摘 要:《中華人民共和國檔案法實施條例》是檔案事業(yè)發(fā)展的重要里程碑。本文從制度建設(shè)、資源建設(shè)、開發(fā)利用等方面分析了對基層檔案管理部門的新要求。認為在實踐中基層檔案管理部門存在著管理體制不夠優(yōu)化、資源建設(shè)力度有待提升、開發(fā)利用質(zhì)量不高、信息化水平亟待提升等問題?;鶎訖n案管理部門需要堅持檔案管理正確政治方向,推動管理體制優(yōu)化、加強檔案資源建設(shè)、深化服務(wù)轉(zhuǎn)型和信息化轉(zhuǎn)型升級等方面下功夫,為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定堅實保障。
關(guān)鍵詞:檔案法實施條例;基層管理部門;高質(zhì)量發(fā)展
《實施條例》是重要的檔案行政法規(guī),是推進國家檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要保障?!秾嵤l例》提出的一系列新舉措,為基層檔案管理指明了方向,提供了路徑選擇。作為基層檔案管理部門,要準確把握《實施條例》的精神實質(zhì),廣泛宣傳《實施條例》的立法要求和精神內(nèi)涵,全面落實《實施條例》要求,以深入實施檔案數(shù)字化建設(shè)為契機,不斷提升檔案工作高質(zhì)量發(fā)展和現(xiàn)代化管理水平。
1 《實施條例》對基層管理部門的新要求
1.1 突出政治引領(lǐng)
《實施條例》規(guī)定,檔案工作應(yīng)當堅持和加強黨的領(lǐng)導(dǎo),全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署。這就要求檔案工作必須始終將黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿始終,在檔案收集、保管、利用、宣傳等各個環(huán)節(jié),把政治標準放在首位,確保檔案工作始終沿著正確的方向前進。在實踐中,檔案管理部門應(yīng)始終將“四個好”“兩個服務(wù)”作為目標要求,把“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”作為踐行“兩個維護”的生動實踐,發(fā)揮黨的領(lǐng)導(dǎo)在推進檔案事業(yè)現(xiàn)代化中把方向、定目標、強動力、聚力量的作用。把學(xué)習宣傳貫徹黨的二十大精神與堅決貫徹落實關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示批示精神結(jié)合起來,與推動檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃任務(wù)落實和統(tǒng)籌推進重視工作落實結(jié)合起來,忠誠履行新時代賦予檔案工作者的神圣使命。
1.2 完善工作機制
《實施條例》要求機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)建立健全檔案工作制度規(guī)范和體制機制。完善檔案工作體制機制、強化檔案工作責任制落實是推進“十四五”規(guī)劃高效推進的重要保障。基層黨委政府應(yīng)著力解決檔案機構(gòu)、編制、人員問題,將檔案工作與重點工作一體謀劃、一體推進;要著力強化工作保障,落實檔案工作經(jīng)費,建設(shè)標準化數(shù)字檔案室,提升檔案智能化管理水平。要加強檔案人才隊伍建設(shè),強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),著力提高廣大檔案工作者的專業(yè)精神和專業(yè)能力,為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定堅實的物質(zhì)和人才基礎(chǔ)。
1.3 規(guī)范檔案收集。
資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)?!秾嵤l例》規(guī)定機關(guān)、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當明確本單位的歸檔范圍和檔案保管期限,經(jīng)同級檔案主管部門審核同意后施行,并要求在單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)或者工作職能發(fā)生重大變化時及時做出調(diào)整。基層管理部門應(yīng)嚴格按照文件資料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定等收集整理檔案,并按要求規(guī)范裝檔,重點對各類專項行動、重大活動的文字、圖片和視頻資料做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。要加強檔案日常管理,嚴格按照檔案管理相關(guān)規(guī)章制度和程序,規(guī)范處理各類文件史料。管理部門應(yīng)正視工作中存在的問題,充分認識做好資源建設(shè)的緊迫性和艱巨性,掌握檔案整理的要點、注意事項等,摒棄以往存在的問題,及時分析存在問題的原因,對照整改,統(tǒng)籌做好檔案管理各項工作。
1.4 做好數(shù)字賦能
《實施條例》提出,國家鼓勵有條件的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展數(shù)字檔案室建設(shè),提升本單位的檔案信息化水平。當前,檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速推進,檔案信息化是“檔案事業(yè)”和“大數(shù)據(jù)”雙重發(fā)展規(guī)劃的疊加與融合。持續(xù)推動檔案信息化融入數(shù)字社會規(guī)劃體系,積極爭取政策支持,這是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略起點。基層單位要按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,引入新一代信息技術(shù),將單純依靠傳統(tǒng)要素投入和分工協(xié)作取得規(guī)?;б娴呐f有工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛谛畔⒓夹g(shù)賦能獲取多樣化效益的新型工作模式。
1.5 推動開發(fā)利用
檔案開發(fā)利用是新時代人民群眾對檔案工作的期待?!秾嵤l例》對創(chuàng)新檔案服務(wù)方式、檔案文化產(chǎn)品制作、線上線下查詢利用和數(shù)字資源共享提出了明確要求,實現(xiàn)檔案價值由人民共享?;鶎訖n案部門要深入推進檔案文化資源的開發(fā)與利用,將蘊含其中的歷史基因與文化要素顯性化。扎實推進檔案服務(wù)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革,進一步提升檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化服務(wù)水平,實現(xiàn)檔案信息資源共建共享、一網(wǎng)通辦,讓人民群眾有更多的獲得感與滿意度。
2 《實施條例》視域下基層管理部門的治理困境
2.1 管理體制需要優(yōu)化
基層檔案部門處于單位較為弱勢地位,主要表現(xiàn)在:一是管理機制形同虛設(shè)。大部分單位雖設(shè)有檔案領(lǐng)導(dǎo)小組,但都是由一人負責檔案管理工作,支持力度較弱;有的單位長期未召開檔案管理工作會議,未及時研究檔案工作存在的問題和解決之道。二是編制使用不規(guī)范。從事檔案工作的人員主要是政府購買服務(wù)、自聘人員、退役軍人安置,素質(zhì)參差不齊,混編、混崗現(xiàn)象比較突出,影響了為民服務(wù)的工作質(zhì)量與效率;由于社會地位不高,年輕干部人心思走,人員缺少穩(wěn)定性,工作缺乏連續(xù)性,編制使用效益不高。
2.2 資源建設(shè)力度有待加強
檔案收集管理制度執(zhí)行力度不夠,各類檔案基本上是分科保存、分散保管,沒有實行檔案室集中統(tǒng)一管理,很難提供有效服務(wù)。比如由于缺乏健全的收集歸檔制度,有些資料領(lǐng)導(dǎo)手中有、業(yè)務(wù)科室有、做具體工作的人員手中有,檔案室沒有,如干部的廉政考核材料、鑒定材料、重大事項報告材料等各自存放,檔案室多為零散材料,導(dǎo)致有價值的資料散落在各科室,極易造成丟失,給檔案標準化管理造成很多不便。
2.3 開發(fā)利用質(zhì)量有待提高
檔案價值未得到充分認識,基層部門檔案管理還處于被動查詢階段,對檔案編研、宣傳、展覽破題不夠。許多可以利用的檔案,如一些典型積累的豐富經(jīng)驗而形成的大量珍貴資料、材料,或是散落丟失,或被束之高閣,不能體現(xiàn)真正的價值。檔案服務(wù)方式比較滯后,信息資源互聯(lián)互通能力不足,讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿還未真正實現(xiàn)。
2.4 信息化水平亟待提高
多數(shù)基層檔案管理部門處于信息化初級階段,主要表現(xiàn)在:一是電子文件流通性不夠,僅限于查詢利用,未能充分融入數(shù)字中國戰(zhàn)略,尚未形成流動性的戰(zhàn)略資源。二是新技術(shù)應(yīng)用水平較低。大數(shù)據(jù)、人工智能融入力度不夠,檔案服務(wù)與利用質(zhì)效不高,無法跟上時代要求。三是檔案安全成為亟待解決問題。由于自主研發(fā)創(chuàng)新能力不足,大多數(shù)軟件都是購入,造成外部依賴性較高,一旦市場發(fā)生變化,安全防護系統(tǒng)抵御風險能力不足,造成檔案數(shù)據(jù)資源安全問題。
3 《實施條例》視域下基層管理部門的治理之策
面向新要求,基層管理部門要加強自身建設(shè),加快治理模式轉(zhuǎn)型,將對法規(guī)制度的深刻理解轉(zhuǎn)化為更好履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)職責使命的實際行動。
3.1 始終堅持檔案姓黨
國家領(lǐng)導(dǎo)人對檔案工作的重要批示中,著重強調(diào)要加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)?;鶎訖n案部門要貫徹落實檔案工作重要批示精神,用黨的創(chuàng)新理論凝心鑄魂。牢記“國之大者”,提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力,緊緊圍繞中心大局謀劃和推進檔案工作。找準切入點和著力點,聚焦黨中央重大決策部署和實施重大國家戰(zhàn)略等,堅持以人民為中心的發(fā)展思想,發(fā)揮檔案存史資政育人作用。注重提升服務(wù)質(zhì)效,推進工作理念和方法創(chuàng)新,提高檔案服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾能力本領(lǐng),以檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展實際成效堅定擁護“兩個確立”,堅決做到“兩個維護”。緊緊圍繞中心大局研究謀劃檔案工作,加強與有關(guān)單位的協(xié)同配合,形成工作合力。要積極順應(yīng)人民群眾對美好生活的向往,讓檔案的價值彰顯在為民所需、為民所用上。以檔案為據(jù)解決人民在生產(chǎn)生活中的矛盾糾紛,以檔案為憑證實人民在過去生活中的真實存在,以檔案為證讓人民更真切地感受歷史的宏偉,讓人民群眾的獲得感、幸福感與安全感因檔案而更加充實、更有保障、更可持續(xù)。
3.2 推動管理體制優(yōu)化
一是積極探索體制創(chuàng)新。成立檔案管理工作小組,實行一把手親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓,一級抓一級、層層抓落實的工作推進機制,形成自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。進一步加強制度建設(shè),規(guī)范檔案管理,完善檔案庫房管理制度、檔案利用借閱制度等一系列檔案管理制度,狠抓工作落實,為檔案管理工作順利開展提供有力的組織和制度保證。二是加強資金支持。要積極向上級爭取資金,為信息化轉(zhuǎn)型和規(guī)范化建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。用足用好專項資金,提升軟硬件水平和服務(wù)能力。三是提升培訓(xùn)質(zhì)量。常態(tài)化開展檔案工作培訓(xùn),邀請專家對檔案的整理、掃描、裝訂、歸檔的具體流程和注意事項進行詳細講解,對常見的疑問進行說明和解答,進一步闡明歸檔要求、歸檔范圍、歸檔責任,提高干部職工對檔案工作的認識,群策群力推進檔案工作有序開展。
3.3 加強檔案資源建設(shè)
建立全面的檔案收集體系,按照《檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求,做好“三合一”制度編制。要在收集目錄規(guī)范化上下功夫,綜合歷史研究的需求和對現(xiàn)代經(jīng)濟社會有充分利用價值的基礎(chǔ)上,對單位檔案資源進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析,建立合理、高效的檔案收集范圍,并且及時把各項重大活動中形成的照片、視頻資源納入收集體系,為精準化收集奠定基礎(chǔ)。要在收集流程上下功夫,充分考慮到資料的保存、整理、歸檔和共享,包括檔案整理、鑒定、掃描、數(shù)字化和存儲等各個環(huán)節(jié),明確檔案收集的目的、方法、規(guī)范和流程,避免收集到不符合要求的檔案資料。比如按檔案規(guī)范化管理標準,將每年度所有歸檔的文件材料經(jīng)收集、鑒定、整理、裝訂、編號、編目錄等規(guī)定步驟后,全部錄入計算機,做到分類科學(xué),排列有序,并建立電子目錄,實現(xiàn)檔案的快速查閱和迅速傳遞。要在質(zhì)量管理上下功夫,建立完善的檔案質(zhì)量評估機制,包括評估標準、評估方法和激勵措施,同時加強對未歸檔文件資料的跟蹤管理,及時督促各部門、科室按時歸檔,做好檔案移交工作,保證各類文件、資料的齊全完整和規(guī)范。
3.4 深化檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型
檔案工作的服務(wù)性突出表現(xiàn)在檔案利用工作環(huán)節(jié)。提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。檔案部門應(yīng)在服務(wù)形式上樹立“精品”意識,順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢,加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),開發(fā)編制高質(zhì)量、全方位的計算機檢索途徑,通過最快捷的檢索途徑把最全面、最有價值的檔案信息傳遞給利用者。比如在數(shù)字化深度算法的基礎(chǔ)上,利用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)提高檔案服務(wù)的針對性,滿足不同年齡階段、不同知識結(jié)構(gòu)用戶的個性化興趣偏好,為用戶提供后臺信息推送,實現(xiàn)服務(wù)手段轉(zhuǎn)型。在滿足社會對檔案需求的同時,圍繞黨和政府的重點工作,多針對社會熱點、工作重點、行業(yè)難點,堅持調(diào)查研究,編報信息摘編和綜合研究專題材料,出編研“精品”,發(fā)揮決策“智囊”作用。比如國土檔案部門可根據(jù)政策調(diào)整,研究檔案中蘊含的治理經(jīng)驗和先進做法,為應(yīng)對新形勢、新任務(wù)為黨委政府提供一定的經(jīng)驗參考。
3.5 助推信息化提檔升級
要將檔案信息化轉(zhuǎn)型升級作為落實《實施條例》的主攻方向,在技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、互聯(lián)互通方面狠下功夫。一是加強技術(shù)迭代升級。在大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上,檔案部門可通過數(shù)據(jù)采集技術(shù)采集大量結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化、組織內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù),豐富數(shù)據(jù)類型。同時,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)幫助統(tǒng)籌檔案資源數(shù)據(jù),實現(xiàn)物理設(shè)備和數(shù)字設(shè)備的全線連接,豐富檔案數(shù)據(jù)共享和利用的應(yīng)用場景,將檔案由靜態(tài)的資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字紅利。二是加強檔案數(shù)據(jù)專庫建設(shè)。根據(jù)單位數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和類型,根據(jù)重點工作需求,建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫,更好滿足需求。三是加強數(shù)據(jù)資源互聯(lián)互通。基層檔案部門要著眼于數(shù)據(jù)社會和政務(wù)服務(wù)發(fā)展要求,推進檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)交易等關(guān)鍵性制度供給力度,積極搭建平臺,做好檔案數(shù)據(jù)分級管理和安全保護,打造數(shù)據(jù)湖,發(fā)揮好檔案信息化在促進新質(zhì)生產(chǎn)力方面的獨特作用。
結(jié)語
新時代賦予檔案工作新使命,基層管理部門要扎實推進《檔案法》《檔案法實施條例》和“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃貫徹實施,統(tǒng)籌高質(zhì)量發(fā)展和高水平安全,加大檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化建設(shè)力度,全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設(shè),提升檔案工作科學(xué)化規(guī)范化水平,精準保障檔案法得到有效實施,固本強基、提質(zhì)增效,為建設(shè)現(xiàn)代化國家貢獻檔案力量。
參考文獻
[1]余杰.在全省各市檔案館工作交流會上的講話(摘要)[J].浙江檔案,2023(02):14-15.
[2]劉思含.人工智能與檔案開發(fā)利用:應(yīng)用、愿景與進路 鄭慧;[J].山西檔案,2023(05):11—12.
[3]丁德勝.新時代新征程檔案工作呼喚智慧檔案戰(zhàn)略——智慧檔案館室數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用20個典型場景展望[N].中國檔案報,2023(07):20.
作者簡介:董玉(1975—),大學(xué)學(xué)歷,金鄉(xiāng)縣自然資源和規(guī)劃局副研究館員,研究方向檔案管理和檔案利用。