基于六西格瑪理論文書檔案精細(xì)化管理研究

摘 要：文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理活動的檔案。做好文書檔案管理、發(fā)揮文書檔案在行政管理中的重要價值，對推進(jìn)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位治理體系、治理能力現(xiàn)代化具有積極的現(xiàn)實意義。本文以六西格瑪理論為研究視角，提出了文書檔案精細(xì)化管理內(nèi)容，分析了基于六西格瑪理論下的文書檔案精細(xì)化管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出文書檔案精細(xì)化管理具體途徑和內(nèi)容，有利于提升文書檔案精細(xì)化管理能力和水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；精細(xì)化管理；六西格瑪

“文書檔案”是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，文書檔案包括永久保存和定期保存，前者主要包括政策性文件、重要會議、重大活動形成的文件材料、職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料、重要問題請示及上級批示、機構(gòu)演變及人事任免文件材料、憑證性文件材料等。定期保管的文書檔案主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、一般性事務(wù)管理文件、一般性問題請示及批復(fù)等。文書檔案定期保存的期限又分為30年、10年?？梢?，文書檔案內(nèi)容形式豐富，樣式多樣，核心在收集保存利用，文書質(zhì)量直接影響文書檔案工作質(zhì)量[1]。因此，要加強文書檔案精細(xì)化管理，樹立全生命周期理論，從文件到文書檔案的全流程管理，不斷提升文書檔案管理水平，推動文書檔案管理再上新臺階。六西格瑪（6σ）是一種現(xiàn)代管理策略，強調(diào)制定目標(biāo)、收集數(shù)據(jù)并分析結(jié)果，從而降低產(chǎn)品及服務(wù)缺陷。近年來，六西格瑪管理理念逐步從產(chǎn)品管理逐步延伸至服務(wù)管理等各個方面，追求一種持續(xù)進(jìn)步的管理哲學(xué)，其關(guān)注顧客需求、依賴統(tǒng)計數(shù)據(jù)、重視流程改善、改進(jìn)服務(wù)水平等理念，與文書檔案精細(xì)化管理目標(biāo)一致。因此，引入六西格瑪理論，推動文書檔案精細(xì)化管理具有積極的現(xiàn)實意義。

1 文書檔案精細(xì)化管理內(nèi)容

在社會分工及各類服務(wù)不斷向精細(xì)化演變的同時，精細(xì)化管理作為一種全新的管理方式被應(yīng)用于實際工作中[2]。作為一種更為先進(jìn)、科學(xué)的管理方式，精細(xì)化管理將流程中的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行精準(zhǔn)把控，以求極致的標(biāo)準(zhǔn)和要求推動文書檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。就文書檔案管理來看，既包括實體內(nèi)容管理的精細(xì)化，也包括程序流程管理的精細(xì)化，還包括思想理念的精細(xì)化等。

1.1 管理理念的精細(xì)化[3]

理念是行為的先導(dǎo)。文書檔案精細(xì)化管理，首先需要有精細(xì)化管理理念，要在思想上充分認(rèn)識精細(xì)化管理的重大現(xiàn)實意義，把精細(xì)化管理的各項標(biāo)準(zhǔn)、要求落實到具體檔案管理之中。精細(xì)化管理理念應(yīng)是前瞻性、科學(xué)性的，能夠適應(yīng)新時代文書檔案管理特點和實際。此外，還要注重文書檔案管理責(zé)任的精細(xì)化，按照《檔案法》及其《實施條例》的規(guī)定和要求，明確歸檔文件收集、管理、利用職責(zé)，切實把各項精細(xì)化管理的要求落到文書檔案各環(huán)節(jié)與各方面。

1.2 管理流程的精細(xì)化

文書檔案管理包括收集、整理、保管、檢索、利用、編研、鑒定和統(tǒng)計八個步驟，其中核心步驟主要為收集、整理和利用。每一個步驟又包括若干細(xì)節(jié)，要按照精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)一步細(xì)化文書檔案精細(xì)化管理流程。例如，電子文書檔案歸檔包括電子文書檔案信息采集、歸檔、編目、管理和處置等若干環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都承擔(dān)著相應(yīng)的具體任務(wù)和職責(zé)，通過精細(xì)化流程管理，將原本零散、復(fù)雜的文書檔案規(guī)范化、有序化，通過科學(xué)的流程優(yōu)化設(shè)計，使文書檔案管理制度化、信息化。

1.3 管理資源的精細(xì)化

文書檔案管理資源主要是指文書檔案信息資源，既要按照《文書檔案保管期限表》中所列的“永久”“定期”管理范圍，做好文書檔案收集、整理和利用。也要按照《歸檔文件整理規(guī)則》做好文書檔案資源的規(guī)范整理，不斷豐富文書檔案資源，并使文書檔案資源更加的科學(xué)化與規(guī)范化，實現(xiàn)精細(xì)化管理。例如，公報、決議、記錄、議程、名冊等，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸檔盡歸檔，同時要按照文書檔案資源價值，分別確定“永久”“30年”“10年”不同的保管期限。此外，從文書檔案整理的要求來看，要做好卷盒、裝訂等精細(xì)化，不斷提升文書檔案資源的精細(xì)化管理質(zhì)量和水平。

1.4 管理制度的精細(xì)化

文書檔案管理具有很強的專業(yè)性。因此，要從制度內(nèi)容設(shè)計上更加注重精細(xì)化、針對性和可操作性。具體來說，文書檔案制度的制定要符合《檔案法》及其《實施條例》的原則精神，制度要涵蓋收集、整理、利用、檢索以及銷毀等各個方面的內(nèi)容，使制度內(nèi)容、要求更為精細(xì)，增強制度的可執(zhí)行力。

2 六西格瑪理論下的文書檔案管理現(xiàn)狀

從流程角度來看（見圖1），文書檔案管理始于文件資料收集，止于文書檔案統(tǒng)計，共8個環(huán)節(jié)，構(gòu)成了文書檔案管理的整體。除了文書檔案鑒定、文書檔案統(tǒng)計外，其他6個環(huán)節(jié)構(gòu)成了文書檔案管理的流程。其中文書檔案的收集、整理、利用發(fā)揮著核心作用。文書檔案收集是文書檔案管理的起點，基本目標(biāo)是達(dá)到應(yīng)歸檔盡歸檔，按照文件材料歸檔范圍將分散于不同部門、機構(gòu)的文件材料集中于檔案館（室）。文書檔案收集是整個環(huán)節(jié)的起點，也決定著文書檔案管理質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。文書檔案整理是按照檔案的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及法律法規(guī)、規(guī)范性文件規(guī)定，尤其是《歸檔文件整理規(guī)則》等要求，將收集的歸檔文件資料按照組件、分類、排列、編號、編目等，使歸檔文件有序化。其中紙質(zhì)文書檔案整理還需要修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文書檔案整理需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。文書檔案整理是歸檔文件收集后的一項重要工作，整理的質(zhì)量直接影響著檔案的利用效果?；诹鞲瘳斃碚?，通過文書檔案管理流程分析，發(fā)現(xiàn)潛在問題，為改善工作流程，提高文書檔案管理精細(xì)化水平，有利于文書檔案工作高質(zhì)量發(fā)展（見表1）。

六西格瑪具有流程性特點，將文書檔案管理內(nèi)容進(jìn)行流程分析，通過分析找出問題，并及時進(jìn)行完善。將六西格瑪理論應(yīng)用于文書檔案精細(xì)化管理，共包括界定（Define）、測量（Measure）、分析（Analyse）、改進(jìn)（Improve）、控制（Control）五個階段或步驟[4]。

2.1 界定（Define）

文書檔案屬于檔案一類，但文書檔案管理有其自身特點和規(guī)律，包括歸檔文件收集、歸檔文件整理、文書檔案保管、文書檔案檢索、文書檔案利用、文書檔案編研、文書檔案鑒定和文書檔案統(tǒng)計八個環(huán)節(jié)，涵蓋了從文件生成到文書檔案全生命周期。其中，“歸檔文件收集”是基礎(chǔ)、“歸檔文件整理”是關(guān)鍵、“文書檔案利用”是目的。利用六西格瑪理論界定文書檔案管理環(huán)節(jié)及其價值，為文書檔案精細(xì)化管理明確了方向和重點。

2.2 測量（Measure）

所謂測量，就是檔案管理人員全面評估文書檔案管理質(zhì)量，并以數(shù)據(jù)形式展現(xiàn)文書檔案管理質(zhì)量。圍繞歸檔文件收集、歸檔文件整理和文書檔案利用三個核心內(nèi)容，從完整性、準(zhǔn)確性、歸檔率等量化分析影響文書檔案管理質(zhì)量因素，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析當(dāng)前文書檔案管理流程的科學(xué)性。以歸檔文件整理中的案卷質(zhì)量為例，應(yīng)從文書檔案歸檔案卷的完整性、有效性等方面進(jìn)行“測量”，并通過賦予其不同因素的不同權(quán)重，計算出測量結(jié)果，為下一步分析提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。

2.3 分析（Analyse）

根據(jù)影響檔案案卷質(zhì)量關(guān)鍵特性因素分析，結(jié)合文書檔案管理的特征和規(guī)律，并采用PDCA循環(huán)理論，以文書檔案管理的需求分析為出發(fā)點和落腳點，先采用定性分析，再采用定量分析，運用定性與定量分析相結(jié)合，重點分析文書檔案的完整性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性以及影響文書檔案管理流程及質(zhì)量的主次原因，為后續(xù)持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。

2.4 改進(jìn)（Improve）

按照六西格瑪理論，圍繞文書檔案規(guī)范、科學(xué)、完整及精細(xì)化管理目標(biāo)，結(jié)合文書檔案管理業(yè)務(wù)流程，改進(jìn)文書檔案管理流程中的弊端和不足，重點要完善歸檔文件收集、整理及利用業(yè)務(wù)流程，持續(xù)改進(jìn)文書檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)容，不斷提高文書檔案管理的科學(xué)化水平。

2.5 控制（Control）

控制階段就是指通過適當(dāng)?shù)拇胧掷m(xù)推進(jìn)文書檔案精細(xì)化管理，包括持續(xù)改進(jìn)歸檔文件收集方法、路徑，明確歸檔文件整理方式方法，把流程改進(jìn)與流程管理融入文書檔案全生命周期的管理過程，并抓好文書檔案全程監(jiān)督控制，始終圍繞精細(xì)化目標(biāo)和要求，不斷改進(jìn)文書檔案管理的質(zhì)量。

3 基于六西格瑪理論的文書檔案精細(xì)化管理措施

新時代，文書檔案管理要始終圍繞精細(xì)化管理目標(biāo)要求，運用六西格瑪?shù)认冗M(jìn)的管理理念，從界定、測量、分析、改進(jìn)和控制等各個環(huán)節(jié)著眼，以文書檔案管理精細(xì)化助力文書檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.1 界定

圍繞文書檔案管理現(xiàn)狀，既要做好紙質(zhì)文書檔案的精細(xì)化，也要實現(xiàn)電子文書檔案的精細(xì)化。具體來說，就是要按照《檔案法》《檔案法實施條例》《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等要求，精準(zhǔn)界定文書檔案的歸檔范圍、保管期限、責(zé)任內(nèi)容和和存儲載體等。

3.2 測量

從完整、系統(tǒng)、有效、分類以及封面、目錄、卷盒、電子文件等方面，結(jié)合影響文書檔案管理質(zhì)量主要因素的不同權(quán)重，測算出影響文書檔案精細(xì)化管理的主要因素次和要因素，為后期精細(xì)化改進(jìn)與控制奠定基礎(chǔ)。

3.3 分析

通過影響文書檔案精細(xì)化管理的主要因素和次要因素權(quán)重大小的測量結(jié)果，從完整性、系統(tǒng)性、有效性和準(zhǔn)確性等角度進(jìn)一步分析影響文書檔案精細(xì)化管理的主要因素和次要因素的內(nèi)容、情形和現(xiàn)狀，為后期制定改進(jìn)措施，提出控制方案提供有力參考。

3.4 改進(jìn)

根據(jù)影響文書檔案精細(xì)化管理的因素，持續(xù)做好改進(jìn)和完善工作。一是圍繞醫(yī)院醫(yī)療核心業(yè)務(wù)及健康宣傳職責(zé)等，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院文書檔案收集歸檔范圍，明確歸檔文件收集的重點，并提出歸檔文件收集、管理、利用的質(zhì)量控制方案；二是進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院文書檔案移交工作流程，包括紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案，從流程的全面性、完整性和可操作性等方面持續(xù)推動并優(yōu)化文書檔案移交的范圍、內(nèi)容和重點等；三是主動與醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室之間的溝通聯(lián)系，按照全生命周期理念，強化文書檔案的歸檔指導(dǎo)，根據(jù)文書檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求做出相應(yīng)的指導(dǎo)；四是進(jìn)一步做好規(guī)章制度的修訂和完善。按照文書檔案精細(xì)化管理的具體要求，了解歸檔文件形成情況，以及歸檔文件整理效果，從制度上不斷修訂和完善，增強制度的執(zhí)行力；五是進(jìn)一步增強服務(wù)意識。醫(yī)院檔案管理部門要切實提高文書檔案服務(wù)的意識，做好檔案室文書檔案查詢、檢索和利用跟蹤統(tǒng)計工作，針對利用頻次較高的文書檔案，要拓寬其查詢、檢索和利用渠道，提高檔案利用質(zhì)量；六是進(jìn)一步做好文書檔案的集體和個人表彰獎勵。按照《檔案法》及其《實施條例》的法規(guī)精神，對在文書檔案收集、整理和利用服務(wù)中表現(xiàn)突出的單位或個人，要及時予以表彰和獎勵，做好先進(jìn)事跡的總結(jié)和宣傳，樹立正向引導(dǎo)。

3.5 控制

把醫(yī)院文書檔案工作納入醫(yī)院目標(biāo)績效考核范疇，根據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)相應(yīng)的獎懲。進(jìn)一步細(xì)化明確文書檔案管理責(zé)任部門及責(zé)任人，按照醫(yī)院制定的文書檔案歸檔范圍和保管期限，組織人員進(jìn)行對照檢查，按照完整性、系統(tǒng)性、有效性、正確性以及文書檔案分類、材料質(zhì)量等評估文書檔案歸檔的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。記錄工作日志，定期總結(jié)改進(jìn)效果及有待繼續(xù)完善的環(huán)節(jié)[5]。

結(jié)語

六西格瑪是一種先進(jìn)的管理方法，也是一種管理精神、目標(biāo)和做事情的態(tài)度和方法。將六西格瑪管理理論應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理工作，不斷提升文書檔案管理的精細(xì)化，從文書檔案精細(xì)化界定、測量、分析、改進(jìn)和控制五個環(huán)節(jié)，全流程精細(xì)把控，不斷提升文書檔案管理能力和水平，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供信息支撐，發(fā)揮文書檔案最大化價值[6]，助力醫(yī)院實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗巖.淺議文書檔案管理的特點及趨勢[J]辦公室業(yè)務(wù)，2013（6）：93-93，95.

[2]王濤.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J]云南檔案，2021（4）：56-57.

[3]吳曉行.知識管理視域下企業(yè)檔案精細(xì)化管控模式研究[J]辦公室業(yè)務(wù)，2023（20）：152-154.

[4]劉寧.六西格瑪理論在疾控檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用[J]蘭臺內(nèi)外，2020（13）：15-16.

[5]陶巖.六西格瑪應(yīng)用于企業(yè)檔案精細(xì)化管理初探[J]檔案學(xué)通訊，2009（3）：91-94.

[6]林英華.文書檔案精細(xì)化管理理論與實踐研究[J]蘭臺內(nèi)外，2023（36）：19-21.

作者簡介：宋平（1982—），碩士學(xué)位，成武縣人民醫(yī)院黨政辦館員，主要從事綜合檔案管理研究。