《檔案法》背景下高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型探析

摘 要：《檔案法》實(shí)施為新時(shí)代高校檔案管理提供了有力的法治保障。本文以《檔案法》實(shí)施為研究背景，圍繞高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，分析了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵及特點(diǎn)，并從政策支持、技術(shù)發(fā)展、現(xiàn)實(shí)需要三個方面提出了高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀背景，并從頂層規(guī)劃、技術(shù)人才、安全風(fēng)險(xiǎn)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范四個方面探討了高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的突出現(xiàn)實(shí)問題，在此基礎(chǔ)上，有針對性地提出了高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，為順利推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理；《檔案法》；轉(zhuǎn)型

新修訂的《檔案法》第五章專門規(guī)定了檔案信息化建設(shè)，明確提出國家鼓勵和支持“推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”，要求積極做好電子檔案“四性”檢測，確保“檔案數(shù)字資源安全保存和有效利用”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中5次提及“檔案數(shù)字化”，明確提出要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，推進(jìn)重要檔案數(shù)字化成果文字和語音識別；提出要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)再上新臺階，進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)；積極建立檔案數(shù)字治理新模式，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式；到2025年，檔案管理數(shù)字化水平得到提高，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。教育部于2022年發(fā)布的工作要點(diǎn)也明確提出要實(shí)施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動，加快推進(jìn)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能升級。這些新要求、新規(guī)定為新時(shí)代高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型厘清了思路，指明了方向，明確了重點(diǎn)。

1 高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵特點(diǎn)

所謂“轉(zhuǎn)型”，即事物的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運(yùn)轉(zhuǎn)模型和人們觀念的根本性轉(zhuǎn)變過程。高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即將傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)信息以電子化方式記錄、存儲、管理、利用的轉(zhuǎn)變過程，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息電子化記錄、存儲，逐步建立高校以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。高校檔案管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”手段，推動高校檔案監(jiān)管由事后邁向事前、事中、事后全流程監(jiān)管，提升高校檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化水平。高校檔案安全管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要健全檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系，積極推動檔案數(shù)字資源備份，保障數(shù)字檔案資源安全。與高校檔案傳統(tǒng)管理不同的是，數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有顯著的優(yōu)勢和特點(diǎn)：第一，管理效率更快。高校檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，能夠快速、精準(zhǔn)地檢索到所需的檔案資源，收集、查詢、整理效率都較傳統(tǒng)模式有了顯著提升。第二，管理空間更小。在傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，大量紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等占據(jù)了大量存儲空間，對存儲場地環(huán)境要求滿足“八防”標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將原本紙質(zhì)檔案、照片檔案等進(jìn)行數(shù)字化存儲于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)以及軟盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，存儲空間顯著降低。第三，管理安全更高。高校管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)督”模式以及數(shù)據(jù)備份、信息加密、訪問權(quán)限控制等技術(shù)手段，使高校檔案管理的安全性更高，為深化高校教育事業(yè)改革發(fā)展提供有力支持。

2" 高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀背景

2.1 政策支持

2008年，《高等學(xué)校檔案管理辦法》提出要“加快高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”；2019年，《中國教育現(xiàn)代化2035》提出要統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能教學(xué)、管理與服務(wù)平臺。2021年，《國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》明確提出“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”，將數(shù)字中國上升為國家戰(zhàn)略。2021年出臺的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出“到2025年，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”，明確規(guī)定國家機(jī)關(guān)、央企、縣級以上綜合檔案館應(yīng)達(dá)到的數(shù)字化率。2021年1月實(shí)施的新《檔案法》中明確規(guī)定了“檔案信息化建設(shè)”，并要求各級政府把檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，確保檔案數(shù)字資源安全和有效利用。2023年出臺的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》進(jìn)一步提出了“2522”布局。上述這些法律法規(guī)、政策措施的制定和實(shí)施，既肯定了檔案數(shù)字化服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局的重要作用，也為推動高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供政策支撐。

2.2 技術(shù)發(fā)展

近年來，隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展及其在高校檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有力的技術(shù)支持。應(yīng)用掃描線性CCD技術(shù)，利用電荷耦合器件圖像傳感器CCD進(jìn)行非接觸檔案掃描，可應(yīng)用于高校館藏的重要古籍或其他重要檔案掃描；OCR光學(xué)識別技術(shù)可直接用以掃碼報(bào)刊、書籍、文稿、票據(jù)等，將文字轉(zhuǎn)化為圖像信息，并借助計(jì)算機(jī)輸入技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息輸入輸出管理；縮微一體化數(shù)字技術(shù)，對高校館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次信息采集，利用縮微一體化技術(shù)建立縮微影像和數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系；數(shù)據(jù)庫技術(shù)，根據(jù)高校檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，將其組織、存儲和管理，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息持久化存儲、高效的數(shù)據(jù)訪問和管理。備份技術(shù)，利用備份系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，保障檔案信息安全。

2.3 現(xiàn)實(shí)需要

加快推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是高校檔案管理與高校教育事業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。從高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)來看，2021年實(shí)施的《檔案法》以及2024年實(shí)施的《實(shí)施條例》均對檔案信息化建設(shè)做出了規(guī)定，這也從法律法規(guī)層面明確規(guī)定了新時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的約束性規(guī)定和要求，提出要采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提出把檔案信息化建設(shè)納入高校信息化建設(shè)規(guī)劃，將電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教育教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)有機(jī)銜接。從高校教育事業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)實(shí)來看，高校檔案中的教學(xué)類檔案以及科研類檔案，能夠?yàn)樾聲r(shí)代高校教育教學(xué)制度的改革以及科研發(fā)展提供重要經(jīng)驗(yàn)參考；誕生于高校各個時(shí)期的出版物類檔案也是繁榮校園文化的重要載體。此外，智慧教育與數(shù)字化相融合與驅(qū)動，打通高校檔案數(shù)據(jù)流通壁壘，推進(jìn)高校檔案數(shù)字資源共建共享、深度融合的現(xiàn)實(shí)需要。

3 高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要問題

3.1 頂層規(guī)劃問題

重教育輕檔案的現(xiàn)象在各個高校都或多或少地存在。長期以來，由于高校檔案管理工作往往由高校檔案館（室）具體負(fù)責(zé)，使得高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型被視為高校檔案館（室）的職責(zé)。因此，從數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角來看，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展還缺少完善的頂層規(guī)劃，沒有把高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入全校信息化發(fā)展規(guī)劃。還存在高校檔案管理數(shù)字化制度標(biāo)準(zhǔn)滯后，數(shù)字化轉(zhuǎn)型所需的經(jīng)費(fèi)、先進(jìn)儀器設(shè)備保障不足。導(dǎo)致高校部門之間檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)展不一致，無法形成工作合力，轉(zhuǎn)型進(jìn)程滯后于高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要，數(shù)據(jù)治理的核心人才保證和能力支撐遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足[1]。

3.2 技術(shù)人才問題

根據(jù)《2023年中國數(shù)字人才發(fā)展報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)顯示，我國數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展加速，各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮迭起，但數(shù)字人才供給結(jié)構(gòu)不平衡、供給不足，交叉領(lǐng)域復(fù)合型人才缺口較大；《2021年數(shù)字檔案管理人才發(fā)展?fàn)顩r報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)成本較高，人才缺乏。從歷年發(fā)布的數(shù)字檔案管理技術(shù)狀況分析報(bào)告來看，目前主要在技術(shù)兼容性、數(shù)據(jù)安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性方面難題亟待解決[2]。在高校檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性問題加劇檔案管理系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)；在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，涉及高校大量科研、人事等涉密數(shù)據(jù)信息，雖然采用了相應(yīng)的加密技術(shù)，但安全風(fēng)險(xiǎn)依然存在。此外，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型還存在著技術(shù)兼容性難題，不同類型、結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)因數(shù)據(jù)格式不一致、數(shù)據(jù)傳輸不暢等技術(shù)難題需要解決。

3.3 安全風(fēng)險(xiǎn)問題

《檔案法》中24次提及“安全”，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅。首先是安全風(fēng)險(xiǎn)意識轉(zhuǎn)型滯后。高校檔案管理者和一線檔案管理人員的數(shù)字化安全風(fēng)險(xiǎn)管控意識不足，缺乏檔案管理數(shù)字化監(jiān)管認(rèn)識；未能結(jié)合移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中缺少必要的檔案安全保障體系，存在安全隱患[3]。其次是安全風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)轉(zhuǎn)型滯后。高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型離不開先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)安全技術(shù)和保密技術(shù)等，安全風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)更新迭代較快，由于缺乏復(fù)合型數(shù)字檔案管理人才以及必要的基礎(chǔ)設(shè)施投入等，使得高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面也面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)轉(zhuǎn)型滯后難題。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題

高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要完備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范支持和保障，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、技術(shù)的兼容性，打通高校各部門之間的數(shù)據(jù)信息壁壘，使不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共建共享。《檔案法》第41條明確規(guī)定了“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，這也為新時(shí)代高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了新要求，即檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和實(shí)施要能夠有效滿足高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。高校檔案信息來源多樣，涉及不同文件格式，給數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來挑戰(zhàn)[4]。從當(dāng)前高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程的現(xiàn)狀分析，主要存在著標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范內(nèi)容規(guī)定滯后于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)需要。

4 《檔案法》實(shí)施背景下高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑

新修訂的《檔案法》于2021年1月1日起正式實(shí)施，這是繼1996年、2016年之后的再次修正，也是修正內(nèi)容最多、變化最大的一次，是適應(yīng)新時(shí)代檔案管理信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。在信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的時(shí)代，高校檔案管理要積極探索和思考數(shù)字化全面深入推進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型路徑，為“全面推進(jìn)教育數(shù)字化”戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提速增效[5]。

4.1 優(yōu)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計(jì)

認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《實(shí)施條例》，把法律法規(guī)的各項(xiàng)規(guī)定和要求落實(shí)到高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的具體實(shí)踐。首先是堅(jiān)持高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型政治方向。始終堅(jiān)持黨對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持黨管檔案工作，切實(shí)擔(dān)負(fù)起“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命。要把檔案信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入高校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃布局，做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)。其次是要成立高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)小組，組成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作專班，不斷優(yōu)化和調(diào)整高校檔案管理組織架構(gòu)，強(qiáng)化高校檔案數(shù)據(jù)跨部門流轉(zhuǎn)。最后是要出臺高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展短中長期規(guī)劃，把高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段性目標(biāo)任務(wù)細(xì)化于具體規(guī)劃之中，并分步分類推動高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4.2 實(shí)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型關(guān)鍵環(huán)節(jié)

首先，要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，分布分類型做好存量檔案數(shù)字化，同時(shí)，也要穩(wěn)步推進(jìn)增量電子化，不斷夯實(shí)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展基礎(chǔ)。圍繞《高等學(xué)校檔案管理辦法》中高校檔案11種類型，分類分布分階段推動館藏高校檔案數(shù)字化。必要時(shí)可委托第三方參與，借助其專業(yè)技術(shù)，協(xié)助完成。其次，學(xué)習(xí)示范數(shù)字檔案館（室）建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型可借鑒各地示范數(shù)字檔案館建設(shè)成功經(jīng)驗(yàn)，圍繞基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、數(shù)字資源管理、保障措施及服務(wù)效能等方面，在人財(cái)物等方面給予支持。最后，健全檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系。在高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，同步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化制度體系建設(shè)，圍繞《檔案法》《實(shí)施條例》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》等，進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型標(biāo)準(zhǔn)體系、制度基礎(chǔ)。

4.3 強(qiáng)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型智力支撐

認(rèn)真貫徹《中國教育現(xiàn)代化2035》《智慧校園總體規(guī)劃》，圍繞“智慧校園”建設(shè)，積極推動高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造“一網(wǎng)通辦”信息平臺，打破數(shù)據(jù)孤島，促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)信息跨部門共享。培育復(fù)合型人才隊(duì)伍，人才資源始終是高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一資源。根據(jù)《檔案法》中檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，圍繞數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等，通過選拔、培育、引進(jìn)、繼續(xù)教育等多種途徑和形式，持續(xù)推進(jìn)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。注重高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型技術(shù)選型、先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)，要與既有系統(tǒng)（如教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公應(yīng)用系統(tǒng)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)交互、整合，確保信息的一致性與完整性。同時(shí)，要保證高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型系統(tǒng)功能的擴(kuò)展性和可維護(hù)性，為轉(zhuǎn)型提供人才支持和技術(shù)支撐。

4.4 深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型協(xié)同賦能

高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，既需要各部門的支持與配合，也需要通過轉(zhuǎn)型賦能教育教學(xué)改革發(fā)展。也要與高校教育事業(yè)改革發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來，通過轉(zhuǎn)型賦能高教改革，發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實(shí)價(jià)值與功能。例如，與高校網(wǎng)絡(luò)信息部門協(xié)同聯(lián)動，為高校檔案管理提供專業(yè)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、元數(shù)據(jù)處理等關(guān)鍵技術(shù)支持和保障。擴(kuò)大高校檔案管理數(shù)字化應(yīng)用渠道，將高校檔案管理系統(tǒng)平臺與校園網(wǎng)、辦公OA系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源共建共享，通過技術(shù)賦能，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息在高校跨部門與跨學(xué)院間的互通，發(fā)揮檔案數(shù)字資源的聚合效應(yīng)，助力教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：劉子琳（1997.11—），苗族，碩士學(xué)位，上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院講師，主要從事檔案信息化建設(shè)研究。