如何對檔案管理工作進行進一步規(guī)范

陳桂秋

摘 要：為了保證檔案管理工作發(fā)展能符合社會需要，檔案管理人員應能認識到檔案管理的重要性，并根據(jù)檔案管理的實際需要管理重點進行規(guī)范化管理，全面促進檔案管理工作的長足發(fā)展。本文就檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展進行了分析。

關鍵詞：檔案；管理；規(guī)范化

在長時間檔案積累之后，各個單位或者企業(yè)都積累了大量的檔案文件，這些檔案信息中一般都含有大量寶貴信息，需要檔案管理方面的工作人員能進一步規(guī)范管理工作，保證檔案中的信息能被充分的運用到實際的發(fā)展建設，同時也能提升檔案管理方面的工作質量。

1 檔案管理人員自身意識水平提升

隨著市場經濟的不斷深化，檔案管理相關工作也發(fā)生了很大的變化。其對應的社會功能也逐漸的從政治領域進入經濟與科技領域的發(fā)展。檔案資源本就具備一定的時效性，在管理工作中不斷的提升總體管理規(guī)范化，能夠很好的呈現(xiàn)時效性各類需求。管理人員也應該本著嚴肅的態(tài)度，對相關的工作程序及體制不斷的健全，并合理的引進標準化的制定理念。檔案管理工作早期的歸整及收集，對應部門應該對自身的各種資料展開規(guī)范化的處理，并進行合理的匯總。檔案管理人員應對不相同的資料實行分類歸檔，再嚴格的依據(jù)規(guī)范化步驟對其進行著名。檔案管理人員還應該合理的結合自身的各類需求及檔案管理的趨向，編制規(guī)范化的管理體制。檔案管理體制應對相關的檔案管理程序以及不同環(huán)節(jié)進行規(guī)范化說明，再對不同的人員對應職責及工作的內容進行劃分，有效的落實不同崗位職責。

2 強化檔案收集以及歸檔工作質量

檔案對于每個企業(yè)的重要性都有所不同，而這也更能展現(xiàn)出檔案信息的重要性，在開展檔案信息管理工作的時候要能區(qū)分不同檔案的重要性，從而更加科學的完成檔案信息管理工作。

2.1 完善檔案收集管理體系

現(xiàn)代各種檔案信息不僅數(shù)量眾多，并且和過去相比在時效性方面也有所增強，如果在檔案信息收集方面出現(xiàn)問題，那么就會影響到整個檔案管理體系的質量。在一些單位或者是企業(yè)中雖然已經有檔案收集管理部門，但由于檔案收集部門管理制度或者是組織架構的影響，導致檔案信息在時效性等方面存在問題，影響了檔案管理工作發(fā)展，需要檔案管理部門能根據(jù)管理工作需要，完善檔案管理體系，將檔案信息收集、檔案信息整理、檔案信息儲藏形成一個完整的體系。

2.2 確保檔案收集的齊全

檔案的收集是指檔案管理人員按照國家的相關規(guī)定，通過接收和征集的方式將本單位內部各個部門、個人及分散在社會上的檔案收集到本單位，藏入綜合檔案的過程。在具體檔案收集工作上，檔案的收集是建立在歸檔制度上，通過規(guī)定明確歸檔范圍、歸檔要求和歸檔時間，保證檔案收集工作的順利開展。文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案管理人員應根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門收集。階段工作結束或年度工作完結，檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案材料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 積極優(yōu)化檔案管理工作

現(xiàn)階段人們對于檔案信息管理方面的要求較高，過去人工類型的檔案信息管理技術已經不能完全適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，需要管人員能將各種現(xiàn)代檔案管理理念以及管理技術融入到檔案管理中，提升檔案管理的質量。

3.1 運用新型電子信息技術進行檔案管理

過去人工檔案管理方式在進行檔案管理的時候，無論是檔案收集還是檔案信息的匯編入庫都需要依靠工作人員完成，這不僅影響了檔案管理工作的效率，同時增加檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的幾率，人工類型的檔案管理方式在目前一些地區(qū)中人在使用，這無疑會影響檔案管理工作規(guī)范化的發(fā)展。為了保證檔案信息管理能在規(guī)范化方面有長足發(fā)展，需要管理人員能將新型的電子信息技術融入到檔案管理工作中，全面的強化管理工作質量。

通過將電子信息技術融入到現(xiàn)代檔案信息管理中，就能在檔案信息錄入的時候實現(xiàn)電子化，大大的提升檔案信息錄入的效率并降低可能出現(xiàn)錯誤的幾率。其次，現(xiàn)代化的檔案信息管理還能對信息查詢起到優(yōu)化效果，在查詢的時候只需要將關鍵詞輸入到設備中就能立即找到相應的信息，不必再逐一的查詢檔案信息，這樣就為檔案查詢人員提供了便利條件。

3.2 做好各種類型檔案的管理

現(xiàn)代化電子信息技術對檔案信息管理發(fā)展起到了革命性的意義，讓檔案信息實現(xiàn)了電子化的轉變，這是檔案信息的查詢、儲藏、管理等多方面都起到關鍵性的促進作用，但也有一些紙質類型的文件有著不可取代的價值，比如珍貴的歷史文獻、帶有特殊標記或者是有特殊要求的紙質檔案信息，因此在對檔案信息進行管理的時候要能認識不同類型檔案信息的特點，制定相應的管理方案。尤其是對于紙質類型檔案信息的管理，要按照相應的標準開展管理工作，避免紙質類型檔案信息出現(xiàn)褪色、變酶等情況，保證檔案管理工作有良好基礎。

4 強化檔案信息管理方面工作人員綜合素質

在開展檔案信息管理的時候管理人員的綜合素質決定了管理工作的質量，為了能更有效的保證檔案信息管理質量，也就需要能強化檔案管理人員綜合素質，這在管理工作融入了現(xiàn)代電子信息技術的情況下顯得更為重要。

根據(jù)需要開展培訓課程：目前檔案信息管理工作發(fā)展較快，出現(xiàn)了大量的新型技術以及新型設，一些檔案管理人員因對相應技術的了解以及掌握水平不足，導致工作受到了影響，因此需要管理人員能根據(jù)檔案管理工作的實際需要開展相應的培訓課程。在開展培訓活動的過程中，主辦方要堅持從實際出發(fā)，最好可以進行分層次培訓?？梢越o檔案管理人員提供全面系統(tǒng)的學習機會，通過系統(tǒng)的培訓課程使之了解認識檔案管理工作領域的前言現(xiàn)狀，幫助其充實自身檔案學新理論、新方法，從而實現(xiàn)對大學教育中不足的補充。

結束語

在新形勢下，檔案管理工作的規(guī)范化和高效開展，其最先就是需要促進檔案管理相關工作規(guī)范化及標準化，這也是檔案管理時效性的基礎提升。并且，要促進檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，有效的提升的檔案管理人員的專業(yè)化素質，這樣不僅僅是可以合理提升檔案管理的質量以及管理水平，更能夠有效的落實檔案管理的規(guī)范化及高效化。同時，還應該健全并創(chuàng)新檔案開放工作，檔案資料是非常重要的社會資源，新形勢下檔案管理應該不斷的提升對應資料的開放化，這也能夠有效的推進檔案資料更好的發(fā)揮其社會效益。

參考文獻

[1]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].中國管理信息化，2014，（12）.

[2]張錦繡.關于做好新形勢下檔案管理工作的思考[J].經營管理者，2013，（5）.

[3]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技，2014，（3）.endprint