理想的ERP，離我們還有多遠

未來的出版業(yè)，技術要素的價值會越來越大，這也將引發(fā)行業(yè)的新變革。

出版正掀起新一輪ERP更換潮。

十多年前，在信息化和數(shù)字化的驅動下，大量出版機構陸續(xù)上線了ERP系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃），期待這個在當時代表著企業(yè)管理現(xiàn)代化的工具幫助出版機構解決企業(yè)的管理困境，甚至不少出版機構期待由此開啟出版業(yè)數(shù)字化、信息化的新紀元。

然而，一通“大干快上”之后，出版行業(yè)的ERP并未收獲預期效果——信息化管理的新紀元遙遙無期，卻收獲了來自一線員工的怨念和吐槽。首批上線的出版ERP項目并未發(fā)揮出理想效用，無法真正嵌入出版業(yè)務的使用場景，常規(guī)的技術維護也跟不上出版業(yè)態(tài)的變革，反而成為員工尤其是一線編輯的負擔，制約了生產效率。

與此同時，出版市場生態(tài)發(fā)生了巨大的變化，出版機構對數(shù)據的依賴越發(fā)凸顯，在市場競爭愈發(fā)白熱化的背景下，出版機構迫切需要“向管理要效益”，十余年前規(guī)劃的ERP系統(tǒng)框架已經無法適配當下的管理需求。

所以近兩三年，國內多家大型出版發(fā)行集團以及頭部出版機構紛紛開始密集更新或更換ERP系統(tǒng)。無論是出于基層呼聲的倒逼，還是來自頂層設計的規(guī)劃，此次全行業(yè)范圍內的管理系統(tǒng)換新，都有一個共同的、“樸素”的愿望：高質效管理。首輪布局沒有達成的夙愿，這次能成功嗎？

來自基層的怨念

“公司的ERP系統(tǒng)只支持Windows系統(tǒng)，我的蘋果電腦用不了?！?/p>

“為什么已經手填過的單據，還要再上傳一遍？”

“不知道我們的系統(tǒng)匹配的是哪一個行業(yè)，出版的要素都對不上。”

“很難說是我們用ERP，還是ERP用我們?！薄?/p>

談起本單位的ERP使用體驗，有一半的基層員工連倒苦水。據了解，這些編輯或發(fā)行人員所在出版機構的ERP系統(tǒng)大多已經使用10年左右，甚至更久。

二十余年前的出版業(yè)，剛剛打開數(shù)字化世界的接口，現(xiàn)代化企業(yè)的管理理念在許多頭部出版機構萌芽，整個書業(yè)對這場數(shù)字轉型充滿了“勢在必得”的決心和使命感。象征著企業(yè)現(xiàn)代化的ERP管理系統(tǒng)，成為這個傳統(tǒng)行業(yè)破舊立新的最佳切入口，被寄予厚望。尤其是一些走在市場化前列的出版機構和觀念領先的管理層，也開始初步認識到優(yōu)化供應鏈和利用信息化手段提高管理效率與管理水平的重要性，期待通過引入一些數(shù)字化手段來解決經營管理上的痛點。

一套理想的出版ERP系統(tǒng)應該帶來什么？在選題階段，提供市場數(shù)據輔助決策；編輯階段，自動預估時間節(jié)點，計算版稅和獎金；印制環(huán)節(jié)，提升生產效率；發(fā)行環(huán)節(jié)，自動處理銷售數(shù)據，分析市場風險；核銷收款環(huán)節(jié)，實現(xiàn)實時對賬和開票；財務對接，確保數(shù)據自動更新；流程上所有環(huán)節(jié)的連通……

但必須承認，長期以來，出版業(yè)的信息化管理建設并不是主動進行的，更多是形勢所迫，首輪引入ERP的過程也是一樣。在ERP行業(yè)有一句名言：“不用ERP等死，用ERP找死?！毙稳莸木褪瞧髽I(yè)從手工階段向計算機化進階過程中的尷尬境地。雖然當時大部分出版社還不清楚ERP的本質邏輯，但都寄希望于它能將生產效率提升至前所未有的高度。同時，中國ERP市場還處于起步階段，很多體系都不成熟。隨著時間的推移，當時上馬的系統(tǒng)局限性開始顯現(xiàn)，即便有出版機構多年來努力拓展系統(tǒng)功能和場景，但隨著技術的迅速發(fā)展和工作模式的不斷演變，這些老舊的系統(tǒng)逐漸顯得力不從心，自動識別能力弱、報銷流程復雜等問題，增加了員工的工作量。

某地方出版社編輯介紹說，社里現(xiàn)行的ERP項目從開始招標到中標只有大約兩周時間，印象中不到一年就實際落地了。系統(tǒng)研發(fā)分割成不同的模塊交由不同的公司開發(fā)完成，各部分之間相互不能協(xié)調，導致落地后各環(huán)節(jié)互相割裂，無法順暢走通?！拔矣X得當初選擇系統(tǒng)的標準大概是看誰標書寫得快吧?！?/p>

更令人頭疼的是，系統(tǒng)底層邏輯與實際工作流程的不匹配，導致線上線下工作量翻番。模塊功能不完善，有的雞肋，有的缺失。這種設計上的缺陷，使得本應提升效率的管理系統(tǒng)，反而成為一線員工的負擔。

談到傳統(tǒng)出版ERP系統(tǒng)的不足，尤其是對于一個長期深耕文化領域的傳統(tǒng)行業(yè)來說，或許更應將其理解為“不易”。中南出版?zhèn)髅郊瘓F股份有限公司（簡稱“中南傳媒”）新媒體運營中心副部長林峰提出，出版行業(yè)第一批ERP系統(tǒng)建設更多是流程驅動模式，就是把原來的線下業(yè)務流程線上化，相當于“補錄”，“可以將其理解為電子化的過程，并未完全實現(xiàn)信息化。里面的很多文件是以附件和圖片的形式存在，系統(tǒng)沒辦法從圖片中分析出元數(shù)據和數(shù)據結構，提煉不出有效數(shù)據，也就無法對管理和業(yè)務提供支撐和反哺，更無法實現(xiàn)未來的數(shù)字化轉型和發(fā)展”。

自上而下的管理痛點

一線員工面臨的困境是最直觀的，但帶動這次行業(yè)內大規(guī)模更新ERP管理系統(tǒng)的關鍵和核心其實在于管理需求——畢竟引入ERP的終極目標是提升效率，實際的ERP換代，是服務于標準化管理的。

但首輪上線的出版ERP系統(tǒng)，各個板塊的系統(tǒng)都是早期根據本單位需求引入且持續(xù)維護更新的，大多遵循的并不是自上而下的邏輯。實際操作過程中，通常是廠商的技術人員挨家挨戶調研出版社，了解出版社的具體業(yè)務流程，再去匹配相應的模式和功能，是自下而上的，自然也就沒有拉通編印發(fā)供的業(yè)務流或數(shù)據流。

北京易誠通信息技術有限公司總經理楊明書認為，出版行業(yè)在過去10到20年里，對技術要素的投入嚴重不足，導致出版業(yè)很難改變或提升成為真正的現(xiàn)代化產業(yè)?！霸谛畔⒓夹g層面，出版社的規(guī)劃建設嚴重滯后于真實需求，十幾年不更新或更換管理系統(tǒng)。打個比方，出版社業(yè)務快速發(fā)展，相當于蓋了三四十層的高樓，但管理系統(tǒng)卻還停留在低矮的平房階段。”

而導致這一問題的重要原因之一，是行業(yè)各方對信息化管理認知的不同頻。出版行業(yè)對信息化管理的理解和認識長期處于“高層滯后、中層領先、基層痛苦”的狀態(tài)，甚至多數(shù)出版機構都將ERP系統(tǒng)相關的事宜全權交由信息中心或類似部門，僅由信息部門的人員來調研、制訂計劃、制訂實施方案、安排實施等。

例如某地方出版集團的物資供應業(yè)務板塊，紙張油墨管理有自己的系統(tǒng)，印刷也有，對于集團而言，這些系統(tǒng)就像一個個獨立的“煙囪”，業(yè)務協(xié)同不足導致了效率較低。該集團現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)是2010年前后啟動建設的，其中出版和發(fā)行板塊的ERP系統(tǒng)，分別由不同的廠商承建，并未打通。旗下各出版社的ERP系統(tǒng)版本也有差異，造成這種差異的根本原因在于，集團沒有從頂層設計出發(fā)為整個出版流程制定一套標準統(tǒng)一的生產或者管理模式。比如圖書的分類方法在不同出版社間并不統(tǒng)一：同一個選題的書屬于教輔還是一般圖書？二級目錄的具體劃分（如醫(yī)學、科技、少兒等）是什么標準？現(xiàn)有的出版ERP系統(tǒng)該如何給主題出版定義和分類……各出版社有著不同的理解和實踐。

多系統(tǒng)共存往往意味著將同一系統(tǒng)下的其他部門或子分公司視為對手，同時，各部門或各出版社的系統(tǒng)又形成了新的信息孤島。雖然每個獨立板塊本身的管理策略是合理的，但統(tǒng)籌來看卻可能產生負面效果。

從痛點出發(fā)，包括鳳凰傳媒、浙版?zhèn)髅?、中南傳媒、新華文軒等在內多家大型出版或發(fā)行集團，第二輪更新或更換ERP管理系統(tǒng)的目標都非常一致——包括滿足數(shù)字化改革的要求，在數(shù)據連接方面，要實現(xiàn)編印發(fā)供ERP子系統(tǒng)的全面貫通，消除數(shù)據孤島；在不同應用場景、經營模塊，做到平臺標準與數(shù)據標準相統(tǒng)一；實現(xiàn)集團層面對下屬出版或發(fā)行機構的一體化管理；等等。

伴隨著整個行業(yè)尤其是渠道生態(tài)的變化，出版機構內部的分工和業(yè)務模塊相較十余年前產生了巨大變化，渠道在分化，業(yè)務場景更迭迅速，組織結構不斷細化，例如電商部規(guī)模越來越大，出版機構內部普遍新增了包括新媒體、私域流量管理在內的多個新職能，用戶數(shù)據的管理需求暴增，舊管理系統(tǒng)的常規(guī)維護升級已經不能滿足現(xiàn)實需求。

中國人民大學出版社（簡稱“人大社”）早在1999年就在社內上線了ERP系統(tǒng)，持續(xù)使用了20多年。但原有系統(tǒng)的編務、出版、發(fā)行、財務四個系統(tǒng)是分開的，流程和數(shù)據割裂，無法實現(xiàn)上下游數(shù)據整合和對接。同時，社里數(shù)據量越來越龐大、程序結構老舊導致運行緩慢且有一定安全隱患。2022年起人大社啟動了新版ERP系統(tǒng)升級的調研工作，2024年新系統(tǒng)全面上線。

人大社信息中心主任鐘馨表示，此次升級的目標是要建設一個能夠真正實現(xiàn)全流程管理的ERP系統(tǒng)。整合舊系統(tǒng)割裂的流程和數(shù)據，實現(xiàn)工作流程可視化、工作流程定制化，通過精細化權限控制，實現(xiàn)數(shù)據和審批的整合，并實現(xiàn)上級主管部門和下游渠道、銀行等的數(shù)據交換和對接。

選ERP時他們在選什么

ERP軟件沒有對錯，只有合適與否。

一個出版ERP項目，從調研到落地通常需要2～5年甚至更長的時間。畢竟，草率的選擇往往意味著難以預料的風險。

長期以來，與出版行業(yè)合作密切的ERP廠商，包括知名的科技通信企業(yè)，如華為，合作覆蓋面廣，能夠集成大量專業(yè)板塊的系統(tǒng)模塊，按云化、服務化幫助出版機構構建全新的管理系統(tǒng)；經典的獨立軟件供應商，如SAP、用友網絡、金蝶國際、南北軟件等，業(yè)務針對性強但行業(yè)適配性弱，個性化定制成本高；也有專業(yè)面向出版行業(yè)的ERP廠商，如中金易云、易誠通、云章科技等，與出版業(yè)態(tài)適配度相對較高，善于進行系統(tǒng)集成。此外，也有出版機構自研開發(fā)ERP管理系統(tǒng)。

最新一輪的出版ERP系統(tǒng)更新或更換，出版機構主要從系統(tǒng)應用的成熟度、廠商對出版業(yè)務的理解、數(shù)據安全、行業(yè)占有率、技術團隊、售后服務等方面考察合作對象。從需求出發(fā)，大型出版集團在招標過程中通常會首先選用一家善于集成和個性化設計的大型技術廠商，委托項目頂層設計和整體規(guī)劃設計，在大框架下，針對不同模塊建設需求，自主或由總包廠商分拆具體模塊的落地，如物料管理、印務管理、供應鏈平臺，或是某些特定環(huán)節(jié)之間的協(xié)同鏈接。而單體出版社中，大部分選擇了與專業(yè)面向出版行業(yè)的廠商開展合作，在成本可控的前提下優(yōu)先保障業(yè)務適配。

對此，楊明書認為，出版業(yè)是一個企業(yè)高度個性化的行業(yè)。首先是業(yè)務個性化?？此普麄€出版的流程都可以用編印發(fā)來貫通，但實則大眾出版、教育出版、專業(yè)出版等各個門類的業(yè)務邏輯差異很大，不同渠道的發(fā)行模式也天差地別，幾乎無法適配通用的ERP解決方案。其次是管理和應用個性化。每個出版發(fā)行機構，甚至它們所面向的每個用戶，都有獨特的需求和偏好。例如一個出版社可能需要實時連通數(shù)百家網店，而這種特殊性要求，對于ERP系統(tǒng)設計開發(fā)就是一個不小的挑戰(zhàn)。此外，出版業(yè)的ERP系統(tǒng)還需要整合消費互聯(lián)網、產業(yè)互聯(lián)網以及品牌商和平臺生態(tài)，實現(xiàn)個性化的整合需求。這不僅要求系統(tǒng)具備高度的靈活性和可擴展性，還需要能夠適應不斷變化的市場環(huán)境和用戶需求。

中南傳媒此輪ERP的調研和論證非常重視系統(tǒng)與公司業(yè)務的適配度?！凹夹g人員雖然在技術開發(fā)方面具有專業(yè)能力，但他們很難在短時間內深入理解并熟練掌握復雜的出版流程?！绷址逭劦健４笮统霭婕瘓F未來的出版ERP建設或許可以考慮邀請熟悉出版業(yè)務流程的專家組成團隊，參與到ERP系統(tǒng)的開發(fā)過程中，從集團的高度制定一套科學的流程規(guī)范和數(shù)據標準，再由技術公司來承接建設任務。

果麥文化傳媒股份有限公司（簡稱“果麥文化”）2016年引入ERP系統(tǒng)。希望能構建一個覆蓋圖書選題策劃、編輯、印制、發(fā)行、預算、審批、財務以及作者/客戶/數(shù)字平臺對賬結算等全流程的信息化管理系統(tǒng)，不僅能夠滿足公司內部管理的需求，還要能夠與外部系統(tǒng)對接，數(shù)據開放。實現(xiàn)數(shù)據全流程的自動實時推送和拉取。

益華、云章，通用的有SAP，用友等都曾是果麥文化的調研對象。據果麥文化研發(fā)部總經理丁伯洋介紹，在調研過程中，果麥文化最看重的因素包括廠商的技術實力，系統(tǒng)穩(wěn)定性、易用性、與出版行業(yè)適配性、可擴展性?！拔覀冏钭⒅氐氖窍到y(tǒng)的穩(wěn)定性和可擴展性。因為出版行業(yè)獨特的業(yè)務流程和數(shù)據管理需求，我們需要一個既能夠穩(wěn)定運行又能夠靈活適應未來發(fā)展的系統(tǒng)來支持我們的業(yè)務運營?！倍〔蟊硎尽?/p>

果麥文化8年來一直都沒有再更換ERP系統(tǒng)平臺，與其所采用的愛你特ERP系統(tǒng)的高擴展性有密切的關系。果麥文化在原ERP系統(tǒng)的基礎上進行了眾多模塊的自主研發(fā)和定制開發(fā)，包括業(yè)務擴展和個性化需求、數(shù)字出版的支持、互聯(lián)網管理、預算管理、外部系統(tǒng)對接。例如引入達人帶貨管理，利用行業(yè)達人提升產品曝光和銷售，并對帶貨成本和效果進行深入分析，以數(shù)據為驅動，優(yōu)化產品營銷推廣策略；建立傭金管理，通過達人帶貨利潤精準核算業(yè)務人員獎金，激勵業(yè)績提升；新增了預算管理功能，實現(xiàn)合理預測與嚴格控制，使費用監(jiān)控更加高效便捷，并引入銷量預估，結合市場趨勢與歷史數(shù)據，合理預測未來銷量；與旺店通、用友、諾諾開票、分貝通等多個外部系統(tǒng)進行對接，以確保與外部系統(tǒng)的順利對接和數(shù)據傳輸?shù)母咝?；同時也開放部分數(shù)據給分銷商，提高圖書在各個平臺分銷暢通性。果麥文化最近一次升級的ERP系統(tǒng)功能是為了新增虛擬倉自動調撥功能。

可擴展性是現(xiàn)階段出版機構選擇ERP系統(tǒng)時普遍非?？粗氐奶匦浴ｇ娷耙蔡岬?，人大社經過多輪調研最終選用了云章科技的系統(tǒng)，高擴展性這一特征顯著提升了運營效率，幫助人大社實現(xiàn)了上下游的數(shù)據對接、系統(tǒng)對接。從上游角度，可按書號系統(tǒng)要求導入導出標準化模板、可實現(xiàn)CIP數(shù)據自動回傳；從下游角度，可與印廠、庫房實現(xiàn)數(shù)據和工作實時共享，通過銀企直連實現(xiàn)直連付款、自動記賬、費用支付反饋等。采訪中，鐘馨舉了個例子，“新系統(tǒng)與CIP中心的PDC系統(tǒng)對接后，原來的CIP申請流程將由6個步驟變?yōu)?個步驟，只需要編輯提交，總編室審核，PDC系統(tǒng)自動回傳CIP數(shù)據到我社ERP系統(tǒng)中。不但提升了工作效率，還能減少漏傳、錯傳的現(xiàn)象”。

推動阻力來自哪里

管理系統(tǒng)是一家企業(yè)的骨架，ERP在出版全業(yè)務流程都發(fā)揮著關鍵的作用。更換ERP是一項牽涉到企業(yè)全員、耗時耗力的系統(tǒng)工程，不僅需要資金投入，還需要從決策層、管理層到一線員工集體突破固定的思維和行為模式，這也是許多大型出版集團十余年不愿意輕易有所動作的重要原因之一。

據林峰估計，中南傳媒未來的出版ERP系統(tǒng)換新，從項目立項，到產出一個成熟可行的成果，并完成部分單位試點，直到最終全面鋪開上線，這個過程大約需要兩年。“此外在項目建設伊始，我們還需要充分考慮出版與發(fā)行、印刷、物資供應等上下游環(huán)節(jié)的打通，同時也要考慮與財務、審計等‘業(yè)財審’三位一體的打通，這才是我們這次換新的最終目的?！?/p>

正因為ERP牽一發(fā)而動全身的重要影響，更新或更換ERP項目，必然需要出版機構高層自上而下地決策和引導。加之本輪ERP更新的重要目標是真正實現(xiàn)出版機構的流程再造，直接目標之一就是打通原本孤立的編印發(fā)供財?shù)认到y(tǒng)模塊，實現(xiàn)一體化管理，尤其地方出版集團想要實現(xiàn)出版和發(fā)行業(yè)務在技術上的互聯(lián)互通，就勢必需要集團領導層通過行政指令加以干預，將發(fā)行的數(shù)據引入整個系統(tǒng)生態(tài)。只有決策層直接參與，才能夠有效解決項目實施過程中無法回避的業(yè)務流程和權責的界定矛盾。

同時，ERP系統(tǒng)本身只是一個工具，業(yè)務人員才是實際的操作者。各大廠商在與出版機構密切合作的過程中發(fā)現(xiàn)，出版各個業(yè)務板塊上，ERP推行在編輯板塊成效有限。楊明書解釋說：“客觀原因在于我國傳統(tǒng)的出版管理模式，尤其對編輯的管理模式是線下導向的，留痕、核紅、存檔、備查等作業(yè)流程，很難推行線上化。而主觀原因一方面是老一輩出版人尤其是編校人員的行為慣性，另一方面在于各方對技術賦能預期過高。”

ERP并不神奇，它不是萬無一失的，也不可能解決所有問題?！岸忌狭薊RP，怎么還有……的問題”。有些編輯期待一套審校系統(tǒng)上線就能完全解放人力，但實際操作后發(fā)現(xiàn)與預期還有很大差距，就開始產生抵觸情緒。但事實其實正相反，由于ERP系統(tǒng)在業(yè)務流程上做到了一體化，原本孤立的各環(huán)節(jié)在銜接過程中反而更容易暴露出問題。其可擴展的特性可能會隨著時間的推移解決大部分問題，但其中一些問題實際上與ERP系統(tǒng)本身無關。

信息化改造相對順利的果麥文化，也會遇到諸如數(shù)據來源多樣、整合難，存在大量冗余、錯誤、不完整的數(shù)據，需要進行清洗和校驗，需要使用復雜技術工具等問題。人大社在新一輪ERP系統(tǒng)的試用期、測試期、上線后，分別以問卷和走訪的形式調研，90%的用戶對系統(tǒng)基本滿意。但也確實存在由于新舊系統(tǒng)切換導致的使用習慣不適應、數(shù)據調取不暢乃至數(shù)據報錯等問題，問題都在陸續(xù)解決。

林峰直言：“蘋果、安卓系統(tǒng)的用戶切換到鴻蒙系統(tǒng)尚且會不適應，出版機構更換ERP也一定會有一個適應期和磨合期?！钡壳皝砜矗恳惠喰碌南到y(tǒng)更新和技術進階，適應期都在逐漸縮短。

人工智能再造流程？

ERP是建立在信息技術上的流程再造工具，對技術革新天然敏感。如果說人工智能將深刻影響出版流程，那么就勢必會反映在ERP系統(tǒng)上。

在國際市場上，包括SAP、Oracle、Microsoft在內的ERP領域巨頭都已經推出了自己的AI服務。例如SAP ERP通過自動化財務共享、會計結算和數(shù)據分析，AI財務不僅釋放了大量勞動力，還提升了財務決策的精準性和及時性。國內ERP廠商如用友、金蝶等，也著手提供基于AI驅動的系列智能應用服務、智能應用開發(fā)、機器人流程自動化（RPA）服務、知識圖譜等。

聚焦到出版行業(yè)的個性化需求，人工智能在ERP流程中能夠適配的場景基本是業(yè)內“耳熟能詳”的——智能選題、智能審校、智能客服，等等。上一輪出版ERP系統(tǒng)大部分只支持傳統(tǒng)出版流程，不支持數(shù)字出版流程，導致傳統(tǒng)出版流程與數(shù)字出版流程之間的合作溝通不流暢、效率低。而AI技術可以為出版流程帶來自動化、智能化和系統(tǒng)化的改進，例如智能策劃與協(xié)同撰稿、智能審校系統(tǒng)、智能印制、智能發(fā)行和流程協(xié)同與再造等。

“可發(fā)揮的空間很大，但技術門檻也很高，我們目前還搞不了真正有效的大模型開發(fā)?！睏蠲鲿岬?，大多數(shù)應用于出版的ERP系統(tǒng)，都是采用嵌入式的形式來集成AI大模型的功能。包括易誠通在內的技術廠商也都在開展流程自動化方面的探索。例如通過訓練AI，使其掌握電商庫房打單的基本流程和邏輯，即便無人工值守的時間段，也可以保持持續(xù)作業(yè)。“雖然目前我們還是以嵌入式應用為主，但訓練AI實現(xiàn)流程自動化，是一件很有意思的事，我對此保持樂觀?！睏蠲鲿f。

因此，無論這一輪ERP更換潮如何推進，未來的出版業(yè)，技術要素的價值會越來越大，這也將引發(fā)行業(yè)的新變革?！?/p>