuàng)造有利條件，要不怕?lián)?zé)，敢于面對問題，對人力資源管理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的各種問題要善于研究，拿出對策，進(jìn)一步提升人力資源信息系統(tǒng)運行質(zhì)量，為人事檔案管理工作服務(wù)。

四、結(jié)束語

總之，“十四五”規(guī)劃提出“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”?，F(xiàn)代化的本質(zhì)是人的現(xiàn)代化，在這一目標(biāo)指引下，有必要統(tǒng)籌規(guī)劃人的現(xiàn)代化，實現(xiàn)對人力資源的合理利用，使我國從人口大國向人力資源強國邁進(jìn)。在這一背景下，有必要給予人事檔案管理足夠的重視，充分發(fā)揮人力資源信息的價值和作用，為我國高質(zhì)量發(fā)展和中國式現(xiàn)代化作出貢獻(xiàn)。人事檔案管理工作也應(yīng)該主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，加快數(shù)字化、信息化進(jìn)程，主動將人力資源信息系統(tǒng)融入人事檔案管理，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案信息錄入、整合、開發(fā)、利用等方面的優(yōu)勢，進(jìn)一步提升人事檔案管理質(zhì)量，為單位人力資源開發(fā)和人事管理工作提供扎實的信息保障，更好地發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的價值和作用。

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作者單位：延安市人力資源與社會保障信息中心作者簡介：嚴(yán)亮（1980—），男，漢族，陜西延安人，本科，館員，研究方向：檔案管理。