干部人事檔案數(shù)字化管理的模式分析

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化管理已成為檔案管理的新模式、新業(yè)態(tài)，是推動檔案治理能力提升的重要抓手。目前，干部人事檔案數(shù)據(jù)化管理還存在著數(shù)字化管理意識較為落后、基礎(chǔ)跟不上時代要求、檔案人員素質(zhì)明顯滯后等問題，要堅持靶向施策，在制度建設(shè)、電子檔案管理、系統(tǒng)建設(shè)、開發(fā)利用等方面持續(xù)優(yōu)化，以高效的干部人事檔案管理提升檔案治理體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；路徑分析

以大數(shù)據(jù)、云計算為代表的新技術(shù)異軍突起，為干部人事檔案管理打開了新的空間，提供了新的遵循和路徑，人事檔案管理的效率和安全性得到大幅提升。按照《干部人事檔案工作條例》（以下稱《條例》）對人事檔案工作的要求，干部人事檔案需要在服務(wù)政府決策、提高干部隊伍素質(zhì)上提供更為精準化的高校服務(wù)，數(shù)字化管理模式為干部人事檔案管理提檔升級、提高服務(wù)能力奠定了堅實基礎(chǔ)。

1 干部人事檔案數(shù)字化管理概述

《條例》要求在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應當嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。這一論述為干部人事檔案數(shù)字化管理指明了方向。從概念上看，檔案數(shù)字化是檔案通過數(shù)字化加工，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為電子模式，實現(xiàn)在線查詢利用。目前，檔案數(shù)據(jù)化管理在綜合檔案館、企事業(yè)單位檔案室得以普遍應用，技術(shù)模式日益成熟，已成為檔案管理的新業(yè)態(tài)。運用現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案資源進行有效整合，在數(shù)字化基礎(chǔ)上對資源信息進行重組整合，由被動地查閱信息到主動提供知識服務(wù)，將大數(shù)據(jù)等技術(shù)與人事檔案管理深度融合，為選人用人提供更為有效的檔案服務(wù)。檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)檔案全文的識別、分類和歸集，以人事檔案利用為出發(fā)點，以大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)為查詢利用提供支撐，能夠讓人事檔案工作提質(zhì)增效，最大限度地發(fā)揮人事檔案的應用價值。同時，數(shù)字化管理使人事檔案管理的準確性提升，有效防止篡改或非法修改問題的發(fā)生，提高管理利用效率。

2 干部人事檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 適應檔案資源信息查詢利用便捷化的現(xiàn)實需要

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益滲透，人事檔案信息的查詢逐步實現(xiàn)了“一秒查檔”和“互聯(lián)互通”，人事檔案的利用不再局限于一域，檔案信息來源也日益豐富。涉及人事任免的通知、文件、流程等，經(jīng)數(shù)字化處理，一并納入數(shù)字化管理范疇，形成信息多元、數(shù)據(jù)完善的檔案管理模式，人事檔案的類型更加豐富、內(nèi)容更加多樣，為查詢利用提供了更加便利的服務(wù)。

2.2 干部人事檔案管理順應時代發(fā)展的現(xiàn)實要求

“數(shù)字中國”已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略，數(shù)字經(jīng)濟也成為推動經(jīng)濟發(fā)展的重要引擎。人事檔案管理工作要順應時代發(fā)展，發(fā)揮人事檔案應用作用，需要緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展潮流，推動檔案數(shù)字化管理應用。新技術(shù)的應用離不開觀念的更新和配套機制的完善，人事檔案管理的數(shù)字化也不例外。只有真正認識到數(shù)字化管理的重要性和必要性，不斷接受新事物，鉆研新模式，人事檔案管理才能邁向新的高度，更能彰顯檔案工作的時代價值。

2.3 數(shù)字化管理是適應檔案治理能力的現(xiàn)實需要

“要以信息化推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化?！碑斍?，信息化建設(shè)經(jīng)過二十多年的發(fā)展，已形成較為成熟的機制，也是檔案管理工作走向現(xiàn)代化的必然選擇。檔案治理也應積極運用信息化手段，探索檔案數(shù)字治理新模式，提升檔案治理效能。當前，移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)處于縱深發(fā)展階段，與檔案工作聯(lián)系緊密。借助數(shù)據(jù)管理技術(shù)，能夠提升人事檔案管理的智能化、精細化和精確化水平，可以更好地彰顯檔案存憑留史的獨特屬性。

2.4 提升服務(wù)質(zhì)量的現(xiàn)實需要

目前，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)廣泛應用于政府決策，“數(shù)字中國”建設(shè)扎實推進。為政府轉(zhuǎn)型提供高效的個性化服務(wù)，提升政務(wù)運轉(zhuǎn)效率，成為新時代對人事檔案管理提出的新要求。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)θ耸滦畔⑦M行整合、重組與加工，為檔案利用提供高效、準確的服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠滿足查詢利用的現(xiàn)實需求，檔案利用者還可以通過資源聚合提煉有效信息，挖掘檔案資源潛力，為政府決策提供有益的資政參考，更好地為中心大局服務(wù)。

3 干部人事檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

3.1 數(shù)據(jù)化管理意識較為落后

一些地方和部門檔案信息化建設(shè)起步較晚，目前還處于檔案信息化的中級階段，人事檔案從“紙質(zhì)”到“電子”的轉(zhuǎn)化尚未完成，有的依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式為主。在有些地區(qū)看來，大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)思維只應用于綜合檔案館或者行業(yè)系統(tǒng)的頂層設(shè)計領(lǐng)域，人事檔案因其機密性和保密性，數(shù)字管理只能作為工具加以應用，并只側(cè)重于結(jié)果的應用，不適宜大范圍地推廣應用，忽視了大數(shù)據(jù)管理這種新興的管理模式，嚴重阻礙了人事檔案管理向更深層推進。

3.2 檔案數(shù)據(jù)化基礎(chǔ)跟不上時代要求

《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的出臺為數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。但是，檔案信息化基礎(chǔ)機構(gòu)和數(shù)字化管理的要求不相適應，是目前干部人事檔案管理的結(jié)構(gòu)性矛盾，也是推動人事檔案現(xiàn)代化管理的努力方向。主要表現(xiàn)在：一是單位檔案進行數(shù)字化模式管理必須要有先進、完備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施作為保障，這是檔案管理數(shù)字化模式必不可少的基本條件。目前很少有單位的數(shù)字化建設(shè)配套設(shè)施齊全，大部分單位都是采取外包的形式，安全性和后期維護難以做到高標準。二是數(shù)字技術(shù)存在安全隱患。由于數(shù)字化技術(shù)不受時間和地域限制，電子文件不受載體限制，在時間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息被泄露和非法篡改的問題[1]。

3.3 檔案人員素質(zhì)明顯滯后

當前，檔案人員素質(zhì)與時代發(fā)展不相適應。一方面是檔案管理人員對數(shù)字化管理模式認知不清，對其重要性難以精準把握，思維模式還處于電子檔案轉(zhuǎn)化階段，未能更深一步加強檔案資源的整合、利用，影響數(shù)字化管理的整體推進。另一方面是人事檔案管理人員大多身兼數(shù)職，比如綜合檔案、文書檔案、會計檔案等，使得檔案人員難以有精力研究檔案數(shù)字化管理的問題。目前，人事檔案管理大多還處于查詢階段，尚未進入深層次的開發(fā)利用，上級組織部門對該項工作也未提出明確要求。

4 干部人事檔案數(shù)字化管理的路徑分析

4.1 理念和制度同步推進

《條例》指出，要建立健全規(guī)章制度和工作機制。理念是行動的先導，數(shù)字化管理理念的樹立對于提高檔案管理水平具有決定性意義，是人事檔案緊跟時代步伐、提升工作效率的重要抓手。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)⒉煌螒B(tài)和類別的檔案資源整合成標準化、開放化、通用化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的應用，其便捷性和安全性得到了實踐檢驗。從應用性來看，檔案信息化實現(xiàn)的是檔案資源的計算機掃描處理，而檔案數(shù)字化是檔案轉(zhuǎn)化為實用性的資源，以數(shù)字文本提升檔案利用的質(zhì)量。從這個層次來看，檔案數(shù)字化管理是信息化建設(shè)的2.0版，實現(xiàn)了檔案管理的新跨越，更好地釋放了檔案資源的內(nèi)在潛能，能夠為中心工作提供更為高效精準的服務(wù)。

4.2 存量和增量同步推進

以數(shù)字化管理為核心的檔案信息化建設(shè)，其基礎(chǔ)要求是存量數(shù)字化和增量電子化的同步推進、齊抓共管。在存量數(shù)字化方面，在干部人事檔案管理的實踐中，傳統(tǒng)管理方式面臨著提取信息能力不足、差異化管理難實現(xiàn)、干部動態(tài)無法實時監(jiān)控、檔案價值挖掘不夠等難題，抑制了干部人事檔案彰顯價值，也無法實現(xiàn)精準選人用人的目標。因此，尋求數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢成為推動人事檔案穩(wěn)定發(fā)展的“關(guān)鍵武器”。在進行數(shù)字化掃描過程中，要根據(jù)室藏檔案結(jié)構(gòu)，結(jié)合實際制作干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)流程單，明確工作人員的具體職責，嚴格落實簽字確認制度，做到責任到人、倒查有據(jù)，確保各環(huán)節(jié)有序銜接，整體穩(wěn)步推進；要加強檔案流程管理，嚴格按照檔案出庫、整理、編碼、查缺、掃描、原始圖像制作、高清圖像處理、數(shù)據(jù)復審、打印裝訂、歸還入庫工作流程規(guī)范每一卷檔案，確保數(shù)字化工作做精、做全、做細，實現(xiàn)數(shù)字化加工無遺漏、無差錯；要加強質(zhì)檢管控，在干部檔案信息采集和數(shù)字化加工完成后，組織專人對照紙質(zhì)檔案逐一校核驗收錄入準確率、圖像掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)信息完整性、檔案實體完整性等內(nèi)容進行普驗，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄、督促整改。增量電子化是指原生數(shù)字文件的檔案化，是各部門密切配合，完成單套制接收、管理。結(jié)合檔案接收歸檔業(yè)務(wù)模式的變化，原先線上登記、線下移交的“雙套制”管理模式已逐漸不能適應數(shù)字化管理的需要，線上登記、線上移交的“單套制”管理模式能夠更加高效便捷地完成檔案的收納工作。對于人事檔案管理來說，大數(shù)據(jù)、云計算、5G、智能物聯(lián)網(wǎng)、電子簽名、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)時代先進技術(shù)應用于人事檔案電子化管理，有其各自優(yōu)勢，要根據(jù)人事檔案電子化管理的實際需要，應用好這些先進技術(shù)[2]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及時更新干部人事檔案的數(shù)據(jù)庫，為選人用人打好信息基礎(chǔ)。業(yè)界習慣于將電子文件“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景”等要素理解為信息要素，但是電子簽名的出現(xiàn)，提醒人們文件所包含的不僅是信息要素，也可能有功能要素[3]。

4.3 系統(tǒng)與共享同步推進

《條例》指出，應當運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，提供精準高效服務(wù)。數(shù)字化管理的前提是高標準信息系統(tǒng)的建設(shè)，該系統(tǒng)能夠?qū)⑷耸聶n案各項業(yè)務(wù)流程與標準模式在應用系統(tǒng)中兼容，能夠?qū)崿F(xiàn)與其他自動化辦公系統(tǒng)進行有效銜接，以便解決電子文件規(guī)范化管理和共享利用的難題。要結(jié)合干部檔案管理實際，圍繞檔案管理“收、管、存、用”的工作需求，提供規(guī)范化、過程化、高效化與集中統(tǒng)一的管理服務(wù)功能，借助計算機技術(shù)實現(xiàn)人事檔案的一網(wǎng)通辦和在線監(jiān)督。一般來說，人事檔案管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)專項審核、自動收集上傳、檔案申請預覽、在線審批與瀏覽、借閱登記、數(shù)據(jù)可更改化等專業(yè)功能，使用單位可根據(jù)需要自主添加相關(guān)模塊。在辦理需要檔案材料證明的相關(guān)行政審批業(yè)務(wù)時，由審批單位直接通過平臺向干部檔案管理部門發(fā)出查閱申請，檔案管理部門在接到申請后，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，限時向申請單位授權(quán)，允許其查看或打印相關(guān)人員電子檔案材料，省去中間環(huán)節(jié)。共享機制還可依托區(qū)塊鏈、云平臺技術(shù)，對檔案材料進行加密管理。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠保證所有數(shù)據(jù)的原始性，即使數(shù)據(jù)經(jīng)過后期修改，系統(tǒng)也能夠進行自動記錄，這就確保檔案數(shù)據(jù)全流程的監(jiān)控，避免了檔案材料被非法篡改。

4.4 安全和開發(fā)同步推進

《條例》強調(diào)，嚴格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價值。一是始終夯實檔案安全基礎(chǔ)。人事檔案是黨和國家的機密，也是個人隱私，做好保密管理至關(guān)重要。在數(shù)字化管理模式下，對人事檔案安全管理提出了更高要求，要充分利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢，確保人事檔案的絕對安全。從網(wǎng)絡(luò)管理的角度來說，要緊跟信息技術(shù)發(fā)展，應用最新的防火墻、防水墻等技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進行加密防護，防止黑客入侵。持續(xù)加強對網(wǎng)絡(luò)訪問的審核力度，根據(jù)使用權(quán)限對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類加密，讓不同用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門與利用者具有不同的使用權(quán)限[4]。從查閱制度來講，要把好“入口關(guān)”，設(shè)置干部人事檔案查閱權(quán)限。堅持“四不查”制度，即涉及本人檔案的不查，與查閱對象是近親屬的不查，查閱干部檔案審批表未經(jīng)領(lǐng)導簽字的不查，非兩名中共正式黨員不查；在檔案的轉(zhuǎn)遞上堅持“四不接轉(zhuǎn)”，即身份不確定不接、材料不齊不接、沒有調(diào)檔函不轉(zhuǎn)、個人攜帶不接，有效維護檔案工作的嚴肅性[5]。二是著力加強檔案開發(fā)利用。一直以來，人事檔案的基本面向是查詢，為選人用人服務(wù)，人事檔案的潛在價值未能充分發(fā)揮。人事檔案中蘊含著干部培養(yǎng)的好經(jīng)驗好做法，為更好地培養(yǎng)選拔干部提供了可復制可推廣的經(jīng)驗，從這方面來講，人事檔案的價值長期處于沉睡狀態(tài)。有的地方開展了干部能上能下、援疆援藏規(guī)劃，讓干部在艱苦環(huán)境中成長歷練，使一大批好干部脫穎而出，這些好的做法都留存在檔案中，成為培養(yǎng)人才的有效途徑。人事檔案部門可通過某一階段干部發(fā)展經(jīng)歷，總結(jié)提煉干部培養(yǎng)的經(jīng)驗或者做法，也可梳理本地年輕干部的結(jié)構(gòu)特征，為黨委政府提供精準的用人決策。按照好干部標準，依據(jù)干部檔案記錄和實際表現(xiàn)，選樹先進榜樣，把在基層一線中兢兢業(yè)業(yè)、攻堅克難的優(yōu)秀干部選拔出來，為干事創(chuàng)業(yè)營造濃厚氛圍。要加強人事檔案編研工作，通過編寫好干部風采錄、人民好公仆編研書籍，利用新媒體技術(shù)，宣傳展示新時代好干部的風采，使好干部充分涌流，彰顯人事檔案的時代價值。

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作者簡介：郭曉華（1978.08— ），臨沂日報社人事科科長、副研究館員，研究方向：檔案管理。