信息化背景下中學(xué)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策探索

摘 要：推動(dòng)中學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)型是檔案工作適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的必然要求。本文以中學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)為邏輯起點(diǎn)，認(rèn)為在轉(zhuǎn)型過(guò)程中存在著資金投入不足、服務(wù)水平不高、信息安全薄弱、隊(duì)伍建設(shè)滯后、建設(shè)水平較低的困境。面向新時(shí)代，做好新形勢(shì)下中學(xué)檔案管理需要從夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)、發(fā)揮檔案資政育人功能、持續(xù)加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)、做好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)安全體系等方面提檔升級(jí)，提升中學(xué)檔案管理質(zhì)效。

關(guān)鍵詞：信息化；中學(xué)檔案；創(chuàng)新

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要求，創(chuàng)新檔案工作理念、方法與模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。檔案工作在中學(xué)發(fā)展中發(fā)揮著基礎(chǔ)性與支撐性作用，也處于重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，做好檔案工作創(chuàng)新發(fā)展顯得至關(guān)重要。本文探討中學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和存在的問(wèn)題，以期提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

1 信息化背景下中學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

當(dāng)前，信息技術(shù)的快速發(fā)展，引發(fā)諸多領(lǐng)域變革，在提高生活質(zhì)量、增強(qiáng)工作效率、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展等方面發(fā)揮著巨大作用。在此背景下，中學(xué)檔案管理呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢(shì)。

1.1 檔案數(shù)據(jù)化

數(shù)據(jù)代表著對(duì)某一件事物的描述，通過(guò)記錄、分析、重組數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。數(shù)據(jù)化的核心內(nèi)涵是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深刻認(rèn)識(shí)和本質(zhì)利用，特點(diǎn)是在檔案信息化階段，實(shí)現(xiàn)從工具性到利用性的轉(zhuǎn)變?！稊?shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》提出，要夯實(shí)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，推進(jìn)數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明建設(shè)“五位一體”的深度融合。檔案資源作為重要的社會(huì)數(shù)據(jù)，是推動(dòng)社會(huì)全面進(jìn)步的重要引擎。特別是近年來(lái)，我國(guó)在5G、云計(jì)算、東數(shù)西算工程、大數(shù)據(jù)等數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上取得顯著成就，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化配置，努力夯實(shí)數(shù)字底座成為時(shí)代要求。中學(xué)檔案管理要與數(shù)字中國(guó)建設(shè)同向而行，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)供得出、流得動(dòng)、用得好、保安全。

1.2 資源共享化

《檔案法實(shí)施條例》明確提出應(yīng)當(dāng)制定數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息共享服務(wù)水平，促進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門(mén)共享利用工作。推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)要素發(fā)揮乘數(shù)效應(yīng)，必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)共享能力建設(shè)，從數(shù)據(jù)價(jià)值釋放的角度出發(fā)，促進(jìn)數(shù)據(jù)流通利用技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用。中學(xué)檔案管理要打破部門(mén)隔離，強(qiáng)化與綜合管理部門(mén)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)部門(mén)和學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案共享力度，提升檔案的流動(dòng)性。有些中學(xué)探索建立檔案云平臺(tái)，按照“應(yīng)上盡上”的原則，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)云端管理，并持續(xù)開(kāi)展系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，為數(shù)據(jù)資源整合奠定基礎(chǔ)。

1.3 服務(wù)常態(tài)化

提升檔案服務(wù)能力建設(shè)是《檔案法》的內(nèi)在要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要抓手。檔案作為重要社會(huì)治理資源，已逐步從“幕后”走向“前臺(tái)”，在把準(zhǔn)時(shí)代脈搏、緊扣時(shí)代主題、適應(yīng)時(shí)代要求上彰顯了檔案作為。學(xué)校檔案要加強(qiáng)檔案服務(wù)供給，堅(jiān)持把服務(wù)好學(xué)校發(fā)展和學(xué)生全面發(fā)展作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，圍繞學(xué)校需求進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源體系和利用體系建設(shè)，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，優(yōu)化利用環(huán)境，規(guī)范服務(wù)行為，提升服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案公共服務(wù)現(xiàn)代化，讓檔案成為學(xué)校解決難題和留存記憶的重要幫手，打造讓師生滿(mǎn)意的檔案服務(wù)工作。要積極推進(jìn)檔案服務(wù)手段更新，適應(yīng)信息化時(shí)代要求，將人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)加速融入檔案服務(wù)中，拓展應(yīng)用場(chǎng)景，科學(xué)運(yùn)用新一代信息技術(shù)加速檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，促進(jìn)檔案發(fā)揮好服務(wù)價(jià)值。

2 信息化背景下中學(xué)檔案管理的困境

目前，部分中學(xué)檔案管理部門(mén)率先開(kāi)展檔案治理轉(zhuǎn)型工作，并取得一定成效，但總體來(lái)看，檔案轉(zhuǎn)型力度不夠的問(wèn)題還較為突出，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 資金投入不足

檔案管理工作，資金投入一直是關(guān)注的重點(diǎn)。為更好地滿(mǎn)足中學(xué)培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)要求，在教學(xué)管理、基礎(chǔ)設(shè)施、教研項(xiàng)目上投入較多，但在檔案管理上投入較少，特別是信息化時(shí)代檔案管理建設(shè)資金不足的問(wèn)題尤為突出。從檔案管理對(duì)象來(lái)看，中學(xué)檔案包括教學(xué)、學(xué)生、文書(shū)、財(cái)務(wù)等門(mén)類(lèi)，呈現(xiàn)復(fù)雜多樣、數(shù)量龐大等特點(diǎn)。需要較高的資金投入，以建立更加系統(tǒng)、全面、安全和先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并及時(shí)開(kāi)展更新?lián)Q代工作。從實(shí)踐來(lái)看，中學(xué)檔案管理的軟硬件條件明顯落后于信息時(shí)代的要求。大多數(shù)學(xué)校沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)、庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)等都是由于資金投入不足造成的。

2.2 服務(wù)水平不高

一是檔案服務(wù)育人工作不到位。學(xué)校檔案是進(jìn)行思政課教育和愛(ài)國(guó)主義教育的重要素材，是鮮活的第一手資料。檔案中保存學(xué)校培養(yǎng)的科學(xué)家、社會(huì)奉獻(xiàn)者、時(shí)代楷模等事跡材料，是學(xué)生身邊鮮活的事例。這些蘊(yùn)含在檔案里的精神瑰寶開(kāi)發(fā)利用不足，在教學(xué)育人上未能體現(xiàn)檔案作用。二是服務(wù)學(xué)校發(fā)展力度不高。教學(xué)教研是學(xué)校提高質(zhì)量的生命線，教學(xué)檔案蘊(yùn)含著學(xué)校教學(xué)中的好經(jīng)驗(yàn)好做法，對(duì)于提高教學(xué)水平具有重要推動(dòng)作用，但是實(shí)踐中，這些檔案大多被束之高閣，未能及時(shí)進(jìn)行挖掘和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，檔案“活”起來(lái)尚未破題。

2.3 信息安全薄弱

在檔案數(shù)據(jù)管理與運(yùn)行過(guò)程中，中學(xué)大多采取局域網(wǎng)，以減少外界不利因素的影響，但是仍面臨一定的安全問(wèn)題。一是安全意識(shí)較為淡薄，檔案管理中很容易出現(xiàn)操作失誤或者危險(xiǎn)事件，檔案數(shù)據(jù)極易暴露在公共網(wǎng)絡(luò)中。二是分級(jí)管理不到位。檔案涉密劃控不到位，檔案公開(kāi)中涉密數(shù)據(jù)易發(fā)生泄密。三是網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力不高。防護(hù)系統(tǒng)更新不及時(shí)，對(duì)新技術(shù)應(yīng)用不充分，檔案管理系統(tǒng)易受病毒、木馬、黑客攻擊。

2.4 隊(duì)伍建設(shè)滯后

信息化建設(shè)中人才配備和基礎(chǔ)設(shè)施之間矛盾比較突出，大多數(shù)學(xué)校注重?cái)?shù)字化軟硬件條件的建設(shè)，但是忽視信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，檔案人員兼職現(xiàn)象嚴(yán)重。存在檔案管理人員更換頻繁，檔案工作銜接不暢。檔案管理人員大多由辦公室人員兼任，這些人員承擔(dān)大量的行政事務(wù)工作，對(duì)檔案工作投入的精力有限。大多數(shù)學(xué)校檔案管理人員未接受檔案專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，存在“靠人憑經(jīng)驗(yàn)管檔”，容易將不同檔案類(lèi)型的檔案史料混淆，影響了學(xué)校檔案管理工作。

2.5 建設(shè)水平較低

當(dāng)前，檔案信息化正朝著數(shù)據(jù)化與智慧化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的信息技術(shù)和手段已不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求，檔案的信息化轉(zhuǎn)型是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。中學(xué)檔案信息化建設(shè)程度不高，信息化建設(shè)、管理、運(yùn)行體制不完善，已有的信息資源共享程度低。如檔案信息平臺(tái)建設(shè)滯后、檔案服務(wù)信息平臺(tái)尚處于起步階段，信息化水平還有較大提升空間。再比如檔案數(shù)據(jù)治理已成為社會(huì)管理的重要組成部門(mén)，但是學(xué)校檔案數(shù)據(jù)尚未充分融入數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略，發(fā)揮作用的空間較為有限。

3 信息化背景下中學(xué)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)

一要注重檔案資料收集工作。學(xué)校檔案管理部門(mén)要制定符合實(shí)際檔案工作基本目錄（清單），在做好日常工作過(guò)程的資料收集之外，重點(diǎn)做好教學(xué)、育人、文化建設(shè)、學(xué)籍管理等檔案的收集，尤其要重視照片、音視頻、實(shí)物等載體文件資料的歸集，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，通過(guò)目錄清單規(guī)范資料收集工作，既能改變學(xué)校檔案載體單一的現(xiàn)狀，又能減輕“過(guò)度留痕”的負(fù)擔(dān)。二是做好檔案規(guī)范管理。要進(jìn)一步建立健全鄉(xiāng)村振興檔案的收集、保管、利用和安全管理等相關(guān)制度，完善檔案管理機(jī)制。規(guī)范各門(mén)類(lèi)檔案整理，根據(jù)《文書(shū)檔案案卷格式》《照片檔案管理規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)要求，做好文書(shū)、聲像、科技、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案的規(guī)范化建設(shè)。三是做好電子數(shù)據(jù)管理。傳統(tǒng)檔案面臨收集難、整理難、管理難、利用難的問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和常態(tài)化，要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子掃描，利用信息化技術(shù)進(jìn)行電子化文件存儲(chǔ)歸檔管理，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)檔案＋電子檔案”一體化。積極探索數(shù)碼照片、音視頻、實(shí)物等特殊載體數(shù)據(jù)材料的收集歸檔方法。

3.2 發(fā)揮檔案資政育人功能

學(xué)校檔案是重要的資政育人資源。中學(xué)檔案管理部門(mén)要秉持開(kāi)放理念，深入闡釋檔案背后的基因和密碼，服務(wù)好學(xué)校建設(shè)與教學(xué)育人。一是將檔案資源融入學(xué)校思想政治建設(shè)。在思政教育課程中引入檔案資料，豐富教學(xué)內(nèi)容，提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)學(xué)生的社會(huì)責(zé)任感、愛(ài)國(guó)情懷和正確的人生觀、價(jià)值觀。通過(guò)情景思政、詩(shī)朗誦、展板等多種形式進(jìn)行，彰顯檔案在講好用好新時(shí)代“大思政課”中的獨(dú)特作用。二是做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和提煉。根據(jù)學(xué)校檔案資源結(jié)構(gòu)，對(duì)學(xué)校發(fā)展和教學(xué)提升具有重要意義的檔案進(jìn)行研究，對(duì)背后蘊(yùn)含的治理經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)方法、管理模式進(jìn)行闡釋?zhuān)?wù)好學(xué)習(xí)改革發(fā)展大局。比如圍繞課堂教學(xué)改革，檔案室可從歷次教學(xué)改革中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為學(xué)校發(fā)展提供有益的資政參考。三是服務(wù)好學(xué)校文化建設(shè)。校園環(huán)境的綠化和景觀設(shè)計(jì)也是培養(yǎng)學(xué)生美育意識(shí)的重要途徑，檔案資源可深度融入學(xué)校育人環(huán)境建設(shè)，在校園不斷感受教育和道德的力量。如學(xué)校利用檔案建設(shè)文化長(zhǎng)廊，將知名校園、學(xué)校歷史和辦學(xué)理念進(jìn)行展示，在潛移默化中提升檔案育人層次。

3.3 持續(xù)加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)

一是推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)迭代升級(jí)。瞄準(zhǔn)數(shù)字中國(guó)建設(shè)戰(zhàn)略，在傳統(tǒng)檔案查詢(xún)利用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，融入大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，提高檔案管理現(xiàn)代化程度。比如有的學(xué)校將自動(dòng)編研技術(shù)融入管理系統(tǒng)，為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了極大便利。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。借助檔案管理系統(tǒng)資源分類(lèi)管理和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在傳統(tǒng)的“卷”“件”管理模式基礎(chǔ)上，通過(guò)事件、類(lèi)型、地點(diǎn)等多個(gè)數(shù)據(jù)維度重新對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)簽化定義，建立教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)籍檔案等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，打造具有學(xué)校特色的檔案資源體系，不斷優(yōu)化“網(wǎng)上查檔”服務(wù)，提高檔案編研的利用效率。三是加強(qiáng)檔案資源互聯(lián)互通。要解決好檔案資源共享平臺(tái)服務(wù)存在橫向與專(zhuān)業(yè)檔案館、縱向與其他管理系統(tǒng)不連通等問(wèn)題，打造檔案數(shù)據(jù)管理新生態(tài)。一方面，通過(guò)搭建學(xué)?？绮块T(mén)的檔案資源共享平臺(tái)，達(dá)成數(shù)據(jù)整合和互聯(lián)互通。在此過(guò)程中，學(xué)校要制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)數(shù)據(jù)接口，并推進(jìn)相關(guān)配套制度等。另一方面，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)在共享與利用過(guò)程中的安全性和隱私性。引入加密技術(shù)和訪問(wèn)控制機(jī)制，定期開(kāi)展安全漏洞檢測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，消除數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 做好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

一是做好檔案人員配備。中學(xué)檔案管理人員要按崗位“AB”角設(shè)置，著力解決管理人員更換頻繁、流失嚴(yán)重的問(wèn)題，明確檔案工作崗位和分工要求，確保檔案工作有效銜接；二是優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理部門(mén)要把檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)作為重要任務(wù)，通過(guò)短期培訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)、座談交流等方式，圍繞文件材料收集整理、檔案室規(guī)范管理、利用服務(wù)等內(nèi)容，定期開(kāi)展培訓(xùn)，不斷提高學(xué)校檔案管理水平。三是著力提升檔案數(shù)據(jù)管理能力。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的常態(tài)化培訓(xùn)，重點(diǎn)從學(xué)校信息化到數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展要素，數(shù)字化轉(zhuǎn)型價(jià)值實(shí)現(xiàn)的底層邏輯、頂層架構(gòu)、發(fā)展趨勢(shì)和轉(zhuǎn)型路徑等方面開(kāi)展培訓(xùn)，推動(dòng)檔案人員把握學(xué)校數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步理解數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念、意義及路徑，進(jìn)一步凝聚建設(shè)共識(shí)。

3.5 優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)安全體系

檔案安全作為國(guó)家安全體系的重要組成部分，是檔案工作的底線和紅線，任何時(shí)候都要做到萬(wàn)無(wú)一失。加強(qiáng)檔案安全，筑牢檔案安全屏障，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)，既是推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的題中之義，又是維護(hù)國(guó)家安全的必然要求。要嚴(yán)格按照“八防”要求，加強(qiáng)檔案館庫(kù)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案的收、管、存、用提供良好條件，確保檔案實(shí)體絕對(duì)安全。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全風(fēng)險(xiǎn)，深化大數(shù)據(jù)、人工智能等研發(fā)應(yīng)用，完善覆蓋檔案數(shù)據(jù)全生命周期的安全技術(shù)保障手段，加強(qiáng)監(jiān)測(cè)預(yù)警、態(tài)勢(shì)感知、信息共享、應(yīng)急管理、追蹤溯源等安全能力建設(shè)。進(jìn)一步提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的安全水平，加強(qiáng)聯(lián)網(wǎng)終端安全管理，強(qiáng)化日常監(jiān)測(cè)、定期自查。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分級(jí)分類(lèi)管理，做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字資源安全制度管理，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、交換、運(yùn)用的各個(gè)環(huán)節(jié)安全可控、規(guī)范有序。

中學(xué)檔案是學(xué)校歷史的重要載體，記錄著學(xué)校的發(fā)展和重要成就。同時(shí)也收錄了重要的經(jīng)驗(yàn)和智慧，在以史明志、以史鑒今上發(fā)揮了重要作用。檔案工作者要從政治和全局的高度充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，立足存史資政育人職責(zé)定位，履行好為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的神圣使命，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的政治責(zé)任感和職業(yè)榮譽(yù)感。要深入貫徹《檔案法》及《實(shí)施條例》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，持續(xù)深化檔案“四個(gè)體系”建設(shè)，提高學(xué)校檔案治理能力和水平，開(kāi)創(chuàng)學(xué)校檔案管理新局面。

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作者簡(jiǎn)介：陳榕（1992—），大學(xué)學(xué)歷，福建師范大學(xué)平潭附屬中學(xué)助理館員，研究方向：采購(gòu)檔案管理。