新時(shí)代基層檔案室信息服務(wù)路徑分析

摘 要：信息服務(wù)是基層檔案室的重要職能。本文認(rèn)為基層檔案室信息服務(wù)向知識(shí)化、智能化、個(gè)性化方向發(fā)展，但是面臨著服務(wù)手段較為單一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、服務(wù)效率不高、安全性差的問(wèn)題?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，基層檔案室要從構(gòu)建完整準(zhǔn)確的檔案資源體系、個(gè)性化信息服務(wù)平臺(tái)、新媒體融合運(yùn)用、安全體系建設(shè)等方面提升，營(yíng)造良好的服務(wù)生態(tài)，推動(dòng)基層檔案工作提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：基層檔案室；信息服務(wù)；路徑

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。當(dāng)前，人工智能、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)深度融入檔案服務(wù)領(lǐng)域，檔案服務(wù)工作的面貌和手段發(fā)生革命性變化。如何做好新形勢(shì)下基層檔案室信息服務(wù)工作是必須解決好的實(shí)踐課題。本文對(duì)相關(guān)路徑進(jìn)行一定的探討，提出信息服務(wù)適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境的解題之道，以期為基層檔案服務(wù)能力建設(shè)提供理論借鑒，切實(shí)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

1 新時(shí)代基層檔案室信息服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)

1.1 服務(wù)知識(shí)化

檔案室作為基層單位檔案保管基地，檔案門(mén)類齊全，檔案資源涉及單位發(fā)展的各個(gè)階段及全領(lǐng)域，依托檔案信息資源開(kāi)展高效的知識(shí)服務(wù)，在推動(dòng)單位科學(xué)決策上具有先天優(yōu)勢(shì)。一是資源內(nèi)容優(yōu)勢(shì)。檔案室將分散的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的知識(shí)化儲(chǔ)備。同時(shí)，檔案室匯集單位過(guò)往的歷史信息，對(duì)這些資源進(jìn)行數(shù)字化加工，能夠構(gòu)建檔案的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，為單位治理提供經(jīng)驗(yàn)參考。二是資源數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)。檔案室具有數(shù)量方面的突出優(yōu)勢(shì)，特別是信息化的加速推進(jìn)，對(duì)信息獲取、處理、分析等能力越來(lái)越強(qiáng)，檔案資源的賦能單位治理的范圍擴(kuò)大。與此同時(shí)，面對(duì)復(fù)雜的社會(huì)治理形式，單位也亟須檔案資源的支撐。

1.2 服務(wù)個(gè)性化

檔案服務(wù)個(gè)性化是指以利用者為中心，圍繞用戶的個(gè)性化需求，對(duì)利用者的行為習(xí)慣、利用偏好進(jìn)行多層面、多角度分析，為利用者提供精準(zhǔn)化的檔案利用服務(wù)。從形式上看，個(gè)性化服務(wù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和新媒體平臺(tái)，用戶可以快捷地獲取檔案信息，不再局限于到檔案室，節(jié)省了人力物力，檔案數(shù)據(jù)的流通性增強(qiáng)，利用者獲取到可信、準(zhǔn)確的檔案信息。從服務(wù)內(nèi)容看，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)利用者可以自主進(jìn)行檔案查詢檢索、瀏覽分享，促進(jìn)知識(shí)的交流和傳播。檔案室在劃控基礎(chǔ)上將政府公開(kāi)信息提供給大眾，推動(dòng)檔案資源的合理利用，有助于檔案文化的傳播和社會(huì)發(fā)展。

1.3 服務(wù)智能化

“智能化”是檔案服務(wù)現(xiàn)代化的重要方式和重要手段。充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，推出線上預(yù)約、智能審批等創(chuàng)新應(yīng)用模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的網(wǎng)上辦、掌上辦、自助辦、隨時(shí)辦，讓群眾充分享受到智能化、精準(zhǔn)化的服務(wù)體驗(yàn)。智能化服務(wù)突出表現(xiàn)在信息精準(zhǔn)推送、大數(shù)據(jù)輔助決策、智能語(yǔ)音識(shí)別等方面，通過(guò)對(duì)智能算法得引入、平臺(tái)數(shù)據(jù)分析及智能插件覆蓋，為利用者提供“找得到、看得懂、用得上”的檔案信息服務(wù)，使管理更加科學(xué)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)高效信息服務(wù)。有的檔案室對(duì)檔案文件進(jìn)行全面梳理及智能分類，不僅通過(guò)主題熱點(diǎn)、發(fā)布年份進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)政策文件“找得到，找得快”，還按照所屬類別將文件分級(jí)，最大程度地保證檔案信息的透明、規(guī)范與權(quán)威。

2 新時(shí)代基層檔案室信息服務(wù)存在的問(wèn)題分析

2.1 信息服務(wù)手段較為單一

由于檔案服務(wù)理念轉(zhuǎn)型較為滯后，基層檔案室信息服務(wù)處于被動(dòng)狀態(tài)，一般是利用者提出需求，檔案室提供有關(guān)檔案信息查詢服務(wù)。檔案人員不能主動(dòng)了解利用者的需求，大多靠自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。這種檔案信息服務(wù)價(jià)值導(dǎo)向與利用者需求不平衡的矛盾，造成信息服務(wù)針對(duì)性不強(qiáng)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)日臻完善，僅依靠單一的服務(wù)模式難以滿足利用者對(duì)多模態(tài)知識(shí)的需求，迫切要求檔案室轉(zhuǎn)變工作理念，滿足利用者個(gè)性化、智能化需求。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

基層檔案室建設(shè)欠賬太多，有的沒(méi)有按照“三分開(kāi)”的要求分設(shè)，檔案信息服務(wù)設(shè)施建設(shè)不足，缺乏必要的數(shù)據(jù)管理設(shè)備。主要有以下原因造成：一是資金建設(shè)缺位。檔案管理工作往往不是基層單位的重點(diǎn)工作，工作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)匱乏，而數(shù)據(jù)化信息服務(wù)需要投入大量資金采購(gòu)軟硬件設(shè)備。設(shè)備落后、投入資金不足已成為基層檔案室信息服務(wù)的重要障礙性因素。二是專業(yè)人才缺乏。數(shù)據(jù)檔案信息服務(wù)對(duì)人員綜合素質(zhì)要求較高，基層檔案室規(guī)模小，檔案管理人員少，缺乏全面掌握信息服務(wù)業(yè)務(wù)知識(shí)的多面手。

2.3 檔案服務(wù)效率不高

伴隨電子檔案的普及與應(yīng)用，檔案呈現(xiàn)交互性、實(shí)效性和異構(gòu)性特點(diǎn)，在信息服務(wù)中需要重視數(shù)據(jù)挖掘與分析，實(shí)現(xiàn)檔案在線管理與收集利用，助推檔案服務(wù)效率的提升。基層檔案受傳統(tǒng)模式影響，對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)缺乏必要的加工和知識(shí)化，無(wú)法獲取有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，難以找出其共性和聯(lián)系，影響了信息整合，不利于信息服務(wù)效率的提高。用戶在利用檔案信息時(shí)，需要會(huì)從大量的數(shù)據(jù)中進(jìn)行可靠性和安全性鑒別，必然會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間和人力成本。再比如信息收集前端控制不力，工作中形成的文檔、音頻、視頻等資料未“一健歸檔”，破壞信息的整體性，不利于信息服務(wù)質(zhì)量的提高。

2.4 信息服務(wù)安全性差

互聯(lián)網(wǎng)的普及既為檔案信息服務(wù)提供新的工具，又伴隨著信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。一是軟件更新不及時(shí)。檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)存在缺陷，病毒庫(kù)更新不及時(shí)、安全防護(hù)技術(shù)落后于時(shí)代發(fā)展，一旦遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊易導(dǎo)致信息資源被泄露，造成不可挽回的損失。二是安全監(jiān)管存在漏洞。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)字化遷移、著錄和處理，往往缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管技術(shù)，信息服務(wù)中存在監(jiān)督缺位現(xiàn)象。三是信息服務(wù)中的失真問(wèn)題。信息服務(wù)云環(huán)境復(fù)雜，在存儲(chǔ)、利用和服務(wù)中存在隱患。若云環(huán)境突然中斷，則會(huì)影響信息系統(tǒng)的正常訪問(wèn)和服務(wù)，降低服務(wù)效率。四是管理機(jī)制不夠健全。安全意識(shí)和問(wèn)責(zé)機(jī)制不足，大部分基層檔案室只制定安全管理規(guī)定，對(duì)信息化環(huán)境下檔案信息服務(wù)的全流程管理設(shè)計(jì)不足，一旦發(fā)生泄密事件，難以追究相關(guān)責(zé)任。

3 新時(shí)代基層檔案室信息服務(wù)的路徑分析

3.1 構(gòu)建基層檔案室完整準(zhǔn)確的檔案資源體系

3.1.1要提升資源儲(chǔ)備。善于將分散的檔案信息進(jìn)行聚合、分類和整理，提高信息密度和信息知識(shí)化程度，提升檔案利用價(jià)值。要增強(qiáng)檔案意識(shí)，抓好檔案收集整理。深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，組織學(xué)習(xí)《檔案法》《實(shí)施條例》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，確保檔案工作依法有序開(kāi)展。

3.1.2要明確定位，統(tǒng)一思想。明確檔案“管長(zhǎng)遠(yuǎn)、管決策、管服務(wù)”的工作定位，針對(duì)檔案保密性、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，加強(qiáng)責(zé)任管理，全環(huán)節(jié)做好檔案的收集、整理、保管和利用。提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔和管理要求，對(duì)所有應(yīng)歸檔的資料進(jìn)一步細(xì)化分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理有章可循、有據(jù)可依。

3.1.3要不斷拓展檔案資源收集范圍。將對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的專業(yè)檔案、民生檔案納入重點(diǎn)接收內(nèi)容；對(duì)新型檔案資源，比如新媒體檔案、音像檔案開(kāi)展定向征集，豐富檔案室資源種類，為服務(wù)轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建個(gè)性化的信息服務(wù)平臺(tái)

平臺(tái)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)個(gè)性化、智能化的基礎(chǔ)，也是新技術(shù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的必備條件。檔案信息服務(wù)平臺(tái)能夠?yàn)楣娞峁┍憬?、高效的檔案服務(wù)，檔案室要用足用好人工智能、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，構(gòu)建新型服務(wù)平臺(tái)。

3.2.1建好常規(guī)模塊。常規(guī)信息檢索模塊主要用于檔案的普通查詢利用，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)提取原文屬性信息，并通過(guò)豐富的展現(xiàn)形式表現(xiàn)出來(lái)，檔案管理者與利用者在權(quán)限控制范圍內(nèi)可以通過(guò)多樣化、多維度檢索方式對(duì)平臺(tái)的電子檔案檢索、瀏覽、下載和打印。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，除了常規(guī)模糊檢索、精確檢索、全文檢索外，信息服務(wù)平臺(tái)還可提供智能檢索體驗(yàn)，如智能檢索、智能分類檢索和智能篩選查詢等。

3.2.2深化個(gè)性化模塊建設(shè)。個(gè)性化模塊主要對(duì)利用者進(jìn)行精準(zhǔn)畫(huà)像，分析其偏好，建立符合其特征的檔案服務(wù)模型。用戶通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行登錄、注冊(cè)和管理，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶習(xí)慣進(jìn)行分類和標(biāo)注，用戶可以快速定位感興趣的資源。

3.2.3構(gòu)建信息推送模塊。智能推送指的是基于人工智能技術(shù)開(kāi)發(fā)的信息推薦系統(tǒng)，通過(guò)機(jī)器算法進(jìn)行分類標(biāo)簽、特征匹配等步驟，達(dá)到將相應(yīng)用戶感興趣的內(nèi)容精準(zhǔn)推送給用戶的目的。檔案室構(gòu)建此種模塊，一方面有利于提高信息獲取的效率和準(zhǔn)確性，另一方面極大地增強(qiáng)了用戶體驗(yàn)感，讓信息變得更加簡(jiǎn)潔和有指向性。四是建設(shè)服務(wù)反饋模塊。收集用戶在檔案服務(wù)中的意見(jiàn)與建議，有助于優(yōu)化檔案室服務(wù)水平。在服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)用戶評(píng)價(jià)功能，讓用戶自主進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)是檔案服務(wù)新的發(fā)展方向。

3.3 做好新媒體在檔案服務(wù)中的應(yīng)用

3.3.1利用某信、某博開(kāi)展檔案信息服務(wù)。檔案室可通過(guò)開(kāi)通某信、某博的形式，提高檔案工作的社會(huì)知名度，引導(dǎo)利用者借助新媒體平臺(tái)進(jìn)行檔案查詢利用。檔案室借助某信等平臺(tái)解決檔案信息利用中的共享問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。有的檔案室以四色區(qū)別檔案共享利用等級(jí)、確定檔案服務(wù)利用權(quán)限，開(kāi)放程度高的資源借助某信平臺(tái)為公眾提供利用，同時(shí)與政府政務(wù)某信相連接，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)查檔利用。

3.3.2借助移動(dòng)設(shè)備搭建App平臺(tái)。基層檔案室在單位網(wǎng)站、新媒體等平臺(tái)上開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序，提供便捷通道進(jìn)行檔案利用；檔案室要主動(dòng)宣傳檔案工作，傳播檔案文化，利用某音、某手等新媒體，提高檔案工作的社會(huì)影響，引導(dǎo)大眾正確認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的理性認(rèn)識(shí)。

3.4 強(qiáng)化檔案信息服務(wù)安全體系建設(shè)

3.4.1完善檔案服務(wù)安全制度。健全全流程檔案服務(wù)利用制度，夯實(shí)檔案安全根基。大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案數(shù)量增加，大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為檔案室信息服務(wù)增加了難度。要從源頭抓起，樹(shù)牢底線意識(shí)，健全制度規(guī)范，尤其是在檔案數(shù)據(jù)分級(jí)分類管理上，按照《數(shù)據(jù)安全法》的有關(guān)規(guī)定，履行數(shù)據(jù)安全監(jiān)管職責(zé)，構(gòu)建檔案服務(wù)安全制度網(wǎng)絡(luò)。

3.4.2加強(qiáng)新技術(shù)融合運(yùn)用。建強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)基座，聚焦檔案安全全生命周期，開(kāi)展區(qū)塊鏈與隱私計(jì)算等關(guān)鍵技術(shù)與檔案服務(wù)融合，加強(qiáng)數(shù)字身份安全、檔案數(shù)據(jù)交易流通技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用，推動(dòng)基于區(qū)塊鏈的可信身份、可驗(yàn)證計(jì)算等技術(shù)創(chuàng)新，更好地滿足檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的防護(hù)需求。

3.4.3加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)。在檔案信息服務(wù)中，需要重視對(duì)檔案人員大數(shù)據(jù)分析、篩選和評(píng)價(jià)等方面能力的培養(yǎng)，促使檔案人們從海量的數(shù)據(jù)信息中挖掘有價(jià)值的檔案信息，并提供給用戶使用。常態(tài)化開(kāi)展安全教育，推動(dòng)管理人員明晰檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和解決措施。要提高規(guī)范化服務(wù)水平，將規(guī)范、安全理念貫穿于檔案服務(wù)全過(guò)程，提高檔案服務(wù)的實(shí)效性，更好地滿足多元化的利用需求。

3.5 加強(qiáng)信息服務(wù)的頂層設(shè)計(jì)

基層檔案室要把信息服務(wù)轉(zhuǎn)型作為落實(shí)“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)的抓手，激發(fā)創(chuàng)新活力，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面融入單位發(fā)展，提升全員數(shù)字素養(yǎng)和技能。

3.5.1加強(qiáng)信息服務(wù)資金投入。充分激活數(shù)據(jù)要素潛能，立足業(yè)務(wù)需求，著力夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，提升數(shù)據(jù)治理水平，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)融合分析與共享交換機(jī)制，提升數(shù)字化轉(zhuǎn)型價(jià)值效應(yīng)，營(yíng)造良好的信息服務(wù)生態(tài)。

3.5.2持續(xù)做好檔案文化闡釋。檔案文化是信息服務(wù)的重要組成部分，深入挖掘闡釋檔案背后蘊(yùn)含的文化基因，滿足人民群眾對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案文化資源的需求，彰顯檔案在文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)中的突出作用。著力加強(qiáng)社會(huì)化宣傳，將檔案信息服務(wù)的好經(jīng)驗(yàn)好做法好成效宣傳出去，讓大眾熟知新的服務(wù)方式，提高應(yīng)用新平臺(tái)的本領(lǐng)，真正做到讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾不跑腿。

結(jié)語(yǔ)

基層檔案室是檔案工作的主陣地，立足當(dāng)下、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，高度重視檔案信息化建設(shè)對(duì)于信息服務(wù)的破窗效應(yīng)，充分利用檔案工作信息化成果，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)手段的不斷升級(jí)、迭代與轉(zhuǎn)型。加快檔案室數(shù)據(jù)資源共建共享共用，推進(jìn)數(shù)字檔案助力政務(wù)服務(wù)能力的提高，促進(jìn)信息服務(wù)電子文件、電子檔案管理一體化，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)更現(xiàn)代、更智慧、更精細(xì)。要建立健全維護(hù)檔案信息安全的長(zhǎng)效機(jī)制，制定切實(shí)可行的檔案安全管理責(zé)任體系、安全保障制度和防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的方案預(yù)案，保障信息服務(wù)工作的高水平開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介：朱琳（1984—），大學(xué)學(xué)歷，山東（臨沂）公路交通應(yīng)急裝備物資儲(chǔ)備中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。