新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：當(dāng)前，職業(yè)院校發(fā)展邁入了高質(zhì)量發(fā)展階段，教育教學(xué)、教研科研以及管理活動(dòng)中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的信息資料，做好這些信息資源的開發(fā)利用，有利于進(jìn)一步提升職業(yè)教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。本文以《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》）的實(shí)施為背景，簡(jiǎn)要分析了新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用要求方面的新變化以及檔案利用領(lǐng)域的價(jià)值特征，進(jìn)一步討論了檔案利用存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出具體對(duì)策，為做好新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用工作提供有益的參考和指導(dǎo)，不斷提升職業(yè)院校檔案工作整體質(zhì)量和水平，助力新時(shí)代職業(yè)教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案利用；檔案管理；新時(shí)代；職業(yè)院校

概述

黨的十九大報(bào)告提出中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代。新時(shí)代，職業(yè)教育吸引力、影響力、競(jìng)爭(zhēng)力持續(xù)增強(qiáng)，職業(yè)教育面貌也發(fā)生了歷史性與格局性的變化。2021年，全國(guó)職業(yè)教育大會(huì)召開，為新時(shí)代職業(yè)教育發(fā)展擘畫了宏偉藍(lán)圖。根據(jù)教育部發(fā)展規(guī)劃司發(fā)布的《2023年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展基本情況》公布的數(shù)據(jù)顯示，2023年，我國(guó)中職學(xué)校共7085所，在校生1298.46萬(wàn)人，專任教師73.48萬(wàn)人，校舍面積3.02億平方米，生均儀器設(shè)備值9471.91元，均較2022年有了一定增長(zhǎng)。無(wú)論是辦學(xué)規(guī)模、在校師生人數(shù)，還是辦學(xué)條件均呈現(xiàn)出較大發(fā)展。檔案，作為職業(yè)院校教育教學(xué)、教研科研以及管理活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的信息資源，做好這些信息資源的開發(fā)利用，助力職業(yè)院校教育教學(xué)、教研科研及管理工作高質(zhì)量發(fā)展，也有利于推動(dòng)職業(yè)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用要求變化

1.1 檔案利用法律確權(quán)

《檔案法》《實(shí)施條例》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》均就檔案利用的權(quán)利保障做出了相應(yīng)的規(guī)定。其中《檔案法》第五條明確規(guī)定“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利”。這是從法律上確定了機(jī)關(guān)及個(gè)人享有利用檔案的權(quán)利?！秾?shí)施條例》第四章專門規(guī)定檔案利用的方式、內(nèi)容及要求。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條第六款把“開展檔案的開放和利用”作為高校檔案機(jī)構(gòu)九項(xiàng)管理職責(zé)內(nèi)容之一。從這些法律法規(guī)及部門規(guī)章的規(guī)定和要求來(lái)看，做好檔案利用工作是保障公民檔案利用權(quán)利的具體舉措，使檔案利用權(quán)的保障更具法律約束力。職業(yè)院校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)采取措施，拓寬檔案利用渠道、創(chuàng)新檔案利用方式，不斷滿足廣大師生日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。

1.2 明晰檔案開放義務(wù)

《檔案法》《實(shí)施條例》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》也就檔案利用的義務(wù)履行做出了具體的要求?！稒n案法》第十條規(guī)定，各類檔案館負(fù)責(zé)“提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案”，第二十條就其密級(jí)變更和解密做出了具體辦理規(guī)定。第二十八條明確提出“積極為檔案利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供便利”，而且還突出強(qiáng)調(diào)無(wú)論是單位還是個(gè)人，只要“持有合法證明”，即可“利用已經(jīng)開放的檔案”。《實(shí)施條例》提出檔案館要“建立健全科學(xué)的查閱利用規(guī)范”“要明確檔案利用的條件、范圍、程序等”。《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定了高校檔案應(yīng)“設(shè)立專門的閱覽室”“編制必要檢索工具”“為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。作為新時(shí)代職業(yè)院校檔案管理部門，要切實(shí)履行檔案利用中應(yīng)盡的義務(wù)，為廣大師生利用檔案創(chuàng)造更加便利的環(huán)境和條件。

1.3 歸檔檔案利用救濟(jì)

新時(shí)代，公民權(quán)益保障和維護(hù)更加規(guī)范。新修訂的《檔案法》《實(shí)施條例》在賦予了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等組織和公民享有檔案利用權(quán)利的同時(shí)，也規(guī)定了阻礙權(quán)利實(shí)現(xiàn)的具體救濟(jì)途徑?！稒n案法》第二十八條規(guī)定，檔案館不按規(guī)定開放利用的，可向檔案主管部門投訴。這也是檔案管理領(lǐng)域中首次明確以法律的形式規(guī)定了檔案利用權(quán)利救濟(jì)途徑[1]。新時(shí)代的職業(yè)院校檔案管理部門要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，主動(dòng)作為，以實(shí)際行動(dòng)維護(hù)廣大師生檔案利用的權(quán)利。

2 新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用價(jià)值特性[2]

2.1 歷史性與現(xiàn)實(shí)性

職業(yè)院校檔案是學(xué)校招生、教師教學(xué)和科研等過(guò)程中產(chǎn)生的，從其產(chǎn)生及利用價(jià)值角度分析，有其歷史性和現(xiàn)實(shí)性。所謂歷史性，就是指這些檔案真實(shí)記錄了職業(yè)院校教學(xué)管理，具有“存史”功能。通過(guò)查閱、檢索檔案，可以還原職業(yè)院校不同時(shí)期教育教學(xué)、科研的本來(lái)面貌。所謂現(xiàn)實(shí)性，就是指通過(guò)對(duì)職業(yè)院校檔案內(nèi)容的編研分析，總結(jié)成功做法，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為新時(shí)代職業(yè)院校教育教學(xué)管理提供憑證、參考等現(xiàn)實(shí)價(jià)值，發(fā)揮其“資政”功能。

2.2 原始性與開發(fā)性

職業(yè)院校檔案與職業(yè)院校教育教學(xué)活動(dòng)密切相關(guān)。一方面，職業(yè)院校教育教學(xué)活動(dòng)的開展進(jìn)一步豐富了檔案內(nèi)容；另一方面，職業(yè)院校檔案真實(shí)記錄、全程見證了職業(yè)院校教育教學(xué)發(fā)展、壯大，具有客觀性與原始性，可直接作為評(píng)先評(píng)優(yōu)、教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。如將科研類、教學(xué)類、出版物類檔案資料匯編，能夠直接展現(xiàn)職業(yè)院校教學(xué)成效。此外，根據(jù)館藏檔案資源，按照一定的主題，進(jìn)行二次或三次檔案編研開發(fā)，形成新的編研成果，能夠進(jìn)一步發(fā)揮職業(yè)院校檔案的利用價(jià)值。

2.3 專有性與公共性

從檔案價(jià)值權(quán)屬特征來(lái)看，高職院校檔案具有專有性和公共性。從專有性角度來(lái)看，高職院校檔案屬于其院校所有，是高職院校廣大師生及行政管理者集體智慧的結(jié)晶，不會(huì)無(wú)條件地被其他組織或個(gè)人利用，具有一定的排他性。尤其是在一定的保管期限內(nèi)，不對(duì)外公布。公共性則是指隨著時(shí)間的推移，滿足解密公開條件，需要對(duì)社會(huì)公布，這時(shí)高職院校檔案具有了公共屬性，為更大范圍內(nèi)的組織或個(gè)人提供檔案利用服務(wù)。

3 新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

3.1 利用對(duì)象：內(nèi)容不夠豐富

職業(yè)院校檔案利用的對(duì)象，即檔案。就檔案本身而言，重管理、輕利用以及重教育教學(xué)輕檔案工作思維認(rèn)識(shí)的影響，導(dǎo)致職業(yè)院校檔案存在著門類不全，教學(xué)類、學(xué)生類、財(cái)會(huì)類和科研類檔案數(shù)量和規(guī)模收集較為全面，而黨群類、行政類、儀器設(shè)備類、出版類收集數(shù)量和質(zhì)量相對(duì)薄弱。從歸檔的檔案內(nèi)容來(lái)看，行政管理的文書類檔案居多，而教育教學(xué)的業(yè)務(wù)類檔案相對(duì)較少，反映就業(yè)、科研等文件資料較少，且文件材料收集不夠全面、完整。綜上，從整體來(lái)看，由于受思想認(rèn)識(shí)、專業(yè)能力及經(jīng)費(fèi)投入等因素影響，職業(yè)院校檔案館館藏檔案的門類及載體形式結(jié)構(gòu)單一，檔案信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程緩慢。

3.2 利用主體：利用目的單一

高校檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法主要為接待查詢、編研利用和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)[3]。從職業(yè)院校檔案利用情況的實(shí)際調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析，走進(jìn)檔案館查詢、檢索和利用檔案的多為職業(yè)院校的行政管理部門及人員，檔案利用的主體面較窄。而且檔案利用的內(nèi)容多為基建檔案、人事檔案、文書檔案和財(cái)會(huì)檔案，主要用于職業(yè)院校基建工程的核算決算、人員交流或任職提拔，行政管理方面的決議決定、制度或會(huì)議紀(jì)要以及財(cái)務(wù)審計(jì)等，而職業(yè)院校的教師、科研人員及學(xué)生的檔案利用數(shù)量和規(guī)模相對(duì)較少，主動(dòng)查找檔案用以學(xué)術(shù)研究的更少。

3.3 利用機(jī)構(gòu)：基礎(chǔ)條件薄弱

新時(shí)代，隨著職業(yè)院校的改革發(fā)展，檔案在教育教學(xué)管理、學(xué)生就業(yè)服務(wù)、自我宣傳中的作用日益突出。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，加速改變著檔案利用的途徑和方式，使檔案利用更加的便利化和安全性。但職業(yè)院校檔案利用基礎(chǔ)條件相對(duì)薄弱，主要表現(xiàn)在自我宣傳不夠，外界不了解檔案利用的內(nèi)容、途徑的現(xiàn)象較為突出。重管理、輕利用的現(xiàn)象依然存在，重視收集、整理等檔案管理業(yè)務(wù)，編研、利用檔案較少。新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用的手段和方式滯后于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)管理思維依然影響并制約著檔案利用重要性的認(rèn)識(shí)，檔案開發(fā)利用方面的人財(cái)物投入，滯后于檔案收集、整理。

4 新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用路徑策略

新修訂實(shí)施的《檔案法》《實(shí)施條例》《高等學(xué)校檔案管理辦法》均設(shè)有“檔案的利用和公布”專門章節(jié)，以法律條例和部門規(guī)章的形式規(guī)范了檔案利用的內(nèi)容、范圍和要求，這些都為新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用提供了根本保證。針對(duì)新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，要有針對(duì)性地采取措施，不斷豐富檔案利用內(nèi)容、拓寬檔案利用路徑、提升檔案利用效果，助力新時(shí)代職業(yè)院校教育教學(xué)的繁榮發(fā)展。

4.1 優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，支撐檔案利用數(shù)量與質(zhì)量

從職業(yè)院校檔案利用的短板弱項(xiàng)來(lái)看，影響其利用工作的關(guān)鍵在于館藏檔案資源結(jié)構(gòu)單一，數(shù)量和質(zhì)量有待提升。因此，新時(shí)代職業(yè)院校檔案利用工作的突破口在于優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，切實(shí)解決館藏的檔案資源無(wú)法滿足廣大師生及管理者的現(xiàn)實(shí)需求問(wèn)題。因此，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)是支撐檔案利用數(shù)量和質(zhì)量的關(guān)鍵。首先，廣泛收集。作為提供檔案信息公共服務(wù)的機(jī)構(gòu)，應(yīng)積極探索供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革[4]，優(yōu)化檔案資源供給結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定和要求，全面做好黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)等各個(gè)類型的檔案資料的收集整理。既要收集整理紙質(zhì)類檔案，也要收集電子、照（膠）片、錄音錄像等特殊載體形式的檔案，豐富職業(yè)院校檔案內(nèi)容和形態(tài)。其次，強(qiáng)化指導(dǎo)。作為職業(yè)院校檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案館要主動(dòng)與各學(xué)科之間聯(lián)系，深入到教育教學(xué)一線，強(qiáng)化檔案收集整理、歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。重點(diǎn)關(guān)注職業(yè)院校改革發(fā)展中的重大問(wèn)題、重要舉措，跟蹤教學(xué)、科研、管理等領(lǐng)域的發(fā)展方向，切實(shí)做到院校工作進(jìn)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里[5]。最后，注重宣傳。吸引廣大師生走進(jìn)檔案館，前提是要讓檔案利用者知曉館藏的檔案資源情況?？赏ㄟ^(guò)舉辦檔案展、制作宣傳海報(bào)、舉行檔案知識(shí)競(jìng)答，“國(guó)際檔案日”“檔案宣傳周”等特殊時(shí)間節(jié)點(diǎn)，邀請(qǐng)師生代表走進(jìn)檔案館，親身了解、感受檔案的魅力。還可以在校園網(wǎng)等局域網(wǎng)平臺(tái)，設(shè)立檔案編研成果展示等，激發(fā)人們利用檔案的愿望和熱情[6]。

4.2 深化檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)，拓寬檔案利用廣度、深度

職業(yè)院校檔案在教育教學(xué)、科研、行政管理中發(fā)揮著十分重要的作用，針對(duì)當(dāng)前檔案利用目的單一、利用價(jià)值認(rèn)識(shí)趨同等問(wèn)題。首先要樹立正確價(jià)值觀。要有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案應(yīng)用領(lǐng)域的價(jià)值宣傳，引導(dǎo)檔案利用者全面認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，拓寬檔案利用的廣度。其次要構(gòu)建檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)體系[7]。具體來(lái)說(shuō)就是要從主體、客體及中介三個(gè)方面構(gòu)建檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)系統(tǒng)。一方面，要提升高職院校檔案收集、整理、保存、利用等管理水平，建立良好的檔案利用制度，提高檔案在利用者心中的分量。另一方面，內(nèi)外部環(huán)境的影響。高職院校內(nèi)部要加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳引導(dǎo)，包括檔案利用的途徑、方式以及重要性。外部則主要針對(duì)高職院校自身之外的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群團(tuán)組織的宣傳，在全社會(huì)培育濃厚的檔案利用氛圍，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、檔案利用方針政策的宣傳，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。讓檔案利用者進(jìn)一步深化檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)，促進(jìn)其自覺走進(jìn)檔案館，在利用檔案過(guò)程中實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目的，這是激發(fā)職業(yè)院校檔案利用的內(nèi)生動(dòng)力。

4.3 實(shí)化檔案利用條件，夯實(shí)檔案利用硬件、軟件

職業(yè)院校要加強(qiáng)檔案室的軟件及硬件建設(shè)[8]，從硬件方面來(lái)看，要圍繞檔案利用的便捷度、安全性和高效率，改善檔案館硬件設(shè)施和條件。例如，從便捷度看，采用RFID管理檔案館，實(shí)現(xiàn)自助檔案借閱、歸還，提高檔案利用自主水平。從安全性來(lái)看，按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)做好檔案庫(kù)房建設(shè)，添置必要的除濕機(jī)、恒溫機(jī)、掃描儀、刻錄儀、計(jì)算機(jī)等儀器設(shè)備，確保檔案利用全過(guò)程的安全。從高效率看，要加快推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”進(jìn)程，開通網(wǎng)上一鍵通辦平臺(tái)，為檔案利用提供全過(guò)程、無(wú)障礙服務(wù)。從軟件方面來(lái)看，要重點(diǎn)圍繞優(yōu)化檔案利用服務(wù)體驗(yàn)著力。例如，簡(jiǎn)化檔案借閱、歸還業(yè)務(wù)流程，開通網(wǎng)上檢索、查詢自助服務(wù)，完善職業(yè)院校檔案利用各項(xiàng)規(guī)章制度，建立線上線下一體服務(wù)機(jī)制。例如，創(chuàng)新工作機(jī)制，實(shí)行雙軌制身份審查，建立線上線下檔案利用同步審核，提高檔案利用效率；完善利用效果追蹤機(jī)制，通過(guò)郵件咨詢、電話回訪、利用效果評(píng)價(jià)等形式，持續(xù)關(guān)注檔案利用效果體驗(yàn)，并將其作為優(yōu)化和改善檔案利用重要信息參考。此外，職業(yè)院校檔案工作者要樹立服務(wù)意識(shí)，常態(tài)化開展問(wèn)卷調(diào)查，做到問(wèn)需于民、問(wèn)計(jì)于民，針對(duì)師生關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，主動(dòng)開展送檔服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

檔案利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的具體舉措。新時(shí)代職業(yè)院校改革發(fā)展過(guò)程中會(huì)面臨諸多新情況與新問(wèn)題，要善于在檔案中尋找答案，持續(xù)優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，深化檔案價(jià)值極端重要性認(rèn)識(shí)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)條件，切實(shí)充分發(fā)揮職業(yè)院校檔案“存史資政育人”的價(jià)值功能，為職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展做出蘭臺(tái)人應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王改嬌.從檔案利用權(quán)視角考量新修訂《檔案法》[J]中國(guó)檔案，2020（9）：22-24.

[2]周青云.論高?？萍紮n案的價(jià)值與開發(fā)利用[J]中共鄭州市委黨校學(xué)報(bào)，2005（4）：111-112.

[3]彭韶霜.論高校檔案信息資源的開發(fā)利用[J]湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（4）：148-150.

[4]侯英杰.基于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的高校檔案工作發(fā)展思路探析[J]中國(guó)檔案，2018（2）：44-45.

[5]姜萍.高校檔案資源建設(shè)的思考[J]中國(guó)檔案，2010（10）：50-51.

[6]姚青.淺談高校檔案的利用[J]濟(jì)寧師范專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2006（6）：91-92.

[7]王英，舒潔，張睿嬋.基于扎根理論的用戶檔案價(jià)值判斷影響因素研究—以綜合檔案館的檔案利用者為例[J]山西檔案，2021（2）：144-154.

[8]張志鷹.新時(shí)代職業(yè)學(xué)校檔案開發(fā)利用問(wèn)題探析[J]城市情報(bào)，2023（7）：107-109.

（作者單位：煙臺(tái)市蓬萊區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）