信息化環(huán)境下D公司全面預算管理的完善策略

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來對企業(yè)信息化管理提出了新要求，信息化程度會直接影響全面預算管理實現(xiàn)的質(zhì)量。在這一背景下，本文以D公司為研究對象，剖析了信息化環(huán)境下D公司全面預算管理存在的問題，主要包括預算編制工作繁重、預算數(shù)據(jù)的精準性不足、預算控制能力不足、預算分析浮于表面、預算預警機制不完善，繼而提出了相應的完善策略。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；企業(yè)全面預算管理；預算編制

為了更好地解決因國際、國內(nèi)環(huán)境而造成的運作困難，許多企業(yè)越來越關(guān)注和推行全面預算管理。但是，在信息化背景下，很多企業(yè)仍然存在著一系列急需解決的問題，將信息技術(shù)應用到企業(yè)的預算管理中，對于提高我國企業(yè)的整體預算管理水平具有重要意義。

一、信息化環(huán)境對企業(yè)全面預算管理的積極影響

（一）提高企業(yè)獲取信息的效率

在信息化背景下，企業(yè)按照自動化的方法進行收集、處理和分析信息，能夠有效地提升企業(yè)信息獲得的效率。在常規(guī)的預算管理工作中，企業(yè)的有關(guān)人員需要用人工的方法來搜集和整理公司各個部門的預算數(shù)據(jù)資料，在實踐中需要花費比較多的時間和精力。而在信息化環(huán)境下，企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)接口以及自動化工具，對有關(guān)數(shù)據(jù)信息進行實時收集和處理，從而能夠大大減少預算編制的時間和費用。另外，信息化背景下產(chǎn)生的一套數(shù)據(jù)分析工具，能夠讓企業(yè)對其財務(wù)數(shù)據(jù)進行更為全面和深入的理解與掌控，從而能夠更快、更準確地發(fā)現(xiàn)風險問題和機會，為企業(yè)的預算管理提供更強大的支持[1]。

（二）提升業(yè)務(wù)與財務(wù)信息質(zhì)量

在信息化背景下，企業(yè)可以通過信息化的方式來促進自身的業(yè)務(wù)和財務(wù)信息的整合，從而能夠大大提高企業(yè)的信息準確性和品質(zhì)。因為企業(yè)的運營管理活動很多，所以在常規(guī)的預算管理流程中，往往會遇到信息孤島、數(shù)據(jù)差異等問題，不能對企業(yè)內(nèi)各個部分的預算數(shù)據(jù)進行有效的統(tǒng)籌和集成，從而會對預算的準確性和可信度產(chǎn)生一定的影響[2]。但是，在信息化的背景下，企業(yè)可以將 ERP等系統(tǒng)集成管理工具運用到企業(yè)全面預算管理中，促使企業(yè)的業(yè)務(wù)與財務(wù)信息進行“無縫”對接與集成，從而更好地解決因信息孤島造成的財務(wù)收支不一致等問題。

（三）加強對企業(yè)的科學決策的支撐

全面預算管理是提高生產(chǎn)企業(yè)科學決策能力的關(guān)鍵，通過信息技術(shù)的作用與支撐，可以使企業(yè)的預算管理更好地與公司的業(yè)務(wù)決策行為相融合，提高其在企業(yè)業(yè)務(wù)決策中的作用。從現(xiàn)實的角度來看，一些企業(yè)在常規(guī)的預算管理中，只是把它當成一種財務(wù)管理的手段，沒有把其和公司的策略和業(yè)務(wù)目的緊密地融合在一起，這就使得它不能對企業(yè)的業(yè)務(wù)決策進行科學、高效的引導和支撐。傳統(tǒng)的預算數(shù)據(jù)主要是經(jīng)營層面的數(shù)據(jù)，很難形成財務(wù)三表預算，而信息化環(huán)境下可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、整合，在經(jīng)營預算基礎(chǔ)上生成財務(wù)三表，為企業(yè)決策提供更有力的支撐。在信息化的背景下，企業(yè)能夠通過更為準確、高效的數(shù)據(jù)分析方法和預測工具，對產(chǎn)業(yè)市場發(fā)展和行業(yè)的運行趨勢等進行理解和把握，對今后一段時期的生產(chǎn)和財務(wù)狀況進行分析與預測，從而幫助企業(yè)制定更為科學、合理的業(yè)務(wù)發(fā)展決策[3]。另外，財務(wù)仿真、風險評估等與信息技術(shù)相結(jié)合的手段，可以對企業(yè)業(yè)務(wù)決策形成有效支撐，幫助企業(yè)制訂并執(zhí)行更為科學、更合理的預算管理戰(zhàn)略，增強企業(yè)的財務(wù)績效，提升企業(yè)的決策水平。

二、信息化環(huán)境下D公司全面預算管理存在的問題

（一）預算編制工作繁重

D公司有很多部門，有很多資金流動，再加上企業(yè)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出多樣化的特征，因此，便采用了常規(guī)的、不信息化的預算編制方式，從而給企業(yè)的預算制定帶來了很大的工作量。D公司的預算編制采用的是“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的方法，在實際工作中，要將信息下達、上報、匯總、整理，全過程耗時耗力，任務(wù)繁重[4]。

（二）預算數(shù)據(jù)的精準性不足

D公司從建立到運營初期，就是通過 Excel的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和綜合來完成的。但是， Excel不是一個預算管理的軟件，它在應用中存在著一些問題，如報告格式不兼容、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的校正能力不夠等。因此在今年，該公司進行了一次信息化升級，并將其與企業(yè)的現(xiàn)狀相結(jié)合，搭建了一套 ERP信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將采購、生產(chǎn)和銷售等各個管理模塊進行了整合，公司將預算管理模塊嵌入到了該體系中，并利用這些模塊的作用來進行預算管理。然而從現(xiàn)實狀況來看，有些ERP只是在原有的財務(wù)軟件上添加一些功能性的模塊，雖然具有一定的預算管理能力，但在實踐中卻很少使用。由于缺乏對整個項目的全程監(jiān)控，因此，需要進一步改進。

（三）預算控制能力不足

預算管理的核心在于執(zhí)行與調(diào)控，實施實時控制可極大地增強預算管理的效力。此類實時控制主要集中在流程監(jiān)控和差異分析兩大層面，在流程監(jiān)控中要及時發(fā)現(xiàn)并糾正預算執(zhí)行的偏差，并基于實際狀況進行深入分析后制定相應的整改措施。然而，D公司在傳統(tǒng)的預算控制流程中，由于缺乏信息化的預算控制工具，往往只能依賴手工方式對預算執(zhí)行結(jié)果進行整理和記錄，使得預算控制更多地表現(xiàn)為“事后諸葛亮”式的分析。同時，在預算偏差的控制上，D公司過于依賴支出審批來替代預算控制，從而加大了對支出審核的嚴苛程度。但實際上，D公司在經(jīng)營過程中所涉及的材料成本費用等常受市場環(huán)境波動的影響，且不同業(yè)務(wù)訂單的成本因素也可能發(fā)生變化。若過分關(guān)注支出審批而忽視其他控制手段，便會偏離預算管理的初衷，導致財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門與預算管理部門之間的協(xié)同作業(yè)效率低下，進而影響企業(yè)的經(jīng)營效率并削弱預算的約束力和計劃性。

（四）預算分析浮于表面

預算分析作為發(fā)揮預算作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應貫穿于預算編制至預算考核的始終。盡管過去的預算分析多側(cè)重于事后分析，但實際上，事前與事中的分析同樣至關(guān)重要。若在預算編制階段便進行大量深入的分析和測算，不僅能顯著提升預算執(zhí)行率，還能大幅減少預算調(diào)整的頻次和幅度。D公司在初創(chuàng)時期雖已實施預算管理，但其預算分析浮于表面，如預算分析不夠深入導致預算編制不嚴謹、執(zhí)行率低下，且在實際經(jīng)營中預算頻繁調(diào)整，有時半年甚至三個季度才下發(fā)本年預算，嚴重滯后，使得預算管理的權(quán)威性受損，無法達到預期的預算約束力和實施效果。

（五）預算預警機制不完善

D公司在預算管理上存在著比較嚴重的“重編制、輕執(zhí)行”傾向，對預算執(zhí)行進度的監(jiān)督和控制力度有所欠缺，未能對預算執(zhí)行結(jié)果進行實時監(jiān)管。當預算執(zhí)行出現(xiàn)較大偏差時，往往只能采取“亡羊補牢”式的事后補救措施進行處理，而未能充分發(fā)揮預算管理在事前、事中階段的管理作用。這主要是由于企業(yè)缺乏專業(yè)的信息化預算軟件支持所致，使得預算預警機制無法做到防患于未然。D公司在預算管理工作中主要依賴Excel或購買的非專業(yè)軟件進行預算編制工作，這些預算工具無法與公司的實際情況緊密結(jié)合建立相應的預警機制。

三、信息化環(huán)境下企業(yè)全面預算管理的優(yōu)化路徑

（一）加強預算管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮預算管理的效能

D公司在初步的預算管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型期間購買了相關(guān)軟件，這套軟件構(gòu)成了其ERP系統(tǒng)的核心，但仍然不足以滿足全方位預算管理的需求。為了強化信息系統(tǒng)的預算管控能力，公司應對管理系統(tǒng)進行兩方面升級。首先，要在ERP系統(tǒng)內(nèi)植入預算管理組件，依據(jù)各級預算指標間的關(guān)聯(lián)性構(gòu)建多元模型，以增強系統(tǒng)預測和處理預算數(shù)據(jù)的能力；其次，要將集成流程引擎至ERP，確保預算管理全過程中能夠形成多維數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使企業(yè)內(nèi)部各部門及各級員工能實現(xiàn)線上協(xié)作辦公，從而提高信息交流速度，提升預算管理的質(zhì)量。

（二）促進業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，提升預算編制準確度

傳統(tǒng)企業(yè)預算管理常因信息技術(shù)支持不足，導致業(yè)財數(shù)據(jù)分散，部門間信息共享困難，造成預算編制與采購、生產(chǎn)、研發(fā)、項目執(zhí)行等環(huán)節(jié)脫節(jié)，預算方案對具體業(yè)務(wù)單位的關(guān)注度有限。D公司應致力于打破這種信息隔閡，以提高預算編制的精確度。一方面，公司應整合ERP、CRM、HR等多種異構(gòu)信息系統(tǒng)，強化預算模型與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)系，為全面覆蓋各類業(yè)務(wù)的預算提供堅實基礎(chǔ)；另一方面，應依據(jù)各業(yè)務(wù)線條的預算申報流程，建立標準化、規(guī)范化且自動化的預算編制流程。如此，在收集完生產(chǎn)和銷售等部門的預算數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)便會自動分類整合，生成更為精準的預算目標。

（三）加強預算計劃的指導性和制約性

為了使企業(yè)能夠順利地將預算管理信息導入到企業(yè)資源規(guī)劃中去，必須建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范或者是一個相似的數(shù)據(jù)界面，使企業(yè)的財務(wù)預算管理模型能夠順利地與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)相結(jié)合，達到信息共享的目標，進而方便財務(wù)部門進行預算管理。D公司在 ERP中應設(shè)置“預算剛性控制”函數(shù)，通過該函數(shù)，將各個企業(yè)的合同采購、訂單提交，以及部分財務(wù)部門的資金支付、費用報銷等工作與預算計劃進行對比，使其可以實時掌握預算的真實狀況與預算計劃的差異，便于進行后續(xù)的預算調(diào)節(jié)與控制，提高預算的準確性。此外，D公司的財務(wù)主管單位還應利用該軟件的雙向作用，對項目執(zhí)行過程中的各項指標進行實時監(jiān)測，以確保項目的執(zhí)行與進度相符合，并且要求在未獲得公司主管部門負責人同意前，不得更改或調(diào)整項目[5]。

（四）加強預算分析，健全預算考核機制

每年年末，企業(yè)都要將其各項預算目標與以前的預算安排相對照，并對其執(zhí)行情況進行剖析，找出造成差距的原因。在信息化的大環(huán)境中，企業(yè)進行財務(wù)報表的信息處理，并不局限于企業(yè)的業(yè)務(wù)活動層面，而是要通過對財務(wù)報表的分析，對企業(yè)的財務(wù)報表進行處理。為了提高企業(yè)財務(wù)報表的準確性和可信度，D公司應在體系的資料庫中建立一套內(nèi)外部關(guān)聯(lián)的變量及參數(shù)規(guī)范，例如企業(yè)的崗位職責、業(yè)務(wù)流程、管理流程等，這樣D公司在估算中便能得到最基礎(chǔ)的資料。另外，在信息環(huán)境中，該系統(tǒng)的軟件還應附帶一個預算和業(yè)績評估的函數(shù)，并把這個函數(shù)與一個評估公式有機地結(jié)合起來，從而生成一個新的預算評估結(jié)果。

（五）構(gòu)建完善的預算預警控制體系，增強企業(yè)風險識別能力

D公司應構(gòu)建完善的預算預警控制體系，以便能夠以聯(lián)機的形式對企業(yè)風險進行監(jiān)控或是對其進行分析和處理。這樣，一旦出現(xiàn)風險，預警控制系統(tǒng)就會根據(jù)事先設(shè)定好的警告原則進行風險提示。要使預警模型的作用得到充分的發(fā)揮，就必須對其進行細致的分析，在每一個部門、每一個信息系統(tǒng)或者每一個模塊中，都必須有充足的預警規(guī)則和預警控制流程，這樣企業(yè)的預算控制和風險辨識的水平才會得到提升。D公司在實踐中還應不斷改進預算預警控制體系，使其能夠自動預警，便于管理層作出正確、可信的反應。

總之，當一個企業(yè)的經(jīng)營范圍不斷地擴張時，與之相關(guān)的供應鏈管理、生產(chǎn)管理、銷售管理等一系列的問題就會日益增多，單憑人工是難以做到的。因此，要充分利用信息化的技術(shù)優(yōu)勢，為企業(yè)的有效管理運作提供強有力的支撐。為此，需要對企業(yè)進行全面的財務(wù)信息的更新，使之真正地提高企業(yè)的整體預算管理水平。但是也要看到，要實現(xiàn)企業(yè)的全面預算管理，不能一蹴即成，這就要求企業(yè)要有一個良好的觀念，要主動地向先進的企業(yè)進行學習。根據(jù)公司的發(fā)展需要，提出了一條適合公司發(fā)展需要的、可持續(xù)發(fā)展的綜合預算管理方法，并加以貫徹落實，從而促進公司的良性發(fā)展。

參考文獻：

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