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    大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用探究

    2024-12-31 00:00:00周音娜
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2024年21期
    關(guān)鍵詞:城建檔案大數(shù)據(jù)檔案管理

    摘 要:大數(shù)據(jù)已經(jīng)上升為國(guó)家戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)背景下城建檔案具有館藏檔案數(shù)量大、種類多、真實(shí)性高、檢索利用效率快等特點(diǎn),同時(shí)也使得城建檔案管理面臨著許多現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn),需要在正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理特點(diǎn)及規(guī)律的基礎(chǔ)之上,有針對(duì)性地采取措施,加強(qiáng)城建檔案的管理與利用,發(fā)揮檔案在城建事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值功能。本文以大數(shù)據(jù)應(yīng)用為研究背景,分析了大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理呈現(xiàn)的特點(diǎn)與面對(duì)的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn),在此基礎(chǔ)上提出切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略,對(duì)大數(shù)據(jù)背景下做好城建檔案工作提供有益的參考和借鑒。

    關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理;城建檔案;信息化

    2015年,黨的十八屆五中全會(huì)首次提出“國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”。大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、速度快、價(jià)值高等為主要特征的數(shù)據(jù)集合,并發(fā)展成為對(duì)來(lái)源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)和關(guān)聯(lián)分析,從而發(fā)現(xiàn)新知識(shí)、創(chuàng)造新價(jià)值、提升新能力的新一代信息技術(shù)。2021年頒布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中三次提及“大數(shù)據(jù)”。即 “推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的應(yīng)用”“開展新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、大數(shù)據(jù)環(huán)境中電子文件與電子檔案一體化管理研究”。新時(shí)代,運(yùn)用大數(shù)據(jù)推動(dòng)檔案管理、提升檔案利用效率成為發(fā)展的趨勢(shì),也是推動(dòng)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。

    1 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用的主要特征

    隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)在檔案管理與利用中的深度應(yīng)用,為檔案信息化提供了有力的技術(shù)支撐,也深刻地影響著檔案管理與利用的質(zhì)量和效果[1]。尤其是《檔案法》及其《實(shí)施條例》的修訂和實(shí)施,賦予了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力,并對(duì)電子檔案管理提出明確要求,即采取技術(shù)手段保證電子檔案“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。

    1.1 檔案數(shù)據(jù)信息管理量大

    根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心(IDC)公布的數(shù)據(jù)顯示,2023年,我國(guó)數(shù)據(jù)量規(guī)模達(dá)到76.6ZB,年均增長(zhǎng)速度達(dá)到26.3%,為全球第一。其中辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展使電子檔案管理日益成為主要形式。大量具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)產(chǎn)生,為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)治理和分析應(yīng)用提供了可靠的信息源。新一代信息技術(shù)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用,使檔案載體模式發(fā)生了巨大變化,脫離紙質(zhì)等傳統(tǒng)介質(zhì)的電子檔案,產(chǎn)生了龐大的數(shù)據(jù)流與信息流。從電子檔案業(yè)務(wù)類型來(lái)看,電子文書類、數(shù)碼照片類、視音頻類等不同類型的檔案數(shù)據(jù)匯聚成龐大的檔案數(shù)據(jù)信息,并呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。從電子檔案存儲(chǔ)能力來(lái)看,光盤、磁盤、云盤、網(wǎng)盤等存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用,大量電子檔案數(shù)據(jù)信息能夠完整、全面地保存下來(lái),借助相關(guān)讀取技術(shù)可實(shí)現(xiàn)電子檔案信息導(dǎo)入導(dǎo)出。如云技術(shù)應(yīng)用能夠存儲(chǔ)超過(guò)1000個(gè)TB的信息容量,且占用空間小。大量電子檔案數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生,需要及時(shí)做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分類,為檔案管理與利用提供豐富的信息源。

    1.2 檔案數(shù)據(jù)信息管理種類多

    檔案數(shù)據(jù)信息反映的是檔案內(nèi)容,檔案內(nèi)容涵蓋范圍廣,使得檔案數(shù)據(jù)信息管理的內(nèi)容種類較多。以城建檔案館為例,館藏的檔案數(shù)據(jù)信息包括文書類、工程類、聲像類、財(cái)務(wù)類、人事類等?!稒n案法》及其《實(shí)施條例》均明確提出要做好電子檔案管理與利用工作,確保電子檔案“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。館藏的電子檔案內(nèi)容包括其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及管理過(guò)程信息等,要做好電子檔案的全過(guò)程管理,要確?!皽?zhǔn)確記錄、可追溯”。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率,電子檔案信息收集、存儲(chǔ)于專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù),便于后期的檢索利用。檔案數(shù)據(jù)信息管理種類多,需要根據(jù)不同類型、不同價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息采取精細(xì)化的管理模式,為后期檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

    1.3 檔案數(shù)據(jù)信息利用真實(shí)性高

    根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定,移交的電子檔案應(yīng)滿足“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”要求,這也是對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量要求。且明確賦予電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力[2]。近年來(lái),隨著我國(guó)城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展,大量市政基礎(chǔ)設(shè)施修建、維護(hù)、保養(yǎng)以及新的市政工程項(xiàng)目陸續(xù)開工建設(shè),產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料,及時(shí)將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化信息采集,并利用時(shí)間戳、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)確保館藏檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與可用性,發(fā)揮館藏檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)有價(jià)值。此外,先進(jìn)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用有力保證了電子檔案信息的真實(shí)性。為維護(hù)日常城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展,尤其是為維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益、提升城市建設(shè)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)信息支撐。檔案數(shù)據(jù)信息采集、分類和管理的真實(shí)性是檔案工作的生命線。注重館藏檔案數(shù)據(jù)化工作,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的分析運(yùn)算能力,在各種數(shù)據(jù)信息之間建立有機(jī)聯(lián)系,使數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)度更高,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息流的匯聚,更加全面、完整地展示事物的本真。

    1.4 檔案數(shù)據(jù)信息利用效率快

    與傳統(tǒng)人工查詢檢索管理和利用檔案效率較低不同,由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具有超強(qiáng)的運(yùn)算能力、快速的處理速度。能夠?qū)崿F(xiàn)在海量的館藏檔案數(shù)據(jù)信息中快速檢索到所需的檔案信息內(nèi)容,極大地提升了檔案數(shù)據(jù)信息利用的體驗(yàn)感。在數(shù)據(jù)庫(kù)中,各種檔案數(shù)據(jù)信息流匯聚,運(yùn)行速度快,不受時(shí)間與空間的限制。也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立財(cái)務(wù)類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)交流數(shù)據(jù)庫(kù)、工程類數(shù)據(jù)庫(kù)等,通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)各個(gè)數(shù)據(jù)檔案信息的互聯(lián)互通,能夠高效滿足不同用戶的個(gè)性化檔案利用需求[3]。

    2 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

    2.1 檔案數(shù)據(jù)信息量大,增加了查詢和利用的難度

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,城市建設(shè)檔案館收集了大量在行政管理、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目工程管理過(guò)程中產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息,如行政管理過(guò)程中產(chǎn)生的文本文件數(shù)據(jù)信息、宣傳報(bào)道的網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)信息、監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生的視頻音頻數(shù)據(jù)信息以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的各種圖片數(shù)據(jù)信息等,這些具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息是大數(shù)據(jù)背景下檔案收集、整理的主要對(duì)象。海量的檔案數(shù)據(jù)信息增加了檔案收集的難度,也給檔案管理與利用帶來(lái)諸多的不便。目前,檔案管理所使用的信息技術(shù)主要是傳統(tǒng)的C/S或B/S單一服務(wù)器系統(tǒng),檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)備份主要依靠磁盤、光盤等,這些傳統(tǒng)管理技術(shù)模式難以有效滿足多元化的檔案信息查詢利用需求,無(wú)法保證新時(shí)代信息查詢的即時(shí)性需求。

    2.2 檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu),增加了系統(tǒng)處理的難度

    城市建設(shè)館的館藏檔案管理包括黨群類、行政類、工程類、科研類、財(cái)務(wù)類、影像類等內(nèi)容,每一個(gè)門類的檔案數(shù)據(jù)信息都存在較大的差異性。既有大量的實(shí)物類檔案資料信息,也有大量視音頻檔案數(shù)據(jù)信息、圖片文字表格等檔案數(shù)據(jù)信息。檔案類型多樣,呈現(xiàn)出多源異構(gòu)的顯著特點(diǎn),增加了檔案管理與利用的難度。根據(jù)電子檔案管理規(guī)范的相關(guān)規(guī)定和要求,網(wǎng)頁(yè)、視音頻、表格、文本等非結(jié)構(gòu)化電子文件的數(shù)據(jù)信息也是電子檔案管理的重要內(nèi)容,這些非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)信息越來(lái)越多。傳統(tǒng)檔案管理中以“卷”“份”為單位進(jìn)行歸檔管理,受制于空間、地理環(huán)境等因素制約以及受自然環(huán)境因素影響,檔案管理與利用受到了極大制約。在大數(shù)據(jù)背景下,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用成為推動(dòng)城市建設(shè)檔案館提檔升級(jí)的重要技術(shù)支撐[4]。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則,需要將各種傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化,豐富檔案數(shù)據(jù)信息源,各種非結(jié)構(gòu)化電子文件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息共同構(gòu)成了檔案數(shù)據(jù)的多源異構(gòu),增加了檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)處理難度。

    2.3 檔案利用需求多樣,增加了檔案管理的難度

    近年來(lái),隨著我國(guó)城市建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)大幅度提升。2023年,我國(guó)市政基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維市場(chǎng)達(dá)到1.0381萬(wàn)億元,較2022年復(fù)合增長(zhǎng)率為5.3%,市政工程建設(shè)支出也呈現(xiàn)出大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。城市建設(shè)檔案館收集了大量市政工程項(xiàng)目建設(shè)、維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的檔案資料,在日常行政管理、項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中既會(huì)產(chǎn)生各種檔案數(shù)據(jù)信息,也經(jīng)常需要查詢、檢索和利用檔案信息資源,在館藏的檔案數(shù)據(jù)信息中作為其業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證,業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及方法提煉的重要載體,并最終用以指導(dǎo)和推動(dòng)城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展。由于城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展檔案數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生者與使用者不同,存在較大的檔案數(shù)據(jù)信息需求差異,傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)信息規(guī)模化、個(gè)性化需求,增加了檔案管理與利用的難度。

    3 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用應(yīng)對(duì)之策

    3.1 優(yōu)化:實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共建共享

    認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《實(shí)施條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī),牢固樹立大檔案管理思維、系統(tǒng)思維,以城市建設(shè)檔案館為城建檔案管理中心,開通城建檔案管理平臺(tái),做好平臺(tái)功能設(shè)置,重點(diǎn)是要高效整合城建檔案基礎(chǔ)資源、城建檔案數(shù)字資源和城建檔案管理資源,實(shí)現(xiàn)城建檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的共建共享。首先,優(yōu)化城建檔案基礎(chǔ)資源。將城建檔案中分散于各科室、各業(yè)務(wù)部門的檔案信息資源整合,把工業(yè)、民用建筑工程檔案資料,市政、公用、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料,市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案資料以及城市防洪、抗震、人防工程檔案資料資源收集整理。這些城建檔案涉及城市規(guī)劃、環(huán)衛(wèi)、人防、交通等若干部門,要主動(dòng)做好上門收集,提供業(yè)務(wù)檔案歸檔指導(dǎo)等工作,并按不同檔案信息資源庫(kù)分類收集整理,為實(shí)現(xiàn)數(shù)字時(shí)代檔案基礎(chǔ)資源整合和共享奠定基礎(chǔ)[5]。其次,優(yōu)化檔案數(shù)字資源。按照“單軌制”原則要求,高度重視電子檔案“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的標(biāo)準(zhǔn)和要求,建立以互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的城市建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái),按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則,認(rèn)真做好城建檔案館不同時(shí)期產(chǎn)生的城建檔案信息資源,并按照不同的檔案類型與卷宗,將檔案數(shù)據(jù)信息錄入檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù),并將分散的檔案信息資源與專題數(shù)據(jù)有效整合,構(gòu)建由檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)、原始數(shù)據(jù)庫(kù)及共享發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)所構(gòu)成的統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心資源庫(kù),并做好館藏檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化和整合,將聲像、視音頻、圖片等各個(gè)載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,推動(dòng)電子文件資源與數(shù)據(jù)資源的整合。最后,優(yōu)化城建檔案管理資源。優(yōu)化是從人員崗位職能和城建檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)改進(jìn)。以城建檔案業(yè)務(wù)室、聲像室機(jī)構(gòu)為核心,辦公室、財(cái)務(wù)室予以配合,共同做好城市建設(shè)檔案資料的收集、整理以及數(shù)字化工作。按照《檔案法》及其《實(shí)施條例》實(shí)施為契機(jī),建立一套符合城市建設(shè)行業(yè)檔案管理特點(diǎn)和規(guī)律的檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息清洗、提取,不斷完善檔案數(shù)字化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求,指導(dǎo)檔案數(shù)字化管理工作。

    3.2 深化:實(shí)現(xiàn)城建檔案信息自動(dòng)采集服務(wù)

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,城市建設(shè)檔案管理部門應(yīng)推動(dòng)數(shù)字技術(shù)與城市建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)的融合發(fā)展,運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù),重構(gòu)城建檔案應(yīng)用系統(tǒng),尤其是城建檔案查詢服務(wù),要運(yùn)用人工智能、信息檢索等先進(jìn)技術(shù),通過(guò)先進(jìn)的算法,及時(shí)掌握各個(gè)時(shí)期的城建檔案查詢需求,為城建檔案館個(gè)性化服務(wù)提供技術(shù)支撐。首先,深化檔案信息獲取。隨著辦公自動(dòng)化、工程管理信息化、智能化等技術(shù)的應(yīng)用,使城市建設(shè)事業(yè)得到了快速發(fā)展,數(shù)字信息資源更新快、信息量大、信息源渠道多,呈現(xiàn)出重要信息與“冗余”信息并存,這就需要做好數(shù)字信息采集和抓取,防止被海量“冗余”信息所淹沒(méi)和“屏蔽”。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作發(fā)展深度融合起來(lái),利用網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)抓取技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的自動(dòng)抓取、自動(dòng)保存與歸檔。其次,深化業(yè)務(wù)工作流程。大數(shù)據(jù)時(shí)代,科技技術(shù)與檔案管理的深度融合,城建檔案管理呈現(xiàn)扁平化趨勢(shì),利用檔案形態(tài)、日期、內(nèi)容等信息,在技術(shù)與檔案之間達(dá)到融合連接,實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)整理,即時(shí)歸檔。最后,深化檔案信息個(gè)性服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代,城建檔案管理部門利用數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)技術(shù)掌握檔案利用動(dòng)態(tài),將用戶關(guān)注、使用頻率較高的檔案信息資源及時(shí)推送至前臺(tái),為城建檔案查詢利用提供精準(zhǔn)化與個(gè)性化服務(wù)。

    3.3 實(shí)化:實(shí)現(xiàn)城建檔案管理效果共贏多贏

    大數(shù)據(jù)時(shí)代,城市建設(shè)檔案管理面臨著檔案數(shù)量增多、需求改變、服務(wù)擴(kuò)展、個(gè)性應(yīng)用,檔案管理應(yīng)堅(jiān)持共贏多贏理念,加強(qiáng)合作,聯(lián)合各方力量共同做好檔案管理。首先,與數(shù)據(jù)服務(wù)商聯(lián)合。城市建設(shè)檔案館要善于利用數(shù)據(jù)服務(wù)商的技術(shù)與人才優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)合作,完善檔案數(shù)字資源庫(kù),提升檔案數(shù)字管理水平和質(zhì)量。其次,與檔案形成者合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代,城建檔案館要收集更多、更優(yōu)、更全的信息資源,需要主動(dòng)與市政、市容、環(huán)衛(wèi)等檔案形成者保持良好合作,加強(qiáng)檔案知識(shí)普及,贏得學(xué)科、部門的支持配合,增強(qiáng)歸檔意識(shí)。最后,與檔案利用者合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代,城建檔案館不再是“坐等上門”的被動(dòng)式服務(wù),而應(yīng)利用數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)技術(shù),透過(guò)檔案利用者的習(xí)慣和關(guān)注的重點(diǎn)做好信息需求預(yù)測(cè),提前做好服務(wù)。同時(shí),要加強(qiáng)檔案數(shù)字信息安全教育,檔案利用者要嚴(yán)格按照要求做好檔案信息資源的查詢、檢索、利用工作,防止失密、泄密發(fā)生。

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    作者簡(jiǎn)介:周音娜(1979.7—),大學(xué)學(xué)歷,福建省邵武市城市建設(shè)檔案館館員,從事城建檔案管理。

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