日照市：完善流動人員檔案管理提升服務質效

近年來，山東省日照市認真貫徹落實中央、省有關部署安排，緊緊圍繞流動人員人事檔案工作標準化實施、信息化建設、便民化服務和專業(yè)化能力提升等方面持續(xù)發(fā)力，不斷優(yōu)化服務流程，完善服務機制，流動人員人事檔案管理服務質效得到大幅提升，為全市公共就業(yè)人才服務和營商環(huán)境建設“添磚加瓦”。目前，全市各級人社系統就業(yè)人才部門共管理流動人員人事檔案55萬余份，接收人事檔案0.94萬份，轉出人事檔案0.65萬份，提供檔案借查閱、證明材料出具、退休申請代辦、專業(yè)技術職務審核評定等各類服務4.1萬人次，較好地滿足了用人單位和群眾的需求。

緊盯創(chuàng)新驅動

提升數字化信息服務水平

日照市積極協調財政、大數據等部門支持，對8.6萬份人事檔案進行了數字化掃描加工，建立準確、統一、規(guī)范的檔案信息數據庫和檔案影像數據庫，提升了檔案數據信息完整化和準確化水平，工作人員辦理業(yè)務時可以隨時查詢使用，避免了紙質檔案的傳遞。平時安排專人對日常接收的流動人員檔案進行掃描和存儲，確保了檔案數據庫的完整性和規(guī)范性，提高了檔案管理服務便民化水平。同時，將完成掃描的數字化檔案接入業(yè)務操作系統，消除數據壁壘，實現電子檔案系統與社保經辦系統對接，窗口服務人員在辦理以檔案業(yè)務為基礎的就業(yè)托管、失業(yè)登記、企業(yè)人員退休、社保辦理、檔案查詢等業(yè)務時，可以直接調取本人檔案信息進行處理，節(jié)省了時間，提高了辦事效率，讓群眾“希望而來、滿意而歸”。加強與社保中心、醫(yī)保部門協調配合，創(chuàng)新性地結合“檔案預審”與“退休一件事”事項，通過主動上門，提前為企業(yè)即將退休員工進行檔案預審，減少群眾多部門來回跑動次數，優(yōu)化了退休業(yè)務辦理流程。

緊盯關鍵環(huán)節(jié)

提升服務質效

為全面提升人才流動便利度，日照市人社部門聯合郵政部門下發(fā)有關通知，嚴格實施流動人員人事檔案寄遞接收業(yè)務規(guī)范，流動人員人事檔案郵政特快專遞服務得到持續(xù)優(yōu)化。統一印制使用了郵政特快專遞封套。按照政策規(guī)定統一包裝封套的材料、式樣、規(guī)格等標準，并在醒目位置標注“流動人員人事檔案專用”字樣。建立了郵政特快專遞登記交接制度。各級檔案管理服務、郵政機構加強檔案轉遞登記管理，嚴格落實現場交接制度，確保每一份檔案寄遞過程可追溯。規(guī)范了郵政特快專遞寄遞檔案服務。開辟流動人員人事檔案寄遞專門通道，寄遞過程中單獨封袋、單獨處理，與其他快遞物品“物理隔離”，在視頻監(jiān)控下完成，并保證優(yōu)先處理、優(yōu)先投遞，確保檔案安全。據統計，今年上半年，全市通過郵政特快專遞渠道寄遞流動人員人事檔案1936份，檔案轉遞服務時效性、便捷性顯著提升。

緊盯便捷高效

提升服務溫度

依托省公共就業(yè)人才服務信息系統網上服務大廳，以“全程網辦”為主要模式，安排專人值守網辦平臺，確保網上辦事申請及時響應，及時受理，按時辦結。同時，強化部門內外信息共享，推動協同聯動，提升“互聯網+檔案管理服務”能力。

著力推進檔案服務集成辦。持續(xù)深入推進“綜合柜員制”服務，進一步整合優(yōu)化辦事流程，大力推行流動人員人事檔案接收、轉遞等工作事項“打包辦”，實現通過“一張申請表”到“一個窗口”或到 “一個平臺”，提交“一套材料”，“只跑一次”即可辦完。全面推行告知承諾制，積極開展“幫辦代辦”服務。落實政務大廳“好差評”服務制度，以真情服務踐行“溫暖人社”理念。大力推動服務事項簡便辦。辦事群眾和企業(yè)可以通過“愛山東”APP提供電子證照二維碼，完成流動人員人事檔案接收、單位委托集體存檔等五個服務事項的“無證明辦理”，辦事群眾可通過社?？ā㈦娮由绫？ǘS碼，辦理流動人員人事檔案轉出、出具證明、個人檔案查詢等服務事項，讓企業(yè)和群眾“少跑腿”“快辦事”“辦成事”。全力做好人事檔案政策宣傳。認真組織人員進高校、進企業(yè)、進社區(qū)、進政務大廳，開展以“檔案連接你我，政策服務大家”為主題的流動人員人事檔案政策宣傳活動。各級人社系統組織業(yè)務骨干，深入高校、企業(yè)、社區(qū)以及城鎮(zhèn)基層進行宣傳宣講，廣泛宣傳流動人員人事檔案政策，幫助群眾解決實際困難，得到了群眾高度贊揚。積極做好檔案優(yōu)質服務工作。日照市緊緊圍繞檔案服務暖心窗口選樹活動，嚴格落實首問負責制、告知承諾制、限時辦結制等要求，加大工作人員業(yè)務技能培訓，著力規(guī)范窗口服務禮儀，以貼心、暖心、放心的服務標準，開展優(yōu)質檔案服務，努力讓群眾期盼而來、滿意而歸，服務窗口及工作人員多次收到群眾錦旗和表揚信。

緊盯軟硬件建設

提升標準化水平

日照市流動人員人事檔案管理任務繁重，安全要求極高，軟硬件建設投入大。加強組織領導。各級成立檔案安全應急處置協調領導小組，制定流動人員人事檔案安全管理工作機制和檔案工作突發(fā)事件應急預案，進行提前預判。印發(fā)檔案管理服務規(guī)范。各項管理服務制度上墻公開，組織對檔案室進行定期巡查，查漏補缺，發(fā)現問題及時處理，把危險消除在萌芽狀態(tài)。建設標準化檔案庫房。庫房內專業(yè)設施設備齊全，配有檔案監(jiān)控設備、消防設備及報警裝置、除濕和殺菌等設備。定期開展電氣線路和消防設備檢修，消除檔案管理安全隱患，達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防紫外線、防有害生物、防污染等“九防”要求。同時，始終堅持高標準化建設，實現檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室“三室分開”，確保檔案安全不出問題。

檔案管理服務事關群眾切身利益。日照市將繼續(xù)采取有力措施，切實加強流動人員人事檔案工作標準化、信息化、專業(yè)化建設，進一步優(yōu)化服務方式，規(guī)范服務流程，有效提升人才流動便利度，不斷提高辦事群眾的獲得感和滿意度，為促進就業(yè)人才公共服務和營商環(huán)境持續(xù)優(yōu)化作出應有貢獻。

作者單位：山東省日照市公共就業(yè)

和人才服務中心