醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略分析

摘 要：檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展來(lái)說(shuō)是極為寶貴的財(cái)富。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的時(shí)代背景進(jìn)行分析闡述，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作與新時(shí)代要求還有不小差距，主要表現(xiàn)在規(guī)范化建設(shè)有待提升、信息化層次不高、人員素質(zhì)亟須提高、檔案服務(wù)水平較低、開(kāi)發(fā)利用瓶頸突出。對(duì)標(biāo)數(shù)字社會(huì)要求，醫(yī)院需要在規(guī)范化建設(shè)上筑牢根基、信息化建設(shè)上提檔升級(jí)、服務(wù)能力建設(shè)上高點(diǎn)定位、開(kāi)發(fā)利用上彰顯擔(dān)當(dāng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理走深走實(shí)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；現(xiàn)狀；改進(jìn)策略

檔案工作存史資政育人，在醫(yī)院治理體系和治理能力建設(shè)上發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。隨著新一代信息技術(shù)的深度融合，檔案管理的技術(shù)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境發(fā)生深刻變化，醫(yī)院檔案治理難度增加。為適應(yīng)新形勢(shì)需要，醫(yī)院管理者要高點(diǎn)定位，整合優(yōu)化治理要素，提升治理手段，把醫(yī)院發(fā)展的宏大歷程記錄好、留存好，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

1 新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的背景透視

1.1 檔案管理環(huán)境深刻調(diào)整

醫(yī)院檔案管理的制度環(huán)境、技術(shù)環(huán)境發(fā)生了深刻變化，檔案治理面臨新的課題。一是新醫(yī)改制度環(huán)境。新醫(yī)改推動(dòng)以治病為中心轉(zhuǎn)向以人民健康為中心，努力讓群眾少得病、晚得病、不得大病，著力解決人民群眾看病就醫(yī)的“急難愁盼”，構(gòu)建有序的就醫(yī)和診療新格局，醫(yī)院管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。這一過(guò)程人民群眾對(duì)檔案的需求與日俱增，迫切需要建立以人們健康為中心的檔案治理體系，滿足人民群眾就醫(yī)和健康需要。同時(shí)，在醫(yī)院管理轉(zhuǎn)型中，檔案作為資政參考和為民服務(wù)的載體，在推動(dòng)決策科學(xué)化、提升群眾幸福感、獲得感上發(fā)揮著重要作用。二是信息技術(shù)環(huán)境。新一代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，深刻改變了檔案管理的技術(shù)手段，推動(dòng)檔案信息化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，醫(yī)院檔案面臨著更為復(fù)雜和緊迫的任務(wù)。比如檔案數(shù)據(jù)的保管和流通問(wèn)題，如何在確保安全的前提下，實(shí)現(xiàn)患者數(shù)據(jù)的共享，提升醫(yī)院診療效率。在數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略指引下，居民健康管理要求提高，如何利用好上級(jí)政策推動(dòng)健康檔案數(shù)據(jù)提檔升級(jí)等，這些都是醫(yī)院檔案需要解決的問(wèn)題。

1.2 檔案數(shù)量顯著增長(zhǎng)

當(dāng)前，醫(yī)院服務(wù)項(xiàng)目越來(lái)越多，就醫(yī)體量不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。以居民健康檔案為例，過(guò)去受經(jīng)濟(jì)條件和觀念影響，健康體檢人群較為有限，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和認(rèn)識(shí)的提升，體檢人數(shù)呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，檔案數(shù)量和管理任務(wù)相應(yīng)增加。急劇增長(zhǎng)的檔案數(shù)量催動(dòng)理論與實(shí)踐的變革，不斷擴(kuò)大的檔案增量存量規(guī)模勢(shì)必會(huì)給檔案治理帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。同時(shí)，電子檔案不僅數(shù)量逐年增長(zhǎng)，利用率也越來(lái)越高，對(duì)技術(shù)、平臺(tái)和全風(fēng)險(xiǎn)防控都有著更高要求，需要醫(yī)院對(duì)檔案信息資源更加敏感和靈活，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。

1.3 檔案質(zhì)量要求更加嚴(yán)格

醫(yī)院檔案具有內(nèi)容專業(yè)、知識(shí)復(fù)雜、主體多元等特點(diǎn)，加之檔案內(nèi)容大多涉及患者的個(gè)人信息，對(duì)檔案質(zhì)量和安全保管提出更高要求。比如近年來(lái)患者個(gè)人信息、診療資料被泄露的問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮，泄露普通患者醫(yī)療信息多是為了牟利，敲響了個(gè)人信息安全和隱私保護(hù)的警鐘，需要醫(yī)院從制度制定、流程設(shè)計(jì)、人員管理、技術(shù)保障等多個(gè)方面對(duì)檔案質(zhì)量查漏補(bǔ)缺，杜絕此類事件的發(fā)生，也啟示醫(yī)院采取更具時(shí)代性和系統(tǒng)性的檔案治理之道。

1.4 檔案利用服務(wù)層次提升

數(shù)字社會(huì)建設(shè)的深入，“數(shù)據(jù)跑路”理念成為人們的行為習(xí)慣。利用者對(duì)醫(yī)院檔案服務(wù)提出新要求。比如通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院”公眾號(hào)，群眾就可實(shí)現(xiàn)個(gè)人診療檔案查詢利用，打通檔案網(wǎng)上服務(wù)最后一公里，實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)服務(wù)與利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和利用者的實(shí)際需求，促使醫(yī)院將利用服務(wù)作為展示形象的重要窗口，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與平臺(tái)建設(shè)，協(xié)調(diào)整合檔案資源，多種途徑服務(wù)利用者。

2 新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 規(guī)范化建設(shè)有待提升

一是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一些醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視不夠，將檔案管理與業(yè)務(wù)工作分割開(kāi)來(lái)，形成“兩張皮”現(xiàn)象，認(rèn)為檔案可有可無(wú)，不想抓、不愿抓的思想突出，從而導(dǎo)致檔案管理工作被動(dòng)滯后。二是管理制度不健全。檔案管理的責(zé)任分配不合理，時(shí)常發(fā)生檔案信息登記錯(cuò)亂、管理操作不規(guī)范、檔案收集不齊全不完整等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。三是檔案管理力量薄弱。專職檔案管理人員缺失或是檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作投入精力不足，檔案沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，影響利用的準(zhǔn)確性和完整性。

2.2 檔案信息化層次不高

一是科技支撐作用不充分。硬件較為落后，系統(tǒng)不穩(wěn)定現(xiàn)象突出，影響檔案的利用質(zhì)效。比如雖然有些醫(yī)院將檔案系統(tǒng)服務(wù)器遷入云平臺(tái)，但實(shí)際運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)速度仍然較慢，且后臺(tái)存儲(chǔ)不夠和安全問(wèn)題較為突出，在利用高峰期運(yùn)行緩慢，整體不穩(wěn)定。二是資金保障力度不夠，成為影響信息化建設(shè)的重要因素。目前，醫(yī)院自籌資金無(wú)法保障，造成智能化改造工作滯后，給檔案管理提檔升級(jí)造成不利影響。三是信息系統(tǒng)防范風(fēng)險(xiǎn)能力弱。作為信息化基礎(chǔ)的機(jī)房、運(yùn)維監(jiān)控、系統(tǒng)備份、系統(tǒng)應(yīng)急、日常運(yùn)行維護(hù)等保障能力薄弱，缺乏必要的人力、物力和財(cái)力保障，導(dǎo)致支持信息化建設(shè)運(yùn)維的保障能力不足。

2.3 人員素質(zhì)亟需提高

一是檔案法規(guī)和制度規(guī)范學(xué)習(xí)不及時(shí)。伴隨著檔案事業(yè)改革的不斷深入，指導(dǎo)檔案工作的相關(guān)規(guī)范調(diào)整頻次增多，但相關(guān)培訓(xùn)工作整體滯后，檔案人員由于工作繁忙等原因，未能系統(tǒng)全面地進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和掌握。二是培訓(xùn)針對(duì)性、實(shí)用性不強(qiáng)。上級(jí)部門組織的培訓(xùn)與一線檔案工作急需的指導(dǎo)和專業(yè)知識(shí)仍有偏差，往往培訓(xùn)內(nèi)容較為宏觀，偏于理論指導(dǎo)，而醫(yī)院檔案人員不僅需要基礎(chǔ)理論更需要實(shí)戰(zhàn)具體應(yīng)用的指導(dǎo)，供需雙方難達(dá)一致，致使培訓(xùn)效果欠佳。

2.4 檔案服務(wù)水平較低

檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型不夠及時(shí)，以利用者為中心的檔案工作理念尚未真正樹(shù)立起來(lái)。比如在資源建設(shè)上，局限于“三合一”制度的有關(guān)內(nèi)容，對(duì)利用率較高的資源關(guān)注不夠，謀劃不深刻，造成供給能力與利用需求之間的矛盾較為明顯；檔案服務(wù)手段滯后，有的醫(yī)院基于患者信息安全的考量，仍采用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，無(wú)法滿足利用者對(duì)高效快速的要求。同時(shí)，檔案服務(wù)技術(shù)水平較低，人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)未與檔案服務(wù)有機(jī)融合，無(wú)法實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、精準(zhǔn)化服務(wù)，影響檔案工作的整體效能。

2.5 開(kāi)發(fā)利用瓶頸突出

一是編研能力較弱。對(duì)于檔案如何服務(wù)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展認(rèn)識(shí)不足，服務(wù)中心工作力度不夠，沒(méi)有從檔案中提煉出醫(yī)院發(fā)展的好經(jīng)驗(yàn)與好做法。二是賦能文化建設(shè)力度較弱。檔案中蘊(yùn)含著豐富的人文精神，有助于提升醫(yī)院的知名度，但是檔案與文化建設(shè)結(jié)合不夠緊密，檔案元素開(kāi)發(fā)效果較低，未能發(fā)揮檔案助力醫(yī)院文化軟實(shí)力建設(shè)中的作用。

3 新時(shí)代醫(yī)院檔案管理改進(jìn)策略分析

3.1 在規(guī)范化建設(shè)上筑牢根基

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，要打牢基礎(chǔ)、夯基壘臺(tái)，提升標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。一是優(yōu)化管理制度。順應(yīng)新醫(yī)改要求，建立完整、準(zhǔn)確、科學(xué)的檔案管理制度，制定好貫穿檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)的全流程規(guī)則，以強(qiáng)有力的頂層設(shè)計(jì)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保檔案工作上下貫通、步調(diào)一致，切實(shí)提高檔案管理效率。二是扎實(shí)做好檔案分級(jí)分類。按照《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和編制“三合一”制度的要求，細(xì)化檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)病案檔案、科研檔案、工程檔案等進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，制定合理檔案整理規(guī)則。對(duì)于病案檔案可以參照病種、診療方法、效果影響進(jìn)行分類收集歸檔，同時(shí)做好有關(guān)檔案分級(jí)劃分，對(duì)屬于醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的檔案資源給予重點(diǎn)保護(hù)，明晰查詢利用條件。要明確有關(guān)檔案的標(biāo)識(shí)方法，比如編號(hào)類型、標(biāo)簽樣式等，便于后期的查找和利用。三是優(yōu)化檔案保管環(huán)境。檔案室建設(shè)關(guān)系檔案工作的長(zhǎng)治久安，是維護(hù)檔案齊全完整的必要條件。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)環(huán)境建設(shè)，按照“八防”要求，做好檔案室或庫(kù)房的溫濕度條件，定期做好清理除塵工作，持續(xù)加強(qiáng)實(shí)體檔案防護(hù)能力建設(shè)，防止發(fā)生失泄密事件。

3.2 在信息化建設(shè)上提檔升級(jí)

智慧化、智能化是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展的方向。一是發(fā)揮智能化管理優(yōu)勢(shì)。人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)在提升檔案管理中具有重要支撐作用。其中，人工智能技術(shù)在檔案分類管理和自動(dòng)標(biāo)識(shí)方面具有顯著優(yōu)勢(shì)，能夠通過(guò)深度檔案學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確識(shí)別各類檔案資源，并做好相應(yīng)的標(biāo)簽管理，突破模糊查詢帶來(lái)的資源利用不充分問(wèn)題，極大地提升檔案檢索的準(zhǔn)確性；大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析方面效果顯著，能夠發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案蘊(yùn)含的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，研判未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，為醫(yī)院科學(xué)決策提供支撐。比如對(duì)患者就醫(yī)檔案的數(shù)據(jù)可以分析某一時(shí)間段高發(fā)疾病和人群，有利于醫(yī)院及時(shí)進(jìn)行科普宣傳、醫(yī)療物質(zhì)籌備，為醫(yī)院應(yīng)急管理提供經(jīng)驗(yàn)參考。大數(shù)據(jù)技術(shù)也提升了檔案的利用效果，大量的關(guān)聯(lián)資料呈現(xiàn)在利用者面前，科研人員可以方便地獲取大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行研究，教學(xué)人員可以利用真實(shí)的醫(yī)療案例進(jìn)行教學(xué)，提高教學(xué)效果。二是推動(dòng)資源跨部門、跨機(jī)構(gòu)共享。在現(xiàn)代診療過(guò)程中，數(shù)據(jù)和資源共享顯得尤其關(guān)鍵，為準(zhǔn)確判斷病情和方便患者提供強(qiáng)有力的保障。醫(yī)院要著力打破部門和機(jī)構(gòu)壁壘，提升檔案數(shù)據(jù)共享和流通能力建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源跨部門、跨領(lǐng)域共享。比如醫(yī)院內(nèi)部學(xué)科精細(xì)化程度較高，傳統(tǒng)模式下這些檔案資源相互獨(dú)立，缺乏必須的數(shù)據(jù)整合和共享機(jī)制，難以形成多學(xué)科聯(lián)合會(huì)診，患者往往需要往返于多個(gè)部門?？鐧C(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)共享是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體之間的科研、教學(xué)、診療日益密切，迫切需要更為全面、系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)資源。醫(yī)院可與相關(guān)機(jī)構(gòu)共同建設(shè)檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，根據(jù)工作需要上傳有關(guān)數(shù)據(jù)資源，為合作項(xiàng)目提供便捷的數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)合作項(xiàng)目的更好發(fā)展。

3.3 在服務(wù)能力建設(shè)上高點(diǎn)定位

在借閱、復(fù)印、檔案查詢等傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式基礎(chǔ)上，醫(yī)院要逐步探索個(gè)性化、精細(xì)化的檔案服務(wù)新樣式，滿足醫(yī)護(hù)、科研人員、患者多樣化需求。一方面，醫(yī)院在大數(shù)據(jù)精準(zhǔn)判斷用戶需求的基礎(chǔ)上，為用戶提供定制化檔案推送、查詢服務(wù)，比如管理人員可以根據(jù)用戶的興趣和愛(ài)好推送相關(guān)健康檔案知識(shí)，提供有關(guān)健康指導(dǎo)服務(wù)；針對(duì)某個(gè)科研項(xiàng)目，為相關(guān)人員提供醫(yī)療檔案病例、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。另一方面，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用。要將“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能技術(shù)融入檔案服務(wù)機(jī)制建設(shè)中，精準(zhǔn)研判社會(huì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、需求環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)因素，借助知識(shí)圖譜等技術(shù)，建立以內(nèi)容為主體、技術(shù)為支撐、管理為保障的檔案服務(wù)利用體系。比如在醫(yī)院就醫(yī)的App中嵌入人工智能技術(shù)，提供智能化、便利化服務(wù)，增強(qiáng)利用者的獲得感和幸福感。

3.4 在開(kāi)發(fā)利用上彰顯擔(dān)當(dāng)

檔案的獨(dú)特價(jià)值在于利用，醫(yī)院要深刻認(rèn)識(shí)開(kāi)發(fā)利用工作的重要性，發(fā)揮檔案在推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展方面的作用。一是著力提升檔案開(kāi)發(fā)意識(shí)。定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，舉辦檔案利用宣傳講座、檔案歷史與價(jià)值解讀、檔案利用案例剖析等，提高有關(guān)人員的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案人員編研能力的訓(xùn)練，借助上級(jí)培訓(xùn)、專家講座、檔案分析會(huì)等形式，提高檔案分析能力和水平。二是提高檔案資政水平。醫(yī)院檔案長(zhǎng)期以來(lái)處于“沉睡”狀態(tài)，不利于檔案功能和價(jià)值的展現(xiàn)。檔案管理部門要圍繞醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展要求，用活檔案資源，在患者服務(wù)、學(xué)科建設(shè)、科研項(xiàng)目上提供經(jīng)驗(yàn)支持。比如對(duì)于優(yōu)化學(xué)科和人才建設(shè)，檔案管理部門可提煉檔案中蘊(yùn)含治理經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院決策部門提供有益參考。三是助力醫(yī)院軟實(shí)力建設(shè)。醫(yī)院文化建設(shè)已成為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)的重要因素，歷史傳統(tǒng)、人文精神、職業(yè)品格都凝結(jié)在檔案之中，是醫(yī)院軟實(shí)力提升的寶貴財(cái)富，將對(duì)醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)提升起到帶動(dòng)和整合作用。要加強(qiáng)院史的研究，定期修訂編纂，還原與傳承醫(yī)院真實(shí)發(fā)展脈絡(luò)，全方位、多角度地向社會(huì)各界傳播醫(yī)院的歷史和文化積淀。把檔案資源與文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，深入闡釋檔案中蘊(yùn)含的厚重文化。比如有的醫(yī)院依托檔案資源建成院史館，打造文化建設(shè)新場(chǎng)域，用一件件檔案去觸動(dòng)人心、溫暖人心、凝聚人心，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展奠定思想基石。

結(jié)語(yǔ)

面對(duì)新形勢(shì)與新要求，醫(yī)院要切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感，提升管理規(guī)范化、制度化水平，扎實(shí)做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，切實(shí)服務(wù)好醫(yī)院的中心工作。不斷抓好人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，為檔案管理提質(zhì)增效提供人才保障。持續(xù)深化檔案文化建設(shè)，挖掘更多具有時(shí)代價(jià)值的醫(yī)院人文情懷，不斷豐富醫(yī)院文化內(nèi)涵，為醫(yī)護(hù)服務(wù)、向時(shí)代發(fā)聲。

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[2]董媛媛.淺談醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題與解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2023（12）：30.

[3]董媛媛.淺談醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題與解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2023（12）：30.

作者簡(jiǎn)介：胡濤（1982—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省勉縣醫(yī)院館員，研究方向：醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理。許江濤（1974—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省勉縣醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦中心副研究館員，研究方向：醫(yī)保檔案的信息化管理。晏娟（1984—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省勉縣職業(yè)教育中心講師，研究方向：學(xué)校檔案信息化建設(shè)、管理。