提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的思考

韋秋媚

（柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心，廣西柳州 545000）

0 引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的推進(jìn)，不動(dòng)產(chǎn)的交易和管理工作日益頻繁。而不動(dòng)產(chǎn)檔案作為不動(dòng)產(chǎn)交易和管理的重要依據(jù)和證明，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的有序運(yùn)行和國(guó)家利益的保障。然而，在實(shí)際工作中，一些不動(dòng)產(chǎn)檔案管理存在著一些問(wèn)題，如檔案信息不準(zhǔn)確、檔案整理困難、檔案歸檔不規(guī)范等，嚴(yán)重影響了不動(dòng)產(chǎn)交易和管理的效率和準(zhǔn)確性。因此，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。

1 應(yīng)用科技手段

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和云存儲(chǔ)技術(shù)成為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要工具。通過(guò)引入這些科技手段，可以將不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，提高信息的準(zhǔn)確性和完整性。以下將詳細(xì)闡述科技手段的具體內(nèi)容。

1.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以將不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化處理，從而提高檔案管理的效率和便利性，避免傳統(tǒng)檔案管理的缺陷和弊端，保證檔案信息的安全、準(zhǔn)確和完整。某地房管局建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將所有不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)字化、電子化存儲(chǔ)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享給權(quán)威機(jī)構(gòu)和相關(guān)單位，方便了相關(guān)辦事人員的信息查詢、檔案復(fù)制等操作。通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，該地房管局實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)了合法權(quán)益的保護(hù)等方面，有效地推動(dòng)了數(shù)字化檔案管理的改革和發(fā)展。下文將具體闡述數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容。

1.1.1 檔案數(shù)字化處理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以將不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，即將紙質(zhì)資料通過(guò)掃描、圖像識(shí)別等技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的文件，以便于存儲(chǔ)、檢索和共享。數(shù)字化處理后的檔案信息具有準(zhǔn)確、清晰、便捷等優(yōu)勢(shì)，可以方便地進(jìn)行查詢、檢索、復(fù)制等操作，并且減少了存儲(chǔ)空間和人力物力的浪費(fèi)。

1.1.2 檔案電子化存儲(chǔ)與管理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以將數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行電子化存儲(chǔ)與管理，即將數(shù)字化的文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、云服務(wù)器等電子設(shè)備中，形成電子檔案，供管理員和用戶隨時(shí)查詢、瀏覽、下載等。電子化存儲(chǔ)與管理可以方便不動(dòng)產(chǎn)檔案的調(diào)閱、借閱和更新，縮短查閱時(shí)間和提高管理效率[1]。

1.1.3 檔案網(wǎng)絡(luò)化共享

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以將電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，即將不同機(jī)構(gòu)之間的檔案信息進(jìn)行共享，方便機(jī)構(gòu)之間的信息交流和溝通。共享可以避免資料的重復(fù)采集和冗余存儲(chǔ)，節(jié)約工作時(shí)間和資源成本。同時(shí)，共享也加強(qiáng)了不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系和互動(dòng)，增強(qiáng)了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的協(xié)同性和合作性。

1.1.4 檔案安全保護(hù)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的安全性和完整性。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以采取備份、加密、防病毒等措施，確保檔案信息不受破壞、篡改、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，從而保障不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的安全可靠。

1.2 云存儲(chǔ)技術(shù)

提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的思考是一個(gè)重要課題，在科技手段的應(yīng)用方面，云儲(chǔ)存技術(shù)是一項(xiàng)具有廣泛應(yīng)用前景的工具。云儲(chǔ)存技術(shù)通過(guò)將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上的服務(wù)器中，提供了高效、安全、可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理方式。某地不動(dòng)產(chǎn)登記中心引入了云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)提升檔案管理質(zhì)量。他們建立了一個(gè)專(zhuān)門(mén)的云存儲(chǔ)平臺(tái)，將所有不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云服務(wù)器上。該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)功能，每日自動(dòng)備份檔案數(shù)據(jù)，并設(shè)有緊急恢復(fù)計(jì)劃以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記中心與相關(guān)機(jī)構(gòu)之間共享數(shù)據(jù)，通過(guò)云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)同辦公。各相關(guān)部門(mén)在平臺(tái)上查閱和編輯檔案數(shù)據(jù)，提高了業(yè)務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，云存儲(chǔ)平臺(tái)具備嚴(yán)格的權(quán)限管理和安全措施，確保只有授權(quán)人員可訪問(wèn)和操作檔案數(shù)據(jù)，保障了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的安全和保密。以下是關(guān)于云儲(chǔ)存技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的具體內(nèi)容。

1.2.1 數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)

云儲(chǔ)存技術(shù)主要特點(diǎn)之一是數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)功能。通過(guò)將不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云服務(wù)器上，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)備份和恢復(fù)。即使發(fā)生硬件故障、自然災(zāi)害或人為錯(cuò)誤等情況，不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)仍然可以得到安全的保護(hù)。一旦出現(xiàn)災(zāi)難性事件，可以通過(guò)云儲(chǔ)存技術(shù)快速恢復(fù)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的完整性和可持續(xù)性。

1.2.2 跨地域共享與協(xié)同辦公

利用云儲(chǔ)存技術(shù)，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)跨地域共享與協(xié)同辦公。通過(guò)建立云平臺(tái)，不同地區(qū)的相關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)可以在同一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的共享與交流。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)可以實(shí)時(shí)更新、編輯和查詢檔案數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，各個(gè)機(jī)構(gòu)之間可以通過(guò)云平臺(tái)進(jìn)行協(xié)同辦公，共同處理不動(dòng)產(chǎn)檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)和事務(wù)。

1.2.3 安全性與權(quán)限管理

云儲(chǔ)存技術(shù)提供了多重安全措施，保障不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的安全性。云存儲(chǔ)平臺(tái)可以采用數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制和身份驗(yàn)證等方式，確保只有授權(quán)人員能夠查看、修改和操作檔案數(shù)據(jù)。此外，云儲(chǔ)存技術(shù)還能夠記錄數(shù)據(jù)訪問(wèn)日志，追蹤數(shù)據(jù)操作的痕跡，加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的控制和管理。

2 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和操作技能對(duì)于管理質(zhì)量的提升至關(guān)重要。通過(guò)對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，可以提高其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平，有效地提升檔案管理的質(zhì)量和效率。以下是人員培訓(xùn)的具體內(nèi)容。

2.1 加強(qiáng)檔案管理法規(guī)和政策培訓(xùn)

在提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的過(guò)程中，人員培訓(xùn)是非常重要的一環(huán)。其中，檔案管理法規(guī)和政策培訓(xùn)是人員培訓(xùn)中的重點(diǎn)內(nèi)容之一。某不動(dòng)產(chǎn)登記中心為了提升檔案管理質(zhì)量，進(jìn)行了檔案管理法規(guī)和政策培訓(xùn)。他們邀請(qǐng)了當(dāng)?shù)氐臋n案管理專(zhuān)家，組織了培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)中，專(zhuān)家重點(diǎn)講解了《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案管理規(guī)定》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范（試行）》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》等法律法規(guī)的基本內(nèi)容和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，同時(shí)介紹了檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。此外，專(zhuān)家還通過(guò)具體案例分析，向工作人員展示了檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題和處理方式。通過(guò)培訓(xùn)，工作人員對(duì)檔案管理法規(guī)和政策有了更加深入的理解，對(duì)檔案管理工作有了更加清晰的認(rèn)知?；诖耍ㄗh檔案管理法規(guī)和政策培訓(xùn)的具體內(nèi)容如下。

2.1.1 檔案法規(guī)培訓(xùn)

通過(guò)檔案法規(guī)培訓(xùn)，可以使工作人員熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，掌握檔案管理的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)。主要包括《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案管理規(guī)定》《檔案工作規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)和《檔案數(shù)字化管理規(guī)范》《檔案保管安全技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在培訓(xùn)中，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理法律法規(guī)的基本內(nèi)容和檔案法律責(zé)任制度的執(zhí)行情況，以及檔案管理基本要求、檔案鑒定和歸檔管理的流程和操作等[2]。

2.1.2 檔案政策培訓(xùn)

通過(guò)檔案政策培訓(xùn)，可以使工作人員深入了解國(guó)家檔案管理政策的重大變化和發(fā)展趨勢(shì)，具備較強(qiáng)的政策意識(shí)和法律意識(shí)。主要包括檔案數(shù)字化管理、檔案信息公開(kāi)和檔案資源共享等方面，以及全國(guó)檔案工作會(huì)議、檔案節(jié)等相關(guān)活動(dòng)的情況和中央和地方檔案機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)等內(nèi)容。在培訓(xùn)中，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案政策的制定和實(shí)施，以及檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)等內(nèi)容。

2.2 提升相關(guān)人員不動(dòng)產(chǎn)檔案管理技能

2.2.1 文件歸檔技能

文件歸檔是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的核心工作之一。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員需要精通文件歸檔的各項(xiàng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，如文件編號(hào)、分類(lèi)、裝訂、封存等。此外，建立科學(xué)、規(guī)范的文件歸檔制度也是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員需要掌握的基本技能。

2.2.2 記錄管理技能

記錄管理是指對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記、轉(zhuǎn)讓、抵押等事務(wù)的記錄管理和維護(hù)。在實(shí)際工作中，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員需要熟悉不同類(lèi)型的記錄，如權(quán)屬證書(shū)、抵押合同、轉(zhuǎn)讓協(xié)議等，同時(shí)還需要掌握記錄管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如記錄編號(hào)、資料歸類(lèi)、檔案存儲(chǔ)等要求。

2.2.3 信息檢索技能

信息檢索是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員必須具備的另一個(gè)核心技能。在工作中，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行檢索和查詢，以及提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)[3]。因此，熟練掌握信息檢索技能和相應(yīng)的檢索工具，如檔案檢索系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等，是必不可少的。

2.2.4 數(shù)字化處理技能

隨著信息化的推進(jìn)，數(shù)字化處理已經(jīng)成為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要內(nèi)容。數(shù)字化處理技能是指將文本、圖片、音頻等各種形式的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息的技能。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)的人員需要熟悉數(shù)字化處理的技術(shù)和流程，如掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等，以便對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和服務(wù)。

2.3 開(kāi)展溝通與協(xié)作能力培訓(xùn)

在人員培訓(xùn)的強(qiáng)化過(guò)程中，培養(yǎng)和提升員工的溝通與協(xié)作能力是必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容。某不動(dòng)產(chǎn)管理公司為了提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的溝通與協(xié)作能力，決定進(jìn)行培訓(xùn)。他們邀請(qǐng)了專(zhuān)業(yè)的溝通與協(xié)作能力培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，制定了培訓(xùn)方案。在溝通能力培訓(xùn)階段，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)為員工提供了溝通技巧的課程，包括有效傾聽(tīng)、清晰表達(dá)、積極回應(yīng)等。同時(shí)，他們組織了跨部門(mén)溝通的案例分析和模擬演練，讓員工學(xué)習(xí)如何在不同團(tuán)隊(duì)之間進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和溝通。在協(xié)作能力培訓(xùn)階段，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開(kāi)展了團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和任務(wù)分配與跟進(jìn)的培訓(xùn)。他們組織了一系列團(tuán)隊(duì)拓展訓(xùn)練活動(dòng)，讓員工通過(guò)合作游戲等活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作精神。通過(guò)這些培訓(xùn)，員工的溝通與協(xié)作能力得到了明顯的提升，團(tuán)隊(duì)的工作效率和凝聚力也得到了顯著的提高。溝通與協(xié)作能力培訓(xùn)的具體內(nèi)容如下。

2.3.1 溝通能力培訓(xùn)

培訓(xùn)員工有效的口頭和書(shū)面溝通技巧，包括傾聽(tīng)技巧、表達(dá)清晰的能力、積極回應(yīng)反饋等。這有助于員工與團(tuán)隊(duì)成員、上級(jí)、客戶等進(jìn)行高效的溝通，提高信息傳遞和理解的準(zhǔn)確度。培訓(xùn)員工在跨部門(mén)或跨團(tuán)隊(duì)合作中的溝通技巧，如有效協(xié)調(diào)資源、明確目標(biāo)、共享信息等。這有助于加強(qiáng)不同部門(mén)之間的協(xié)作，提高工作效率和資源利用率。培訓(xùn)員工在處理沖突和分歧時(shí)的溝通技巧，如積極解決問(wèn)題、尋求共識(shí)、妥善處理矛盾等。這有助于避免溝通障礙和工作沖突，維護(hù)團(tuán)隊(duì)和諧[4]。

2.3.2 協(xié)作能力培訓(xùn)

培訓(xùn)員工樹(shù)立團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，強(qiáng)調(diào)集體價(jià)值和目標(biāo)，鼓勵(lì)員工共同努力，互相支持和幫助。這有助于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的密切合作和協(xié)同工作。培訓(xùn)員工學(xué)習(xí)任務(wù)分配和跟進(jìn)的技巧，包括合理分配工作任務(wù)、明確責(zé)任和期限、及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)展等。這有助于提高工作效率和完成項(xiàng)目或任務(wù)的質(zhì)量。開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，如團(tuán)隊(duì)拓展訓(xùn)練、合作游戲等，通過(guò)一系列合作性的活動(dòng)來(lái)培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)合作精神和協(xié)作能力。這有助于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和成員之間的信任感。

3 加強(qiáng)制度建設(shè)

提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的思考是一個(gè)全面而系統(tǒng)的過(guò)程，其中制度建設(shè)的加強(qiáng)起著重要的作用。制度建設(shè)旨在規(guī)范和優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的流程和操作，從而確保檔案管理工作的高效性和準(zhǔn)確性。以下是制度建設(shè)的具體內(nèi)容。

3.1 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度的建立

建立一套完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度，明確管理職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范工作流程，確保檔案管理工作有章可循。制定不動(dòng)產(chǎn)檔案管理?xiàng)l例，明確檔案管理的基本原則、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、檢索流程等，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提供相應(yīng)的制度支持。

3.2 檔案信息采集與整理制度的建立

建立檔案信息采集與整理的制度，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。包括明確檔案信息的內(nèi)容和格式、信息采集的時(shí)機(jī)和方法，以及檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和流程等。制定檔案信息采集與整理操作規(guī)范，明確信息采集的要求和流程，規(guī)范檔案的整理方式，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性。

3.3 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)制度的建立

建立檔案存儲(chǔ)與保護(hù)制度，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案安全可靠地保存和保護(hù)。包括明確檔案存儲(chǔ)的場(chǎng)所和設(shè)施要求，制定檔案保管責(zé)任制，規(guī)范檔案借閱和歸還的流程等[5]。建立不動(dòng)產(chǎn)檔案存儲(chǔ)與保護(hù)管理制度，明確檔案的存儲(chǔ)環(huán)境要求，規(guī)范檔案的安全保管措施，確保檔案的完好無(wú)損。

3.4 信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

建立信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化、數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。引進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享，提高檔案管理的效率和精確度。

3.5 培訓(xùn)與考核制度的建立

建立培訓(xùn)與考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提升他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力。制定檔案管理人員培訓(xùn)與考核計(jì)劃，組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，并對(duì)培訓(xùn)成果進(jìn)行考核和評(píng)估，確保檔案管理人員具備必要的知識(shí)和技能。

4 結(jié)語(yǔ)

提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要科技手段、人員培訓(xùn)和制度建設(shè)等多方面的支持和努力。只有通過(guò)綜合措施的應(yīng)用，才能夠優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，提高管理質(zhì)量，更好地保護(hù)和利用不動(dòng)產(chǎn)檔案，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的可持續(xù)性。