摘 要:安全建設(shè)是檔案工作的生命線。文章從對(duì)安全保護(hù)的有關(guān)要求出發(fā),認(rèn)為檔案安全保護(hù)形勢(shì)不容樂(lè)觀,主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)貫穿于信息化過(guò)程、開發(fā)利用、數(shù)據(jù)傳輸以及檔案保護(hù)等環(huán)節(jié)。為發(fā)揮好檔案在推動(dòng)治理能力現(xiàn)代化方面的獨(dú)特作用,需要從深化思想認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)、夯實(shí)安全基礎(chǔ)、提升安全素養(yǎng)、強(qiáng)化信息保護(hù)等方面予以改進(jìn),確保檔案實(shí)體和信息“零風(fēng)險(xiǎn)”。
關(guān)鍵詞:檔案保護(hù);風(fēng)險(xiǎn)管理;災(zāi)害應(yīng)對(duì)
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
《檔案法實(shí)施條例》指出,要為不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案數(shù)字資源的收集、長(zhǎng)期安全保存和有效利用提供保障,為新時(shí)代做好檔案管理保護(hù)工作提供了基本遵循。安全保護(hù)是檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié),本文從實(shí)踐出發(fā),系統(tǒng)梳理存在的問(wèn)題,并提出解決對(duì)策,以期為檔案保管和安全建設(shè)提供一定的理論參考。
一、做好檔案保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)的必要性
檔案保護(hù)機(jī)制建設(shè)是推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求,也是提高檔案服務(wù)能力的重要抓手。
1.國(guó)家檔案治理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求
《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出,強(qiáng)化檔案安全保護(hù)工作,提升檔案數(shù)字資源安全管理能力。這一表述為檔案保護(hù)機(jī)制的構(gòu)建提供了法律基礎(chǔ)。檔案作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的真實(shí)記錄,在提升治理效能、優(yōu)化治理體系建設(shè)上發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前,國(guó)家治理體系對(duì)檔案管理工作的要求與日俱增,發(fā)揮檔案價(jià)值、賦能經(jīng)濟(jì)的任務(wù)越來(lái)越艱巨,但檔案安全與國(guó)家治理能力要求還有一定的差距,需要轉(zhuǎn)變管理模式,探索一條加強(qiáng)檔案保護(hù)規(guī)范化管理的有效路徑,積極發(fā)揮檔案在推動(dòng)治理體系建設(shè)、提升治理能力中的支撐性作用,有效助力經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
2.發(fā)揮檔案價(jià)值可持續(xù)發(fā)展的基本要求
檔案不僅具有重要史料價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值,還具有教育價(jià)值、憑證價(jià)值。保管好檔案資源是這些價(jià)值發(fā)揮的基本要求。檔案涉及門類多,形成年代、載體形式、內(nèi)容構(gòu)成不盡相同,采取的保護(hù)技術(shù)也相應(yīng)不同。比如,對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō),要加強(qiáng)線上利用保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用,加強(qiáng)防磁技術(shù)應(yīng)用;對(duì)于利用率較高的檔案,要加強(qiáng)數(shù)字化過(guò)程中檔案數(shù)據(jù)安全保管。因此,檔案保護(hù)機(jī)制不僅要滿足檔案分級(jí)需要,還要滿足個(gè)性化保護(hù)需求,提升檔案保護(hù)的針對(duì)性和有效性,充分發(fā)揮其價(jià)值作用。
3.改善檔案保護(hù)現(xiàn)狀的必然要求
長(zhǎng)期以來(lái),對(duì)檔案重視程度不夠,造成安全保管機(jī)制、庫(kù)房條件以及保護(hù)技術(shù)落后于時(shí)代發(fā)展。歸根到底是由于檔案工作投入的人力、物力、財(cái)力與檔案安全保護(hù)之間的不平衡矛盾造成的。進(jìn)入新時(shí)代,雖然檔案安全管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍,檔案管理基礎(chǔ)進(jìn)一步夯實(shí),檔案發(fā)展環(huán)境得以優(yōu)化,但對(duì)照《數(shù)據(jù)安全法》的要求,檔案安全管理底子依然薄弱?;诖?,構(gòu)建現(xiàn)代化的保護(hù)機(jī)制,發(fā)揮制度在檔案管理中的重要作用,改善檔案保護(hù)落后局面成為必須解決的時(shí)代課題。
二、檔案保護(hù)中的風(fēng)險(xiǎn)要素分析
1.信息化過(guò)程性風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求,傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化樣式,發(fā)揮檔案在數(shù)字社會(huì)中的基礎(chǔ)性作用。但是,在檔案信息化過(guò)程中,檔案保護(hù)面臨著一系列技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)。一是真實(shí)性問(wèn)題。檔案信息在流通環(huán)節(jié)可能因技術(shù)問(wèn)題或者操作失誤,造成原始數(shù)據(jù)損壞。在數(shù)字化加工過(guò)程中,涉及環(huán)節(jié)和人員眾多,也會(huì)因制度性障礙或者溝通不順暢等問(wèn)題,影響檔案信息的真實(shí)性;二是完整性問(wèn)題。檔案數(shù)據(jù)可能因外部病毒攻擊、人為操作失誤等因素,導(dǎo)致檔案完整性遭受破壞;三是可用性問(wèn)題。信息技術(shù)因格式異構(gòu)、技術(shù)缺陷等原因,造成信息不能被及時(shí)查詢、使用和正確檢索,影響檔案利用效率。
2.開發(fā)利用中的風(fēng)險(xiǎn)
開發(fā)利用的主體是人,因而安全風(fēng)險(xiǎn)主要是人為因素和主觀能動(dòng)性不足造成的。一方面,檔案工作者安全保護(hù)意識(shí)不強(qiáng),缺乏必要的職業(yè)道德或紅線意識(shí),可能導(dǎo)致檔案涉密信息被泄露,觸犯相關(guān)法律法規(guī),給工作帶來(lái)不可挽回?fù)p失;另一方面,技術(shù)不熟練、學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)、對(duì)安全問(wèn)題重視程度不夠等主觀性因素,成為失泄密的重要原因。比如利用者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜,網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備設(shè)施配備不齊全,非安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易造成數(shù)據(jù)被泄露。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)選擇不合理,造成信息資源被非法訪問(wèn)或流失,給信息資源的完整性和可靠性帶來(lái)極大隱患。
3.數(shù)據(jù)傳輸中的風(fēng)險(xiǎn)
信息化實(shí)現(xiàn)檔案從物理形態(tài)向數(shù)字形態(tài)的轉(zhuǎn)變,在數(shù)據(jù)流通流轉(zhuǎn)過(guò)程中,外部網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)介質(zhì)都存在安全風(fēng)險(xiǎn),主要表現(xiàn)在:一是傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)攔截造成的檔案泄密與損害,無(wú)法保證檔案的真實(shí)性和完整性。二是在檔案數(shù)據(jù)利用和復(fù)制過(guò)程中,極易出現(xiàn)被惡意篡改問(wèn)題,損害檔案真實(shí)性。三是技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)故障問(wèn)題,易造成數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象,如上傳過(guò)程中部分?jǐn)?shù)據(jù)因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題導(dǎo)致不完整,不利于后續(xù)的利用和管理。四是外部網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)隱患。比如病毒、木馬入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,檔案數(shù)據(jù)被篡改或者丟失,不利于保障檔案的可用性。
4.檔案保存中的風(fēng)險(xiǎn)
檔案數(shù)據(jù)相較于紙質(zhì)檔案在保存中更易導(dǎo)致?lián)p害和丟失。一是數(shù)據(jù)備份不到位。例如,硬盤故障、數(shù)據(jù)破損或不當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)刪除,導(dǎo)致大量檔案數(shù)據(jù)面臨著永久丟失的風(fēng)險(xiǎn);二是硬軟件不兼容。信息化設(shè)備設(shè)施和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更新不及時(shí),新質(zhì)檔案資源無(wú)法與舊系統(tǒng)兼容,影響檔案長(zhǎng)期利用與保存。
5.制度建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)
制度建設(shè)是信息安全內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)安全控制目標(biāo),通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序,對(duì)檔案保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是,制度建設(shè)的滯后性,給檔案保護(hù)帶來(lái)了隱患,主要原因是政策制度的出臺(tái)落后于技術(shù)創(chuàng)新實(shí)踐的步伐,決策者對(duì)新技術(shù)的關(guān)注和分析能力不足,導(dǎo)致制度弱化的問(wèn)題突出。
三、檔案保護(hù)中風(fēng)險(xiǎn)要素原因剖析
1.思想認(rèn)識(shí)不深刻
對(duì)檔案工作的不重視是長(zhǎng)期以來(lái)制約檔案安全保管的重要阻礙。主要表現(xiàn)在:(1)檔案法治意識(shí)較為薄弱。對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等關(guān)于檔案安全的相關(guān)規(guī)定不了解,思想認(rèn)識(shí)未能達(dá)到應(yīng)有高度;(2)對(duì)檔案領(lǐng)域防范化解重大風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠,檔案隨意丟棄現(xiàn)象突出,安全建設(shè)尚未引起足夠重視;(3)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠,這種思想影響了檔案保護(hù)機(jī)制的構(gòu)建。
2.要素建設(shè)不充分
一是基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)。檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施短板較為明顯,距離規(guī)范化建設(shè)尚有較大差距。比如有的地區(qū)甚至沒(méi)有專用庫(kù)房或者庫(kù)房較小,檔案柜數(shù)量不充足,存在文件材料隨意堆放在地的情況。防潮、防盜、防蟲等效果不佳,達(dá)不到檔案庫(kù)房管理“十防”要求,有的單位將檔案室當(dāng)倉(cāng)庫(kù)或者與儲(chǔ)物間混用,物品堆放雜亂無(wú)序,各項(xiàng)防護(hù)措施難以落實(shí),安全隱患突出,難以滿足檔案安全保管利用需求;二是人員素質(zhì)差距大。檔案管理人員不足困擾檔案工作提質(zhì)增效。檔案人員多為兼職,投入檔案工作的精力較少,在思想上未能充分認(rèn)識(shí)安全工作的重要性。檔案人員接受安全教育的機(jī)會(huì)較少,參加專業(yè)化培訓(xùn)多為檔案的收集、整理與利用,對(duì)安全建設(shè)強(qiáng)調(diào)不夠;三是財(cái)政投入不充足。受限于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平,對(duì)檔案工作專項(xiàng)投入不足,造成檔案安全保管設(shè)備設(shè)施建設(shè)上遇到資金瓶頸。比如有的地區(qū)將本屬于檔案安全專項(xiàng)資金用于其他工作,財(cái)政撥款金額無(wú)法負(fù)擔(dān)安全建設(shè)費(fèi)用,加之對(duì)安全建設(shè)投入意愿較低,使得檔案安全保護(hù)短板越來(lái)越明顯。
3.安全機(jī)制不健全
制度不健全、管理松散、缺少監(jiān)督是構(gòu)建檔案安全機(jī)制的一大障礙。從制度上來(lái)看,檔案安全制度較為陳舊,對(duì)信息化條件下如何做好安全建設(shè)思考的不夠深入,未能充分體現(xiàn)在制度建設(shè)上;從管理上看,造成檔案收集不全、立卷歸檔不及時(shí)、文件資料損壞、存放管理混亂等情況較為普遍;從監(jiān)督上看,上級(jí)主管部門和單位領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檢查力度不夠,缺乏日常行之有效的監(jiān)督手段,多停留在口頭強(qiáng)調(diào),缺乏深入思考檔案風(fēng)險(xiǎn)隱患的意識(shí)。
4.技術(shù)應(yīng)用不充分
隨著信息技術(shù)廣泛應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)黑客、信息攻擊時(shí)有發(fā)生,但目前檔案安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)較為滯后,未能利用好信息技術(shù)成果,提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。比如殺毒軟件更新不及時(shí),易受到網(wǎng)絡(luò)病毒入侵;新的安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用不到位,區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)尚未完全被納入檔案安全體系,技術(shù)防護(hù)能力落后于數(shù)字時(shí)代發(fā)展。
四、檔案保護(hù)中的災(zāi)害應(yīng)對(duì)策略分析
面向檔案治理新要求,要針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患,靶向施策,提高檔案保護(hù)水平。
1.持續(xù)深化安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
檔案安全是檔案事業(yè)的根基,維護(hù)檔案安全就是維護(hù)歷史安全。管理部門要從講政治的高度,充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)檔案保護(hù)工作的重大意義,增強(qiáng)做好檔案保護(hù)工作的政治自覺(jué)、思想自覺(jué)和行動(dòng)自覺(jué)。要客觀看待工作實(shí)際,準(zhǔn)確把握檔案工作基本要求,加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別管控和潛在隱患排查治理,堅(jiān)持守土有責(zé)、守土明責(zé)、守土盡責(zé)。要始終牢記保護(hù)是檔案工作的生命線和底線,把安全作為謀劃推動(dòng)工作的首要因素,將保護(hù)意識(shí)貫穿檔案工作的全過(guò)程各方面,時(shí)時(shí)繃緊安全之弦。要始終堅(jiān)持一把手親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓,加強(qiáng)安全警示教育,建立完善的安全制度,確保檔案實(shí)體和信息絕對(duì)安全,處處守好安全防線。
2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)
要將新技術(shù)全方位地融入風(fēng)險(xiǎn)隱患環(huán)節(jié),做好信息資源全流程保護(hù)管理。
一是在環(huán)境安全保護(hù)上下功夫。(1)做好數(shù)字化場(chǎng)所安全管理。加工場(chǎng)所符合檔案“十防”等安全管理要求,配足視頻監(jiān)控設(shè)備,確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無(wú)監(jiān)控死角。(2)嚴(yán)格執(zhí)行調(diào)卷和歸卷程序,規(guī)范實(shí)體檔案現(xiàn)場(chǎng)管理,做好實(shí)體檔案出庫(kù)入庫(kù)的全過(guò)程監(jiān)督管理。(3)做好從業(yè)人員資格審查,簽訂《保密協(xié)議》,開展保密工作培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),確保數(shù)字化從業(yè)人員的素質(zhì)、技術(shù)均能滿足崗位需求。(4)做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全管理,加強(qiáng)電子檔案“四性檢測(cè)”,確保真實(shí)性、安全性。實(shí)行局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)“三網(wǎng)隔離”,配足相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。要著力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)專庫(kù)建設(shè)和分級(jí)管理,對(duì)重要數(shù)據(jù)采取異質(zhì)異地備份。
二是在設(shè)備設(shè)施安全保護(hù)上下功夫。(1)確保所有軟件來(lái)源可信,并及時(shí)更新修復(fù)已知的安全漏洞,同時(shí),使用先進(jìn)的加密技術(shù)保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù),防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)或竊取。(2)做好設(shè)備的存儲(chǔ)與備份。利用RAID技術(shù)和冗余備份策略,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在硬件發(fā)生故障時(shí)不會(huì)丟失。
三是在信息內(nèi)容保護(hù)上下功夫。嚴(yán)格信息系統(tǒng)安全管理,身份鑒別、訪問(wèn)控制、安全審計(jì)以及邊界安全防護(hù)等措施要符合國(guó)家要求。及時(shí)更新病毒庫(kù),常態(tài)化做好軟件優(yōu)化升級(jí),提升抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。用好新一代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)共享、流通過(guò)程中的安全防護(hù)問(wèn)題,探索將區(qū)塊鏈、“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)融入應(yīng)用場(chǎng)景,提高信息防篡改能力。比如采用數(shù)字簽名和哈希驗(yàn)證技術(shù),確保檔案內(nèi)容在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全,并定期檢測(cè)數(shù)據(jù)狀態(tài),保證信息安全。
3.強(qiáng)化實(shí)體檔案安全保護(hù)
一是落實(shí)好安全保密各項(xiàng)制度。制定風(fēng)險(xiǎn)隱患控制措施,落實(shí)檔案庫(kù)房安全責(zé)任制,以制度落實(shí)筑牢檔案安全屏障,嚴(yán)格按照新修訂的《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)一步完善檔案庫(kù)房、消防安全、安全保密以及利用查詢等各項(xiàng)規(guī)章制度,確保檔案安全制度落到實(shí)處,把檔案安全貫穿于檔案接收、保管和利用等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)之中。不斷強(qiáng)化制度執(zhí)行力,嚴(yán)格執(zhí)行“雙人出入庫(kù)”制度,切實(shí)做好檔案清點(diǎn)、消毒、上架,規(guī)范填寫檔案移交登記表、檔案調(diào)卷單,定期開展庫(kù)房巡查,并做好檔案進(jìn)出庫(kù)房記錄、檔案資料蟲霉定期檢查、庫(kù)房巡查記錄等工作臺(tái)賬。
二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。落實(shí)檔案庫(kù)房“九防”管理要求,安裝防盜門、干粉滅火器等設(shè)備設(shè)施,在利用場(chǎng)所配置監(jiān)控,最大程度地改善檔案保管條件。要著力提升檔案庫(kù)房存量,建立獨(dú)立檔案室或庫(kù)房,分開辦公、整理、閱覽、存儲(chǔ)功能區(qū),消防、安全防護(hù)、溫濕監(jiān)控及視頻監(jiān)控24小時(shí)運(yùn)行,有效控制庫(kù)房溫濕度,做好汛期檔案防雨、防潮和防霉工作。
4.著力提升管理人員素養(yǎng)
一是扎實(shí)做好檔案管理人員培訓(xùn),提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。定期舉辦機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)新修訂的《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等,深化對(duì)檔案工作的理性認(rèn)識(shí),及時(shí)了解檔案安全管理工作內(nèi)容,推動(dòng)管理方式與時(shí)俱進(jìn),充分調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的積極性;二是提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能以及區(qū)塊鏈等開展專題培訓(xùn),加強(qiáng)實(shí)踐操作,進(jìn)一步明晰信息化時(shí)代檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)隱患,提高防范和化解重大安全隱患的能力。
5.深化要素,保障體系建設(shè)
一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)頂層統(tǒng)籌謀劃,壓實(shí)檔案分類管理責(zé)任,堅(jiān)決把國(guó)家關(guān)于檔案工作的重要批示精神領(lǐng)會(huì)貫徹到位,以檔案保護(hù)體系建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng),不斷強(qiáng)化檔案治理體系、資源體系、利用體系建設(shè),將檔案保護(hù)工作納入重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控清單,明確重點(diǎn)任務(wù)、牽頭部門、參與部門、完成時(shí)限;二是深入開展安全隱患排查。切實(shí)擔(dān)負(fù)檔案保護(hù)主體責(zé)任,聚焦保管環(huán)境安全、載體信息安全、服務(wù)外包安全等方面定期開展風(fēng)險(xiǎn)隱患排查,將檔案保護(hù)過(guò)程抓細(xì)抓實(shí),梳理建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)清單和登記銷號(hào)臺(tái)賬,對(duì)待任何檔案安全問(wèn)題采取“零容忍”態(tài)度;三是加大資金投入。要加大檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入,徹底扭轉(zhuǎn)檔案保護(hù)被動(dòng)落后局面。按照國(guó)家的有關(guān)要求,將綜合檔案室建設(shè)納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目,消除“無(wú)庫(kù)房”“危庫(kù)房”現(xiàn)象,滿足檔案收集、整理、保管、鑒定、利用和安全等基本要求。
五、結(jié)語(yǔ)
在新技術(shù)環(huán)境下,做好檔案保護(hù)意義重大。檔案管理部門要努力在體制建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、人員素質(zhì)、信息資源防護(hù)上取得新突破,提高檔案保護(hù)體系和安全防護(hù)能力建設(shè),更好地發(fā)揮檔案資源在服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾中的獨(dú)特作用。
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作者單位:濟(jì)南職業(yè)學(xué)院