使用VBA技術(shù)開發(fā)企業(yè)融資臺(tái)賬系統(tǒng)
——以CT集團(tuán)公司為例

毛 雄

長(zhǎng)江產(chǎn)業(yè)投資集團(tuán)有限公司,湖北 武漢 430077

0 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)從高速增長(zhǎng)轉(zhuǎn)向高質(zhì)量增長(zhǎng),越來(lái)越多的企業(yè)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為提升企業(yè)核心優(yōu)勢(shì)和應(yīng)對(duì)激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段嵌入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中。在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的眾多領(lǐng)域中,融資管理因關(guān)系到企業(yè)的血液——資金,其數(shù)字化應(yīng)用水平直接決定和反映了企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量。對(duì)于管理層級(jí)多、業(yè)務(wù)多元、地域分布廣的集團(tuán)公司而言,融資管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型更是重要。

目前已實(shí)行融資管理數(shù)字化的企業(yè),其融資管理軟件大多有2個(gè)來(lái)源:一是購(gòu)買軟件公司開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品,這類軟件大多由財(cái)務(wù)類軟件公司開發(fā),基本能夠滿足企業(yè)常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)管理需要,但是個(gè)性化功能較少,不能滿足企業(yè)的特定管理需求;另外一個(gè)來(lái)源是銀行等金融機(jī)構(gòu)與軟件公司合作開發(fā)的軟件,這類軟件偏重金融機(jī)構(gòu)端的業(yè)務(wù)邏輯,與企業(yè)的管理需求存在較大的偏差。這2類軟件,都存在一些重大缺陷,那就是軟件功能與企業(yè)實(shí)際需求存在較大差異,主要是業(yè)務(wù)單據(jù)填寫不夠人性化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、軟件功能固化未能與時(shí)俱進(jìn),造成了與實(shí)際管理需求脫節(jié)、功能較單一、軟件運(yùn)維門檻高等問(wèn)題,由此導(dǎo)致融資管理軟件在企業(yè)信息化建設(shè)的眾多系統(tǒng)中逐漸被邊緣化,變成了雞肋系統(tǒng)。

企業(yè)迫切需要一款貼合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)邏輯、使用方便靈活、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能與時(shí)俱進(jìn)、運(yùn)維門檻低的融資管理軟件。筆者以CT集團(tuán)公司融資業(yè)務(wù)實(shí)際運(yùn)行情況為背景,設(shè)計(jì)和研究了一款融資臺(tái)賬系統(tǒng),較好地滿足了上述需求,對(duì)其他企業(yè)融資軟件的開發(fā)也具有借鑒意義。

1 融資臺(tái)賬的業(yè)務(wù)流程及開發(fā)需求

開發(fā)應(yīng)用軟件,首先要做的就是與用戶進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和需求溝通,充分了解用戶的業(yè)務(wù)邏輯和開發(fā)需求。筆者經(jīng)過(guò)與相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通,查看歷史業(yè)務(wù)資料、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)操作流程表單,結(jié)合自身對(duì)集團(tuán)融資業(yè)務(wù)的了解,發(fā)現(xiàn)CT集團(tuán)公司的融資業(yè)務(wù)流程和開發(fā)需求主要有以下方面。

1.1 獲取融資授信

此環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)主要是根據(jù)與銀行簽訂的授信協(xié)議,錄入授信相關(guān)數(shù)據(jù)。需要校驗(yàn)的數(shù)據(jù)如下:授信合同編號(hào)的唯一性;授信起止日期的先后順序,即起始日期應(yīng)早于終止日期;授信額度、已用授信額度與未用額度的勾稽關(guān)系,即“未用額度=授信額度-已用額度”。

1.2 簽訂貸款合同

此環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)主要是根據(jù)與銀行簽訂的貸款合同,錄入貸款合同相關(guān)數(shù)據(jù)。需要校驗(yàn)的數(shù)據(jù)如下:融資合同編號(hào)的唯一性;因?yàn)榧瘓F(tuán)內(nèi)絕大多數(shù)企業(yè)不具備直接融資的資格,所以為避免錯(cuò)選,融資方式需要默認(rèn)為間接融資;合同金額應(yīng)當(dāng)設(shè)定為數(shù)值類型,即只能輸入數(shù)值,而不能輸入其他類型的數(shù)據(jù)。

1.3 簽訂擔(dān)保合同

此環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)主要是對(duì)需要提供擔(dān)保的融資簽訂擔(dān)保合同,錄入擔(dān)保合同相關(guān)數(shù)據(jù)。需要校驗(yàn)的數(shù)據(jù)如下:擔(dān)保合同編號(hào)的唯一性,因?yàn)榇嬖跒橐还P融資合同簽訂多項(xiàng)擔(dān)保合同的情況,所以可能存在一筆融資合同對(duì)應(yīng)多個(gè)擔(dān)保合同的情況,因?yàn)閾?dān)保合同與融資合同的關(guān)聯(lián)性,所以擔(dān)保權(quán)人應(yīng)為融資合同中的金融機(jī)構(gòu)之一;擔(dān)保合同簽訂時(shí)間與擔(dān)保起止時(shí)間的勾稽關(guān)系,即擔(dān)保合同簽訂時(shí)間一般應(yīng)早于擔(dān)保合同的起始時(shí)間;擔(dān)保合同金額不應(yīng)高于融資合同金額。

1.4 提取貸款

此環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)是根據(jù)貸款合同約定的提款方式向金融機(jī)構(gòu)提取貸款,錄入提款相關(guān)數(shù)據(jù)。需要校驗(yàn)的數(shù)據(jù)如下:根據(jù)與銀行簽訂貸款合同的約定,對(duì)于多次提取的貸款,需要按提取的批次進(jìn)行區(qū)分錄入;如果貸款合同中約定了利率,同時(shí)又約定在滿足某些條件時(shí),企業(yè)提款時(shí)的利率可按照提款時(shí)的市場(chǎng)行情確定,此時(shí)提款利率可能與貸款合同約定的利率不同,需要在數(shù)據(jù)錄入面板提示合同約定利率,同時(shí)在臺(tái)賬上對(duì)本次提款的利率進(jìn)行批注和標(biāo)色以示提醒。

1.5 還本付息

此環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)是根據(jù)貸款合同約定的還本付息方式,按時(shí)還本付息,錄入還本付息相關(guān)數(shù)據(jù)。

2 開發(fā)語(yǔ)言及環(huán)境簡(jiǎn)介

筆者開發(fā)的融資臺(tái)賬管理系統(tǒng),是基于Excel軟件內(nèi)置的VBA(visual basicfor application)語(yǔ)言。Excel誕生于1985年,作為微軟公司歷史上最成功的商業(yè)辦公軟件Office套件中的核心成員之一,Excel已被全世界各行各業(yè)的用戶廣泛使用,是目前全球最流行的電子表格軟件之一,其內(nèi)置的VBA目前的版本是7.1,成熟穩(wěn)定,其語(yǔ)法完備、功能強(qiáng)大、擴(kuò)展性強(qiáng),極大地增強(qiáng)了Office軟件的二次開發(fā)能力[1]。得益于Office軟件的極高普及率,使用VBA開發(fā)的應(yīng)用程序完全不用擔(dān)心其運(yùn)行環(huán)境,安裝了Office軟件的電腦即可運(yùn)行VBA程序。

3 融資臺(tái)賬系統(tǒng)的開發(fā)邏輯及實(shí)現(xiàn)方式

開發(fā)邏輯主要是業(yè)務(wù)的信息化需求如何在滿足業(yè)務(wù)邏輯的前提下,在開發(fā)層面實(shí)現(xiàn)。筆者開發(fā)的這套融資臺(tái)賬系統(tǒng)主要的開發(fā)邏輯及對(duì)應(yīng)的實(shí)現(xiàn)方式主要有以下方面。

3.1 保持?jǐn)?shù)據(jù)口徑的一致

數(shù)據(jù)口徑的一致,主要體現(xiàn)在2個(gè)方面:一是單個(gè)企業(yè)用戶在系統(tǒng)填報(bào)時(shí),不同表格之間對(duì)同一個(gè)數(shù)據(jù)的填報(bào)保持一致;二是相同的業(yè)務(wù)類型,不同的企業(yè)用戶填報(bào)時(shí)應(yīng)當(dāng)保持一致。

在開發(fā)層面實(shí)現(xiàn)以上需求,主要采取以下方式。一是對(duì)單個(gè)企業(yè)用戶,通過(guò)鎖定表格,讓用戶僅能通過(guò)面板錄入數(shù)據(jù),避免隨意錄入數(shù)據(jù),在面板錄入數(shù)據(jù)時(shí),對(duì)不同表格之間同一內(nèi)容的數(shù)據(jù),在前面填報(bào)后,后續(xù)相關(guān)業(yè)務(wù)再次填報(bào)時(shí)以下拉選項(xiàng)的方式進(jìn)行選擇填報(bào)[2]。例如,在授信業(yè)務(wù)面板中輸入了授信協(xié)議編號(hào),那么在貸款合同中錄入授信協(xié)議編號(hào)時(shí),將僅能通過(guò)下拉菜單選擇之前已經(jīng)填報(bào)過(guò)的協(xié)議編號(hào),避免再次手工輸入可能產(chǎn)生的前后不一致,同時(shí)也提高了錄入效率。二是對(duì)不同企業(yè)用戶填報(bào)相同的業(yè)務(wù)內(nèi)容時(shí),通過(guò)預(yù)置下拉菜單,讓用戶選擇填報(bào)。例如,在融資提款錄入面板中,通過(guò)預(yù)置下拉選項(xiàng),設(shè)置了“1年 (含) 以內(nèi)”“1～3年(含)”“3～5年(含)”“5年以上”等選項(xiàng),用戶在填報(bào)融資期限時(shí),僅能在以上選項(xiàng)中進(jìn)行選擇。

3.2 合同編號(hào)等數(shù)據(jù)唯一性的校驗(yàn)

合同編號(hào)這類數(shù)據(jù),相當(dāng)于是數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄的主鍵值,是檢索記錄的依據(jù),應(yīng)當(dāng)保持唯一性[3]。系統(tǒng)對(duì)合同編號(hào)的填寫沒(méi)有特殊的格式要求,但是系統(tǒng)會(huì)在用戶輸入合同編號(hào)后自動(dòng)與之前已經(jīng)輸入的合同編號(hào)進(jìn)行查復(fù)校驗(yàn),如果重復(fù)將拒絕錄入。對(duì)符合要求的合同編號(hào),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加上公司簡(jiǎn)稱,以避免在匯總所有企業(yè)的數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)A公司合同編號(hào)與B公司合同編號(hào)重復(fù)的情況。

3.3 業(yè)務(wù)前后流程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間邏輯關(guān)系的校驗(yàn)

同一個(gè)業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù),或者前后流程的數(shù)據(jù),存在一定的邏輯關(guān)系,如授信起始日和終止日,必定是起始日早于終止日;同一個(gè)貸款合同分次提款后還款時(shí),必定是先貸先還,錄入的后次還款日期不能早于前次還款日期,并且還款的總金額不能超過(guò)貸款合同未還本金額。這些數(shù)據(jù)的邏輯正確性,直接關(guān)系到融資業(yè)務(wù)的日常管理,必須進(jìn)行強(qiáng)邏輯校驗(yàn)以保證數(shù)據(jù)的合理性。

3.4 數(shù)據(jù)填報(bào)過(guò)程中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)提示

融資臺(tái)賬系統(tǒng)涉及到授信、擔(dān)保、簽訂貸款合同、提款及還本付息等諸多環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間存在強(qiáng)邏輯關(guān)系,后續(xù)環(huán)節(jié)填報(bào)數(shù)據(jù)時(shí),如能提示前面環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)或者提示邏輯校驗(yàn)結(jié)果,將對(duì)錄入數(shù)據(jù)的便捷性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性極為有利。例如在錄入提款或還款數(shù)據(jù)時(shí),提示前期提款或還款數(shù)據(jù)將有助于了解該貸款合同往期執(zhí)行情況;當(dāng)插入記錄時(shí),提示插入記錄的情況;當(dāng)提款數(shù)據(jù)與貸款合同簽訂的利率不一致時(shí),將利率用紅色標(biāo)識(shí)以提醒利率的不同[2];當(dāng)刪除記錄時(shí),提示應(yīng)先按照業(yè)務(wù)流程發(fā)生順序從后往前依次刪除關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù),以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的模式保證數(shù)據(jù)的完整性和有效性[4]。

3.5 根據(jù)錄入數(shù)據(jù)自動(dòng)生成債務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

在融資各業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)錄入以后,可以一鍵生成截止到當(dāng)期末的債務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),包括授信協(xié)議簽訂情況、融資合同簽訂情況、提款及還本付息情況、未還本金及距離目前時(shí)點(diǎn)的時(shí)長(zhǎng)。這些數(shù)據(jù),系統(tǒng)自動(dòng)加上了超級(jí)鏈接,可鏈接到相應(yīng)的表格查看具體業(yè)務(wù)情況。同時(shí),還本付息數(shù)據(jù)中可以預(yù)警是否有逾期未償還的貸款、未來(lái)到期的債務(wù)及距到期時(shí)長(zhǎng)。

3.6 根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)融資業(yè)務(wù)情況

隨著業(yè)務(wù)的開展,系統(tǒng)中積累了一定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。以這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),根據(jù)用戶選擇的起止日期,系統(tǒng)將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)該時(shí)間段內(nèi)的融資業(yè)務(wù)開展情況,如授信合同、貸款合同及擔(dān)保合同的簽訂份數(shù)、提款筆數(shù)及提款金額、還本付息筆數(shù)及金額、該期間內(nèi)的加權(quán)占用資金數(shù)額及綜合平均貸款利率等,這些數(shù)據(jù)將對(duì)企業(yè)進(jìn)行融資決策起到重要作用。

4 系統(tǒng)界面美化

作為一套業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),除了便捷、實(shí)用的功能,系統(tǒng)的界面布局和美化也至關(guān)重要。設(shè)計(jì)精美、布局合理的界面,不僅體現(xiàn)了軟件的專業(yè)性,而且也讓用戶在使用過(guò)程中操作方便,賞心悅目。前面介紹了融資的業(yè)務(wù)流程和需求開發(fā)邏輯,在使用VBA代碼實(shí)現(xiàn)這些功能之后,就需要站在用戶的角度,考慮如何讓用戶了解系統(tǒng)的功能及如何便捷地操作系統(tǒng)。

從Office 2007版開始,微軟對(duì)Office軟件進(jìn)行了革命性的變革:引入了Ribbon功能區(qū)的概念,即將一系列相互關(guān)聯(lián)的功能組合在一起,放在一個(gè)選項(xiàng)卡內(nèi),如在Excel中常見的“開始”“插入”“公式”“視圖”等軟件預(yù)置的選項(xiàng)卡[2]。使用VBA結(jié)合XML技術(shù),可以訂制自己的個(gè)性化選項(xiàng)卡[5]。筆者開發(fā)的這套融資臺(tái)賬系統(tǒng),首先隱藏了Excel內(nèi)置的常規(guī)選項(xiàng)卡;其次是將公司基礎(chǔ)信息、統(tǒng)計(jì)信息、各個(gè)表單的填寫按鈕、修改按鈕、刪除按鈕都布局在一個(gè)自定義選項(xiàng)卡內(nèi),并且設(shè)置了相應(yīng)的按鈕圖標(biāo)和文字;最后,增加了啟動(dòng)按鈕來(lái)顯示填表幫助及注意事項(xiàng)。

5 融資臺(tái)賬系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用情況

筆者于2018年完成了第1版的開發(fā),后經(jīng)持續(xù)更新,2023年底已經(jīng)是第4版。從第1版問(wèn)世以來(lái),全集團(tuán)有融資業(yè)務(wù)的企業(yè)均在使用該融資臺(tái)賬,企業(yè)用戶數(shù)從最開始的50余家,已增加到目前的近100家。使用數(shù)年來(lái),在子公司層面,用戶普遍反映使用該系統(tǒng)顯著提高了工作效率,特別是一些融資業(yè)務(wù)較多的企業(yè),原本需要1 d才能填報(bào)完成的數(shù)據(jù),現(xiàn)在僅需要30 min即可完成,并且降低了錯(cuò)誤率,對(duì)提高企業(yè)融資業(yè)務(wù)管理水平起到了基礎(chǔ)性作用。

正是因?yàn)楣δ艿谋憬菪?用戶對(duì)該軟件逐漸形成了良性的依賴;在集團(tuán)層面,有效規(guī)范了各項(xiàng)數(shù)據(jù)的填報(bào)口徑,提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,便于集團(tuán)在整體層面對(duì)集團(tuán)融資情況進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)分析,如實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)存量債務(wù)、統(tǒng)計(jì)授信額度、統(tǒng)計(jì)擔(dān)保物權(quán)和擔(dān)保債務(wù)、還本付息提前預(yù)警、計(jì)算綜合融資成本,為集團(tuán)融資決策和債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控提供數(shù)據(jù)支撐。

該系統(tǒng)使用多年來(lái),給用戶填報(bào)數(shù)據(jù)、子公司和集團(tuán)進(jìn)行融資業(yè)務(wù)管理帶來(lái)了方便,但也存在著諸多不足,主要體現(xiàn)在以下方面。該系統(tǒng)是單機(jī)系統(tǒng),尚無(wú)法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)使用和聯(lián)網(wǎng)使用,該臺(tái)賬系統(tǒng)目前只能單機(jī)單人操作,不利于提高填報(bào)效率和使用效率;該系統(tǒng)將數(shù)據(jù)直接存放在表格內(nèi),對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)機(jī)制不夠完善,雖然系統(tǒng)使用了表格自動(dòng)鎖定功能,但是Excel的表格保護(hù)功能較為脆弱,只需要簡(jiǎn)單的幾步即可破解該保護(hù)[2],數(shù)據(jù)被篡改或者被泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大;系統(tǒng)版本更新不夠便捷,因?yàn)樵撓到y(tǒng)是單機(jī)系統(tǒng),尚未聯(lián)網(wǎng),導(dǎo)致每次版本更新,需要由集團(tuán)本部集中使用另外的工具將歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入新版本中,再將更新后的文件發(fā)給用戶使用。

6 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái),隨著從中央到地方各級(jí)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐的加快,筆者所在的集團(tuán)公司的信息化建設(shè)也正如火如荼進(jìn)行,雖然各大軟件商在不斷開發(fā)出更加貼近用戶需求的管理軟件,但只要企業(yè)的管理需求在變化、業(yè)務(wù)在變化,軟件商開發(fā)的軟件,無(wú)論是通用軟件,還是定制軟件,就永遠(yuǎn)存在滯后于用戶需求的情況。

未來(lái),這套融資臺(tái)賬系統(tǒng)將繼續(xù)優(yōu)化,重點(diǎn)完善以下功能:一是借助云服務(wù)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程應(yīng)用,將用戶數(shù)據(jù)放在云端的數(shù)據(jù)庫(kù)中,用戶將Excel作為系統(tǒng)前端操作界面,通過(guò)在線更新Ribbon選項(xiàng)卡獲取最新功能;二是增加用戶身份確認(rèn)機(jī)制,通過(guò)子公司向集團(tuán)申請(qǐng)賬號(hào)和權(quán)限,實(shí)現(xiàn)安全登錄,保障數(shù)據(jù)安全;三是通過(guò)用戶角色劃分不同用戶權(quán)限,增加數(shù)據(jù)錄入、審核、提交和修改等審批流程,進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性[4]。