電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

一、引言

電子文件管理系統(tǒng)是一種基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息管理系統(tǒng)，專門用于對(duì)檔案進(jìn)行全面管理。它以電子化方式存儲(chǔ)、整理、查詢、更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、規(guī)范化、集成化和共享化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用日益廣泛。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理安全性和便捷性的需求，因此電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用顯得尤為重要。本文將對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的作用和意義進(jìn)行深入分析，并從多個(gè)角度探討其在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用。

二、電子文件管理系統(tǒng)概述

電子文件管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱EDMS）是一種基于現(xiàn)代信息技術(shù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，以高度有序的數(shù)據(jù)信息資源為中心，通過(guò)數(shù)字化手段來(lái)存儲(chǔ)、管理、檢索和共享電子檔案。電子文件管理系統(tǒng)以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了資源高效傳輸與信息共享。在電子文件管理系統(tǒng)中，電子檔案以數(shù)位格式進(jìn)行儲(chǔ)存，每一份檔案均有特定的屬性及識(shí)別碼，以方便檔案管理與檢索。這種有序結(jié)構(gòu)使用戶能夠迅速查找到所需的檔案，節(jié)約了大量人力和時(shí)間。該系統(tǒng)還具有版本控制、權(quán)限管理、審批等功能，保證了文檔的安全性與可追溯性。[1]

電子文件管理系統(tǒng)由多個(gè)部分構(gòu)成，每個(gè)部分都發(fā)揮著重要的作用，共同促進(jìn)電子檔案的高效管理和利用。首先，其核心組成部分是電子檔案庫(kù)。電子檔案庫(kù)是電子檔案的集中存儲(chǔ)空間，包含各類電子檔案的數(shù)據(jù)信息。每份電子檔案都被賦予特定的屬性和標(biāo)識(shí)符，便于系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理和檢索。其次，元數(shù)據(jù)管理模塊是其不可或缺的組成部分。元數(shù)據(jù)是描述檔案屬性和內(nèi)容的數(shù)據(jù)，如檔案的創(chuàng)建時(shí)間、關(guān)鍵詞等。通過(guò)元數(shù)據(jù)管理模塊，用戶可以更好地管理和組織檔案，提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。再次，權(quán)限控制模塊也是電子文件管理系統(tǒng)的重要組成部分。權(quán)限控制模塊明確了用戶對(duì)檔案的訪問權(quán)限，可以精確設(shè)置不同用戶對(duì)檔案的查看、編輯、刪除等操作權(quán)限，保障了檔案的安全性和隱私性。最后，審批流程管理模塊也是電子文件管理系統(tǒng)的組成部分。通過(guò)審批流程管理模塊，用戶可以設(shè)定檔案的審批流程，確保檔案的合規(guī)性和完整性，提高工作的透明度和效率。

三、電子文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

首先，電子文件管理系統(tǒng)具有數(shù)字性特征。電子文件管理系統(tǒng)以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，要求檔案以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，檔案的管理、保存、傳遞和檢索過(guò)程都須以數(shù)字化方式進(jìn)行。其次，該系統(tǒng)具有高效性的特征。利用電子文件管理系統(tǒng)，用戶可迅速找到并取得所需檔案，節(jié)省了大量的檔案檢索時(shí)間。同時(shí)，其還支持審批、存檔等自動(dòng)化功能，大大提高了檔案工作的效率和管理水平。再次，該系統(tǒng)還具有智能化的特征。電子文件管理系統(tǒng)通常將搜索引擎、智能分類和檔案識(shí)別等功能整合在一起，可以根據(jù)用戶需求進(jìn)行智能推薦，提高了檔案管理的智能化程度。最后，該系統(tǒng)還具有一定的安全性。該系統(tǒng)應(yīng)用加密技術(shù)，提供訪問權(quán)限控制、審計(jì)等功能，對(duì)于保證檔案信息的安全性與隱私性，防止非法存取與篡改而言具有重要作用。

四、電子文件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

（一）提升檔案管理質(zhì)效及信息安全性

利用電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理具有重要意義，為2AkbC22hRoggy5EUCpYjbyTD3zTIwHixboqIfvdACJo=管理效率、管理流程、信息安全等方面帶來(lái)諸多益處。

首先，其可以提升檔案管理的效率。通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)，檔案機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，還能大大減少查找、整理文件的時(shí)間，方便管理人員更快速地獲取所需信息，做出決策，加快各方面工作的進(jìn)程。其次，其可以優(yōu)化管理流程。電子文件管理系統(tǒng)提供了審批流程管理、訪問權(quán)限控制等功能，使管理流程更加規(guī)范化和透明化。[2]管理人員可以清晰地了解檔案的審批狀態(tài)和工作流程，提高管理的規(guī)范性和效率。最后，其可以增強(qiáng)信息安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到損壞、丟失或篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而電子文件管理系統(tǒng)利用加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行訪問權(quán)限控制，保障了檔案信息的安全性和完整性，防止信息遭到泄露和損壞。

（二）促進(jìn)檔案資源共享、整合與利用

電子文件管理系統(tǒng)能夠有效促進(jìn)檔案資源的共享、整合與利用。

首先，電子文件管理系統(tǒng)為信息資源共享提供了便利。電子文件管理系統(tǒng)為單位各部門之間共享檔案資源提供了重要平臺(tái)，避免“資訊孤島”現(xiàn)象產(chǎn)生，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享提供了可能性。這樣就方便了各部門間的交流與合作，打破了檔案?jìng)鬟f與共享的壁壘，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案共享系統(tǒng)。通過(guò)建立電子文件管理系統(tǒng)，單位可以將大量的信息資源進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和共享，使信息資源更加便捷地被社會(huì)各界獲取和利用，這有助于打破信息壁壘，促進(jìn)信息資源的流通和共享。信息資源的共享不僅促進(jìn)了跨部門、跨領(lǐng)域之間的合作與交流，也為社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展提供了更廣闊的空間。其次，電子文件管理系統(tǒng)可將各類檔案資源進(jìn)行整合，形成一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)。[3]該系統(tǒng)利用元數(shù)據(jù)管理模塊，對(duì)各類檔案資源進(jìn)行分類、標(biāo)記和關(guān)聯(lián)，達(dá)到統(tǒng)一管理檔案資源的目的，從而提高檔案資源的總體利用率。例如，單位可將不同時(shí)期的檔案資料進(jìn)行集成，便于用戶在同一系統(tǒng)中瀏覽、對(duì)比，為單位決策與管理提供更好的支持。最后，電子文件管理系統(tǒng)使用戶能夠很容易地檢索到所需的檔案資源，避免了對(duì)檔案的重復(fù)收集與創(chuàng)建，提高利用效率。例如，單位在特殊時(shí)間點(diǎn)可能需要用到某些歷史檔案資料來(lái)進(jìn)行對(duì)比分析，利用電子文件管理系統(tǒng)的查詢功能，用戶能夠迅速找到自己需要的資料，避免花費(fèi)大量的時(shí)間去查找相關(guān)資料，在提高檔案工作效率的同時(shí)，還有效提升了檔案資源的利用率，促進(jìn)了檔案資源的持續(xù)發(fā)展。除此之外，單位還能夠利用數(shù)據(jù)挖掘、分析等技術(shù)，從電子文件管理系統(tǒng)中獲得更多檔案信息，從而更準(zhǔn)確地做出決策。

（三）加快社會(huì)信息化進(jìn)程

電子文件管理系統(tǒng)在社會(huì)信息化進(jìn)程中扮演著重要的促進(jìn)作用，可以推動(dòng)信息資源共享、提升信息服務(wù)水平、促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用和推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)于社會(huì)信息化進(jìn)程的發(fā)展具有積極意義。

首先，電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用推動(dòng)社會(huì)信息化進(jìn)程向更加開放和包容的方向發(fā)展，提升了信息服務(wù)水平。通過(guò)數(shù)字化的方式進(jìn)行管理和提供信息資源，單位可以更加高效地向社會(huì)提供各類信息服務(wù)，滿足不同用戶群體的需求。[4]高效的信息服務(wù)不僅提升了社會(huì)信息化水平，也促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和創(chuàng)新能力的提升。同時(shí)，通過(guò)信息服務(wù)的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，可以更好地滿足社會(huì)對(duì)信息的需求，推動(dòng)社會(huì)向信息化、智能化方向發(fā)展。其次，電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。在電子文件管理系統(tǒng)中，各種信息技術(shù)工具和方法得到了廣泛應(yīng)用，例如，數(shù)據(jù)分析、人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以幫助單位更好地管理和利用信息資源，提升工作效率和決策水平。這種信息技術(shù)的應(yīng)用不僅促進(jìn)了單位的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，也推動(dòng)了社會(huì)信息化進(jìn)程的進(jìn)一步發(fā)展。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用促使社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域更好地適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流，加快了社會(huì)數(shù)字化進(jìn)程，推動(dòng)了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和商業(yè)模式的創(chuàng)新與升級(jí)。

五、電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

（一）進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化與歸檔

電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)中起著重要的促進(jìn)作用。應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和存儲(chǔ)成為可能。這樣可以使檔案的數(shù)字化建設(shè)工作更加高效，從而解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的不足。

首先，選用專業(yè)軟件與硬件。要選擇符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的電子文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備高效的掃描技術(shù)、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)，自動(dòng)分類、檢索、標(biāo)注、審批分類與索引功能，以及強(qiáng)大的檢索和安全控制機(jī)制，同時(shí)配置高性能的掃描設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，確保數(shù)字化過(guò)程的效率與數(shù)據(jù)的安全性。其次，要實(shí)施分步式建設(shè)。根據(jù)檔案的重要程度、使用頻率及保存狀況，制訂分階段、分批次的數(shù)字化計(jì)劃。優(yōu)先處理高頻使用、易損或高價(jià)值的紙質(zhì)檔案，逐步推進(jìn)整體檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

（二）選擇合適的存儲(chǔ)格式

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式存在諸多弊端，如占用大量空間、易損壞和丟失等。而應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存，使檔案?jìng)浞?、存檔更方便，避免了紙質(zhì)檔案損壞或遺失而造成信息損失。因此，通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行安全、高效的存儲(chǔ)，可以為不同類型的檔案（如文書類、照片類、錄音類、錄像類等）選擇合適的保存格式。這些格式應(yīng)能夠確保檔案的真實(shí)可靠和長(zhǎng)期可用。要確立一套全面的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，包括文件格式（如PDF、TIFF等）、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（如作者、日期、關(guān)鍵詞等）、安全級(jí)別劃分等，確保所有檔案格式的一致性和可互操作性。例如，PDF格式具有兼容性和穩(wěn)定性，可用于文書類文件的長(zhǎng)期保存；而TIFF格式則具有無(wú)損壓縮的特性，可用于高質(zhì)量照片的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。除此之外，將電子檔案存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)中心中，也可以保證檔案信息長(zhǎng)期保存、內(nèi)容完整，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（三）支持多種檢索方式

檔案檢索是檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，而電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能和查詢工具，能夠方便用戶快速、準(zhǔn)確地獲取所需檔案資料，用戶可以利用系統(tǒng)提供的搜索引擎快速精準(zhǔn)地檢索所需的檔案信息，[5]因此，應(yīng)豐富電子文件管理系統(tǒng)的檢索方式。

首先，通過(guò)提供關(guān)鍵詞檢索、日期檢索、分類檢索等方式，使用戶可以根據(jù)實(shí)際需求靈活選擇，快速檢索到所需的檔案。其次，通過(guò)在該系統(tǒng)中明確標(biāo)明檔案類型、檔案編號(hào)、檔案狀態(tài)以及檔案所屬部門，通過(guò)限定搜索范圍，幫助用戶快速找到符合特定屬性的檔案。最后，可以在搜索結(jié)果中提供檔案的快速預(yù)覽功能，用戶可以在不打開檔案的情況下，先了解檔案的基本內(nèi)容，如檔案摘要、正文前幾頁(yè)的內(nèi)容等，從而節(jié)省用戶檢索的時(shí)間。

（四）保障檔案安全性

科學(xué)、合理地使用電子文件管理系統(tǒng)，可以有效地保證檔案的安全，防范多種風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案信息的完整性與機(jī)密性。

首先，對(duì)檔案進(jìn)行加密與存取控制。利用該系統(tǒng)中先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行加密保存，以保證檔案資料在傳送、儲(chǔ)存時(shí)不會(huì)被非法存取或篡改。其次，提供靈活的訪問控制機(jī)制。根據(jù)用戶的身份、權(quán)限設(shè)置不同的訪問權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化管理，從而有效地防止檔案信息的泄露與非法存取，增強(qiáng)了檔案信息的安全性。再次，電子文件管理系統(tǒng)對(duì)檔案安全性的影響也體現(xiàn)在對(duì)檔案的審核與監(jiān)控上。一方面，可以將用戶在檔案資料中的瀏覽、修改和刪除等操作記錄下來(lái)，并生成日志供審核；利用審計(jì)功能及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)及安全隱患，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。另一方面，利用該系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，對(duì)檔案存取狀況進(jìn)行監(jiān)控、預(yù)警，保證檔案信息的安全性和可控性。最后，電子文件管理系統(tǒng)還具備備份與恢復(fù)機(jī)制?？稍O(shè)定自動(dòng)備份策略，定期備份檔案資料，以確保檔案資料之長(zhǎng)期性與完整性，還具有災(zāi)難恢復(fù)的作用，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生不可預(yù)料的故障或者數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠迅速地恢復(fù)檔案信息，從而將損失降到最低。這些功能的運(yùn)用，能有效地應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件，保證檔案資料安全可靠。

六、結(jié)語(yǔ)

電子文件管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)檔案管理工作有著重要作用。其數(shù)字化、高效性、智能化和安全性的特點(diǎn)，使檔案管理工作更加便捷、高效。電子文件管理系統(tǒng)能提升檔案管理工作質(zhì)效，促進(jìn)信息資源的共享、整合和利用，促進(jìn)社會(huì)向信息化方向發(fā)展。因此，加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用十分必要，能夠促進(jìn)檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]同燕媚.高校檔案信息化安全體系建設(shè)的重要性及路徑研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（05）：22-24.

[2]蘇曦.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（04）：28-30.

[3]戴朋.職業(yè)院校檔案信息化管理創(chuàng)新策略[J].辦公自動(dòng)化，2024，29（03）：75-77.

[4]謝王艷.智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)研究[J].鄂州大學(xué)學(xué)報(bào)，2024，31（01）：87-88.

[5]刁偉.事業(yè)單位檔案信息化管理工作的思考[J].四川農(nóng)業(yè)與農(nóng)機(jī)，2023（06）：45+51.

（作者簡(jiǎn)介：安茜雯，女，本科，長(zhǎng)江武漢航道局，助理館員，研究方向：檔案信息化）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）