新媒體時(shí)代的檔案管理工作

張韜

新媒體技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了深刻的影響，在提高檔案管理效率，擴(kuò)大服務(wù)范圍的同時(shí)，也面臨著信息安全風(fēng)險(xiǎn)增大、法規(guī)制度建設(shè)滯后以及檔案管理人員素質(zhì)有待提升等挑戰(zhàn)。通過采取加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)、推動法規(guī)制度與時(shí)俱進(jìn)、提高工作人員素質(zhì)以及創(chuàng)新服務(wù)模式等策略，可以確保檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效管理和利用，滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新媒體已經(jīng)成為當(dāng)今社會信息傳播的重要載體，對各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，檔案管理工作也不例外。在此背景下，檔案管理工作在面臨新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著一系列挑戰(zhàn)。如何在新媒體時(shí)代創(chuàng)新開展檔案管理工作，以更好地滿足新時(shí)代的檔案管理需求，是當(dāng)前亟待解決的問題。

新媒體時(shí)代下檔案管理面臨的機(jī)遇

信息傳播效率的提高

新媒體時(shí)代的核心特征之一即信息傳播效率大幅提高。傳統(tǒng)的檔案管理受到物理空間的限制，檔案查詢、調(diào)閱需要耗費(fèi)大量人力物力，而在新媒體時(shí)代下，檔案信息的獲取和傳播速度得到了大幅提高。一方面，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在線檢索系統(tǒng)使得用戶可以隨時(shí)隨地查閱檔案資料，打破了時(shí)間與空間的限制，極大地提高了檔案利用率；另一方面，新媒體時(shí)代下，智能推薦算法可以根據(jù)用戶行為和需求進(jìn)行精確匹配，快速定位其所需的檔案信息，極大地提高了檔案管理效率。

檔案資源的數(shù)字化管理

新媒體時(shí)代為檔案資源的數(shù)字化管理創(chuàng)造了廣闊的空間。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，檔案的收集、整理、存儲和利用均可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和智能化。通過掃描、OCR識別、數(shù)據(jù)抓取等方式，大量的紙質(zhì)檔案得以轉(zhuǎn)化為可機(jī)讀的電子檔案，不僅能長久保存，而且便于檢索、統(tǒng)計(jì)和分析。同時(shí)，依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，檔案管理人員可以構(gòu)建大規(guī)模、高效率的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中存儲、統(tǒng)一管理和實(shí)時(shí)更新。

檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新

新媒體時(shí)代也為創(chuàng)新檔案服務(wù)模式提供了新的可能。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式以實(shí)體館室查閱為主，服務(wù)對象相對有限，服務(wù)形式較為單一。但在新媒體時(shí)代，檔案服務(wù)突破了時(shí)間和空間的限制，逐步朝著多元化、個(gè)性化的方向發(fā)展。檔案管理部門可以通過官方網(wǎng)站、社交媒體、移動應(yīng)用等多種渠道為用戶提供服務(wù)，既可以提供基礎(chǔ)的檔案檢索服務(wù)，也可以開發(fā)特色檔案服務(wù)，如在線展覽、虛擬漫游、多媒體解讀等，有效豐富檔案服務(wù)的形式和內(nèi)涵。

新媒體時(shí)代下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)加大

首先，從外部環(huán)境角度看，新媒體時(shí)代下的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增大。網(wǎng)絡(luò)空間中的黑客攻擊手段多樣且復(fù)雜，包括但不限于SQL注入、拒絕服務(wù)攻擊（DoS/DDoS）、釣魚郵件、惡意軟件植入等，檔案管理系統(tǒng)面臨的挑戰(zhàn)日益嚴(yán)峻。一旦系統(tǒng)防護(hù)失效，寶貴的檔案數(shù)據(jù)就可能會被非法獲取、篡改或刪除，嚴(yán)重?fù)p害檔案的真實(shí)性和完整性。尤其對于涉及國家秘密、商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的敏感檔案，其泄露造成的后果不堪設(shè)想。

其次，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中的傳播加大了數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。云存儲技術(shù)的普遍應(yīng)用雖然為檔案的大規(guī)模存儲和遠(yuǎn)程訪問提供了便利，但同時(shí)也使檔案信息處于一種“虛擬化”的狀態(tài)，容易受到云端服務(wù)商安全防護(hù)水平的影響。如果服務(wù)商的安全防護(hù)體系存在疏漏或未及時(shí)升級，或者內(nèi)部管理制度不健全，那么檔案信息安全就無法得到充分保障。此外，在使用移動設(shè)備訪問和處理檔案信息的過程中，移動設(shè)備丟失也可能會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的意外泄露。

最后，新媒體時(shí)代還催生了檔案數(shù)據(jù)的新形態(tài)，如社交媒體記錄、電子郵件往來、實(shí)時(shí)通訊記錄、多媒體文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些新型檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、采集和儲存過程往往伴隨著更高的安全風(fēng)險(xiǎn)。這些數(shù)據(jù)具有生成速度快、數(shù)量多、格式各異等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難有效覆蓋，因此需要更為先進(jìn)的技術(shù)和更為精細(xì)的管理策略來確保其安全性。

管理法規(guī)制度建設(shè)滯后

一方面，現(xiàn)行檔案管理法規(guī)制度無法滿足新媒體時(shí)代下的檔案管理需求。傳統(tǒng)的檔案管理法規(guī)主要對紙質(zhì)檔案的收集、整理、儲存和利用等方面進(jìn)行了規(guī)范，而對電子檔案的生命周期管理、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、長期保存技術(shù)、數(shù)字簽名認(rèn)證、電子證據(jù)效力等的規(guī)定則相對薄弱。這導(dǎo)致電子檔案的法律地位模糊不清，影響了電子檔案的完整性和有效性。

另一方面，當(dāng)前的法規(guī)制度在應(yīng)對新媒體時(shí)代下的檔案信息安全、隱私保護(hù)和知識產(chǎn)權(quán)等問題時(shí)顯得力不從心。例如，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)跨平臺流動，如何確保檔案數(shù)據(jù)流動符合各國的法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)濫用和侵權(quán)行為等問題，成為亟待解決的難題。

此外，技術(shù)的發(fā)展帶來了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的爆炸式增長，針對社交媒體記錄、即時(shí)通信消息、音視頻文件等新形態(tài)的檔案數(shù)據(jù)尚未建立有效的法律制度。如何界定此類檔案的性質(zhì)，如何對其進(jìn)行科學(xué)合理的分類、鑒定、歸檔和銷毀，以及在此過程中如何平衡公共利益與個(gè)人權(quán)益之間的關(guān)系，都需要立法層面的不斷跟進(jìn)和完善。

檔案管理人員素質(zhì)有待提高

首先，部分檔案管理人員專業(yè)知識和技能的缺失是亟待解決的重要問題。新媒體時(shí)代下，檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理理論和方法，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、信息安全技術(shù)等一系列現(xiàn)代信息技術(shù)。然而，目前許多檔案管理人員對新興技術(shù)的理解和應(yīng)用能力不足，無法高效開展電子檔案的采集、整理、儲存和利用工作，也難以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，影響了檔案信息的安全性和管理效率。

其次，部分檔案管理人員的法律素養(yǎng)和合規(guī)意識相對薄弱。新媒體時(shí)代下，檔案管理涉及的法律問題更為復(fù)雜，而部分檔案管理人員對相關(guān)法律法規(guī)的了解并不深入，無法在日常工作中做到依法依規(guī)管理檔案，特別是在處理電子檔案和涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案時(shí)，可能會因?yàn)榉梢庾R淡薄而引發(fā)不必要的法律糾紛。

最后，部分檔案管理人員服務(wù)理念亟待更新。新媒體時(shí)代下，用戶對檔案的需求呈現(xiàn)出多元化、個(gè)性化的特征，他們希望檔案信息服務(wù)更加便捷、高效和人性化。然而，部分檔案管理人員仍然固守傳統(tǒng)的服務(wù)模式，無法滿足新媒體時(shí)代下用戶的多樣化需求，缺乏主動服務(wù)意識和創(chuàng)新思維，無法充分利用新媒體技術(shù)為用戶提供優(yōu)質(zhì)、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。

新媒體時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新路徑

加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)

加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)是新媒體時(shí)代下檔案管理工作的重要內(nèi)容，不僅關(guān)乎檔案信息的保真性、完整性和可用性，也關(guān)乎檔案管理服務(wù)效能的提升。

首先，建立健全檔案信息安全防護(hù)體系是加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)的基礎(chǔ)。這意味著要從硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和管理體系四個(gè)層面入手，全方位構(gòu)筑檔案信息安全保護(hù)屏障。在硬件設(shè)施方面，選用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保檔案信息存儲和傳輸?shù)奈锢戆踩?。在軟件系統(tǒng)方面，部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、反病毒軟件等，對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行全面保護(hù)，預(yù)防非法入侵和惡意攻擊。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。在管理體系方面，建立嚴(yán)格的信息安全管理制度，規(guī)范數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，確保檔案信息在整個(gè)生命周期內(nèi)安全可控。

其次，強(qiáng)化加密技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用至關(guān)重要。新媒體時(shí)代下，不論是傳輸過程中的數(shù)據(jù)包，還是存儲狀態(tài)下的檔案文件，都應(yīng)采用先進(jìn)的加密算法進(jìn)行加密處理，確保即使發(fā)生數(shù)據(jù)泄露，也能保證信息的不可讀性。同時(shí)，借助電子簽名、數(shù)字證書等技術(shù)手段，確認(rèn)電子檔案的身份合法性、內(nèi)容完整性，保障電子檔案的法律效力。

最后，定期進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)急演練。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全漏洞掃描、安全性能測試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患，修復(fù)系統(tǒng)漏洞。同時(shí)，制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行模擬演練，如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等，以便在突發(fā)事件中快速啟動應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，最大程度地減少損失。

完善檔案管理法規(guī)制度

首先，建立健全檔案管理法規(guī)體系。隨著科技的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)形態(tài)日趨多元，傳統(tǒng)的檔案管理法規(guī)制度已無法滿足新媒體時(shí)代下的檔案管理需求。因此，相關(guān)部門應(yīng)建立健全檔案管理法規(guī)體系，細(xì)化相關(guān)規(guī)定，確保所有類型的檔案都能得到有效管理。

其次，加強(qiáng)對涉密檔案信息的保護(hù)和管理。新媒體時(shí)代下，檔案信息傳播速度加快，涉密檔案信息面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大。對此，相關(guān)部門應(yīng)在法律法規(guī)中加強(qiáng)對涉密檔案信息的等級劃分、流轉(zhuǎn)審批、存儲保管等環(huán)節(jié)的管控，嚴(yán)厲打擊非法獲取、泄露、出售涉密檔案信息的行為。

再次，規(guī)范新媒體時(shí)代下檔案的開放利用和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)。新媒體時(shí)代使得檔案信息的獲取和傳播更加便捷，也引發(fā)了檔案開放與隱私保護(hù)之間的沖突。通過完善法規(guī)制度，明確檔案開放的范圍、程序、責(zé)任，以及加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用和社會效益的最大化。

最后，構(gòu)建跨區(qū)域、跨國界的檔案法規(guī)協(xié)調(diào)機(jī)制。全球化背景下，檔案信息的跨境流動愈發(fā)頻繁，因此，推動檔案管理法規(guī)制度的國際化對接與協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一的國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不僅有助于促進(jìn)檔案信息的交流與共享，還能避免出現(xiàn)檔案信息非法跨境轉(zhuǎn)移的問題。

提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識與技能的培養(yǎng)。新媒體時(shí)代下，檔案管理人員除了要掌握傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識和實(shí)務(wù)技能外，還需要具備在電子檔案的生成、存儲、管理、利用等環(huán)節(jié)的實(shí)際操作能力。這要求檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)并熟練掌握檔案數(shù)字化管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，確保檔案管理工作的科學(xué)、規(guī)范、安全。

其次，提高檔案管理人員的新媒體技術(shù)應(yīng)用能力。新媒體時(shí)代下的檔案管理工作離不開檔案管理人員對新媒體技術(shù)和平臺的熟練運(yùn)用，如自動化辦公系統(tǒng)、社交媒體平臺、大數(shù)據(jù)分析工具等。檔案管理人員需要及時(shí)掌握新媒體技術(shù)的應(yīng)用技能，提高檔案信息的采集、儲存、整理效率，創(chuàng)新檔案管理模式，滿足用戶多樣化的需求。

再次，提高檔案管理人員的法律意識和職業(yè)素養(yǎng)。新媒體時(shí)代下，檔案信息傳播的速度快、范圍廣，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。他們需要熟知與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國信息安全法》等，確保檔案信息管理合法合規(guī)。同時(shí)，重視檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

最后，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和終身學(xué)習(xí)能力。新媒體時(shí)代下，檔案管理工作的內(nèi)容和形式發(fā)生了巨大的變化。這就要求檔案管理人員具備創(chuàng)新思維，敢于打破傳統(tǒng)桎梏，積極探索新的檔案管理模式。同時(shí)，倡導(dǎo)終身學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，持續(xù)更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。

創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

首先，優(yōu)化線上服務(wù)平臺。基于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一、開放、兼容的檔案服務(wù)門戶網(wǎng)站，提供集在線查詢、預(yù)約借閱、遠(yuǎn)程下載等多種功能為一體的一站式服務(wù)，使用戶可以隨時(shí)隨地獲取所需的檔案信息。同時(shí)，借助移動App、微信公眾號等多渠道服務(wù)端口，充分發(fā)揮新媒體平臺和技術(shù)的優(yōu)勢，推廣檔案文化，普及檔案知識，提高公眾對檔案資源的認(rèn)知度和利用率。

其次，實(shí)施智能服務(wù)策略。借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和人工智能算法，深入挖掘檔案信息的價(jià)值，為用戶提供個(gè)性化、定制化的信息服務(wù)。例如，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對用戶的搜索歷史、行為習(xí)慣等進(jìn)行分析，進(jìn)而為其推薦所需的檔案信息；通過語義分析技術(shù)，可以幫助用戶快速定位所需的檔案資料。這種以用戶為中心的服務(wù)模式極大地增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)效性。

最后，加強(qiáng)跨界合作。檔案部門應(yīng)積極與其他部門、機(jī)構(gòu)甚至行業(yè)開展深度合作。例如，可以與教育、科研、企事業(yè)單位等聯(lián)合開發(fā)項(xiàng)目，共同建立行業(yè)專題檔案數(shù)據(jù)庫，提供專業(yè)領(lǐng)域的檔案增值服務(wù)；還可以通過舉辦線上線下相結(jié)合的文化活動，將檔案資源與文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，促進(jìn)檔案文化的傳承與發(fā)展。

綜上所述，新媒體時(shí)代下，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。只有堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動，才能有效破解現(xiàn)實(shí)難題，充分發(fā)揮新媒體技術(shù)對檔案管理工作的作用，從而推動我國檔案管理工作邁向更高水平，更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于社會。

（作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院）