摘 要:數(shù)字化和智能化發(fā)展背景下,集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的目的呈現(xiàn)多元化趨勢(shì),如何有效發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值與優(yōu)勢(shì),是集團(tuán)企業(yè)必須解決的一項(xiàng)重要課題。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,涉及理念認(rèn)識(shí)、組織人員、業(yè)務(wù)流程、信息化系統(tǒng)等多方面的變革,需要持續(xù)優(yōu)化和不斷提升。本文重點(diǎn)分析財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值與優(yōu)勢(shì),綜合分析集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)與運(yùn)行過程中的困境,提出有效解決的措施,以幫助集團(tuán)企業(yè)重塑財(cái)務(wù)職能架構(gòu)體系,推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
關(guān)鍵詞:集團(tuán)企業(yè);財(cái)務(wù)共享中心;數(shù)據(jù)安全
引言
在數(shù)字化背景下,企業(yè)在市場(chǎng)中搶占先機(jī)的關(guān)鍵點(diǎn)是獲取數(shù)據(jù),而財(cái)務(wù)共享中心的建立和逐步發(fā)展將企業(yè)的前端業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)后臺(tái)緊密地聯(lián)系在一起,切實(shí)提高資源配置效率,有利于集團(tuán)企業(yè)業(yè)財(cái)融合的實(shí)施,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理高質(zhì)量發(fā)展。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)和戰(zhàn)略職能確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略定位,合理設(shè)置運(yùn)營(yíng)模式、組織機(jī)構(gòu),調(diào)整并優(yōu)化組織架構(gòu),構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),梳理并重塑各項(xiàng)管理流程,減少財(cái)務(wù)人員的工作量,使其能夠投入數(shù)據(jù)分析中,深挖數(shù)據(jù),幫助管理者了解本公司實(shí)際情況,強(qiáng)化對(duì)子分公司的管控,提升集團(tuán)公司整體的經(jīng)營(yíng)管理水平。
一、財(cái)務(wù)共享中心概述
財(cái)務(wù)共享中心是指企業(yè)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),將開設(shè)在不同國(guó)家、地區(qū)實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到共享服務(wù)中心進(jìn)行操作和處理,通過集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程處理企業(yè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù),為企業(yè)提供信息決策支持[1]。
二、財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值
(一)降本增效
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開展會(huì)計(jì)核算、成本管理、報(bào)表的編制等工作,能提高人力資源利用率,有助于企業(yè)精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)人員,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)?;?、專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化,降低了總體固定成本。管理者借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠及時(shí)掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)信息,了解成本結(jié)構(gòu),找準(zhǔn)成本管理的關(guān)鍵點(diǎn)與核心,優(yōu)化財(cái)務(wù)流程和控制點(diǎn),減少錯(cuò)誤,降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。另外,財(cái)務(wù)共享中心能夠?qū)λ凶臃止静扇∠嗤臉?biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程,廢除冗余的步驟和流程,提高工作效率與質(zhì)量,更好地滿足客戶需求,提升企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。
(二)推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)
財(cái)務(wù)共享是企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路,也是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)。集團(tuán)企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),各個(gè)部門在財(cái)務(wù)操NMZePP8SK5wiRuSogwLQnw==作中遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),促使財(cái)務(wù)人員全面了解業(yè)務(wù)信息與各個(gè)項(xiàng)目的真實(shí)情況,加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通與聯(lián)系,促進(jìn)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展[2]。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員將更多的精力和時(shí)間都投入業(yè)務(wù)活動(dòng)與經(jīng)營(yíng)決策活動(dòng)中,加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)分析,對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè),合理編制業(yè)務(wù)計(jì)劃,根據(jù)財(cái)務(wù)流程中涉及的各項(xiàng)數(shù)據(jù)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理向經(jīng)營(yíng)決策與價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)型。
三、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的困境
(一)財(cái)務(wù)共享中心管理流程不健全
從實(shí)踐來看,目前一些企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)服務(wù)流程仍不夠科學(xué)、簡(jiǎn)便和規(guī)范,很多企業(yè)不同程度地存在工作環(huán)節(jié)繁瑣重復(fù)和人員冗余等問題,影響企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展。共享服務(wù)中心的建設(shè)離不開系統(tǒng)的支持,很多系統(tǒng)開發(fā)者對(duì)集團(tuán)企業(yè)具體的業(yè)務(wù)模式與發(fā)展情況未做好深入的調(diào)研,只是基于自身的研發(fā)經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)出市lg21EzYOmMJgnVK4vXh1Nw==場(chǎng)各企業(yè)通用的系統(tǒng)軟件與功能,系統(tǒng)版塊流程與集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)存在一定的差異,系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)的流程不相匹配,無法及時(shí)針對(duì)業(yè)務(wù)需求調(diào)整和優(yōu)化系統(tǒng),影響后續(xù)運(yùn)行。有些管理者并沒有研究與分析原先各項(xiàng)管理制度的不足與漏洞,未能收集各部門人員關(guān)于流程設(shè)計(jì)與重塑的建議,無法設(shè)計(jì)出符合業(yè)務(wù)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理狀況的管理流程,影響財(cái)務(wù)共享中心后期的運(yùn)作效率。另外,大多數(shù)管理者忽視業(yè)財(cái)融合流程的設(shè)計(jì),無法通過流程的設(shè)計(jì),推進(jìn)業(yè)財(cái)部門的有效融合,同時(shí),管理者未能考慮內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理要求,難以將內(nèi)控制度嵌入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可能會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)行。
(二)子分公司信息化系統(tǒng)難以集成,數(shù)據(jù)信息無法共享
隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大,集團(tuán)企業(yè)成立子分公司與分公司,利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心加強(qiáng)子分公司管控,實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃的管理,然而子分公司信息化系統(tǒng)集成難度較大,信息無法共享,增加了集團(tuán)企業(yè)管理難度。由于各個(gè)子分公司與集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)模式、生產(chǎn)方式、產(chǎn)品類型與經(jīng)營(yíng)地域存在一定的差異,各個(gè)子分公司根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀,引進(jìn)相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng),各個(gè)信息化系統(tǒng)之間的集成需要較多的資金支持,流程整合與數(shù)據(jù)共享不到位,均會(huì)影響集團(tuán)企業(yè)的管控。子分公司管理者一般都較為關(guān)注業(yè)務(wù)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)收益,系統(tǒng)建設(shè)者未對(duì)自身的發(fā)展進(jìn)度、業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)與管理流程進(jìn)行研究與分析,在系統(tǒng)規(guī)劃階段缺乏前瞻性和相容性,在業(yè)務(wù)信息化方面缺乏跨業(yè)務(wù)、跨企業(yè)的整合、協(xié)同設(shè)計(jì),導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)之間不聯(lián)通,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和傳輸,直接影響各個(gè)子系統(tǒng)的有效整合[3]。
(三)組織架構(gòu)無法滿足財(cái)務(wù)共享要求
組織架構(gòu)是否合理設(shè)置意味著流程是否順暢,會(huì)直接影響共享信息傳遞效率。然而,現(xiàn)階段部分集團(tuán)企業(yè)組織架構(gòu)無法滿足財(cái)務(wù)共享要求。有些財(cái)務(wù)人員一直秉持傳統(tǒng)的管理理念,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容與具體的操作缺乏了解,甚至對(duì)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)還存在一定的抵觸,不能積極學(xué)習(xí)相關(guān)的操作方法與流程,無法滿足財(cái)務(wù)共享的要求。集團(tuán)企業(yè)對(duì)組織架構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整工作不重視,并沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享模式下組織機(jī)構(gòu)變革的重要性,同時(shí),由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理差異,各自建設(shè)財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)不同,很難建立一套最優(yōu)的組織架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)組織架構(gòu)難以滿足業(yè)財(cái)一體化的發(fā)展需要。
(四)數(shù)據(jù)安全管理不到位
信息化技術(shù)為企業(yè)帶來便利的同時(shí),也面臨信息共享程度低的局面。信息傳遞速度慢、數(shù)據(jù)管理技術(shù)手段落后、數(shù)據(jù)安全問題,可能導(dǎo)致資源浪費(fèi)和成本的增加。集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)較為復(fù)雜,涉及生產(chǎn)、管理、服務(wù)等多個(gè)環(huán)節(jié),很多企業(yè)數(shù)據(jù)管理的技術(shù)手段主要為數(shù)據(jù)庫(kù)與文件系統(tǒng)相互結(jié)合的煙囪式管理,管理者認(rèn)為殺毒、系統(tǒng)升級(jí)就可以維護(hù)數(shù)據(jù)安全,并沒有引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)方法與手段,影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。由于大多數(shù)企業(yè)未重視數(shù)據(jù)管理工作,信息化管理崗位缺失,不能定期對(duì)本公司信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全測(cè)試與升級(jí),也無法采用有效的安全管理措施,容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)。另外,信息化安全管理體系不健全,各個(gè)崗位操作權(quán)限與職責(zé)不明確,容易出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。
四、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的路徑
(一)規(guī)范財(cái)務(wù)共享工作流程,重構(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程
財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程再造是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的主要內(nèi)容,其基本目標(biāo)是改變業(yè)務(wù)流程割裂的現(xiàn)狀,實(shí)現(xiàn)流程端到端全線上數(shù)據(jù)不落地的流程閉環(huán),因此,集團(tuán)企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程梳理與重塑工作,規(guī)范財(cái)務(wù)共享工作流程,提高各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合規(guī)性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程設(shè)計(jì),其核心在于業(yè)財(cái)融合流程,管理者應(yīng)當(dāng)深入到業(yè)務(wù)項(xiàng)目與財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中,全面了解本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和財(cái)務(wù)狀況,結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和財(cái)務(wù)管理要求,制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn),基于不同業(yè)務(wù)類型及不同規(guī)模,建立具有針對(duì)性的工作流程,根據(jù)業(yè)務(wù)需求,對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,以減少重復(fù)活動(dòng)和作業(yè),提高工作效率。管理者應(yīng)當(dāng)從集團(tuán)全局視角出發(fā),重新審視業(yè)務(wù)全鏈條,研究業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)核算流程和管理流程的有機(jī)融合,實(shí)現(xiàn)端到端的跨職能流程的整合、優(yōu)化。集團(tuán)企業(yè)適合將重復(fù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理,而財(cái)務(wù)核算流程屬于財(cái)務(wù)工作中最為基礎(chǔ)和核心的業(yè)務(wù),管理者應(yīng)當(dāng)將財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)范圍內(nèi),同時(shí)也應(yīng)當(dāng)將應(yīng)收賬款管理、資產(chǎn)管理以及資金管理等納入共享服務(wù)中心,進(jìn)一步完善費(fèi)用核算流程、資金核算流程、收入核算流程以及資產(chǎn)核算流程等,集中展開管理與控制[4]。
(二)積極推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享
為了推進(jìn)財(cái)務(wù)管理升級(jí)轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,集團(tuán)企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),做好頂層設(shè)計(jì)工作,推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
第一,集團(tuán)企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)深入分析本公司戰(zhàn)略目標(biāo)與發(fā)展規(guī)劃,合理預(yù)測(cè)本公司未來發(fā)展趨勢(shì),以戰(zhàn)略為導(dǎo)向,明確財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)目標(biāo)與功能定位,即通過云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化、智能化,彰顯全集團(tuán)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的信息服務(wù)中心職能,真正成為集團(tuán)戰(zhàn)略決策、資源配置、價(jià)值創(chuàng)造的有效抓手,成為集團(tuán)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、風(fēng)險(xiǎn)管理與評(píng)價(jià)監(jiān)督的標(biāo)桿。管理者對(duì)本公司現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究,明確企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑,做好長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃工作,成立專門的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)小組,深入研究并掌握本公司業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)、管理流程等,堅(jiān)持整體規(guī)劃、科學(xué)適用、成本效益等原則,統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)規(guī)劃,明確總體和分階段任務(wù),有計(jì)劃分步驟組織實(shí)施,做到與業(yè)務(wù)信息化規(guī)劃同步、系統(tǒng)集成、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享。
第二,財(cái)務(wù)共享推動(dòng)信息的公開透明,使各級(jí)子分公司的財(cái)務(wù)信息充分暴露在總公司的監(jiān)控之下,受集團(tuán)公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控,提升集團(tuán)公司的管理水平。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)全力推進(jìn)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化工作,夯實(shí)會(huì)計(jì)工作,統(tǒng)一集團(tuán)內(nèi)同行業(yè)、同板塊、同業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)估計(jì),統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)和流程,統(tǒng)一各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、權(quán)責(zé),各個(gè)子分公司都應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一的管理流程開展工作,規(guī)范各項(xiàng)管理活動(dòng)[5]。為了保證集團(tuán)公司與各個(gè)子分公司數(shù)據(jù)共享共通,集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)集中部署,建成高度集成協(xié)同的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),將集團(tuán)企業(yè)各個(gè)子分公司的資源進(jìn)行整合,利用協(xié)同系統(tǒng),共享數(shù)據(jù)信息,提高工作效率。
(三)調(diào)整組織架構(gòu),保障財(cái)務(wù)共享中心穩(wěn)定運(yùn)行
組織架構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的關(guān)鍵工作之一。管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)團(tuán)隊(duì)架構(gòu)和崗位職能進(jìn)行梳理,一般而言,成熟的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心包括管理團(tuán)隊(duì)、基礎(chǔ)作業(yè)團(tuán)隊(duì)、質(zhì)量檢查團(tuán)隊(duì)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和維護(hù)團(tuán)隊(duì)、價(jià)值創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)等。為了確保財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行,集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立完善的組織架構(gòu),并明確其工作權(quán)限與職責(zé),保證財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮作用與優(yōu)勢(shì)。例如,基礎(chǔ)作業(yè)團(tuán)隊(duì),集中處理所承接的共享業(yè)務(wù),主要包括費(fèi)用集中審核、總賬集中審核和資金集中結(jié)算等,分為費(fèi)用審核崗、會(huì)計(jì)核算崗、資金結(jié)算崗與稅務(wù)處理崗,只有明確各個(gè)崗位的工作職責(zé),各機(jī)構(gòu)崗位才能夠協(xié)調(diào)處理集團(tuán)共享作業(yè)問題,促進(jìn)共享服務(wù)水平提升。
(四)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理,維護(hù)數(shù)據(jù)完整安全
數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)無處不在,集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)數(shù)據(jù)安全法的內(nèi)在要求,著力增強(qiáng)全體人員的數(shù)據(jù)安全法治意識(shí),將數(shù)據(jù)安全責(zé)任落實(shí)到每位員工身上,采取切實(shí)措施確保數(shù)據(jù)處于有效保護(hù)和合法利用狀態(tài)。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)定在私有服務(wù)器上存儲(chǔ)文件,切忌使用公共網(wǎng)盤存儲(chǔ),以便更好地控制數(shù)據(jù)的隱私和安全,同時(shí),企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)備份,對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,以確保在面對(duì)人為失誤、意外刪除等疏忽和攻擊等安全威脅時(shí),能夠有效應(yīng)對(duì),確保數(shù)據(jù)的機(jī)密性。管理者要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)分類,不同級(jí)別數(shù)據(jù)采取不同的保護(hù)措施,而敏感數(shù)據(jù)外發(fā)應(yīng)當(dāng)注意脫敏、加密,并明確分享范圍,減少數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn),優(yōu)化資源利用。
結(jié)束語
綜上所述,財(cái)務(wù)共享中心是企業(yè)借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),不斷優(yōu)化會(huì)計(jì)流程等各項(xiàng)管理流程,將企業(yè)重復(fù)的工作進(jìn)行集中化處理,企業(yè)對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整,降低人力資源管理成本。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)運(yùn)行涉及流程改造、思想變革、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整等方面,集團(tuán)企業(yè)只有建立健全規(guī)范化的管理流程,才能確保財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮作用。集團(tuán)企業(yè)要強(qiáng)化內(nèi)部控制,將內(nèi)部控制機(jī)制嵌入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)管理流程的審計(jì)監(jiān)督與控制,降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
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作者簡(jiǎn)介:鄧惠文(1993.06-),女,漢族,山西晉中平遙人,本科,會(huì)計(jì)師,研究方向:財(cái)務(wù)共享。