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    推動數(shù)字轉(zhuǎn)型助建智慧電站

    2024-08-06 00:00:00王明華
    檔案天地 2024年5期

    關(guān)于數(shù)字檔案館的定義,《電子檔案管理基本術(shù)語》(DA /T 58-2014)中規(guī)定是運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理,并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用的檔案信息集成管理體系[1]。2017年9月1日,國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》中稱,企業(yè)數(shù)字檔案館(室)是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程,對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存,并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺[2]。

    從上述定義來看,均包含兩方面內(nèi)容:一是運用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺;二是涵蓋收集、整理、保存、提供利用等檔案全工作流程。由此可見,數(shù)字檔案館并不是對傳統(tǒng)檔案館形式上的簡單取消替代,而是通過運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺對傳統(tǒng)檔案館的升級。同時,需注意的是數(shù)字檔案館并不局限于檔案管理信息系統(tǒng)層面,它是一種新型的檔案工作管理模式和組織形式,其體系需涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、制度規(guī)范、檔案管理信息系統(tǒng)、安全保密體系、經(jīng)費與人才等,從而實現(xiàn)對檔案收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索、利用等全流程業(yè)務(wù)管理。

    一、背景介紹

    (一)國家法規(guī)依據(jù)

    1. 2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》(下文簡稱《檔案法》)

    與2016版《中華人民共和國檔案法》相比,2020年6月20日新修訂《檔案法》增加了第五章 檔案信息化建設(shè),其中第四十條規(guī)定:“檔案館負責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應(yīng)當建設(shè)數(shù)字檔案館?!?/p>

    2.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國家檔案局令第21號)

    2023年8月8日國家檔案局公布(10月1日起施行)的21 號令《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第七章 檔案信息化建設(shè)中第五十三條規(guī)定:“企業(yè)應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè),將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。具備條件的企業(yè)宜建設(shè)數(shù)字檔案館(室)。”

    3.《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》

    2021年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出,加速數(shù)字檔案館(室)建設(shè),推進機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。加大機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)力度,深入開展企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的應(yīng)用,推動數(shù)字檔案館(室)建設(shè)優(yōu)化升級。

    (二)企業(yè)內(nèi)在業(yè)務(wù)驅(qū)動

    隨著大數(shù)據(jù)、計算機、網(wǎng)絡(luò)及人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理信息系統(tǒng)功能不斷完善,實現(xiàn)了對檔案工作大部分業(yè)務(wù)流程的覆蓋。同時,隨著電子簽名、區(qū)塊鏈、時間戳、數(shù)字水印、XML封裝等技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用,越來越多文件在信息系統(tǒng)中形成、辦理、傳輸和存儲,實現(xiàn)了電子文件的全流程系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。

    在此背景下,近幾年核電企業(yè)全面開啟了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐,并提出建設(shè)智慧電站的概念。文檔與人、設(shè)備、培訓(xùn)并稱核電站的四大基石,檔案是電站從工程前期勘察、設(shè)計、建設(shè)、調(diào)試及試運行到生產(chǎn)運營、機組大修乃至退役的全壽期信息資源庫。因此,數(shù)字檔案館建設(shè)是公司發(fā)展和檔案業(yè)務(wù)提升內(nèi)在驅(qū)動所需,是核電企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中至關(guān)重要的一環(huán),是建設(shè)智慧電站的重要組成部分。

    二、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的新問題

    核電企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作較為成熟,具備相對充足的基礎(chǔ)設(shè)施、健全的制度規(guī)范體系、成熟的組織機構(gòu)及人員、資金配備。近幾年,圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范要求和業(yè)務(wù)需要,進一步對原有設(shè)施設(shè)備進行改造提升、補充新的設(shè)施設(shè)備,根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范、結(jié)合核電企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)特點編制相應(yīng)的管理制度,成立專項工作小組,并將企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)納入小組領(lǐng)導(dǎo)成員,從組織、人員、設(shè)施、資金、制度全方面保障數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范、高效、有序推進。

    除上述基礎(chǔ)保障之外,核電企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)也面臨層出不窮的新問題,如具備檔案專業(yè)技能和信息技術(shù)技能的復(fù)合型人才缺乏、原檔案管理信息系統(tǒng)功能不足、檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、資源無法整合等,這些均是當前需要解決的關(guān)鍵問題。

    (一)復(fù)合型人才缺乏

    在傳統(tǒng)檔案館及檔案管理模式下,檔案人員具備檔案理論知識、基本的檔案保護和計算機技術(shù)就能勝任檔案工作。然而,在全國各行各業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天,核電企業(yè)開展文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建設(shè)智慧電站的大環(huán)境下,僅掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識和技能已無法滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的需要,檔案工作人員還應(yīng)具備大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等信息技術(shù)能力,并需要具有一定的用戶敏感度、更為開放和創(chuàng)新的檔案服務(wù)理念,才能充分利用好信息技術(shù)優(yōu)勢和數(shù)字檔案館平臺,更好地促進數(shù)字化和信息化檔案管理工作的發(fā)展,更大地發(fā)揮檔案部門及檔案資源的價值[3]。

    (二)原檔案管理信息系統(tǒng)功能不足

    在組織機構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施、檔案業(yè)務(wù)均相對完善的核電企業(yè)中,檔案管理信息系統(tǒng)功能情況是區(qū)別數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的核心所在。按照《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》的要求,核電企業(yè)原用的檔案管理信息系統(tǒng)存在部分功能不足,主要有如下兩個方面:

    一是未覆蓋檔案工作的全部流程,部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)未實現(xiàn)信息系統(tǒng)管理。例如,上下架、倒庫、盤點等檔案保管工作,仍主要依靠人工處理、離線登記;庫房巡檢、溫濕度監(jiān)控、視頻和門禁系統(tǒng)監(jiān)控等庫房管理工作,也未集成到檔案信息系統(tǒng)之中;歸檔計劃制定、檔案利用流程、部門文件登記和編碼管理等功能,部分核電企業(yè)也是脫離檔案信息系統(tǒng)進行處理。

    二是系統(tǒng)功能老舊、改造成本巨大。例如,不具備電子文件在線歸檔、電子檔案在線接收能力,不利于電子檔案單套制推行;無滿足要求的電子檔案長期保存技術(shù)、可信的存儲與驗證(以“四性”檢測為核心)體系,無法保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性;系統(tǒng)檢索功能單一、查詢界面不友好,用戶使用滿意度低。

    (三)檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、資源無法整合

    核電企業(yè)是以集團形式運作的,但目前暫未實現(xiàn)集團及各成員公司部署統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)。各核電站分別使用一套自己的檔案管理系統(tǒng),不同企業(yè)的檔案系統(tǒng)相互獨立、各自為政,既不出于同一軟件公司、未使用相同源代碼開發(fā),也無法實現(xiàn)規(guī)則統(tǒng)一、資源共享,檔案及數(shù)據(jù)資源的整合更是無從談起。

    檔案管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一、無法進行檔案資源的整合,已成為當前制約核電企業(yè)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一,更是建設(shè)智慧電站首先要解決的問題。

    三、數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌與實施

    在國家檔案局關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)指導(dǎo)性文件的引領(lǐng)下,在核電傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上,針對當前出現(xiàn)和面臨的新型問題,核電企業(yè)通過集團統(tǒng)籌規(guī)劃、各成員公司全面配合的方式開展數(shù)字檔案館建設(shè),建設(shè)過程采取試點先行、逐步推廣、全面部署的“三步走”策略,并實施多項管理措施和技術(shù)措施,保證數(shù)字檔案館建設(shè)的有序開展,助推核電文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧電站建設(shè)。

    (一)組織和人才優(yōu)化

    數(shù)字檔案館建設(shè)工作是一項體系龐大、周期較長的系統(tǒng)工程,需建立由檔案業(yè)務(wù)人員和計算機、信息技術(shù)人員共同組成的專項組織,負責(zé)項目建設(shè)實施所需的資金、人力、技術(shù)、設(shè)施設(shè)備等資源投入。

    同時,為滿足企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建設(shè)智慧電站和數(shù)字檔案館的需要,近幾年核電企業(yè)檔案部門陸續(xù)采取多種措施優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、強化教育培訓(xùn)。一方面引進專業(yè)人才、配備具有計算機和信息技術(shù)能力的人員,增加檔案部門中計算機、信息技術(shù)人員比例,與檔案專業(yè)人員分工協(xié)作、優(yōu)勢互補,建立既有檔案專業(yè)又有計算機或信息科學(xué)專業(yè)的復(fù)合型組織;另一方面開展繼續(xù)教育和在崗培訓(xùn),進一步加強檔案工作人員對法規(guī)標準的理解、檔案專業(yè)最新知識的學(xué)習(xí)、計算機信息技術(shù)能力的提升、開放創(chuàng)新服務(wù)意識的形成,培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計算機、信息技術(shù)的復(fù)合型人才,用新知識、新觀念促進數(shù)字檔案管理水平的持續(xù)提高[3]。

    (二)系統(tǒng)建設(shè)和部署

    功能健全的檔案管理信息系統(tǒng)作為核電企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的核心,在組織機構(gòu)、復(fù)合型人才具備的基礎(chǔ)上,將系統(tǒng)的建設(shè)和部署納入公司重點,以專項的方式開展則是保證各項工作有序推進的重要手段。

    為此,成立專項組織并根據(jù)本企業(yè)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)建設(shè)全過程的任務(wù)和時間要求,進一步細分組建立項準備組、標準規(guī)范組、采購準備組、數(shù)字資源組等多個專題小組,各專題小組獨立分工又相互協(xié)作、共同推進信息系統(tǒng)建設(shè)的各項工作高效開展。同時,為確保項目技術(shù)實施的科學(xué)合理進行、信息系統(tǒng)的高質(zhì)量建設(shè)部署,專項組織還需制定實施方案、項目技術(shù)規(guī)范書,明確項目總體要求和采購內(nèi)容、項目組織和管理要求、質(zhì)量保證和質(zhì)量控制、項目技術(shù)驗收條件和方法、項目交付成果物、移交運維、售后服務(wù)及質(zhì)保等,指導(dǎo)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)各項工作規(guī)范開展、按期完成。

    (三)數(shù)據(jù)治理、資源整合

    為適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)和推廣部署,檔案工作人員應(yīng)突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛,轉(zhuǎn)變思維模式,充分運用數(shù)字檔案館平臺和現(xiàn)代化信息技術(shù),加大對檔案及所含信息的編研力度、深化檔案資源價值的挖掘、創(chuàng)新檢索和利用服務(wù)方式[4],提高數(shù)字化大環(huán)境下的檔案管理工作水平,發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源在智慧電站建設(shè)中的作用。

    1.深化編研

    檔案基礎(chǔ)素材分析是檔案編研工作的重點和難點所在,從海量檔案中找到同一內(nèi)容的全部檔案,從繁雜的信息中梳理出清晰的時間關(guān)系、人物關(guān)系和事件關(guān)系,這些工作如果靠傳統(tǒng)的人工識別編研方式很難做全做優(yōu)。然而,數(shù)字檔案館的主題資源庫、知識地圖則很好地解決了這一問題。

    專題資源庫提供集成化檔案信息資源服務(wù),支持基于智能技術(shù)手段實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)實時采集、計算與同步,可以智能分析各專業(yè)特色的著錄項和電子文件內(nèi)容,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類;支持自行配置專題數(shù)據(jù)庫,專題庫下可按類別準確展示各項目的全流程數(shù)據(jù),專題資源庫能做到操作智能化、內(nèi)容定制化、形式創(chuàng)新化,并做好信息過濾和安全風(fēng)險防控。

    知識地圖也支持數(shù)據(jù)分類檢索、聚類查詢,還可結(jié)合AI技術(shù)的推理分析進行數(shù)據(jù)智能分析整合,大大提升編研工作效率。同時,知識地圖集圖、文于一體的方式,使編研成果更加形象化、多元化和具體化,可謂實現(xiàn)了用戶圖文并茂學(xué)知識,多多益善學(xué)知識。

    2.創(chuàng)新服務(wù)

    與數(shù)字檔案館相比,傳統(tǒng)檔案館因時間空間、方式手段的局限限制了檔案資源的價值開發(fā)和信息高效傳遞,不能快速、廣泛地為用戶提供檔案利用服務(wù)。然而,數(shù)字檔案館卻不再受時間和地域的影響,可通過信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺開展豐富的檢索方式和多元的服務(wù)形式,提供便捷的檔案服務(wù),實現(xiàn)不同區(qū)域之間信息交流和資源共享。

    另外,通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),數(shù)字檔案館還可對檔案信息進行智能分析,挖掘檔案及信息之間的關(guān)聯(lián)、規(guī)律和趨勢,從而實現(xiàn)自動化的知識推斷和決策,為企業(yè)精細化管理、各項業(yè)務(wù)發(fā)展提供決策支持和指導(dǎo)依據(jù),實現(xiàn)檔案信息資源的價值增值,更好地發(fā)揮檔案資源作為企業(yè)信息資產(chǎn)的作用。

    四、數(shù)字檔案館建設(shè)的重難點問題

    信息技術(shù)帶來數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案管理模式轉(zhuǎn)變的同時,也使檔案及信息的安全和保密問題更加凸顯,并且目前在電子文件歸檔、電子檔案保管的電子檔案單套制方面仍處于探索的發(fā)展初期階段,同時在對傳統(tǒng)檔案管理相對薄弱的環(huán)節(jié)也暫未取得突破性進展,這些都需要未來一段時間重點地、持續(xù)地關(guān)注和解決。

    (一)持續(xù)強化安全與保密

    與傳統(tǒng)檔案相比,數(shù)字檔案容易被不留痕跡地復(fù)制或修改,檔案管理系統(tǒng)帶來便利的同時也面臨網(wǎng)絡(luò)入侵、病毒攻擊、系統(tǒng)異常等風(fēng)險,同時硬軟件更新、數(shù)據(jù)遷移的過程中也會造成輕微的數(shù)據(jù)丟失。

    對此,應(yīng)把檔案及數(shù)據(jù)的安全、保密擺在數(shù)字檔案館建設(shè)的突出位置。加強檔案人員的信息安全與保密意識培訓(xùn),提高全員的安全保密意識和能力,設(shè)立專人進行檔案安全管理工作,嚴格按照信息分級保護原則,全面負責(zé)數(shù)字檔案館的硬件設(shè)施安全、系統(tǒng)安全、信息與數(shù)據(jù)安全等;建立健全數(shù)字檔案館安全保障體系,重點加強涉密檔案的審核、鑒定,配備入侵監(jiān)測、漏洞掃描、安全審核、防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施;采取相關(guān)管理和技術(shù)手段進行硬件設(shè)施維護、系統(tǒng)權(quán)限管理,防止信息泄露、數(shù)據(jù)篡改的風(fēng)險,確保檔案數(shù)據(jù)的安全,維護檔案信息的真實性[5]。

    同時,需特別注意轉(zhuǎn)包與分包業(yè)務(wù)的安全問題,對數(shù)字化過程的數(shù)據(jù)采集、處理、存儲等環(huán)節(jié)全流程監(jiān)管,做好外包服務(wù)過程的監(jiān)督和檢查,確保檔案服務(wù)外包工作的安全、可控。

    (二)重點部署電子文件歸檔功能

    核電企業(yè)中,傳統(tǒng)檔案館存量檔案的數(shù)字化率普遍較高,一直以來是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)存儲的重點,即數(shù)字化檔案的管理模式已相對成熟。隨著近幾年電子文件在線歸檔、電子檔案單套制管理的快速推進,數(shù)字檔案館建設(shè)的功能部署重點主要是在增量電子檔案方面。

    越來越多電子檔案成為數(shù)字檔案館的存儲對象,為滿足2020年6月20日新修訂《檔案法》第三十六條“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè),與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”和第三十九條“檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”的規(guī)定,數(shù)字檔案館建設(shè)工作應(yīng)重點做好下述兩個方面的功能部署:一是具備電子文件在線歸檔的功能,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的相互銜接,建設(shè)電子文件歸檔平臺,提供標準通用的接口中臺,開發(fā)標準化數(shù)據(jù)接口,供業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接調(diào)用接口服務(wù)或傳輸至接口,進行電子檔案的移交接收歸檔;二是檔案系統(tǒng)需進行技術(shù)革新,具備電子檔案接收的能力,能夠?qū)邮盏碾娮訖n案真實性、完整性、可用性、安全性和有關(guān)屬性進行檢測,以滿足電子檔案單套制保管的要求,并對檢測不符合要求的電子檔案進行標記和支持檢測報告的查詢導(dǎo)出[6]。

    (三)同步完善傳統(tǒng)檔案館管理工作

    當前,數(shù)字檔案在利用服務(wù)方面的優(yōu)勢越來越凸顯,展現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案無法達到的便利性和創(chuàng)新性,但傳統(tǒng)檔案也仍然具有存在和進一步發(fā)展的生命力。在檔案的原始記錄性、檔案信息的法律效力方面,數(shù)字檔案始終無法替代原始檔案的位置和作用,只有原始檔案具有憑證價值,可作為法律援助的原始憑據(jù)。

    因此,在大力發(fā)展數(shù)字檔案、數(shù)字檔案館的同時,應(yīng)同步加強信息技術(shù)在傳統(tǒng)檔案工作中的應(yīng)用,彌補傳統(tǒng)檔案工作中的一些不足,進一步完善新時代的傳統(tǒng)檔案管理工作。比如,通過新的技術(shù)手段進行檔案修復(fù),加強對破損、受污、褪色檔案的復(fù)原,延長檔案的壽命、保護檔案的原始記錄性;通過檔案信息系統(tǒng)的文件登記、編碼管理功能,加強對檔案前身(即文件)的前端控制、全程管理;通過機器人流程自動化技術(shù)(RPA)進行案卷整理的部分工作,將節(jié)省的人力和時間投入到歸檔文件收集上來,實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸,應(yīng)收盡收;通過AI智能提取元數(shù)據(jù),增加案卷和卷內(nèi)文件的屬性著錄信息,為用戶查詢奠定豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫[7];通過檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)之間的接口共享,深化信息的檢索內(nèi)容,延伸檔案的服務(wù)范圍。

    五、結(jié)語

    檔案工作要想跟上當前信息化、數(shù)字化社會發(fā)展步伐,數(shù)字檔案館建設(shè)是必由之路,同時也是轉(zhuǎn)變檔案管理思路、提高檔案工作效率、優(yōu)化檔案資源質(zhì)量、創(chuàng)新檔案服務(wù)形式的有效途徑。核電企業(yè)文件、檔案一體化管理的模式,讓檔案部門具有企業(yè)文件、檔案及其信息資源集中管理的優(yōu)勢,數(shù)字檔案館的建設(shè)是檔案工作者的良好機遇,通過對海量信息資源進行整合、集成,并提供多元、便捷的查詢利用服務(wù),從而更好地發(fā)揮企業(yè)檔案資源的價值,提高檔案和檔案工作者在組織中的影響力。

    參考文獻:

    [1] 國家檔案局. DA/T58—2014-2014. 電子檔案管理基本術(shù)語[S].

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    [3] 姜濤淘, 孫亮, 周婧寧. 淺談軍工數(shù)字檔案館建設(shè)背景下的系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)研究[J]. 機電兵船檔案, 2023(5): 108-110.

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    作者單位:中國廣核集團臺山核電合營有限公司

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