現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新策略

摘 要：隨著社會的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)逐漸普及，各行各業(yè)的信息管理工作也由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，為相關(guān)工作及業(yè)務(wù)流程帶來較大便利。在檔案領(lǐng)域，隨著信息化、現(xiàn)代化與自動化管理模式的應(yīng)用，做到科學(xué)化、標準化、規(guī)范化已成為各級檔案部門必須面對的問題。本文以現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新策略為題，從思想水平、管理水平、隊伍水平、信息化水平等方面分析普遍存在的問題及優(yōu)化路徑，進而全面提高檔案管理水平，推進檔案事業(yè)信息化建設(shè)落地落實。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；事業(yè)單位；檔案信息化

目前，我國各類事業(yè)單位在經(jīng)濟發(fā)展與社會各項民生服務(wù)中占有重要地位。檔案作為記載各項業(yè)務(wù)活動的最原始文件，具有較強的參考價值與法律效力，對進一步夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、提高服務(wù)水平、優(yōu)化發(fā)展路徑具有重要意義。在新時代大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式逐漸向信息化、智能化轉(zhuǎn)變，利用數(shù)據(jù)挖掘、主動推送等技術(shù)實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)資料的充分利用，可全面推動檔案工作走向更高效、更便捷、更智能與更安全，從而推動事業(yè)單位檔案管理向更高水平發(fā)展。

1 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化綜述

在政策支持與技術(shù)支撐的前提下，信息技術(shù)得以不斷發(fā)展且逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中。檔案管理工作已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，通過數(shù)字化、信息化技術(shù)對檔案的收集整理、分類著錄、加工利用實現(xiàn)在線管理、安全存儲、廣泛共享，將檔案保管水平提升至新高度，滿足時代發(fā)展需求的同時也在一定程度上提高了社會滿意度。

1.1 發(fā)展背景及時代特征

1.1.1在政策方面。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對“數(shù)字轉(zhuǎn)型”“檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”提出明確要求，2023年國家出臺的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》明確提出要夯實“數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”與“數(shù)據(jù)資源體系”兩大基礎(chǔ)。這為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)發(fā)展指明了方向，奠定了方法路徑，營造了良好的發(fā)展氛圍，也在一定程度上為各級檔案管理部門加快檔案信息化提供了動力和壓力。

1.1.2在技術(shù)方面。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展與各行各業(yè)的深入應(yīng)用，機關(guān)及企事業(yè)單位步入信息化時代，形成了“無紙化辦公”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式。檔案行業(yè)徹底改變了傳統(tǒng)管理模式，檔案工作者可利用新思路、新手段、新技術(shù)的創(chuàng)新工作模式，升級業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)檔案資源線上的高效管理和廣泛應(yīng)用，真正做到了將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。不僅最大程度地挖掘利用檔案資源的潛在價值，而且進一步提升了檔案管理部門的社會影響力與群眾滿意度。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

1.2.1提高工作效率。在傳統(tǒng)的工作模式下，檔案以紙質(zhì)形態(tài)歸入庫房保管，日常查詢利用則由工作人員手動翻閱，常態(tài)化的檔案整理、分類、著錄等工作都需人工操作。在這種形態(tài)下，不僅費時費力，還容易出現(xiàn)錯誤，甚至?xí)?dǎo)致文件損毀、資料丟失等不可逆的傷害。檔案信息化管理的實現(xiàn)，使得事業(yè)單位能夠進行在線化電子檔案收集、自動化分類著錄與安全化保管利用，工作人員通過外包服務(wù)公司將檔案紙質(zhì)文件進行數(shù)字化加工并上傳至系統(tǒng)平臺，可自動對檔案內(nèi)容進行全面梳理，及時剔除重復(fù)文件，大大減輕了人工負擔[1]。

1.2.2提高安全水平。過去存放在庫房多年的紙質(zhì)檔案，極易因風化、蟲蛀、潮濕、腐化等因素造成紙張受損破裂，同時在過去的利用過程中容易因人工失誤造成檔案數(shù)據(jù)資料的丟失、濫用和被泄露，大大提升了檔案信息非法獲取的風險。檔案管理的信息化與電子化，加之強大的數(shù)據(jù)安全技術(shù)，可使檔案數(shù)據(jù)在存儲與利用過程中得到充分保護，減少了因外部風險造成的損失。

1.2.3促進協(xié)作共享。利用大數(shù)據(jù)與計算機網(wǎng)絡(luò)，建立跨區(qū)域、跨部門、跨單位的檔案信息共享平臺，可將各級檔案部門進行有效連接、高效共享，加強部門間的交流合作，從而實現(xiàn)共贏發(fā)展。

2 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 創(chuàng)新意識不到位

2.1.1重視程度不夠。盡管社會各界對于檔案工作的關(guān)注度有些許提升，但是由于接觸較少、宣傳較少，使得大多數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)及管理員對檔案工作的認知存在偏差，“檔案邊緣化”的情形依然普遍存在，認為檔案管理僅僅是將各種規(guī)章制度、紅頭文件、活動記錄按照規(guī)范標準保存至庫房不丟失即可，無需進行下一步投入，使得最終在政策支持及財政支持等方面嚴重后勁不足，在一定程度上制約了整體事業(yè)的發(fā)展。

2.1.2思想觀念滯后。在過去，各事業(yè)單位的檔案管理模式為手動操作、紙質(zhì)存儲的“櫥子、柜子、盒子”時代，工作人員長期以來習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致出現(xiàn)慣性思維，對現(xiàn)代化與信息化建設(shè)具有抵觸情緒，難以適應(yīng)新的工作環(huán)境與管理流程，甚至對于新技術(shù)的應(yīng)用和新思想的轉(zhuǎn)變抱有懷疑態(tài)度，影響了信息化建設(shè)的推進速度和效果。

2.2 管理體系不健全

目前，雖然我國制定了檔案行業(yè)的法律法規(guī)，并在宏觀方面提出了各種要求，但是部分單位沒有結(jié)合自身工作情況制定適合自身發(fā)展的管理制度，導(dǎo)致管理體系與實際工作相脫節(jié)，對業(yè)務(wù)開展的覆蓋不全面，容易出現(xiàn)檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、信息化管理不科學(xué)、共建共享有風險等問題，嚴重影響檔案管理工作效率[2]。

2.3 人員素質(zhì)不專業(yè)

2.3.1招聘力度不夠。大多事業(yè)單位對于檔案管理崗位的人才引進與對外人才選拔工作開展較少，即使開展也因崗位流動性較大轉(zhuǎn)移至其他崗位，使得技術(shù)人才的數(shù)量不能夠適應(yīng)當代信息化發(fā)展的步伐，造成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級進程緩慢。

2.3.2后期培養(yǎng)力度不夠。檔案的信息化工作是一個與時俱進的過程，在相關(guān)項目開展過程中需要對員工進行及時培訓(xùn)。但是目前大多單位，尤其是基層部門對檔案管理人員的繼續(xù)教育關(guān)注度不夠，沒有形成常態(tài)化培訓(xùn)機制，沒有搭建良好的成長平臺，使得檔案管理人員的綜合水平長期處于較為初級狀態(tài)，無法熟練運用各類現(xiàn)代信息技術(shù)高效開展檔案管理工作，嚴重影響整體進程[3]。

2.4 平臺建設(shè)不先進

大多數(shù)事業(yè)單位尚未充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進行檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式，整體上仍然存在基礎(chǔ)設(shè)施不全、技術(shù)應(yīng)用不到位等問題。

2.4.1基礎(chǔ)設(shè)備陳舊。部分事業(yè)單位僅僅建立了檔案室，沒有配備關(guān)鍵的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，使得相關(guān)信息化建設(shè)無從開展。即使建立機房及數(shù)字檔案室，也因更新升級力度不夠、日常運維有缺陷等弊端導(dǎo)致檔案管理工作信息化發(fā)展緩慢。

2.4.2信息化程度低。在現(xiàn)代化發(fā)展模式下，最為關(guān)鍵的是利用大數(shù)據(jù)及云技術(shù)實現(xiàn)信息的高速檢索與共享利用，但是目前，檔案行業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源單套制智慧化管理的典型案例較少，技術(shù)應(yīng)用存在滯后性，系統(tǒng)的性能和響應(yīng)速度不達標，功能不完善，數(shù)據(jù)傳輸不順暢，影響了檔案共享的效率，還可能對信息的完整性和可訪問性造成威脅。

3 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新優(yōu)化路徑

面對上述問題，各級檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者及一線工作人員必須首先做到轉(zhuǎn)變思想意識。充分認識到傳統(tǒng)管理模式下大量重復(fù)性、單一性工作的弊端及影響，在內(nèi)心可信息化發(fā)展模式，建立其科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，進一步統(tǒng)一優(yōu)化檔案管理工作流程、工作內(nèi)容、方式方法，在事業(yè)單位收集整理、歸檔利用、共建共享等方面做到提質(zhì)增效，從而有序推進新時代的檔案管理工作。

3.1 加大宣傳力度，培養(yǎng)信息化意識

3.1.1加強檔案認知。注重宣傳效果的提升，各事業(yè)單位可充分利用融媒體技術(shù)，利用多元化的宣傳手段，提高部門及社會對檔案工作的了解與關(guān)注度，針對不同人群選擇合適的宣傳途徑。例如，可利用某博、某信公眾平臺、某音、視頻號等方式，對不同部門、不同類型的檔案進行分類宣傳引導(dǎo)以強化宣傳效果，將檔案信息化事業(yè)的政策環(huán)境、文化價值、整體走向、創(chuàng)新案例、面臨問題及優(yōu)化策略進行解釋和推廣，讓更多人了解檔案、支持檔案，為檔案信息化事業(yè)的發(fā)展營造良好的氛圍。

3.1.2引領(lǐng)思維轉(zhuǎn)變。各級事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要樹立以大數(shù)據(jù)信息化為基礎(chǔ)的檔案管理理念。通過行業(yè)調(diào)研與理論學(xué)習(xí)，深刻認識和把握現(xiàn)代化檔案事業(yè)發(fā)展特征，緊跟時代潮流，加大數(shù)據(jù)挖掘和拓展服務(wù)廣度，創(chuàng)新管理思維和重視先進技術(shù)的引進，推動檔案工作由“管理型”變?yōu)椤胺?wù)型”。在政策制度、財政資金、人力資源等方面給予大力支撐，開發(fā)檔案管理的信息服務(wù)職能，進而提高事業(yè)單位的社會形象[4]。

3.2 制定標準制度，完善科學(xué)化體系

3.2.1建立集中化組織體系。明確檔案工作主體責任制，可建立由分管領(lǐng)導(dǎo)為組長、檔案室負責同志為副組長，其他業(yè)務(wù)部門檔案負責人為組員的領(lǐng)導(dǎo)小組，細化業(yè)務(wù)分工，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建全員參與格局。

3.2.2建立科學(xué)化制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要按照《中華人民共和國檔案法》及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，圍繞檔案治理體系建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)等方面制定規(guī)范化、標準化的實施規(guī)定、實施方案與實施細則等指導(dǎo)性、約束性文件，從而在檔案收集管理、分類著錄、信息共享、合理存儲、安全利用等方面做到有章可循、有法可依，不斷提高依法治檔水平，實現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展。

3.3 著力素質(zhì)培養(yǎng)，打造高水平團隊

在新形勢下，檔案管理行業(yè)競爭力不斷增大，提升人員綜合素質(zhì)、夯實檔案管理理論基礎(chǔ)、全面打造專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)能力強、實操技術(shù)硬的干部隊伍已成為各部門單位的重點工作。

3.3.1大力引才。部門領(lǐng)導(dǎo)者及人力資源部門應(yīng)全面分析本單位崗位漏洞缺口，面向社會定期開展招聘、考選、遴選、借調(diào)等工作或者與當?shù)馗咝：炗喡?lián)合培養(yǎng)方案，定向選拔可將現(xiàn)代檔案管理工作與信息化技術(shù)相結(jié)合的高素質(zhì)復(fù)合型人才，在選聘環(huán)節(jié)中應(yīng)注重對人才的全面評估，提高針對性與適用性，不斷為檔案事業(yè)注入新的活力。

3.3.2著力育才。各部門單位要時刻關(guān)注檔案信息化工作的最新動態(tài)和前沿典型案例，常態(tài)化開展理論研學(xué)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專家授課、技能比武、外出參觀等培訓(xùn)活動，持續(xù)優(yōu)化全體檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，不斷提升創(chuàng)新意識、服務(wù)意識，養(yǎng)成規(guī)范化標準化工作習(xí)慣，從而推進檔案事業(yè)的長效化運作[5]。

3.4 搭建專業(yè)平臺，促進共享化服務(wù)

3.4.1完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施。各個事業(yè)單位要提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級及創(chuàng)新性改革發(fā)展的重要性，申請撥付專項資金用于服務(wù)器、存儲器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備的采購，并用于開發(fā)科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。要做好軟硬件升級和日常的運行維護工作，維持檔案管理技術(shù)、模式與方法的先進性，保障檔案管理業(yè)務(wù)全流程順暢的同時也為業(yè)務(wù)發(fā)展提供良好的運行環(huán)境。

3.4.2引進先進技術(shù)。檔案主管部門及相關(guān)單位要以“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”為基礎(chǔ)，充分應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、操作系統(tǒng)技術(shù)、云計算與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在當?shù)亟⒁?guī)范化、共享化電子檔案管理平臺，不斷完善系統(tǒng)功能，搭建檔案數(shù)字資源傳輸通道，促進各部門單位上下聯(lián)動、互聯(lián)互通、協(xié)同發(fā)展，打通社會服務(wù)全鏈條[6]。

3.4.3保障安全發(fā)展。在檔案管理及共建共享過程中，要采用數(shù)字簽章、數(shù)據(jù)加密、身份識別、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)手段，加強對各事業(yè)單位信息傳輸接口的管理，著力增強業(yè)務(wù)全流程的安全保護工作，最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實性與完整性。

結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的模式下，事業(yè)單位對科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用所產(chǎn)生的作用價值較為突出，檔案管理的各項流程得以提升，不僅全面彰顯了檔案資源的潛在價值，而且在一定程度上實現(xiàn)了檔案工作實際產(chǎn)生效益的最大化。這就需要相關(guān)部門堅決拋棄過去陳腐的管理思想，增強檔案管理的創(chuàng)新性與積極性，搭建完整的檔案管理系統(tǒng)平臺，監(jiān)督完善檔案信息化建設(shè)的實施，加快推進檔案信息化建設(shè)整體布局進程，從而推動檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[6]王云燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措[J].四川勞動保障，2023（11）：13-14.

作者簡介：劉曉蕾（1982—），大學(xué)學(xué)歷，山東省德州市公路事業(yè)發(fā)展中心樂陵市分中心館員，從事檔案管理工作。