提升社區(qū)檔案管理工作質(zhì)效方法探究

城市社區(qū)檔案資料不僅記錄了我國城市社區(qū)發(fā)展的歷史，也是資政育人的寶貴材料，是國家綜合檔案館檔案信息的重要來源。城市社區(qū)檔案工作的發(fā)展關(guān)乎全國檔案事業(yè)的發(fā)展，中國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化離不開城市社區(qū)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化。當(dāng)前，我國城市社區(qū)檔案管理工作還存在思想重視程度不夠、管理人員業(yè)務(wù)不熟、硬件條件不高等問題。為此，我們必須在嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，在上級檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，加強頂層設(shè)計，完善相關(guān)制度，強化人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加大人力、物力投入，以推動城市社區(qū)檔案管理工作再上新臺階。

一、加強城市社區(qū)檔案管理工作的必要性

近年來，隨著基層社會管理體制改革的發(fā)展，城市社區(qū)基層服務(wù)功能不斷提升，城市社區(qū)黨組織建設(shè)和居民自治建設(shè)不斷完善，城市社區(qū)檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作理應(yīng)得到不斷的加強。

（一）城市社區(qū)檔案是我國國家檔案不可或缺的重要組成部分

2015年11月23日，國家檔案局、民政部發(fā)布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》（第11號令）中明確指出：“城市社區(qū)檔案是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機構(gòu)、社區(qū)社會組織和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄?！币虼?，城市社區(qū)檔案與農(nóng)村檔案一樣都是我國基層組織在社會實踐活動中形成的有保存價值的檔案材料，它見證了我國基層組織發(fā)展的歷史，對研究基層組織和促進(jìn)地方經(jīng)濟發(fā)展具有重要的借鑒意義，是我國檔案館收集的重要對象，是國家檔案資源的重要來源。同時，“社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上必須接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)?！?/p>

（二）城市社區(qū)檔案工作的發(fā)展從細(xì)節(jié)上影響城市的管理水平

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出，到2025年檔案工作“三個走向”取得實質(zhì)性進(jìn)展，“四個體系”得到全面推進(jìn)，“檔案資源建設(shè)邁出新步伐，檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，檔案‘應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收’有效落實”。城市社區(qū)檔案管理工作處在我國檔案管理工作的最基層，是城市實施細(xì)微化精準(zhǔn)化管理的縮影。如果城市社區(qū)檔案接收不及時，整理不規(guī)范，保管不安全，管理秩序混亂，管理技術(shù)手段落后，信息化和專業(yè)化水平較低，那么勢必會影響一個城市的管理水平。

（三）加強城市社區(qū)檔案管理工作有利于提高人們的檔案意識水平

檔案是隨著人類文明的起源和社會的發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展的，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，習(xí)近平7f7290d2e0e6ccd19398469db1aaf1c3總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！背鞘猩鐓^(qū)檔案作為記錄社區(qū)居民活動的第一手資料，具有廣泛的社會功能，它是工作查考的重要依據(jù)，是文化傳承的重要載體，是經(jīng)濟建設(shè)的寶貴資源，是開展研究的可靠依據(jù)，是宣傳教育的生動教材[1]。廣大群眾通過查閱社區(qū)檔案可以得到自己想要查閱的內(nèi)容，實現(xiàn)查閱的目的，而且還可以體會到由檔案給自己生活帶來的便利，這有利于激發(fā)廣大群眾養(yǎng)成收集檔案、保管和利用檔案的習(xí)慣，從而提高全民的檔案意識水平。

二、當(dāng)前城市社區(qū)檔案管理工作的難點

從2007年5月國家發(fā)改委、民政部聯(lián)合印發(fā)《“十一五”社區(qū)服務(wù)體系發(fā)展規(guī)劃》到2022年1月國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”城鄉(xiāng)社區(qū)服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃》，我國城市社區(qū)得到了極大的發(fā)展，黨建引領(lǐng)更加突出，社區(qū)服務(wù)供給不斷增加。與之相適應(yīng)的社區(qū)檔案管理工作雖然近年來也得到了很大的發(fā)展，但是一些問題和不足逐漸顯現(xiàn)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）城市社區(qū)檔案管理工作的思想重視程度不夠，投入不足

思想決定行動，有什么樣的思想就能做出什么樣的行為。當(dāng)前各城市社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)大部分對社區(qū)檔案管理工作重視程度不夠，片面地認(rèn)為檔案管理工作不重要，不能帶來經(jīng)濟效益。這就客觀地造成了城市社區(qū)檔案管理工作的被動與混亂。另外，城市社區(qū)集體經(jīng)濟收入普遍不高，而社區(qū)用錢的地方又相對較多，導(dǎo)致了很多城市社區(qū)負(fù)責(zé)人不愿意投資檔案管理，能勉強使用的檔案裝具和設(shè)備就盡量勉強使用，形成了城市社區(qū)檔案裝具和設(shè)備更新速度慢，現(xiàn)代化智能檔案裝具和設(shè)備幾乎為零的局面。

（二）城市社區(qū)檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案信息資源開發(fā)利用程度不夠

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案管理的終極目的和歸宿。檔案信息資源開發(fā)利用就是檔案管理部門根據(jù)特定利用者的需求或社會需求，將收藏的靜態(tài)檔案信息通過查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息，并通過一定渠道傳播給利用者，將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ钡倪^程[2]。經(jīng)過十多年的發(fā)展，城市社區(qū)的檔案管理工作有了很大的進(jìn)步，基本的檔案管理模式已經(jīng)形成，檔案管理工作初步走上了規(guī)范化軌道。但是由于城市社區(qū)工作人員數(shù)量偏少，當(dāng)前，大多數(shù)城市社區(qū)沒有專業(yè)的檔案管理員，檔案管理的人員往往兼職其他工作，所學(xué)專業(yè)也往往與檔案管理關(guān)系不大。各城市社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)往往很少組織他們到高等院?；蚩蒲性核M(jìn)行培訓(xùn)，上級檔案業(yè)務(wù)管理部門也很少組織他們進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，因此檔案管理知識相對欠缺，檔案管理能力和專業(yè)素養(yǎng)普遍偏低。日常的檔案管理也只是進(jìn)行簡單的檔案收集和保管，更談不上進(jìn)行檔案編研等檔案信息的開發(fā)利用工作。

（三）城市社區(qū)檔案管理制度落實不到位，檔案管理人員更替頻繁

工作制度是干好工作的基本保障，沒有完善、科學(xué)、高效的檔案管理制度，很難做好檔案管理工作。當(dāng)前城市社區(qū)檔案管理工作制度的體系已初步形成，這些檔案管理制度是做好城市社區(qū)檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。但是由于各地城市社區(qū)的基礎(chǔ)條件存在很大的差異，有些城市社區(qū)的檔案管理工作制度不具備落實的基本條件，仍然懸在半空，很難落實到位。另外有些城市社區(qū)檔案管理工作人員還要兼職其他工作，工作任務(wù)繁重，待遇較低，這在一定程度上影響了工作人員的工作積極性。另外，還有些城市社區(qū)檔案管理崗位工作人員更換頻繁，新舊人員交接不清楚、不及時，新接管的檔案管理人員對檔案的收集范圍、交接流程、鑒定程序、整理方法等基礎(chǔ)知識不熟悉，這在一定程度上影響了城市社區(qū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、新時期提升城市社區(qū)檔案管理工作的路徑

當(dāng)前城市社區(qū)檔案管理工作存在難點的原因是多方面的，既有思想不重視等主觀方面的原因，又有檔案管理資金缺乏、人員業(yè)務(wù)不熟悉、規(guī)章制度落實不到位等客觀方面的原因，還有管理人員更換頻繁，政治和經(jīng)濟待遇不高等其他方面的原因。下面根據(jù)以上分析，結(jié)合檔案管理工作的實際，提出如下提升路徑。

（一）加強檔案工作的宣傳教育，提高人們對檔案工作的重視程度

檔案之所以被世代保存、流傳，其根源在于檔案具有自身所特有的、其他事物不可替代的價值和作用。檔案不僅對當(dāng)下社會活動產(chǎn)生作用，即檔案的第一價值，而且對未來產(chǎn)生影響，能在未來對社會各方面產(chǎn)生作用，即檔案的第二價值。對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想，這句話深刻揭示了檔案的現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值[1]。有些城市社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)沒有看到檔案的價值，或者只看到了檔案的第一價值，沒有看到檔案的第二價值，導(dǎo)致對檔案管理工作重視程度不夠。為此，必須強化對檔案管理工作的宣傳教育，利用每年6月9日的國際檔案宣傳日，以各種靈活方式擴大對檔案工作的宣傳，努力弘揚檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的重要作用，激發(fā)檔案工作者“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的責(zé)任感和自豪感。

（二）加大檔案管理工作資金投入力度，完善檔案管理工作硬件設(shè)施

做好城市社區(qū)檔案管理工作，不僅需要提高思想認(rèn)識，強化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，而且更需要加大資金投入力度?！冻鞘猩鐓^(qū)檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定：“社區(qū)檔案工作經(jīng)費從社區(qū)的辦公經(jīng)費中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實際工作的需要。”各城市社區(qū)要結(jié)合自身實際，按照標(biāo)準(zhǔn)，對檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行提升改造。在提升改造過程中，既不能盲目追求高標(biāo)準(zhǔn)，又不能條件太簡陋，應(yīng)當(dāng)滿足基本的檔案保存和辦公的需要。同時還要根據(jù)檔案管理工作的實際需要，購置先進(jìn)的檔案管理裝具和檔案信息化設(shè)備，便于實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。另外要積極改善檔案管理人員的辦公條件，為辦公人員配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，從而有利于提高檔案管理人員的工作積極性和工作效率。

（三）強化檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)?！备咚刭|(zhì)檔案管理人才是做好檔案管理工作的必要條件。雖然目前城市社區(qū)檔案管理人員大多數(shù)不是專業(yè)出身，但是我們可以從現(xiàn)有的城市社區(qū)工作人員中選擇計算機、圖書館學(xué)等與檔案管理相關(guān)專業(yè)人員從事檔案管理工作，這樣有利于實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。要積極拓寬人才培養(yǎng)渠道，積極組織檔案管理從業(yè)人員到高等院校、科研院所進(jìn)行有針對性地培訓(xùn)，同時還可以邀請上級檔案業(yè)務(wù)部門的技術(shù)骨干到社區(qū)進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓他們迅速適應(yīng)基層檔案管理工作。另外，要保障檔案管理人員的政治和經(jīng)濟待遇，鼓勵他們專心從事基層檔案管理工作。

（四）加強對城市社區(qū)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)管、嚴(yán)格檔案執(zhí)法，提高人們對檔案法律法規(guī)的敬畏意識

再完善的制度如果得不到落實，也是形同虛設(shè)，再嚴(yán)苛的法律得不到執(zhí)行，也于事無補。當(dāng)前我國檔案方面的法律法規(guī)體系比較完善，檔案法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)和規(guī)章一應(yīng)俱全，基本能夠滿足檔案管理工作的需要。為此，提高城市社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量，必須在嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)的前提下，上級檔案業(yè)務(wù)管理部門要加強對城市社區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)管，每年進(jìn)行一次例行的檔案執(zhí)法檢查，量化出成績，在一定范圍內(nèi)進(jìn)行排名通報，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，實行銷號管理；對日常檔案管理業(yè)務(wù)比較好的社區(qū)進(jìn)行通報表揚，在評優(yōu)樹先等方面給予政策傾斜；對發(fā)現(xiàn)問題拒不整改的城市社區(qū)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)給予單位或者相關(guān)責(zé)任人一定的處罰，從而增強人們敬畏檔案法律法規(guī)的觀念。

四、結(jié)語

隨著城市社區(qū)的不斷發(fā)展，城市社區(qū)的各類服務(wù)體系不斷完善，城市社區(qū)檔案管理工作的科學(xué)化、高效化和高質(zhì)量化也被提到了重要議程。如何解決當(dāng)前城市社區(qū)檔案管理過程中出現(xiàn)的難點，是基層檔案必須面對的問題。加強檔案教育宣傳、提高思想認(rèn)識、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)、增加資金投入、改善硬件條件、強化業(yè)務(wù)監(jiān)管、嚴(yán)格檔案執(zhí)法是解決當(dāng)前城市社區(qū)檔案管理工作難點的一劑良藥。

參考文獻(xiàn)：

[1]浙江省檔案局. 檔案事業(yè)概論[M]. 北京： 中國商業(yè)出版社， 2020： 16-17.

[2] 鄭金月.檔案工作實物[M].北京：中國商業(yè)出版社，2020：154.

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）