數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理可行性分析

摘 要：隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，人民生活水平日益提高，購買不動產(chǎn)成為人們鞏固個人財產(chǎn)的首選。不動產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，給不動產(chǎn)管理部門帶來新的挑戰(zhàn)，尤其是不動產(chǎn)檔案管理部門。隨著大量不動產(chǎn)交易及產(chǎn)權(quán)變更頻繁出現(xiàn)，不動產(chǎn)檔案管理工作量大幅增加，管理難度也上升到新的水平。步入數(shù)字化時代，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于不動產(chǎn)檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，降低不動產(chǎn)檔案管理成本，有效發(fā)揮檔案資源的社會價值和經(jīng)濟價值。數(shù)字化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。文章以數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用可行性為切入點，剖析數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用范圍及優(yōu)勢，并針對當(dāng)前數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理存在的問題，提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案；數(shù)字化；可行性；

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

隨著時代的進步，數(shù)字化技術(shù)得到普遍應(yīng)用。在檔案管理工作中，采用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等信息化設(shè)備設(shè)施和數(shù)字技術(shù)已經(jīng)形成了一種全新的檔案管理模式——數(shù)字化檔案管理。檔案管理工作人員通過掃描儀等數(shù)字設(shè)備設(shè)施，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔、圖表掃描、錄入形成電子數(shù)據(jù)，并保存于計算機，通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送給所需單位、部門及用戶，充分實現(xiàn)了檔案資源共享，體現(xiàn)檔案資源價值。

不動產(chǎn)檔案作為一種專屬檔案，與不動產(chǎn)權(quán)益人有著緊密聯(lián)系，與人們生活息息相關(guān)，其管理質(zhì)量高低直接影響不動產(chǎn)市場能否健康發(fā)展、社會穩(wěn)定等諸多問題。針對傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理中存在的資料更新慢、檢索難、使用不便的弊端，數(shù)字技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用是解決上述問題的最佳方法。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理是一種全新的管理模式，是時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是滿足社會對不動產(chǎn)檔案需求的創(chuàng)新管理方式。

一、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

數(shù)字化檔案管理主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、圖表通過數(shù)字設(shè)備，以掃描、壓縮、轉(zhuǎn)換以及錄入等方式，制作成數(shù)字化文件儲存在網(wǎng)絡(luò)中，并可以不受時間、空間限制在網(wǎng)絡(luò)中查詢和下載。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理，提高了檔案管理的使用效率，保證了儲存不動產(chǎn)信息的完整性和準(zhǔn)確性，讓不動產(chǎn)檔案信息可以在不同的部門、地區(qū)實現(xiàn)快速傳遞，最大程度體現(xiàn)了不動產(chǎn)檔案的社會價值、經(jīng)濟價值和使用價值。

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案

數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理工作的第一步，是將原有文檔、圖表等紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在確認(rèn)原有檔案資料完整、準(zhǔn)確后，通過掃描儀等設(shè)備進行數(shù)字化處理，按時間、類型展開分類并儲存。針對那些因年代久遠或保存不善導(dǎo)致內(nèi)容缺失、破損的檔案資料，需要展開修復(fù)，而部分照片不清晰、字跡模糊的檔案，則要通過相關(guān)軟件實現(xiàn)高度還原，以此確保轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性、完整性，也是保障不動產(chǎn)權(quán)益人的必要手段。

2.對不動產(chǎn)檔案科學(xué)、合理分類

不動產(chǎn)檔案有其特殊性，按照不動產(chǎn)種類及用途劃分為不同的類型。在統(tǒng)計不動產(chǎn)檔案時，不僅要統(tǒng)計數(shù)量，還要實施分類統(tǒng)計，才能確保檔案真實、準(zhǔn)確。一旦發(fā)生分類混淆，會給檔案管理工作帶來混亂，加大用戶檢索、查找資料的難度，在社會上產(chǎn)生不利影響。如何科學(xué)、合理地開展不動產(chǎn)檔案分類，方便用戶查找使用，一直是檔案管理工作人員思考的問題。在對不動產(chǎn)檔案開展數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理人員要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，按不動產(chǎn)檔案類型科學(xué)分類，在不動產(chǎn)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，合理劃分檔案類型，并分門別類存儲，設(shè)置搜索目錄，以便于廣大用戶的使用和查閱。

3.不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)上傳

不動產(chǎn)檔案在經(jīng)過收集、分類整理后，最終匯集到檔案管理部門實施集中管理。傳統(tǒng)檔案管理中，不動產(chǎn)檔案管理工作人員要按照不同類型對檔案展開編號，以便于查找。在數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理模式下，經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案資料會通過網(wǎng)絡(luò)上傳至終端或者數(shù)據(jù)平臺。在統(tǒng)一檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌規(guī)劃不動產(chǎn)檔案管理各個工作環(huán)節(jié)，開展數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為滿足用戶跨區(qū)域業(yè)務(wù)辦理需求，不動產(chǎn)檔案管理部門要同時開設(shè)線上和線下辦公途徑，以滿足用戶的不同需求。在完成不動產(chǎn)檔案資料的數(shù)字化錄入后，形成不動產(chǎn)數(shù)字化檔案，并將檔案信息數(shù)據(jù)上傳，為用戶的線上查詢、使用等服務(wù)功能提供數(shù)據(jù)支持，以此不斷提升不動產(chǎn)管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

4.搭建不動產(chǎn)檔案資源共享平臺

不動產(chǎn)檔案管理部門的工作與城市建設(shè)、規(guī)劃等相關(guān)單位有著緊密聯(lián)系，并為城市發(fā)展提供翔實的信息數(shù)據(jù)。因此，不動產(chǎn)檔案管理部門要與相關(guān)單位實施信息共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在頻繁使用、移交過程中，極易出現(xiàn)丟失、破損甚至是被盜取的情況，為了規(guī)避以上弊端，不動產(chǎn)檔案數(shù)字化平臺建設(shè)勢在必行。通過與相關(guān)單位共同實現(xiàn)數(shù)字化平臺的搭建，實現(xiàn)了不動產(chǎn)檔案資源共享，加強了檔案管理部門和相關(guān)單位、企業(yè)的緊密聯(lián)系，信息數(shù)據(jù)互通有無，打破了信息壁壘，保證了檔案信息高效、快捷、安全傳遞。

二、數(shù)字技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的重要作用

1.有效提高不動產(chǎn)檔案管理效率

我國社會主義市場經(jīng)濟的繁榮，帶動了不動產(chǎn)交易市場快速發(fā)展。不動產(chǎn)檔案管理部門的工作量與日俱增，不斷新增及變更的檔案信息耗費了大量的人力和時間。傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下不動產(chǎn)市場發(fā)展要求。不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)成為大勢所趨。通過數(shù)字技術(shù)對紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，并有序排列、分類，儲存在計算機中，可以節(jié)省大部分人工操作時間，并降低了對存儲空間的要求，在保證不動產(chǎn)檔案安全的同時，提高了不動產(chǎn)檔案管理效率和檔案信息的利用率。

2.降低不動產(chǎn)檔案管理成本

購置不動產(chǎn)已經(jīng)成為當(dāng)前人們鞏固個人資產(chǎn)所采用的普遍方式，不動產(chǎn)市場的持續(xù)繁榮發(fā)展，給不動產(chǎn)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。不斷激增的不動產(chǎn)檔案資料從收集、整理環(huán)節(jié)就需要耗費大量的人力、物力及儲存空間，給檔案管理部門帶來了極大的壓力。而數(shù)字技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的運用，借助掃描、大數(shù)據(jù)分析、云存儲等技術(shù)手段，有效降低了檔案管理部門的人工和時間、存儲成本以及對紙質(zhì)資源的需求。

3.為廣大用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的便捷服務(wù)

數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理模式，是通過數(shù)字技術(shù)將紙質(zhì)檔案資料向數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，在建立統(tǒng)一不動產(chǎn)檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)過程中，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案收集、整理、分類、儲存全部流程數(shù)字化操作，并搭建網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，方便用戶查找、搜索所需信息，并能夠?qū)Σ糠謨?nèi)容開展線上溝通交流。由此可見，數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理，在確保不動產(chǎn)檔案信息完整性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，為相關(guān)單位、部門及廣大用戶提供了高效、優(yōu)質(zhì)的便捷服務(wù)。

三、構(gòu)建不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可行性的基礎(chǔ)

不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理本身就具備較高的可行性，但在網(wǎng)絡(luò)的不安全和不穩(wěn)定因素影響下，其可行性就需要建立在三個原則基礎(chǔ)上，分別為技術(shù)支撐、客觀需求以及可操作性強。

1.技術(shù)支撐

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下都有了明顯的成長和發(fā)展，數(shù)字化數(shù)據(jù)庫是各個行業(yè)獲取信息和發(fā)布信息的主要平臺。當(dāng)前，我國許多地區(qū)的不動產(chǎn)大多是以建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺作為數(shù)字化平臺的實施方式，該平臺在整合每一個部門信息資源的同時，各個職能部門還可以實現(xiàn)不動產(chǎn)信息的有效交互，從而促使不動產(chǎn)相關(guān)工作更加有效實施。

2.客觀需求

不動產(chǎn)檔案實行數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)最大化的資源利用率，降低人力和物力資源的投入。相關(guān)部門可以在建立不動產(chǎn)平臺時按照不同地區(qū)、不同類型的不動產(chǎn)檔案展開分類，讓記錄不動產(chǎn)信息、修改不動產(chǎn)信息和使用不動產(chǎn)信息的效率得到顯著提高，讓傳統(tǒng)煩瑣的檔案管理工作變得簡單，實現(xiàn)最優(yōu)化管理。

3.可操作性強

就目前而言，計算機的發(fā)展仍然非常迅速，軟件、硬件以及數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施的更新速度非常快，為檔案數(shù)字化管理提供了網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代辦公設(shè)備。借助計算機的儲存特點，數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)可以具備資源內(nèi)部共享、查詢登錄服務(wù)、信息錄入服務(wù)等功能，能夠顯著提高使用者和信息提供者的工作效率。除此之外，因為數(shù)字化檔案管理是以數(shù)字化形式儲存不動產(chǎn)信息，信息本身并不會存在缺損和老化的問題，所以無論是存放多久的檔案，其信息內(nèi)容都會非常完整。因此，數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理有著顯著的可行性。

四、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用策略

1.建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)

進入數(shù)字化時代，數(shù)字技術(shù)的廣泛運用給各行各業(yè)帶來便捷、高效的同時，也引發(fā)了大眾對信息安全的高度重視。不動產(chǎn)檔案信息因其具備較高的經(jīng)濟價值更是備受矚目。在不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)中，由于受地域差別等諸多因素影響，各地區(qū)不動產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)進程有所差異，導(dǎo)致在不動產(chǎn)檔案信息錄入時缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不動產(chǎn)檔案管理部門要在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，設(shè)立統(tǒng)一檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)。首先，在原有紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案在編排、整理過程中完全一致。其次，通過數(shù)字技術(shù)按照不動產(chǎn)類型統(tǒng)一標(biāo)注不動產(chǎn)檔案資料，以方便用戶快速查找、遠程調(diào)閱。最后，不動產(chǎn)檔案管理部門要關(guān)注數(shù)字技術(shù)的更新?lián)Q代，及時升級維護數(shù)字技術(shù)，確保數(shù)字技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的高效運用，推動不動產(chǎn)檔案管理的健康、穩(wěn)定開展。

2.完善不動產(chǎn)檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

不動產(chǎn)檔案的利用率，隨著近年來不動產(chǎn)市場的快速發(fā)展而得到了大幅提高。不動產(chǎn)檔案在維護不動產(chǎn)權(quán)益人的合法權(quán)益、明確不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬、不動產(chǎn)糾紛中起到了決定性作用，是真實有效的依據(jù)。不動產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要在相關(guān)法律法規(guī)的支持下不斷推進。完善不動產(chǎn)檔案相關(guān)法律法規(guī)，是確保不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)合法運用的前提。不動產(chǎn)檔案管理法律法規(guī)的不斷完善，也將確保不動產(chǎn)所有人權(quán)益在受到不法侵害時，可以通過法律武器，捍衛(wèi)自身正當(dāng)權(quán)益。

3.增強不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理安全意識

不動產(chǎn)檔案有其特殊性，記錄了不動產(chǎn)權(quán)益所屬人、不動產(chǎn)使用面積等私密信息，具有較高的社會價值和經(jīng)濟價值，如果被不法分子獲取以謀取不正當(dāng)利益，將會給不動產(chǎn)所有人帶來經(jīng)濟損失。數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，提高了檔案管理效率的同時，也帶來了一定的安全隱患。數(shù)字化技術(shù)是以計算機、互聯(lián)網(wǎng)等為基礎(chǔ)，容易受到黑客等不法分子的網(wǎng)絡(luò)入侵，造成不動產(chǎn)檔案資料被泄露或篡改。因此，不動產(chǎn)檔案管理部門要重視檔案安全。第一，要加強對檔案管理工作人員的安全、保密教育，樹立安全防范意識，制定嚴(yán)格的檔案管理工作流程，尤其要在檔案外借、轉(zhuǎn)交、存儲等環(huán)節(jié)嚴(yán)格管控，設(shè)置專人負責(zé)。第二，要在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中建立防火墻，通過殺毒軟件等防止計算機病毒入侵。第三，通過訪問密碼設(shè)置、人臉識別等措施，嚴(yán)格限制保密級別較高的不動產(chǎn)檔案訪問權(quán)限。第四，專網(wǎng)專用，設(shè)置內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)登錄操作，嚴(yán)防不法分子通過外部網(wǎng)絡(luò)實施入侵。

4.搭建不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化平臺，實現(xiàn)檔案資源共享

不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的需要，為了提高不動產(chǎn)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案資源社會價值和經(jīng)濟價值，搭建不動產(chǎn)檔案數(shù)字化平臺勢在必行。通過數(shù)字化平臺，可以快速將不動產(chǎn)信息傳遞給相關(guān)單位、部門，同時縮短了用戶查找檔案資料的時間，提高了檔案利用率，實現(xiàn)檔案資源共享。

5.完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作，需要完善數(shù)字化設(shè)備設(shè)施。首先，不動產(chǎn)檔案管理部門要加大資金投入，確保計算機、掃描儀等硬件設(shè)備的采購。同時，還要完善軟件、管理系統(tǒng)、信息安全等；其次，建立完整的網(wǎng)絡(luò)信息平臺維護制度，由專門的網(wǎng)絡(luò)維護人員定時維護數(shù)字化不動產(chǎn)檔案平臺，確保數(shù)字化不動產(chǎn)檔案平臺系統(tǒng)的正常運行，提升檔案資料的有效性；最后，不斷更新和研發(fā)數(shù)字化檔案管理軟件，并按照不動產(chǎn)檔案的實際管理需求，及時更新軟件，確保數(shù)字化檔案管理的有效性。

6.注重專業(yè)人才培養(yǎng)

數(shù)字化時代對不動產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員不僅要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理專業(yè)知識，還要熟練掌握數(shù)字化技術(shù)。不動產(chǎn)檔案管理部門要重視專業(yè)人才培養(yǎng)，一方面，要對原有工作人員加強數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠勝任數(shù)字化檔案管理工作；另一方面，要從外部招聘數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才，加強專業(yè)團隊建設(shè)，保障人才的充足。

五、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，提高了檔案管理效率，降低了檔案管理成本，為相關(guān)單位、部門及用戶提供了高效、快捷的服務(wù)，提高了檔案利用率。不動產(chǎn)檔案管理部門要順應(yīng)時代發(fā)展要求，加強不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，制定統(tǒng)一不動產(chǎn)檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)，強化檔案管理安全防范，搭建檔案資源共享平臺，培養(yǎng)專業(yè)管理人才，以保證數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理工作健康、穩(wěn)定開展，充分發(fā)揮其社會價值和實用價值。

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作者單位：濱州市不動產(chǎn)交易登記中心

作者簡介：藺江勇（1978—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。