信息化背景下檔案管理的創(chuàng)新研究

溫超

摘 要：信息化背景下，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的成熟應(yīng)用，檔案管理從實(shí)體空間向數(shù)字空間轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已難以滿足信息時代的高效、便捷需求，因此，探索信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新顯得尤為重要。本研究探討如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動檔案管理的革新，旨在提升檔案資源的價(jià)值與利用效率，確保檔案信息安全，以適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；創(chuàng)新研究

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。信息化背景下的檔案管理不僅提高了管理效率，減少了空間占用，更有助于檔案信息的保密性和安全性。然而，信息化檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如信息安全與保密問題、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化問題、人員素質(zhì)與技能問題、基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備問題、法律法規(guī)與制度等問題。因此，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新研究，探索信息化背景下檔案管理的新模式、新方法，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和應(yīng)用價(jià)值。

一、信息化背景下檔案管理面臨的問題

（一）信息安全與保密問題

信息化背景下，檔案管理面臨著前所未有的信息安全與保密挑戰(zhàn)。首先，數(shù)字化檔案信息的存儲和傳輸過程中，容易受到黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)威脅，導(dǎo)致檔案信息泄露或被篡改。其次，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的共享和交換變得更加頻繁，這也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理人員的信息安全意識不強(qiáng)、操作不當(dāng)?shù)纫蛩匾部赡軐?dǎo)致信息安全問題的發(fā)生。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化問題

在信息化背景下，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化問題也日益凸顯。首先，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同部門和單位在檔案管理過程中往往采用不同的軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)格式，導(dǎo)致檔案信息的共享和互通存在障礙。其次，即使在同一單位內(nèi)部，由于缺乏統(tǒng)一的管理制度和操作規(guī)范，也容易導(dǎo)致檔案管理過程中的混亂和失誤。此外，隨著信息化技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也需要不斷更新和完善，以適應(yīng)新的發(fā)展需求。

（三）人員素質(zhì)與技能問題

信息化背景下，檔案管理對人員的素質(zhì)和技能提出了更高的要求。然而，目前檔案管理人員的整體素質(zhì)與技能水平還不能完全滿足信息化檔案管理的需求。一方面，部分檔案管理人員缺乏信息技術(shù)方面的知識和技能，無法熟練操作檔案管理系統(tǒng)、處理數(shù)字化檔案信息等；另一方面，一些檔案管理人員對信息化檔案管理的認(rèn)識不夠深刻，缺乏創(chuàng)新意識和能力，難以適應(yīng)信息化背景下檔案管理工作的新變化和新要求。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備問題

信息化檔案管理需要依托完善的基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的設(shè)備。然而，目前一些單位在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還存在不足。例如，檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備陳舊、性能不足，無法滿足大量數(shù)字化檔案信息的存儲和處理需求；檔案管理網(wǎng)絡(luò)帶寬有限、穩(wěn)定性差，影響了檔案信息的傳輸和共享效率。此外，一些單位在檔案管理軟件的選擇和使用上也存在問題，如軟件功能不完善、操作界面不友好等，影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。

（五）法律法規(guī)與制度問題

信息化背景下，檔案管理的法律法規(guī)與制度建設(shè)也面臨著一系列挑戰(zhàn)。首先，現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)尚未對信息化檔案管理做出明確的規(guī)定和指導(dǎo)，導(dǎo)致在實(shí)際操作中缺乏明確的法律依據(jù)。其次，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理法律法規(guī)的滯后性日益凸顯，需要及時修訂和完善。

二、信息化背景下檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)檔案信息安全保障，確保檔案安全完整

信息化背景下，檔案信息安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全保障工作。首先，要建立完善的信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任和要求，規(guī)范信息安全操作行為。其次，要加強(qiáng)信息安全技術(shù)防護(hù)，采用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等手段，保護(hù)檔案信息不被非法訪問和竊取。此外，還應(yīng)建立檔案備份和恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生意外情況時能夠及時恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。

（二）推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)和保障。要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確各類檔案的管理要求和操作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時，應(yīng)優(yōu)化檔案管理管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。要明確檔案管理的職責(zé)和權(quán)限，建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作流程。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

信息化背景下，檔案管理需要一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。因此，檔案管理部門應(yīng)加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。其次，要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，培養(yǎng)他們具備創(chuàng)新精神和解決問題的能力。此外，還應(yīng)建立激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員積極參與檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐，推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（四）完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案管理質(zhì)量

檔案管理需要依托完善的基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的設(shè)備。要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，投入足夠的資金和技術(shù)力量，提升檔案管理系統(tǒng)的硬件和軟件水平。同時，要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保其穩(wěn)定性和可靠性，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（五）強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，保障檔案管理合法合規(guī)

法律法規(guī)是檔案管理創(chuàng)新的重要保障。要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的制定和完善，明確信息化背景下檔案管理的法律地位和責(zé)任主體，為檔案管理工作提供有力的法律支持。同時，要加強(qiáng)對檔案管理法律法規(guī)的宣傳和普及，提高檔案管理人員的法律意識和法治觀念，確保檔案管理工作的合法合規(guī)。

（六）創(chuàng)新服務(wù)模式，提升檔案管理服務(wù)水平

信息化背景下，檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，提升檔案管理服務(wù)水平。首先，要開展在線檔案服務(wù)，為用戶提供方便快捷的檔案查詢和利用服務(wù)。其次，要開展檔案咨詢和輔導(dǎo)服務(wù)，為用戶提供專業(yè)的檔案管理和利用建議。此外，還可以開展檔案展覽和文化傳播活動，讓更多的人了解檔案的價(jià)值和意義，提升檔案的社會影響力。

三、結(jié)論

信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。通過加強(qiáng)檔案信息安全保障、推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才、完善基礎(chǔ)設(shè)施、強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)模式等創(chuàng)新策略的實(shí)踐應(yīng)用，可以有效解決信息化檔案管理面臨的問題和挑戰(zhàn)。未來，檔案管理者應(yīng)繼續(xù)深入探索信息化背景下檔案管理的創(chuàng)新路徑和方法，建立健全的管理制度與技術(shù)保障體系，確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張琦.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)的路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2024（07）：18-20.

[2]蘇曦.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用分析[J].蘭臺內(nèi)外.2024（04）：28-30.

[3]張麗麗.數(shù)字中國視野下事業(yè)單位檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].蘭臺內(nèi)外.2023（36）：44-46.

[4]王云燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措[J].四川勞動保障.2023（11）：13-14.