【摘要】本文剖析了計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)實(shí)意義,并提出了一套計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案信息化轉(zhuǎn)型的有效策略,以中國計(jì)量科學(xué)研究院的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案資源共享為案例,共同促進(jìn)設(shè)備檔案資源的有效利用和實(shí)驗(yàn)室管理的規(guī)范化,最大化地挖掘和利用計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備的潛在價(jià)值,提高設(shè)備利用率,從而助力計(jì)量科研事業(yè)的繁榮發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案;檔案管理;信息化建設(shè);設(shè)備共享
【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.06.079
Informationization Construction and Shared Development and Utilization of Equipment Archives in Metrology Institutions
ZHENG Yue, YUAN Xiaodi, SONG Wenxia
(National Institute of Metrology, Beijing 100029, China)
Abstract: This paper analyzes the current status and practical significance of equipment archive management in metrology institutions, and proposes an effective strategy for the informatization transformation of equipment archives in metrology institutions. Taking the information technology of the National Institute of Metrology, China, as a case study in achieving the sharing of equipment archive resources, this paper aims to jointly promote the effective utilization of equipment archive resources and standardization of laboratory management, maximizing the potential value of metrological equipment, improving equipment utilization efficiency, and thereby contributing to the prosperous development of metrological scientific research.
Keywords: equipment archives; archive management; informatization construction; equipment sharing
通過系統(tǒng)整理與高效利用設(shè)備檔案資源,計(jì)量機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槠湓O(shè)備的采購決策、日常運(yùn)作、維護(hù)保養(yǎng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)提供堅(jiān)實(shí)的信息支撐與科學(xué)指導(dǎo),進(jìn)而有效降低設(shè)備的運(yùn)營成本,顯著提升其使用效能。因此,面對(duì)信息化時(shí)代的浪潮,各計(jì)量事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極擁抱變革,加速推進(jìn)設(shè)備檔案管理的信息化進(jìn)程,利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段優(yōu)化設(shè)備管理模式,實(shí)現(xiàn)設(shè)備資源共享開發(fā),最終促進(jìn)計(jì)量科研設(shè)備資源的優(yōu)化配置與高效利用,為計(jì)量科研事業(yè)的蓬勃發(fā)展注入強(qiáng)勁動(dòng)力。
目前,設(shè)備檔案主要可劃分為兩大類別:第一類是圍繞設(shè)備全生命周期的數(shù)據(jù)檔案,涵蓋了設(shè)備的使用記錄、分配情況、維修維護(hù)歷史、報(bào)修及轉(zhuǎn)讓信息等,這類檔案直接服務(wù)于硬件設(shè)備的日常管理,確保設(shè)備的高效運(yùn)行與及時(shí)維護(hù)。第二類則是設(shè)備的技術(shù)與文檔檔案,包括詳盡的設(shè)備說明書、合格證書、性能參數(shù)描述、軟件驅(qū)動(dòng)程序等,它們以紙質(zhì)、光盤或電子文檔等形式存在,對(duì)于設(shè)備的初期安裝調(diào)試、后續(xù)維護(hù)乃至性能優(yōu)化都至關(guān)重要。
這兩大類檔案共同構(gòu)成了設(shè)備檔案的全面體系。進(jìn)一步細(xì)分,設(shè)備檔案又可分為固定資產(chǎn)檔案與設(shè)備技術(shù)檔案兩大板塊。固定資產(chǎn)檔案,作為計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備管理不可或缺的一環(huán),詳盡記錄了設(shè)備從規(guī)劃引進(jìn)、設(shè)計(jì)應(yīng)用、生產(chǎn)制造、安裝調(diào)試直至報(bào)廢更新的全過程,這些資料往往伴隨著設(shè)備的購買與使用過程逐漸積累,具有時(shí)間跨度長、涉及人員廣、信息內(nèi)容豐富的特點(diǎn),是保障設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行與有效維護(hù)的重要依據(jù)。而設(shè)備技術(shù)檔案,則是設(shè)備接收時(shí)隨附的一系列重要文件,包括但不限于設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、設(shè)計(jì)圖紙、操作手冊、維護(hù)指南、裝箱清單及生產(chǎn)合格證明等,這些資料直接由設(shè)備供應(yīng)商提供,并由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)妥善保管,它們?yōu)樵O(shè)備的正確使用、高效維護(hù)乃至性能優(yōu)化提供了詳盡的技術(shù)支持與指導(dǎo)。
當(dāng)前,設(shè)備檔案主要體現(xiàn)為計(jì)量機(jī)構(gòu)在設(shè)備采購過程中所累積的紙質(zhì)文檔(包括文字描述與圖像資料),以及少數(shù)采用軟盤、光盤等電子媒介存儲(chǔ)的形式。這一檔案管理過程具有高度動(dòng)態(tài)性,隨著設(shè)備的投入使用、日常維護(hù)、性能升級(jí)直至最終報(bào)廢或轉(zhuǎn)讓,設(shè)備檔案的內(nèi)容也需相應(yīng)地進(jìn)行更新與調(diào)整。
計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理的核心內(nèi)容廣泛而細(xì)致,具體涵蓋以下幾大方面:1)文件類資料,如設(shè)備采購的必要性、效益評(píng)估報(bào)告、國內(nèi)外調(diào)研結(jié)果及上級(jí)審批文件等,它們?yōu)樵O(shè)備的引入提供了決策依據(jù);2)記錄性材料,涉及與供應(yīng)商的談判紀(jì)要、招投標(biāo)過程、合同協(xié)議等,這些確保了采購過程的透明與規(guī)范;3)設(shè)備到貨后的開箱檢驗(yàn)、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄,它們是設(shè)備狀態(tài)確認(rèn)與性能評(píng)估的重要依據(jù);4)設(shè)備的使用手冊、維護(hù)指南、管理制度等,為設(shè)備的日常操作與維護(hù)保養(yǎng)提供了指導(dǎo);5)設(shè)備的折舊計(jì)算、報(bào)廢處理流程及其結(jié)果也是檔案管理的重要內(nèi)容,它們關(guān)乎科研機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理;6)技術(shù)人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布局圖紙、故障維修信息等,它們對(duì)于設(shè)備的持續(xù)優(yōu)化與高效運(yùn)行至關(guān)重要;7)原始憑證如到貨通知、提貨單等,則是設(shè)備采購與流轉(zhuǎn)過程中的必要法律憑據(jù)。
鑒于設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性與多樣性,管理人員須具備高度的責(zé)任心與專業(yè)素養(yǎng),對(duì)各類檔案資料進(jìn)行細(xì)致的分類、整理與妥善保存,以滿足計(jì)量機(jī)構(gòu)內(nèi)部不同部門對(duì)設(shè)備信息的需求,為設(shè)備全生命周期的管理與維護(hù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。
3.1推進(jìn)信息化建設(shè)能夠顯著提升設(shè)備檔案管理的效率與效能
推進(jìn)信息化建設(shè)對(duì)于提升設(shè)備檔案管理的效率與質(zhì)量具有顯著優(yōu)勢。首先,它極大地增強(qiáng)了檔案管理的便捷性,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一站式錄入與跨部門共享,減少了重復(fù)勞動(dòng)與信息孤島現(xiàn)象。借助先進(jìn)的信息檢索技術(shù),查詢資料的速度與準(zhǔn)確性得到了質(zhì)的飛躍,科研人員可以迅速定位并獲取所需的設(shè)備檔案信息,提升了工作效率。其次,信息化管理系統(tǒng)為用戶提供了自主查詢的平臺(tái),如設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫或?qū)iT的管理系統(tǒng),使得信息獲取更加靈活高效,不再完全依賴于設(shè)備檔案管理人員的協(xié)助。最后,系統(tǒng)內(nèi)置的智能提醒功能能夠自動(dòng)通知逾期未歸還資料的使用者,有效促進(jìn)了檔案的及時(shí)歸位,進(jìn)一步減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān),讓他們能更專注于核心管理與優(yōu)化工作。
3.2設(shè)備檔案信息化推動(dòng)檔案管理部門由信息管理者轉(zhuǎn)變?yōu)閮r(jià)值開發(fā)者
設(shè)備檔案信息化建設(shè)促使設(shè)備檔案管理部門職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,由傳統(tǒng)的信息搜集與借閱管理角色,轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案價(jià)值的深度挖掘與高效利用者,為計(jì)量機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及管理層提供更便捷、更高價(jià)值的檔案服務(wù),確保設(shè)備檔案充分展現(xiàn)其應(yīng)有的效能與作用。
3.3設(shè)備檔案信息化建設(shè)大幅提升了檔案利用效率,實(shí)現(xiàn)即時(shí)共享與高效利用
加快設(shè)備檔案信息化建設(shè)步伐,不僅縮短了檔案整理周期,實(shí)現(xiàn)了即時(shí)網(wǎng)絡(luò)共享,提升了檔案利用效率,還通過流程優(yōu)化與人員能力升級(jí),推動(dòng)了檔案管理向更加規(guī)范、高效的方向發(fā)展。這一轉(zhuǎn)變確保了設(shè)備檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地服務(wù)于計(jì)量機(jī)構(gòu)的科技申報(bào)項(xiàng)目等工作,促進(jìn)了整體管理水平的提升。
中國計(jì)量科學(xué)研究院(以下簡稱“中國計(jì)量院”)作為國家級(jí)的法定計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu),積極擁抱信息化建設(shè),通過創(chuàng)新利用設(shè)備檔案資源,促進(jìn)我院大型儀器設(shè)備的開放共享,提高使用效益,開發(fā)了設(shè)備資源共享管理服務(wù)平臺(tái),為計(jì)量機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案信息化建設(shè)開辟了嶄新途徑,為我院的創(chuàng)收增效提供了強(qiáng)有力的支撐。中國計(jì)量院儀器資源共享服務(wù)業(yè)務(wù)流程具體見圖1。
中國計(jì)量院業(yè)務(wù)質(zhì)量部對(duì)全院設(shè)備共享收費(fèi)實(shí)施歸口管理。主要職責(zé)如下:1)負(fù)責(zé)組織院儀器共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的制定并負(fù)責(zé)對(duì)外公示收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);2)負(fù)責(zé)組織院設(shè)備共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的建立、更新和維護(hù);3)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。中國計(jì)量院各專業(yè)所/中心負(fù)責(zé)提出和執(zhí)行設(shè)備共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);組織本部門收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的更新、維護(hù)和上報(bào),監(jiān)督本部門收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況。業(yè)務(wù)服務(wù)部是設(shè)備共享收費(fèi)的執(zhí)行部門,負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部與資產(chǎn)管理部指導(dǎo)下,依據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向用戶報(bào)價(jià),共享服務(wù)完成后,據(jù)實(shí)結(jié)算和開具發(fā)票。財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)對(duì)外設(shè)備共享收入的核算和稅費(fèi)統(tǒng)計(jì)工作。
設(shè)備共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由儀器所在專業(yè)所/中心根據(jù)儀器的運(yùn)行和管理要求,按照成本補(bǔ)償和非營利性原則,參考同類儀器設(shè)備共享服務(wù)收費(fèi),根據(jù)儀器設(shè)備開放共享服務(wù)項(xiàng)目的材料消耗、設(shè)備維護(hù)、水電氣等能源消耗、人力成本等因素提出收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。儀器共享收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)提出后經(jīng)專業(yè)所/中心領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)業(yè)務(wù)質(zhì)量部審批,審批通過后對(duì)外公示(見圖2)。
對(duì)外提供設(shè)備共享服務(wù)時(shí),依據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按實(shí)際發(fā)生及時(shí)收費(fèi)。如客戶提出特殊需求,雙方可簽訂設(shè)備共享服務(wù)合同,對(duì)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行單獨(dú)約定。合同一律采取書面形式,內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:委托方信息,受托方信息,共享服務(wù)主體內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)時(shí)數(shù)量及價(jià)款、服務(wù)地點(diǎn)、付款方式、雙方的權(quán)利和義務(wù),違約責(zé)任和解決爭議的方法等。服務(wù)合同雙方代表簽字并按流程加蓋合同專用章(業(yè)務(wù))后生效。
共享業(yè)務(wù)開展前的準(zhǔn)備工作:首先,將需進(jìn)行共享的設(shè)備列入儀器設(shè)備在線共享服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)填報(bào),然后核對(duì)信息準(zhǔn)確無誤后由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批;其次,由儀器保管負(fù)責(zé)人完成成本測算并提交收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),由業(yè)務(wù)部門對(duì)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核,收費(fèi)公示后自動(dòng)推送至預(yù)約系統(tǒng)。
設(shè)備檔案與設(shè)備共享互為支撐,兩者相輔相成。強(qiáng)化設(shè)備檔案的管理與共建共享,能夠有效促進(jìn)設(shè)備效能的最大化利用,而推進(jìn)設(shè)備共享,則能顯著提升設(shè)備的使用頻次和資源利用效率。以中國計(jì)量科學(xué)研究院在大型儀器設(shè)備共享管理方面的先進(jìn)實(shí)踐為參考案例,各計(jì)量機(jī)構(gòu)也可深入挖掘其成功經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自身獨(dú)特條件和需求,精心策劃并落實(shí)針對(duì)性的推廣策略與執(zhí)行計(jì)劃,以加速設(shè)備共享事業(yè)的蓬勃發(fā)展。接下來,將進(jìn)一步對(duì)共享設(shè)備使用成效進(jìn)行跟蹤評(píng)估,通過深入的數(shù)據(jù)收集與分析,不斷優(yōu)化設(shè)備檔案的信息化管理水平,進(jìn)而提升整體管理效能,為設(shè)備的長期高效運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)支撐。
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【作者簡介】
張?jiān)剑?977年出生,副研究員,碩士,研究方向?yàn)橛?jì)量檔案收集、保管、利用、計(jì)量基標(biāo)準(zhǔn)檔案管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。
(編輯:李加鵬)