新形勢(shì)下公路檔案高效整理與利用路徑分析

摘 要：公路是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。公路檔案是公路建設(shè)的全程真實(shí)記錄，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的見(jiàn)證，在服務(wù)中心大局上發(fā)揮著獨(dú)特價(jià)值。本文分析了做好公路檔案高效整理和利用的重要意義，同時(shí)認(rèn)為在實(shí)踐中公路檔案管理存在著治理模式、資源建設(shè)、思維方式、技術(shù)應(yīng)用和人員素質(zhì)等方面的問(wèn)題。為更好地適應(yīng)新時(shí)代檔案工作要求，需要從強(qiáng)化檔案收集規(guī)范化、深化檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、推動(dòng)檔案利用便捷化、助推管理體制高效化等方面持續(xù)改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：公路檔案；高效整理；利用

公路是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要設(shè)施。公路檔案是公路建設(shè)、維護(hù)、經(jīng)營(yíng)等工作的全程真實(shí)記錄，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展歷程的直接見(jiàn)證。公路檔案的歸檔整理和開(kāi)發(fā)利用在公路建設(shè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面起著重要作用，需要引起足夠的重視。進(jìn)入新時(shí)代，國(guó)家對(duì)公路檔案治理支持力度越來(lái)越大，相繼出臺(tái)了一系列指導(dǎo)性文件，為檔案治理現(xiàn)代化奠定了重要的制度基礎(chǔ)。公路部門(mén)要從事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，提高檔案意識(shí)，解決好檔案資源建設(shè)和規(guī)范化整理問(wèn)題，推動(dòng)公路檔案創(chuàng)新發(fā)展。

1 做好新形勢(shì)下公路檔案高效整理與利用的意義

公路檔案作為重要的專業(yè)檔案，加強(qiáng)資源體系建設(shè)和利用能力建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)管理水平提升和公路事業(yè)發(fā)展具有獨(dú)特作用。

1.1 有利于真實(shí)記錄公路事業(yè)發(fā)展取得的成就

公路檔案來(lái)源于公路建設(shè)與管理工作一線，完整、齊全、規(guī)范的公路檔案資源體系是研究經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平、科技發(fā)展?fàn)顩r的第一手資料。公路檔案中各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料，每一張憑證、每一份報(bào)表、每一個(gè)數(shù)字都連接著公路事業(yè)的昨天、今天和明天，為公路事業(yè)治理能力和水平的現(xiàn)代化提供有力的支撐。

1.2 有利于為公路事業(yè)發(fā)展提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)參考

公路工程檔案是公路工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程中形成的，反映項(xiàng)目基本情況，具有重要的保存、查考利用價(jià)值，是公路管理的依據(jù)和保障。公路工程檔案為公路新建提供了借鑒，同時(shí)為公路管養(yǎng)提供依據(jù)，為政府提供相應(yīng)的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。具有孤本性、樣本性、完整性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。公路檔案的規(guī)范化整理與利用，也可為相關(guān)類型檔案的收集整理提供可靠的參考。

1.3 有利于發(fā)揮檔案的育人功能

公路檔案是一筆不可估量的寶貴財(cái)富，是傳承和發(fā)揚(yáng)公路文化的關(guān)鍵載體。它記錄了廣大公路人無(wú)私奉獻(xiàn)、勇于創(chuàng)新的奮斗精神，展現(xiàn)了千千萬(wàn)萬(wàn)人的努力與汗水，是進(jìn)行集體主義教育的富礦。做好這些檔案的開(kāi)發(fā)與利用，能夠更好地傳播公路文化傳承的聲音，展現(xiàn)精神代代相傳的場(chǎng)景和公路工作者的文化自信。比如通過(guò)檔案編研成果的問(wèn)世，有助于公路文化的挖掘和傳承，使公眾從公路發(fā)展史中領(lǐng)會(huì)精神信仰，見(jiàn)證公路的蓬勃發(fā)展。

1.4 有助于城市管理水平的提高

公路檔案作為社會(huì)治理的一部分，加強(qiáng)收集和整理規(guī)范化建設(shè)，能夠?yàn)樯鐣?huì)管理提供豐富的史料參考，提升治理的精準(zhǔn)度和有效性。透過(guò)檔案內(nèi)容，進(jìn)一步了解相關(guān)道路結(jié)構(gòu)、水文情況與人文聚居狀況，提高政府決策的科學(xué)化和針對(duì)性，推動(dòng)城市精細(xì)化管理。

2 新形勢(shì)下公路檔案高效整理與利用存在的問(wèn)題

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要著力推動(dòng)檔案管理工作提質(zhì)增效和高質(zhì)量發(fā)展。公路檔案管理與這一目標(biāo)要求還存在亟待解決的結(jié)構(gòu)性問(wèn)題。

2.1 治理模式的問(wèn)題

公路檔案管理方式較為陳舊，不適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需求，主要表現(xiàn)在：一是管理機(jī)制不順暢。工程檔案歸集部門(mén)各自為政，缺乏統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，檔案資源收集不齊全的問(wèn)題突出。二是常態(tài)化管理不足。注重末端治理，提前介入和過(guò)程管控不足，尤其是工程檔案大多結(jié)束后才進(jìn)行歸檔整理，無(wú)法保證檔案資源應(yīng)歸盡歸。三是督導(dǎo)力度不夠。檔案管理機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期處于弱勢(shì)地位，缺乏對(duì)檔案工作的治理力度。比如公路管理機(jī)構(gòu)往往服務(wù)職能大于監(jiān)督，在實(shí)際工作中力度不夠，無(wú)法形成有效的監(jiān)督制約。

2.2 思維方式的問(wèn)題

對(duì)公路檔案工作的歷史定位和時(shí)代價(jià)值認(rèn)識(shí)不清晰。特別是隨著大數(shù)據(jù)、信息化的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)資源獲取越來(lái)越容易，檔案的作用漸漸被人們淡忘，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視現(xiàn)象較為普遍，檔案意識(shí)淡薄，一定程度上影響了歸檔和整理工作的開(kāi)展。

2.3 資源建設(shè)的問(wèn)題

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源建設(shè)中的關(guān)鍵所在，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的保障手段，必須對(duì)檔案信息資源在描述、保存、查找、交換、標(biāo)注等方面做出統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。若沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，那么檔案信息資源建設(shè)將無(wú)法完成。但是，公路部門(mén)在標(biāo)準(zhǔn)化資源建設(shè)方面存在較大問(wèn)題，如檔案收集制度和規(guī)范不夠科學(xué)，重要檔案資源未列入歸檔范圍；專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化要求較低，檔案連貫性不夠，利用效果較差；檔案整理不夠科學(xué)，數(shù)據(jù)資源較為分散，無(wú)形中給公路檔案利用帶來(lái)了困難。

2.4 技術(shù)應(yīng)用的問(wèn)題

信息技術(shù)在檔案整理和利用方面具有天然優(yōu)勢(shì)，公路檔案在信息化建設(shè)方面也取得了一定成績(jī)，但是依然需要完善和加強(qiáng)。檔案信息化改革不夠徹底，電子文件歸檔有待完善，有的單位在文件收集和索引編制等方面尚未將信息化貫徹工作始終。新技術(shù)應(yīng)用不夠廣泛，大數(shù)據(jù)、人工智能融入檔案工作力度不足，檔案管理系統(tǒng)更新改造不及時(shí)，不利于服務(wù)工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)融合不夠緊密，共享建設(shè)、互聯(lián)互通尚未真正實(shí)現(xiàn)。

2.5 人員素質(zhì)的問(wèn)題

檔案工作的高效開(kāi)展離不開(kāi)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。目前，公路檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)亟須提高。例如，主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)不高，現(xiàn)有的知識(shí)體系無(wú)法滿足檔案利用需要。計(jì)算機(jī)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)治理等前沿知識(shí)儲(chǔ)備不足，尚不能完全適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理模式轉(zhuǎn)型需要。檔案管理隊(duì)伍技能水平參差不齊，機(jī)關(guān)檔案管理人員知識(shí)水平較豐富，人員配備到位，但是基層或工程建設(shè)單位大多為兼職人員，培訓(xùn)力度不高，加之干部調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人才結(jié)構(gòu)上熱下冷的問(wèn)題亟待解決。

3 新形勢(shì)下公路檔案高效整理與利用路徑分析

公路檔案管理部門(mén)要對(duì)照存在問(wèn)題，“靶向治療、精準(zhǔn)開(kāi)方”，做好基礎(chǔ)性工作，提升檔案管理科學(xué)化水平。

3.1 強(qiáng)化檔案收集規(guī)范化

公路檔案形成過(guò)程決定了檔案收集的復(fù)雜性?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定，各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。因此，公路檔案收集工作要貫穿工程建設(shè)始終。一是要細(xì)化歸檔范圍。公路檔案一般分為項(xiàng)目準(zhǔn)備、施工、運(yùn)行三個(gè)階段。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)照要求，了解工程建設(shè)的基本情況，明確文書(shū)、圖紙、音視頻等檔案歸檔格式和時(shí)間，制定公路檔案“三合一”制度，明晰文件材料的分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表。二是建立常態(tài)化溝通機(jī)制。檔案管理部門(mén)要提前介入，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，經(jīng)常性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視收集工作意見(jiàn)和建議，協(xié)調(diào)解決遇到的困難，調(diào)動(dòng)工作積極性，形成檔案資源建設(shè)的強(qiáng)大合力。三是建立平時(shí)檔案收集機(jī)制。加強(qiáng)平時(shí)檔案的收集，一方面有利于了解公路檔案收集的基本情況；另一方面，有助于減輕工程結(jié)束后檔案收集的壓力。在常態(tài)化資源建設(shè)中，對(duì)于確實(shí)因工程建設(shè)方面的問(wèn)題無(wú)法按時(shí)移交檔案的，要先提交歸檔目錄，并注明檔案移交時(shí)間；對(duì)檔案移交質(zhì)量不過(guò)關(guān)的，要及時(shí)給予指導(dǎo)，督促整改。四是抓好工程收尾階段收集的管理。公路工程指揮部大多在工程結(jié)束后撤銷、人員解散。因此，該環(huán)節(jié)是檔案收集的關(guān)鍵。檔案管理部門(mén)要認(rèn)真核對(duì)歸檔清單，對(duì)照收集范圍和工程建設(shè)情況，逐個(gè)檢查歸檔情況，沒(méi)有到位的要及時(shí)補(bǔ)充完善。要加強(qiáng)跟進(jìn)督導(dǎo)，對(duì)工程完成后產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集，比如總結(jié)、表彰、維修保護(hù)等，確保各門(mén)類、各載體檔案的齊全完整。

3.2 深化檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化

要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)公路事業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度，高質(zhì)量地做好檔案整理工作。一是在標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化上下功夫。要明確各類檔案分類規(guī)則。如文書(shū)檔案要根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求，對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)、文件排列順序和“件”排列方式、編碼要求、著錄項(xiàng)目、裝盒順序做出細(xì)致規(guī)定；工程管理檔案要規(guī)定好工程建設(shè)、管理、維護(hù)、后期改擴(kuò)建、審計(jì)等具有保存、查考價(jià)值的各種形式和載體整理標(biāo)準(zhǔn)，明確排列順序和編目規(guī)范；音視頻檔案要對(duì)移交格式、存儲(chǔ)介質(zhì)、題名方式等做出統(tǒng)一規(guī)定；電子檔案歸檔按照相關(guān)要求執(zhí)行。檔案整理規(guī)則的設(shè)置要充分考慮公路事業(yè)發(fā)展的整體性，兼顧檔案利用的可操作性，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化整理與便捷化利用的有機(jī)統(tǒng)一。二是驗(yàn)收程序的合規(guī)性。檔案移交驗(yàn)收是公路工程檔案的重要步驟，是檢驗(yàn)檔案規(guī)范化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在工程檔案驗(yàn)收階段前，檔案管理機(jī)構(gòu)要把好驗(yàn)收關(guān)口，按照《公路工程項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔編制辦法》逐項(xiàng)檢查預(yù)驗(yàn)收，包括真實(shí)性、齊全性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，歸檔內(nèi)容是否全面準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目的全過(guò)程；是否按照規(guī)范要求整理立卷；是否存在遺漏、缺失的部分或內(nèi)容。在驗(yàn)收中，著重加強(qiáng)檔案齊全性審核，如工程形成原生電子文件的，只需收集、整理原生電子文件。未形成原生電子文件的，需收集、整理紙質(zhì)文件以及相應(yīng)的數(shù)字化掃描電子文件。聲像文件采用數(shù)碼照片格式，分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素，數(shù)量一般不少于10張，其中開(kāi)工前原貌、竣工新貌為必須拍攝的。著重加強(qiáng)規(guī)范性審核，檢查檔案整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)一次性告知建設(shè)單位，并加強(qiáng)后續(xù)跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，促進(jìn)歸檔工作提質(zhì)增效。三是做好檔案數(shù)據(jù)整合。統(tǒng)籌做好公路工程各階段檔案數(shù)據(jù)要素集成，檔案管理機(jī)構(gòu)要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，對(duì)異構(gòu)異質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)形式。在電子檔案管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，分析、提煉重要檔案信息，重點(diǎn)收集篩選、分析比對(duì)出含金量高的數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化展現(xiàn)，構(gòu)建專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公路檔案“一鍵式”數(shù)據(jù)查詢利用。

3.3 助推管理體制高效化

《檔案法》規(guī)定，要健全檔案管理相關(guān)制度，建立檔案工作責(zé)任制。要發(fā)揮檔案管理在公路工作中的基礎(chǔ)和服務(wù)作用，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。一是健全組織結(jié)構(gòu)。公路管理部門(mén)要把檔案工作列入重要議事日程，經(jīng)常通過(guò)黨組會(huì)議和行政辦公會(huì)議聽(tīng)取檔案管理工作情況匯報(bào)，研究和解決檔案工作中存在的困難和問(wèn)題。成立由主要負(fù)責(zé)同志為組長(zhǎng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供強(qiáng)有力的組織保證，形成“一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓，各科室、單位配合抓，全體人員協(xié)同抓”的大檔案管理格局。二是建立全周期培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理人員素質(zhì)很大程度上決定了檔案收集與利用的質(zhì)量，要建立公路工程檔案全周期教育培訓(xùn)機(jī)制，在工程建設(shè)前期，系統(tǒng)培訓(xùn)工程檔案編制、收集、移交等方面的知識(shí)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作能力。樹(shù)立問(wèn)題導(dǎo)向，針對(duì)實(shí)踐過(guò)程中的普遍性問(wèn)題，可召開(kāi)座談會(huì)、專項(xiàng)培訓(xùn)會(huì)等形式，解決存在的問(wèn)題，提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)水平。

3.4 推動(dòng)檔案利用便捷化

一是打造新的“服務(wù)生態(tài)”。過(guò)去公路檔案分散于不同管理系統(tǒng)。文書(shū)檔案保管在綜合檔案室，業(yè)務(wù)檔案分散于工程建設(shè)單位或單獨(dú)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，檔案綜合服務(wù)能力有限，大量信息、服務(wù)和應(yīng)用由其他部門(mén)供給。為適應(yīng)新形勢(shì)檔案利用服務(wù)要求，要打造集約化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一互動(dòng)交流和智能搜索應(yīng)用。要從實(shí)際運(yùn)用場(chǎng)景出發(fā)，精準(zhǔn)開(kāi)發(fā)、制作與推送多種類應(yīng)用服務(wù)，通過(guò)檔案信息資源庫(kù)給查詢者共享使用，解決接口眾多、數(shù)據(jù)不標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)不通暢等難點(diǎn)問(wèn)題。比如將人工智能技術(shù)融入公路檔案管理系統(tǒng)，以用戶為中心，加快信息、內(nèi)容、知識(shí)沉淀和應(yīng)用創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)用戶行為、分析用戶需求，為需求者精準(zhǔn)畫(huà)像，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的個(gè)性化。二是強(qiáng)化資源開(kāi)發(fā)力度。精準(zhǔn)化服務(wù)好公路事業(yè)發(fā)展，不斷加大工作力度，充分開(kāi)發(fā)信息資源，通過(guò)各種形式、各種渠道主動(dòng)搞好提供利用工作。在公路志編纂、公路施工資質(zhì)申辦維護(hù)、工程招投標(biāo)等工作中，提前謀劃、主動(dòng)介入，通過(guò)提供大量資料、數(shù)據(jù)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，提升公路檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。要加強(qiáng)檔案編研開(kāi)發(fā)，圍繞公路事業(yè)發(fā)展大局，深入研究和闡釋公路建設(shè)過(guò)程中的成熟經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理模式，形成獨(dú)具特色的資政專報(bào)，為公路工程決策和建設(shè)提供依據(jù)。有的公路部門(mén)依托檔案資源，編纂形成《工程施工技術(shù)應(yīng)用匯編》，將新技術(shù)的應(yīng)用場(chǎng)景、技術(shù)特征等詳細(xì)介紹，為工程建設(shè)提供有益的經(jīng)驗(yàn)參考。

結(jié)語(yǔ)

新階段，公路部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作體制機(jī)制，把檔案工作納入單位發(fā)展整體規(guī)劃，擺上領(lǐng)導(dǎo)議事日程，加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，完善檔案收集整理門(mén)類，確保檔案門(mén)類齊全、收集完整、整理規(guī)范。持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，促進(jìn)檔案信息資源科學(xué)、規(guī)范、有序管理。加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，讓檔案員實(shí)現(xiàn)從“檔案整理”到“檔案管理”角色的轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要，推動(dòng)公路檔案治理體系現(xiàn)代化。

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作者簡(jiǎn)介：曹穎瑩（1980—）大學(xué)學(xué)歷，山東省棗莊市薛城區(qū)公路事業(yè)發(fā)展中心館員，主要從事檔案管理研究。