檔案數(shù)字化保存與智慧應(yīng)用

摘 要：【目的】探討檔案數(shù)字化保存的技術(shù)方法及其在智慧應(yīng)用中的實(shí)踐效果，分析如何提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)文化遺產(chǎn)的保護(hù)與傳承?！痉椒ā渴紫龋ㄟ^文獻(xiàn)分析法，回顧梳理了檔案數(shù)字化保存的相關(guān)理論和技術(shù)進(jìn)展；其次，運(yùn)用案例分析法，選取了中國國家博物館、故宮博物院的檔案數(shù)字化項(xiàng)目作為案例，對(duì)其實(shí)施過程、技術(shù)路線及成果進(jìn)行了深入分析?！窘Y(jié)果】檔案數(shù)字化保存不僅顯著提升了檔案管理的效率，還通過智能化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行深度挖掘、應(yīng)用和共享。【結(jié)論】隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化保存與智慧應(yīng)用將進(jìn)一步拓展其應(yīng)用場(chǎng)景，成為一種新型的文化傳承方式，助力解決現(xiàn)代社會(huì)中的各種問題，如產(chǎn)權(quán)糾紛、歷史研究等，為社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步提供有力的信息支撐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；數(shù)字化保存；智慧應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-5168（2024）17-0155-04

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.17.032

Digital Preservation and Intelligent Application of Archives

WANG Jing1 CHU Ju2 SHEN Jitao3

（1.Nanang Earthquake Prevenlion and Disaster Reducion Center， Nanyang 473000， China; 2.Henan Science and Technology Innovation Promotion Center，Zhengzhou 454003， China; 3.Nanyang Medical College，

Nanyang 473000， China）

Abstract： [Purposes] The purpose of this paper is to explore the technical method of digital preservation of archives and its practical effect in the application of wisdom， and analyze how to improve the efficiency and quality of archives management and promote the protection and inheritance of cultural heritage. [Methods] Through literature analysis， this paper reviews and combs the relevant theoretical and technical progress of digital preservation of archives. Secondly， using the case analysis method， the archives digitization projects of National Museum of China and the Palace Museum are selected as cases， and their implementation process， technical route and achievements are deeply analyzed. [Findings] The study found that the digital preservation of archives not only significantly improved the efficiency of archives management， but also deeply explored， applied and shared the value of archives resources through the application of intelligent technology. [Conclusions] In the future， with the continuous progress of technology， digital preservation and intelligent application of archives will further expand its application scenarios and become a new way of cultural inheritance. It can also help solve various problems in modern society， such as property rights disputes and historical research， and provide strong information support for social development and progress.

Keywords： digital archives; digital preservation; intelligent application

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)、AI、云計(jì)算等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也迎來了前所未有的變革。檔案數(shù)字化在提高存取效率、節(jié)省存儲(chǔ)空間、保護(hù)原件、促進(jìn)信息共享、提高安全性、支持遠(yuǎn)程工作以及教育和研究等方面發(fā)揮著重要作用。中國檔案數(shù)字化市場(chǎng)規(guī)模自2019年的26.2億元擴(kuò)大至2023年的40億元，呈現(xiàn)穩(wěn)定增長趨勢(shì)。數(shù)字檔案館建設(shè)成交數(shù)量持續(xù)攀升，成為市場(chǎng)亮點(diǎn)，顯示出行業(yè)強(qiáng)勁的發(fā)展?jié)摿蛿?shù)字化轉(zhuǎn)型的持續(xù)深化。然而，檔案的數(shù)字化保存仍面臨著一系列挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)質(zhì)量與完成性保證、版權(quán)和隱私保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化與互操作性、數(shù)據(jù)安全等問題。如何采用AI圖像修復(fù)、區(qū)塊鏈存證、3D掃描、云計(jì)算存儲(chǔ)等先進(jìn)的技術(shù)手段解決這些問題是當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域研究的重點(diǎn)［1］。本文探討檔案的數(shù)字化保存和智慧應(yīng)用，以期為檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供參考。

1 檔案數(shù)字化保存的意義

1.1 數(shù)字化時(shí)代的背景

檔案數(shù)字化是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下興起的一種趨勢(shì)，它涉及將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子形式的過程。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的發(fā)展為檔案數(shù)字化帶來了技術(shù)支持和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高使人們對(duì)信息的需求不斷增加，檔案數(shù)字化能夠更好地滿足公眾和組織對(duì)信息的快速獲取和便捷使用的需要，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，例如通過電子檢索系統(tǒng)快速定位檔案，提高信息檢索速度。此外，檔案數(shù)字化還可以改善檔案的保存條件，減少對(duì)原件的直接接觸，從而延長檔案的使用壽命。當(dāng)前，許多國家和地區(qū)出臺(tái)了關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，鼓勵(lì)或要求將重要檔案數(shù)字化，以確保信息的安全性和可訪問性［2］。對(duì)于珍貴的歷史文獻(xiàn)和文化遺產(chǎn)來說，數(shù)字化是一種有效的保護(hù)手段，能夠確保這些寶貴資源得以長期保存和廣泛傳播。檔案數(shù)字化還能夠?yàn)閷W(xué)術(shù)研究提供豐富的資料，促進(jìn)文化交流和歷史研究?？傊瑱n案數(shù)字化是信息技術(shù)、社會(huì)發(fā)展和法律法規(guī)等多個(gè)因素共同作用下的產(chǎn)物。它不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，還推動(dòng)著社會(huì)信息化進(jìn)程向前發(fā)展。

1.2 數(shù)字檔案的重要性

1.2.1 提高檔案管理效率。數(shù)字檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速檢索和獲取，大大縮短了信息查找的時(shí)間，提高了工作效率。電子化的索引系統(tǒng)使得用戶能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、日期等多種方式快速定位所需的信息。數(shù)字檔案不需要實(shí)體存儲(chǔ)空間，減少了對(duì)物理空間的需求，降低了存儲(chǔ)成本。對(duì)于大型組織而言，這意味著可以釋放出更多的空間用于其他用途。

1.2.2 長期完整地保護(hù)原始資料。紙質(zhì)檔案容易受到潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等自然環(huán)境以及天災(zāi)人禍等因素的損壞、侵蝕甚至毀滅，原始珍貴資料被破壞甚至消失。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化保存，可以通過數(shù)字技術(shù)將這些稀缺的、珍貴的資料實(shí)現(xiàn)多重備份或加密保護(hù)，即便是原始紙質(zhì)檔案受到損毀，也會(huì)有數(shù)字化的備份資料，從而保障檔案信息的完整性和連續(xù)性，這對(duì)于歷史文獻(xiàn)和文化遺產(chǎn)的保護(hù)、傳承和利用具有極其重要的意義。由此可見，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化保存維護(hù)了檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存，避免受到歲月和環(huán)境的侵襲。因此，越來越多的機(jī)構(gòu)和企業(yè)通過數(shù)字化的形式轉(zhuǎn)換和保存重要的紙質(zhì)檔案，以保障核心資料的安全性和穩(wěn)定性。

1.2.3 促進(jìn)信息共享與交流。數(shù)字檔案易于復(fù)制和分發(fā)，便于不同機(jī)構(gòu)之間共享信息，促進(jìn)了知識(shí)的傳播和交流。在教育、科研等領(lǐng)域，數(shù)字檔案能夠?yàn)楦嗳颂峁W(xué)習(xí)和研究的機(jī)會(huì)。數(shù)字檔案使遠(yuǎn)程辦公成為可能，員工可以在任何地方訪問所需的文件，提高了靈活性和便利性。云存儲(chǔ)和協(xié)作工具使得團(tuán)隊(duì)成員能夠?qū)崟r(shí)共享信息，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)合作的能力。

1.2.4 文化遺產(chǎn)保護(hù)與傳承。對(duì)于珍貴的歷史文獻(xiàn)和文化遺產(chǎn)，數(shù)字化是一種有效的保護(hù)手段，能夠確保這些珍貴資源得以長期保存和廣泛傳播。數(shù)字檔案還能夠?yàn)閷W(xué)術(shù)研究提供豐富的資料，促進(jìn)文化交流和歷史研究。通過對(duì)數(shù)字檔案的整理和分析，可以挖掘出潛在的商業(yè)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

2 數(shù)字檔案保存面臨的挑戰(zhàn)

2.1 數(shù)據(jù)安全性

數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字檔案保存面臨的重要問題。隨著網(wǎng)絡(luò)攻擊事件頻發(fā)，如何確保數(shù)字檔案的安全成了檔案管理部門必須面對(duì)的難題。為此，加密技術(shù)、多重備份和訪問控制機(jī)制成為必要的措施。網(wǎng)絡(luò)安全是影響檔案數(shù)字資源長久保存與備份的重要因素之一，檔案數(shù)字資源保存主要依靠互聯(lián)網(wǎng)展開，若網(wǎng)絡(luò)安全無法得到保障，就會(huì)對(duì)檔案數(shù)字信息的安全性造成影響。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，病毒、網(wǎng)絡(luò)漏洞等問題會(huì)給檔案數(shù)字資源的保存與備份造成巨大損害。若不對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行安全保護(hù)與加密，將給不法分子可乘之機(jī)，造成檔案數(shù)字信息丟失或損壞等問題，甚至對(duì)企業(yè)或單位的信息系統(tǒng)帶來重大安全威脅，因此加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的信息網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境治理至關(guān)重要［3］。

2.2 長期保存策略

實(shí)施多層次的備份策略，確保至少有三個(gè)副本存放在不同的地理位置。使用可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁盤陣列、磁帶庫、云存儲(chǔ)等，以確保數(shù)據(jù)的安全性和持久性。采用如PDF/A、TIFF等開放標(biāo)準(zhǔn)格式，確保文件在未來仍然可讀。隨著新技術(shù)的發(fā)展，原有的保存技術(shù)可能需要升級(jí)或替換，因此需要?jiǎng)?chuàng)建并維護(hù)詳細(xì)的元數(shù)據(jù)，記錄檔案的來源、格式、轉(zhuǎn)換歷史等信息，以便于未來管理和使用，確保檔案能夠及時(shí)遷移到更先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)上。利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存證，確保數(shù)據(jù)的不可篡改性和可追溯性［4］。通過實(shí)施上述策略，可以有效地確保數(shù)字檔案的長期保存和可訪問性。需要注意的是，數(shù)字檔案長期保存是一個(gè)持續(xù)的過程，需要不斷地評(píng)估和改進(jìn)。隨著技術(shù)的發(fā)展，這些策略也需要適時(shí)調(diào)整以適應(yīng)新的挑戰(zhàn)。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化與互操作性

若要長久保存檔案數(shù)字資源，首先要確保數(shù)字資源格式的統(tǒng)一，選擇開放和穩(wěn)定的文件格式，如PDF/A、TIFF、MARC XML等，這些格式被廣泛接受并且適合長期保存。定期檢查文件格式是否過時(shí)，并考慮遷移至更新的標(biāo)準(zhǔn)。為了保證檔案數(shù)字資源的安全性與有效性，相關(guān)部門必須完善檔案數(shù)字資源儲(chǔ)存管理體系，嚴(yán)格依照相關(guān)體系開展檔案數(shù)字資源管理工作［5］。當(dāng)前，我國相關(guān)部門已經(jīng)針對(duì)檔案數(shù)字資源管理制定了有效的管理制度，但在相關(guān)制度落實(shí)過程中依然存在一定問題。部分單位在展開檔案數(shù)字資源管理時(shí)，無法根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，導(dǎo)致檔案數(shù)字資源管理體系的價(jià)值無法發(fā)揮、檔案損壞無法恢復(fù)等問題頻繁發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字資源的長久保存與備份。

3 案例研究

3.1 文化遺產(chǎn)保護(hù)中的數(shù)字檔案

文化遺產(chǎn)保護(hù)中的檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)形式的文化遺產(chǎn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式的過程。它可以避免物理材料的進(jìn)一步損壞，使這些珍貴資料可以被更廣泛地訪問和研究，對(duì)于保護(hù)和傳播文化遺產(chǎn)至關(guān)重要，主要包括以下步驟。

[①]數(shù)字化前的準(zhǔn)備。確定哪些檔案最需要被數(shù)字化，這通常涉及對(duì)檔案的歷史價(jià)值、稀有性以及物理狀況等因素進(jìn)行評(píng)估。制定詳細(xì)的數(shù)字化項(xiàng)目計(jì)劃，包括目標(biāo)設(shè)定、預(yù)算編制、時(shí)間表安排等。確保所有必要的版權(quán)或許可都已獲得，以便合法地進(jìn)行數(shù)字化工作。

[②]數(shù)字化過程。清潔和修復(fù)原始檔案，確保它們適合數(shù)字化。使用適當(dāng)?shù)脑O(shè)備和技術(shù)（如高分辨率掃描儀、專業(yè)相機(jī)等）對(duì)檔案進(jìn)行掃描或拍攝。記錄關(guān)于每份檔案的詳細(xì)信息，包括來源、作者、日期、類型等元數(shù)據(jù)。

[③]后處理與管理。檢查數(shù)字化文件的質(zhì)量，確保圖像清晰且準(zhǔn)確反映原始檔案。將數(shù)字化文件存儲(chǔ)在安全的地方，并定期進(jìn)行備份以防數(shù)據(jù)丟失。為每個(gè)文件創(chuàng)建詳細(xì)的元數(shù)據(jù)，便于管理和檢索。將數(shù)字化檔案整合到一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中。

[④]分享與利用。通過網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫或應(yīng)用程序等形式提供對(duì)數(shù)字化檔案的在線訪問。設(shè)計(jì)友好的用戶界面，便于用戶查找和使用檔案資料。利用數(shù)字化檔案進(jìn)行教育活動(dòng)，提高公眾的文化遺產(chǎn)保護(hù)意識(shí)。采用開放標(biāo)準(zhǔn)和格式來存儲(chǔ)文件，以確保長期的可訪問性和兼容性。定期更新軟件和硬件，確保數(shù)字化檔案能夠適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展。

[⑤]遷移與轉(zhuǎn)碼。隨著時(shí)間推移，將文件從舊格式遷移到新格式，以避免過時(shí)問題。使用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、語音識(shí)別等技術(shù)自動(dòng)提取檔案中的信息。通過對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，揭示歷史趨勢(shì)和模式。利用虛擬現(xiàn)實(shí)/增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)打造沉浸式體驗(yàn)，讓用戶更深入地了解文化遺產(chǎn)。

[⑥]國際合作。與其他國家和機(jī)構(gòu)共享數(shù)字化檔案資源，促進(jìn)全球文化遺產(chǎn)的保護(hù)。提供多語言版本的檔案信息，便于國際用戶訪問。通過這些步驟和方法，檔案數(shù)字化能夠有效地保護(hù)文化遺產(chǎn)并將其推向更廣闊的利用范疇［6］。隨著技術(shù)的進(jìn)步，未來的檔案數(shù)字化工作會(huì)呈現(xiàn)更加多樣化和個(gè)性化的發(fā)展趨勢(shì)。

3.2 中國國家博物館館藏金文檔案數(shù)據(jù)采集與整理

全國6 000余家博物館借助數(shù)字技術(shù)，正火熱邁向數(shù)字化的新征程。館藏文物可以幫助人們了解古代社會(huì)的各方面，如青銅器銘文的字體叫“金文”，體現(xiàn)了古代文化和藝術(shù)的特點(diǎn)，是了解我國書法流源和藝術(shù)形態(tài)的重要資料；中國國家博物館里的“盂克雙鼎”，大克鼎銘文28行，共計(jì)290字，這些銘文鑄在大克鼎的內(nèi)壁。但采集這些數(shù)據(jù)給從事文物保護(hù)和研究的相關(guān)人員增加了工作難度，為此，中國國家博物館采用了高精度三維數(shù)據(jù)，結(jié)合人工智能技術(shù)，自動(dòng)提取青銅器上的紋樣生成線畫圖，同時(shí)對(duì)于帶有銘文的青銅器，在三維數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上采用網(wǎng)格變形算法對(duì)文物曲面ROI區(qū)提取參考平面，計(jì)算文物表面與參考平面的距離、曲率等特征參數(shù)，最后使用交互式方法對(duì)計(jì)算出的特征參數(shù)進(jìn)行可視化表達(dá)，從而形成文物的數(shù)字化拓片［7］。數(shù)字拓片技術(shù)的不斷成熟，將為無損獲取銘刻于青銅器上銘文的信息提供了重要途徑，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3.3 故宮博物院館藏資源數(shù)字化

故宮博物院目前已有約92萬件套文物實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化采集，占比接近故宮藏品總數(shù)的50%，并計(jì)劃每年完成7至8萬件文物的基礎(chǔ)數(shù)字采集工作。故宮通過打造“數(shù)字文庫”平臺(tái)，公開了超過10萬件文物的高清影像，每年至少還會(huì)增加1.5萬到2萬件。還利用可移動(dòng)文物知識(shí)圖譜技術(shù)開發(fā)了智能搜索引擎。在該技術(shù)加持下，觀眾能夠方便快捷地查找數(shù)字文物庫里的文物，且搜索某一件文物時(shí)，搜索引擎還會(huì)智能化地推薦其他類似文物，便于相關(guān)人員了解、研究和鑒賞。通過對(duì)文物數(shù)字資源采集、加工、管eaafc3d49478c62d278565845d61163457e36c826f3d6b5eacc224bae51f272d理、利用的全流程智慧化管理，可以幫助文物留存“數(shù)字身份”，并深度挖掘其利用價(jià)值，轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量的公共服務(wù)數(shù)據(jù)，使這座古老的宮殿煥發(fā)出新的生機(jī)［8］。

4 結(jié)論

未來，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的普及，檔案數(shù)字化需求日益增長，政府、企業(yè)及學(xué)校等機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，將進(jìn)一步推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)化，以提高查詢和利用效率。同時(shí)，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的不斷成熟與應(yīng)用，將進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化行業(yè)的技術(shù)革新，提升檔案數(shù)字化處理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化管理和利用。此外，檔案數(shù)字化服務(wù)也將滲透到更多行業(yè)和領(lǐng)域，通過與圖書館、博物館、文化館等機(jī)構(gòu)的合作，拓展至更廣泛的文化傳承與利用領(lǐng)域，為公眾提供更加多元、豐富的檔案信息資源。

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收稿日期：2024-08-07

作者簡介：王靜（1980—），女，本科，檔案專業(yè)館員，研究方向：防災(zāi)減災(zāi)類檔案管理；楚莒（1991—），男，本科，助理工程師，研究方向：科技管理、科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化、科技成果評(píng)價(jià)；沈繼濤（1978—），男，碩士，高級(jí)工程師，研究方向：信息化建設(shè)。