檔案數(shù)字化建設讓企業(yè)檔案管理更高效

在數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展和廣泛應用的影響下，檔案管理工作正在由紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，該轉(zhuǎn)變不僅可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量，也有助于企業(yè)提升核心競爭力，進而實現(xiàn)高質(zhì)量的可持續(xù)發(fā)展。因此，我們對檔案數(shù)字化建設與企業(yè)檔案管理展開討論，具有重要的現(xiàn)實意義。

檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)實意義

數(shù)字化檔案是基于計算機技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)等發(fā)展起來的一種新形式檔案。2020年—2022年，檔案數(shù)字化從業(yè)人員始終保持增長，人數(shù)由1.75萬人增長至1.9萬人，增長率為8.57%。同時，檔案數(shù)字化市場規(guī)模在此期間也實現(xiàn)了顯著擴張，從2020年的60.03億元增長至2022年的72.64億元，增長率為21.01%。新時期，企業(yè)推進檔案數(shù)字化建設，具有深遠的現(xiàn)實意義：

滿足新時代企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)利用數(shù)字化技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行分類、上傳和管理，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，為工作的高質(zhì)量開展奠定良好基礎。同時，數(shù)據(jù)信息獲取的高效性，也極大地激發(fā)了企業(yè)員工的工作動力和激情，有利于其持續(xù)為企業(yè)發(fā)展作出貢獻。

有效提升檔案管理質(zhì)量。將檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化后，企業(yè)員工可以根據(jù)自身實際需求，不受時間和空間的限制，隨時隨地獲取檔案數(shù)據(jù)，從而極大地提升了工作效率。同時，還可以切實解決以往紙質(zhì)檔案容易破損、丟失的問題，實現(xiàn)了對檔案的永久保存，確保了檔案信息的安全性和可靠性。

企業(yè)檔案數(shù)字化管理的有效路徑

構(gòu)建健全的數(shù)字化管理體系

針對檔案管理流程煩瑣的問題，企業(yè)可以基于檔案數(shù)字系統(tǒng)設計不同的功能模塊，包括檔案錄入模塊、檔案保密模塊等，以實現(xiàn)各模塊的獨立運行，從而減輕檔案管理人員的工作量，確保檔案管理人員始終保持工作活力。

針對不同類型的檔案，企業(yè)進行分類管理，這不僅有助于實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速檢索，更能顯著提升檔案管理的效率和準確率。企業(yè)應要求檔案管理人員定期對檔案數(shù)據(jù)信息進行維護、更新，以確保檔案數(shù)據(jù)信息的完整性、正確性。健全的數(shù)字化管理體系，不僅可以滿足員工的查閱需要，更能使檔案管理與企業(yè)發(fā)展需求契合，進而成為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要支撐。

打造完善的檔案數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫的有效建設，對于優(yōu)化檔案管理流程與提高檔案數(shù)據(jù)利用效能具有顯著作用。因此，企業(yè)要從目錄管理與專題分類兩方面入手，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。

企業(yè)打造目錄數(shù)據(jù)庫時，強調(diào)檔案管理人員需要在將檔案分類的基礎上，根據(jù)檔案名稱和具體內(nèi)容，在計算機系統(tǒng)中錄入關(guān)鍵數(shù)據(jù)，進而形成條理清晰的目錄數(shù)據(jù)庫。依托此數(shù)據(jù)庫，企業(yè)員工可以快速地對所需要的資料進行檢索，從而為各項工作更加順利開展提供有力支持。

若只打造目錄數(shù)據(jù)庫，將難以確保檢索定位的時效性，導致企業(yè)員工需要檔案資料時，仍需耗費大量時間查閱。因此，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫尤為必要。例如，可打造2023年度企業(yè)檔案工作創(chuàng)新二類案例、三類案例等專題數(shù)據(jù)庫，以便為企業(yè)員工在創(chuàng)新工作中提供及時、有效的借鑒與指導。專題數(shù)據(jù)庫模塊內(nèi)的目錄數(shù)據(jù)檢索功能，將助力員工迅速、準確地獲取所需信息，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)高效利用與全面覆蓋。

夯實檔案管理數(shù)字化基礎

檔案管理數(shù)字化建設需要以數(shù)字化技術(shù)為基礎，因此，企業(yè)要進一步加大對數(shù)字化技術(shù)的投資，切實夯實數(shù)字技術(shù)基礎，確保檔案管理工作能夠高質(zhì)量落實。首先，企業(yè)要引進先進的數(shù)字化設備，如打印機、掃描儀等，確保紙質(zhì)檔案可以順利轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。同時，企業(yè)還要加強對人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的關(guān)注和探索，并主動將其應用于檔案管理之中，以提升檔案管理數(shù)字化的整體水平。

企業(yè)要提升自身數(shù)字化技術(shù)應用能力，為此，可定期邀請數(shù)字化專家為檔案管理人員授課，幫助其了解最新的數(shù)字化管理經(jīng)驗與技術(shù)，為全面實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化提供有力保障。同時，企業(yè)還可以組織檔案管理人員參加研討會和組織培訓等，使其能夠充分地掌握數(shù)字化設備的使用技巧、檔案管理信息系統(tǒng)的使用方法等。在培訓時，還可以將企業(yè)文化融于其中，引導檔案管理人員主動學習與檔案數(shù)字化管理有關(guān)的技術(shù)和知識，并能全身心地投入檔案管理工作。

做好檔案數(shù)字化的保密工作

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案具有易于復制、傳播的特點，安全隱患較大，因此，企業(yè)要做好數(shù)字化檔案的保密工作。首先，要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案保密制度。數(shù)據(jù)庫管理員每日對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作更新備份，每月對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作完全備份；不得越權(quán)隨意刪除、修改計算機系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)；對需長期保存的備份數(shù)據(jù)定期進行檢查并轉(zhuǎn)儲；不得擅自將處理涉密信息的計算機及移動存儲介質(zhì)、傳真機、復印機等辦公自動化設備交由外部人員維修。數(shù)字化檔案保密制度的構(gòu)建可以從根本上實現(xiàn)對數(shù)字檔案的保護。

強化檔案管理者的保密意識。作為數(shù)字化檔案保密工作的核心力量，檔案管理人員的工作具有舉足輕重的地位。因此，企業(yè)要積極利用宣傳、培訓等方式，持續(xù)提升檔案管理人員的保密防范意識，使其在完成工作的過程中能主動履行數(shù)字化檔案的保密職責。此外，提升檔案使用者的保密意識同樣不容忽視。鑒于檔案在使用的過程中存在較大的泄露風險，企業(yè)要明確檔案使用者的查閱準則，要求檔案使用者在使用過程中，嚴格遵守既定的規(guī)范和制度，準確把握自身需要承擔的法律責任。

加強網(wǎng)絡安全技術(shù)的應用。首先，需要采用先進的防火墻技術(shù)，以有效阻止非授權(quán)的外部訪問，并在源頭上預防計算機病毒的侵入，從源頭上保證數(shù)字化檔案的安全性。其次，對于重要的檔案數(shù)據(jù)信息，企業(yè)可以采取加密技術(shù)，防止信息泄露問題發(fā)生，確保數(shù)據(jù)的機密性。此外，為規(guī)范員工行為，企業(yè)可以針對不同層級的員工設計不同訪問權(quán)限，避免非檔案管理人員隨意調(diào)取或篡改檔案。最后，為降低數(shù)字化檔案丟失所產(chǎn)生的負面影響，要加強對備份技術(shù)的應用，企業(yè)需要定期對檔案數(shù)據(jù)信息進行備份，并嚴格保護和管理備份載體，以確保在發(fā)生意外時能夠快速恢復數(shù)據(jù)，減少潛在損失。

檔案是企業(yè)實現(xiàn)長久發(fā)展的重要支撐，數(shù)字化管理是提高檔案利用率、推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要手段。新時期，企業(yè)應深刻認識到數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，并積極探索數(shù)字化技術(shù)和檔案管理的有效融合路徑，以實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。