淺談如何做好房建工程的資料管理

摘要：本文首先從建筑工程文件資料內(nèi)容、特征兩個方面闡述了做好房建工程資料管理的必要性；在此基礎上對我國當前房建工程資料管理中存在的問題進行詳細分析，最后提出有效實施工程資料管理的具體策略建議。

關(guān)鍵詞：房建工程；資料管理；策略

引言

隨著建筑行業(yè)的迅速發(fā)展，建筑工程資料在項目建設中的作用顯得尤為重要。做好建筑工程資料的管理工作不僅是規(guī)范建筑行業(yè)有序發(fā)展的基本要求，同時也集中體現(xiàn)了建筑企業(yè)的綜合實力與管理水平。當前我國建筑工程資料管理普遍存在不同程度的執(zhí)行通病，如工程竣工后竣工圖缺乏相應修改與繪制、建筑物定位沒有標準確定、隱蔽工程驗收等資料管理問題。建筑工程資料管理不規(guī)范在一定程度上限制了工程資料的可應用價值，同時也直接影響著城市建設檔案的質(zhì)量。

1 做好房建工程資料管理的必要性分析

1.1 建筑工程文件概述

建筑工程資料是指在單位建設工程施工過程中，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標準形成的完整工程資料，包括在工程項目建設中形成的各種形式的信息記錄，如工程準備文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等。建筑工程資料是企業(yè)建設工程項目管理的窗口，反映了項目管理的水平與質(zhì)量。強化建筑工程資料的規(guī)范化管理，能夠切實體現(xiàn)建筑工程標準體制改革發(fā)展方向。同時，建筑工程資料檔案記載方式多種多樣，除了紙質(zhì)材料外，各種電子資料、磁性材料、感光材料等都有可能成為工程文件的技術(shù)性載體，其中較為重要的有聲像載體、縮微載體及電子檔案。

1.2 房建工程資料管理的內(nèi)容及特征

房建工程資料管理主要涉及工程準備階段資料，工程施工資料、竣工圖、工程監(jiān)理資料等基本內(nèi)容。其中工程準備階段資料主要包括建筑工程項目實施之前，在建筑項目立項、投招標、審批、征地、勘察、設計等活動過程中形成的文件資料。工程施工材料是施工單位在工程施工過程中形成的基本文件，如建筑工地施工質(zhì)量技術(shù)管理記錄、建筑工地施工質(zhì)量驗收記錄等?？⒐D是建筑工程資料管理的核心內(nèi)容，因為項目設計質(zhì)量及其施工中的相應變化決定工程竣工后的使用價值和功能。竣工圖應該是對工程竣工后施工結(jié)果準確、完整的繪制圖樣，而當前很多建筑企業(yè)不按規(guī)定繪制竣工圖，甚至在建筑結(jié)構(gòu)調(diào)整之后依然不對圖紙作出相應修改與變更。

建筑工程資料管理的基本特征包括真實性與全面性，按照工程的實際過程如實反映與記錄資料，并能夠保證文件資料本身的真實、完整、可靠，一項質(zhì)量合格的工程必須以內(nèi)容全面具體、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實的工程資料為條件。同時，工程資料還具有復雜性、繼承性與時效性，這就要求在實施工程項目管理時，需要強調(diào)工程文件與施工過程的同步性，并要求有效保留建筑工程施工中的原始資料，設置專門的管理機構(gòu)與人員實現(xiàn)對工程文件資料的整理立卷、歸檔等復雜的專業(yè)管理活動。

2 我國房建工程資料管理中存在的基本問題

2.1 工程資料管理制度不健全

當前我國很多建筑企業(yè)工程資料管理意識不強，企業(yè)管理層沒有系統(tǒng)的項目管理意識，并不關(guān)注工程資料管理方面的內(nèi)容，也并未在企業(yè)內(nèi)部形成完善的工程資料管理實施規(guī)則。企業(yè)內(nèi)部的工程資料管理人員素質(zhì)不高，在收集信息資料時存在敷衍、拖延、造假等現(xiàn)象，往往在工程竣工后也未能提供相對詳實的文件資料，從而使得工程雙方產(chǎn)生極大的矛盾與糾紛，造成不必要的損失。工程資料的丟失問題是不重視資料管理機制下的又一安全隱患，很多企業(yè)由于缺乏適當?shù)墓こ藤Y料管理機制，相關(guān)管理人員經(jīng)常發(fā)生變動，資料缺失率較高。

2.2 資料收集時效性較差

建筑工程資料管理的主要特征是時效性，強調(diào)收集資料的及時性，要求實現(xiàn)工程資料與施工過程的同步性。由于施工單位工程管理意識不強，其專業(yè)從事工程資料管理的人員配置不足，很多資料管理人員被要求兼職從事其他業(yè)務，將工程資料管理的本職工作放置一邊，或者同一個資料員需要同時負責多個建筑項目的資料管理。這使資料員很難在施工現(xiàn)場固定下來，建筑施工過程中產(chǎn)生的文件資料很多都是先交由現(xiàn)場施工人員自行保管，在后續(xù)整理與匯收過程中極易發(fā)生資料的遺漏與遺失現(xiàn)象。同時，資料管理人員自身的工作責任心也決定著資料管理的時效性，很多資料員在收集資料時并不認真、及時，使資料收集與施工過程存在一定的時間差距，一旦資料缺乏有效保存，工程資料管理問題就會出現(xiàn)。

2.3 文件資料失真現(xiàn)象嚴重

工程資料管理文件資料失真現(xiàn)象突出，資料造假問題時有發(fā)生。很多有經(jīng)驗的資料員實際上會同時兼任多個項目的資料管理工作，在分身乏術(shù)或資料缺失的情況下，以“做資料”的形式瞞騙工程驗收行為十分常見。如當前很多建筑項目在工程準備階段并未實際進行相關(guān)技術(shù)性調(diào)查，而是由資料員在工程竣工后，比對合格工程驗收標準做出試驗資料。這種工程文件資料存在造假的可能，并不能如實反映工程實際建設的過程，也使工程資料建檔與工程質(zhì)量管控失去應有的價值。另一方面，工程資料的失真現(xiàn)象也反映在竣工后驗收資料與工程實際的不一致性上，從竣工圖的繪制上看，原有的竣工圖在工程建設施工中存在一定結(jié)構(gòu)、形式上的變化，但施工單位還是依據(jù)原設計圖進行資料驗收，甚至只以文字資料作為說明的形式表現(xiàn)圖紙的變動實際，然后蓋上“竣工圖章”直接將竣工圖存檔備查。這種對資料真實性的不負責任會導致不合格竣工圖被存檔備案，嚴重影響工程資料管理的內(nèi)在價值。

3 有效實施工程資料管理的策略建議

3.1 樹立系統(tǒng)管理意識，規(guī)范資料管理過程

房建工程資料管理是一項系統(tǒng)性的工程，需要在企業(yè)內(nèi)部形成全員參與的管理理念，系統(tǒng)的工程管理意識不僅能夠提升企業(yè)的工程管理質(zhì)量與企業(yè)形象，也可以直接為建筑企業(yè)本身帶來較大經(jīng)濟收益。規(guī)范工程資料管理一方面需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，樹立系統(tǒng)的工程項目管理意識，嚴格規(guī)范企業(yè)內(nèi)部工程資料管理過程；另一方面需要建筑單位工程資料管理人員提高工作責任心，能夠切實按照建筑行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工程資料管理規(guī)則認真做好本職工作。

3.2 嚴控竣工驗收環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮檔案憑證作用

當前我國對建設工程實施全過程監(jiān)控，在建筑工程項目竣工驗收時，各責任主體需要對該建設工程項目中的技術(shù)措施、質(zhì)量控制、工程管理等相關(guān)資料形成驗收結(jié)論。按照國家或建筑行業(yè)相關(guān)規(guī)定形成完整、真實、具體的工程技術(shù)資料，可以為工程的檢查、維護、改造等提供可靠的依據(jù)。

我國為加強建筑施工單位資料管理頒布了一系列相關(guān)政策文件，但實際上如果建筑施工單位本身缺乏系統(tǒng)的管理意識及有效的內(nèi)部控制措施，國家政策規(guī)定難以獲得執(zhí)行成效。建筑企業(yè)內(nèi)部缺乏嚴格的工程資料管理規(guī)范，工程資料管理過程十分混亂，直接限制了資料管理有效性。這就要求各級責任機構(gòu)在進行竣工驗收時要嚴把質(zhì)量關(guān)，并加強對工程資料真實性、完整性、有效性等方面的監(jiān)察力度，并定期或不定期對施工現(xiàn)場進行抽查檢驗等，使得工程竣工資料能夠切實發(fā)揮質(zhì)量或控制憑證作用。

3.3 加強管理人員培訓，做好后期歸檔、組卷工作

工程資料管理人員的業(yè)務素養(yǎng)也要不斷提升，以滿足現(xiàn)代建筑企業(yè)工程技術(shù)資料管理的復雜要求。企業(yè)要定期對資料員進行業(yè)務培訓，要求他們熟練掌握資料管理的基本技術(shù)與技能，做好工程資料的歸檔、組卷工作。例如在資料歸檔方法上，歸檔建筑工程資料應該以實現(xiàn)便于查詢與檢索為目的，建筑單位要注意沿用共同思維進行資料歸檔處理，對工程資料進行分類別歸檔，如可以將工程準備階段的資料、工程施工階段資料、監(jiān)理資料等單獨組卷，并注意實現(xiàn)資料內(nèi)容的有效銜接等。

4 小結(jié)

房建工程資料管理是一項系統(tǒng)而繁瑣的工作，需要資料管理人員付出極大的工作責任心，認真、細致地按照有關(guān)規(guī)定完成資料的收集、整理、歸檔工作。有效的建筑工程資料管理能夠保證工程進度及其項目的整體質(zhì)量，能夠提升企業(yè)市場競爭力。