淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理思路

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，各行各業(yè)逐漸走向信息化發(fā)展的道路。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理也是如此，尤其目前正處于公共衛(wèi)生體系深化改革階段，不斷發(fā)展檔案信息資源信息化管理水平，進(jìn)一步發(fā)揮檔案價(jià)值，是今后衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)展的重中之重。本文圍繞衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理思路進(jìn)行深入分析，為各相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；信息化；創(chuàng)新性實(shí)踐

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生執(zhí)法、衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展歷程的最原始記錄，對(duì)于工作開展、事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)具有重要作用。近年來，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸深入衛(wèi)生監(jiān)管工作中，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步提升信息化意識(shí)與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型思想，優(yōu)化檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)以紙質(zhì)文件為主的保管利用轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔橹鞯男畔⒒芾砼c主動(dòng)提供服務(wù)，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作朝著自動(dòng)化、高效化、智慧化方向邁進(jìn)，從而促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的快速發(fā)展[1]。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的必要性及意義

1.1 整體推動(dòng)現(xiàn)代化管理水平

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜、分布廣泛、管理難度大。衛(wèi)生監(jiān)督檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，數(shù)字化加工技術(shù)使檔案工作由紙質(zhì)文件保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲(chǔ)，操作系統(tǒng)搜索引擎使對(duì)外服務(wù)利用由人工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€檢索，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)使眾多紛繁復(fù)雜的文書檔案、聲像檔案、視頻檔案、圖片檔案等結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在線征集、統(tǒng)一管理與合理利用。不僅保障了檔案原始文件的安全，提高了衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理效率，最大程度地發(fā)揮檔案潛在價(jià)值，更使檔案由“死文件”變成“活數(shù)據(jù)”。讓管理人員與社會(huì)群眾直觀、準(zhǔn)確地了解檔案工作，獲取檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，樹立衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)良好的社會(huì)形象。

1.2 整體優(yōu)化決策科學(xué)化水平

衛(wèi)生監(jiān)督工作涉及民生，事關(guān)人民群眾生命安全和身體健康，其重要性不言而喻。衛(wèi)生監(jiān)督檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理、智慧化利用，系統(tǒng)平臺(tái)可通過數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)快速對(duì)檔案數(shù)據(jù)綜合分析，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化主動(dòng)推送，使領(lǐng)導(dǎo)和管理員可及時(shí)了解當(dāng)前監(jiān)督工作開展情況，為其科學(xué)決策提供了必要手段，進(jìn)一步提高了整體管理水平[2]。

1.3 整體提高信息共享化水平

衛(wèi)生監(jiān)督檔案及時(shí)將重要數(shù)據(jù)信息傳遞給指定人員，實(shí)現(xiàn)在線共建共享，是今后檔案管理利用的主流方向。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息化管理，通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云平臺(tái)等技術(shù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口手段，使檔案信息數(shù)據(jù)可跨單位、跨地域、跨行業(yè)定點(diǎn)輸送和遠(yuǎn)程服務(wù)，有效地提高檔案的利用率，極大地減少原始檔案資料被損害、丟失及泄露，降低了衛(wèi)生監(jiān)督檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上保障了檔案管理規(guī)范化與高質(zhì)量化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[3]。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理存在問題

2.1 管理體系較為滯后

一是存在“自上而下”輕視檔案管理工作的思想。在頂層設(shè)計(jì)層面尚未配置信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有專門負(fù)責(zé)相關(guān)項(xiàng)目推動(dòng)的部門，使得檔案信息化工作進(jìn)展緩慢。二是沒有經(jīng)過行業(yè)內(nèi)外多層次、多角度調(diào)研。檔案信息化管理與實(shí)際監(jiān)督業(yè)務(wù)脫鉤，發(fā)展方向與目標(biāo)不清晰，系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、數(shù)字化加工、安全防護(hù)、信息數(shù)據(jù)對(duì)外利用等業(yè)務(wù)缺乏整體規(guī)劃。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重落伍

一是財(cái)政資金支持力度有限。財(cái)政投入大多在衛(wèi)生管理、監(jiān)督執(zhí)行等方面，部門領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的發(fā)展，導(dǎo)致信息化工作停留在紙上談兵狀態(tài)，無法向前推進(jìn)。二是系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)用信息化技術(shù)較少。已建成的系統(tǒng)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)文件簡(jiǎn)單存放即可，僅僅是解決了數(shù)字化問題，再加之搜索效率極為緩慢，舊設(shè)備升級(jí)換代頻率較低，底層構(gòu)架遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不能完全滿足監(jiān)督事業(yè)發(fā)展需求。

2.3 人員素質(zhì)有待提升

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理人員大多由其他崗位人員兼職，新人占有較大比例，而且人員流動(dòng)性較大，多數(shù)人員未參加過相應(yīng)的培訓(xùn)考核就上崗，普遍存在素質(zhì)不夠、理論知識(shí)淺薄、創(chuàng)新意識(shí)不足、工作積極性低的問題。同時(shí)，衛(wèi)生監(jiān)督部門未能高度重視專業(yè)檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)工作，在理論知識(shí)、實(shí)踐技能、創(chuàng)新意識(shí)等方面培養(yǎng)路徑方式較為單一，難以處理管理工作中遇到的問題。導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)生疏、操作不規(guī)范、歸檔滯后，對(duì)檔案材料僅限于存放，難以從根本上促進(jìn)檔案信息化工作的順利開展，直接影響了衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理制度改革。

2.4 數(shù)據(jù)信息難以共享

一是傳統(tǒng)管理理念根深蒂固。各級(jí)管理者共享意識(shí)不夠，系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)庫始終處于不完善、有缺失、較為分散的狀態(tài)。二是尚未制定區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)與單位之前的共享利用規(guī)劃方案和規(guī)范的共享流程，使得檔案信息數(shù)據(jù)傳輸、信息利用等方面存在巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。三是受系統(tǒng)平臺(tái)功能制約。目前國(guó)家構(gòu)建的衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)功能與基層工作需求契合較少，導(dǎo)致共建平臺(tái)利用率較低。

2.5 安全工作存在漏洞

一是在本單位系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)過程中未對(duì)防火墻、安全審計(jì)、安全路由器、入侵建設(shè)等安全設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一配置，殺毒軟件病毒庫更新緩慢，容易使黑客與社會(huì)不法分子侵入系統(tǒng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露。二是安全制度不完善，在內(nèi)部利用、數(shù)據(jù)傳送、共建共享等工作的敏感信息處理上尚未界定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)用戶沒有采用網(wǎng)絡(luò)隔離、身份驗(yàn)證、權(quán)限控制、全程監(jiān)控等安全手段，使得非法訪問、數(shù)據(jù)篡改、信息泄密等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)頻頻出現(xiàn)。三是衛(wèi)生監(jiān)督單位對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的能力較弱，應(yīng)急演練相關(guān)措施開展較少，防范手段水平較低，對(duì)于現(xiàn)存漏洞沒有做到全面排查，專項(xiàng)治理，同時(shí)，對(duì)已形成的電子檔案沒有進(jìn)行異質(zhì)備份和異地備份，存儲(chǔ)方式單一、備份策略簡(jiǎn)化，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被破壞后難以恢復(fù)，構(gòu)成嚴(yán)重的威脅，造成不可逆的傷害。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理優(yōu)化路徑

3.1 建立健全的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理體系

一是提高信息化管理意識(shí)。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息化管理工作，帶頭轉(zhuǎn)變思想觀念，突破傳統(tǒng)思維模式束縛，將檔案工作與監(jiān)督服務(wù)工作放到同安排、同部署、同規(guī)劃、同落實(shí)，深入行業(yè)市場(chǎng)調(diào)研，充分了解信息化技術(shù)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的價(jià)值，加大資金、技術(shù)、人力資源投入，為信息化建設(shè)提供有力支撐。二是形成網(wǎng)格化管理模式。設(shè)置衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管同志任副組長(zhǎng)，內(nèi)設(shè)指揮中心、調(diào)度中心，將檔案管理部門人員統(tǒng)一規(guī)劃、集中領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任目標(biāo)，壓實(shí)工作責(zé)任，以優(yōu)布局、打基礎(chǔ)、補(bǔ)短板、建機(jī)制為重點(diǎn)，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任主體和完成時(shí)限，不斷鞏固拓展信息化建設(shè)成果[4]。三是完善各項(xiàng)規(guī)章制度。依照衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等法規(guī)規(guī)范，結(jié)合自身發(fā)展需求，制定部門檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。例如，《衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理制度》《數(shù)據(jù)文件格式標(biāo)準(zhǔn)》《信息安全管理制度》《檔案信息化工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等標(biāo)準(zhǔn)文件，進(jìn)一步規(guī)范了衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理長(zhǎng)效機(jī)制，提高檔案信息化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化水平，保障各項(xiàng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理工作有法可依、有章可循，進(jìn)一步保證檔案收集整理、分類存儲(chǔ)、共享利用各項(xiàng)業(yè)務(wù)有效落實(shí)。

3.2 加大檔案共建共享平臺(tái)建設(shè)力度

一是爭(zhēng)取支持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)向上級(jí)有關(guān)部門匯報(bào)檔案信息化進(jìn)展情況，持續(xù)強(qiáng)化政策對(duì)接，密切協(xié)調(diào)配合，做好各類項(xiàng)目?jī)?chǔ)備和申請(qǐng)報(bào)送工作，積極爭(zhēng)取財(cái)政資金支持，為信息化建設(shè)工作提供有力的資金保障。二是要做好市場(chǎng)調(diào)研。領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、外包公司負(fù)責(zé)人員要組成調(diào)研團(tuán)隊(duì)，以《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784- 2021）為基礎(chǔ)，針對(duì)軟硬件型號(hào)配置與系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)應(yīng)用，前往先進(jìn)地區(qū)展開深入溝通交流，了解新思想、引進(jìn)新觀念、學(xué)習(xí)新技術(shù)，明確建設(shè)方向，制定適合自身發(fā)展的系統(tǒng)建設(shè)方案，建設(shè)實(shí)用性強(qiáng)、性價(jià)比高、兼容性廣的檔案信息化利用平臺(tái)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，逐步推動(dòng)建設(shè)，防止出現(xiàn)功能設(shè)計(jì)不合理、底層構(gòu)架不規(guī)范、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、實(shí)際應(yīng)用有缺陷等問題。三是引入先進(jìn)技術(shù)。充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算等技術(shù)手段，在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔、科學(xué)管理、自動(dòng)分類、共建共享、安全保障等建設(shè)目標(biāo)，為后期挖掘信息資源價(jià)值、提供人性化服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。例如，云存儲(chǔ)技術(shù)?？蔁o需購買服務(wù)器、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)備，用戶可根據(jù)需求添加或刪除容量、快速更改性能和自動(dòng)重新分配數(shù)據(jù)，解決存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，提高存儲(chǔ)空間的利率。同時(shí)具備負(fù)載均衡、故障冗余功能，實(shí)現(xiàn)了龐大數(shù)據(jù)云端存儲(chǔ)，徹底解決機(jī)房服務(wù)器存儲(chǔ)空間有限的問題。流媒體技術(shù)。將衛(wèi)生監(jiān)督音視頻多媒體數(shù)據(jù)分割成多個(gè)數(shù)據(jù)塊，在減少用戶終端存儲(chǔ)空間的同時(shí)使其具備較高容錯(cuò)性。四是細(xì)化系統(tǒng)平臺(tái)功能?？衫脤⑾到y(tǒng)劃分為子系統(tǒng)的方式，將相關(guān)功能實(shí)現(xiàn)集約化管理、分散化操作。例如，信息采集子系統(tǒng)，負(fù)責(zé)將征集檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠘?biāo)準(zhǔn)的電子格式，使其便于分類、管理和查詢。信息存儲(chǔ)子系統(tǒng)。負(fù)責(zé)將多種存儲(chǔ)方式相結(jié)合，降低存儲(chǔ)成本并提高檔案信息資源的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，在一定程度上可做到聯(lián)機(jī)分析處理和深度挖掘。查詢分析子系統(tǒng)。面向用戶提供查詢、利用、共享等服務(wù)，通過搜索引擎精確匹配查詢結(jié)果，以便作出正確決策。平臺(tái)維護(hù)子系統(tǒng)。完成正常與非正常工作狀態(tài)下的信息同步，分析數(shù)據(jù)丟失、信息盜竊等異常行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保證檔案信息流通過程的安全性[5]。

3.3 著力營(yíng)造干部人才隊(duì)伍成長(zhǎng)環(huán)境

首先，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要充分重視人才的重要性，積極向上級(jí)單位爭(zhēng)取人才引進(jìn)政策支持，除必要的學(xué)歷與專業(yè)要求外，要重點(diǎn)吸引具備較強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用能力、衛(wèi)生監(jiān)督工作經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代檔案管理操作技能的人才，不斷為檔案管理部門注入新鮮血液，提升整體干部隊(duì)伍綜合實(shí)力。其次，要對(duì)內(nèi)部人員定期進(jìn)行檔案管理、信息化應(yīng)用、信息保密、對(duì)外共享利用服務(wù)等方面的理論知識(shí)培養(yǎng)，多舉措、多路徑、多角度地開展座談交流、講師授課、技能比賽等活動(dòng)。三是將“引進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，領(lǐng)導(dǎo)小組要多開展外出參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)，在衛(wèi)生行業(yè)選擇檔案信息化工作開展較好的先進(jìn)地區(qū)進(jìn)行深入溝通交流，學(xué)習(xí)并熟練掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，彌補(bǔ)知識(shí)“短板”，填充認(rèn)知“缺口”，促進(jìn)干部隊(duì)伍不斷學(xué)習(xí)新發(fā)展理念、新發(fā)展舉措、新發(fā)展格局，使團(tuán)隊(duì)知識(shí)水平和職業(yè)發(fā)展視角與時(shí)俱進(jìn)，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下檔案信息化工作出現(xiàn)的新情況與新問題打好人才基礎(chǔ)。最后，要建立嚴(yán)格考核制度，加強(qiáng)日常調(diào)度反饋、檢查督促，切實(shí)增強(qiáng)推進(jìn)檔案信息化工作的緊迫感和責(zé)任感，緊扣時(shí)間節(jié)點(diǎn)，細(xì)化各項(xiàng)職責(zé)任務(wù)，定期要求青年干部撰寫工作報(bào)告、專題集中發(fā)言等，全面提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門綜合業(yè)務(wù)水平和處理復(fù)雜問題的能力。同時(shí)，要結(jié)合平時(shí)考核結(jié)果，暢通干部晉升渠道，強(qiáng)化正向激勵(lì)，激活干部“源動(dòng)力”，努力營(yíng)造見賢思齊、比學(xué)趕超的良好工作氛圍。

3.4 不斷優(yōu)化信息數(shù)據(jù)安全防護(hù)手段

一是根據(jù)《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》（GB/T22239-2008）的相關(guān)規(guī)定，多措并舉地運(yùn)用安全技術(shù)手段維護(hù)檔案的完整性、真實(shí)性，在硬件方面配置安全網(wǎng)關(guān)、入侵檢測(cè)/防御、安全服務(wù)器、安全加密套件等安全設(shè)備，在技術(shù)方面應(yīng)用加密技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離、訪問控制等安全手段[6]。例如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在共建共享利用過程中對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)男l(wèi)生監(jiān)督工作數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，到達(dá)用戶界面后再自動(dòng)解密還原為原始數(shù)據(jù)，目的是防止非法用戶在數(shù)據(jù)傳遞過程中截獲、盜用信息。防火墻技術(shù)是通過對(duì)檔案管理平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)的隔離和限制訪問等方法來控制用戶網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限；數(shù)據(jù)保全技術(shù)。利用雙機(jī)熱備軟件準(zhǔn)確、自動(dòng)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫所有的數(shù)據(jù)信息，及時(shí)捕捉數(shù)據(jù)信息變化，使系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行過程中不會(huì)造成數(shù)據(jù)凌亂或丟失，以便有效維護(hù)檔案的原始性與完整性。二是增強(qiáng)檔案管理人員的安全管理理念，扎實(shí)開展檔案信息安全培訓(xùn)工作，深入學(xué)習(xí)《保密法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律條令，提升防范和抵御信息化安全風(fēng)險(xiǎn)的能力，同時(shí)，要面向全體工作人員定期進(jìn)行檔案安全保密工作專題培訓(xùn)，圍繞保密的基本概念、保密工作相關(guān)法律法規(guī)、新形勢(shì)下竊密的主要手段、網(wǎng)絡(luò)信息安全的維護(hù)等方面進(jìn)行解讀，深入剖析當(dāng)前本單位保密工作現(xiàn)狀和易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，確保每位同志增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)守規(guī)矩、保障到位。同時(shí)，要聯(lián)動(dòng)晉升獎(jiǎng)罰機(jī)制，以促進(jìn)全員將衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息安全管理工作落實(shí)到實(shí)處。

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作者簡(jiǎn)介：李暉（1973—），大專學(xué)歷，德州市疾病預(yù)防控制中心（德州市衛(wèi)生監(jiān)督所）館員，研究方向：檔案信息化、檔案規(guī)范化管理、人力資源檔案管理。