溫州規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀調(diào)查與思考①

溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文傳播系　陶祝婉溫州城市大學(xué)教務(wù)一處　潘成峰

溫州規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀調(diào)查與思考①

溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文傳播系陶祝婉
溫州城市大學(xué)教務(wù)一處潘成峰

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，做好檔案管理工作，有助于企業(yè)提升自身的管理水平，維護(hù)自身合法權(quán)益，規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。本文從溫州規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)中隨機(jī)選擇多家企業(yè)進(jìn)行深入研究，以幫助相關(guān)企業(yè)得到更好的發(fā)展，并提出相應(yīng)的對(duì)策措施。

規(guī)模民企 檔案管理 建議

1　引言

企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件［1］，它是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，做好檔案管理工作，對(duì)提升企業(yè)自身的管理水平、維護(hù)自身合法權(quán)益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。2003年初，溫州紅蜻蜓集團(tuán)公司贏取臺(tái)灣紅蜻蜓侵權(quán)案；2007年通領(lǐng)科技集團(tuán)打贏國(guó)際官司，拿到了中美知識(shí)產(chǎn)權(quán)官司中，中國(guó)企業(yè)的第一份勝訴判決書；同年9月，正泰集團(tuán)贏取“中國(guó)標(biāo)的最大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)案——正泰訴施耐德侵權(quán)案”，獲賠3.3億元。以上靠的都是檔案提供的詳實(shí)可靠的證據(jù)，可見(jiàn)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，正像正泰集團(tuán)董事長(zhǎng)南存輝說(shuō)的：“企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。它是文化的積淀，也是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要資源之一。［2］”

溫州是民營(yíng)經(jīng)濟(jì)最為發(fā)達(dá)的地區(qū)之一，民營(yíng)企業(yè)在溫州地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位，關(guān)注溫州的企業(yè)檔案工作狀況，首先不能不了解民營(yíng)企業(yè)的檔案工作狀況。

溫州民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作總體狀況如何呢？從報(bào)刊上看，似乎一片大好，發(fā)表于2008年3月5日《溫州日?qǐng)?bào)》上的《信譽(yù)檔案能增值 產(chǎn)權(quán)檔案能作證 信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”》一文，敘述了溫州民企重視檔案工作，積極做好檔案工作，從檔案工作中嘗到了甜頭的情況，文中提及的企業(yè)主要有通領(lǐng)科技、德力西、正泰、森馬、紅蜻蜓、美特斯邦威共6家［3］。發(fā)表于同年《中國(guó)檔案報(bào)》上的《民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)祥地 企業(yè)建檔涌熱潮——溫州市檔案局民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新之路》［4］，以及2013年《中國(guó)檔案報(bào)》上的《從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作成效顯著》兩文，內(nèi)容大同小異，提及的企業(yè)也基本為以上6家。

為了更全面地了解溫州民營(yíng)企業(yè)的檔案工作狀況以及它們所存在的問(wèn)題，以便能根據(jù)實(shí)際情況提出相應(yīng)的對(duì)策措施，幫助相關(guān)企業(yè)做好該項(xiàng)工作，我們從溫州規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)中隨機(jī)抽取了多家企業(yè)，深入企業(yè)內(nèi)部，找到相關(guān)負(fù)責(zé)人以及一線檔案工作者，以座談會(huì)、訪談、問(wèn)卷法等形式展開(kāi)實(shí)地調(diào)研。

2　溫州“規(guī)上”民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理人員以兼職為主，基本沒(méi)受過(guò)檔案工作相關(guān)培訓(xùn)

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這幾家在溫州頗有名氣的“規(guī)上”民營(yíng)企業(yè)，其檔案管理人員都是兼職的，其具體人數(shù)從1人至5到6人不等，根據(jù)其檔案管理的集中程度而定。這些管理人員沒(méi)有一個(gè)是檔案管理或相關(guān)專業(yè)科班出身，并且基本沒(méi)接受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)；年齡偏小，多為剛進(jìn)公司的20多歲的新員工，學(xué)歷以大專居多。比較典型的是曾為溫州市十強(qiáng)企業(yè)，躋身中國(guó)民營(yíng)企業(yè)500強(qiáng)的某建設(shè)集團(tuán)有限公司，該公司管理檔案的是位年近60歲的女性，初中是否畢業(yè)尚有疑問(wèn)，完全沒(méi)學(xué)過(guò)檔案管理相關(guān)知識(shí)，從沒(méi)接受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)。她同時(shí)還兼做文印、辦公用品發(fā)放等工作。

2.2檔案室基本都已建立，但管理尚不夠規(guī)范

走訪的幾家企業(yè)中，除一家企業(yè)只開(kāi)辟了一間不到5平方的小房間權(quán)作檔案室存放了些辦公室項(xiàng)目、合同資料和牌匾、獎(jiǎng)狀之類的實(shí)物檔案外，其他幾家企業(yè)都已建立了較為專業(yè)的檔案室，小的有二三十平方米，大的有100多平方米，在經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)新建廠房的甚至達(dá)到200多平方米，并多數(shù)都配置了檔案柜、密集架、防紫外線窗簾、空調(diào)、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，為達(dá)到檔案保管的防火、防塵、防高溫等要求奠定了基本物質(zhì)基礎(chǔ)。

但不容樂(lè)觀的是，由于管理人員知識(shí)、能力、精力等方面皆不足，檔案室的管理尚不夠規(guī)范，主要存在以下問(wèn)題。

2.2.1檔案室有時(shí)兼作儲(chǔ)藏室，人員進(jìn)出較為隨意

前文提及的某建筑集團(tuán)公司雖然建立了檔案室，但這檔案室同時(shí)兼作儲(chǔ)藏室，在幾列檔案柜邊上，隨意堆放了一些復(fù)印紙、垃圾桶、拖把等雜物，有些檔案柜里放的也不是檔案，而是復(fù)印紙、文具之類的辦公用品。同時(shí)人員可以較隨意進(jìn)出，很難保證檔案的安全保管。

另外幾家公司也有相類似的情況。

2.2.2檔案資料收集不全，保管較混亂

檔案室面積越大，并不意味著收集的檔案資料就越齊全，實(shí)際上，面積越大，往往也就是空置的架子越多，其中檔案室面積最大的那家，其空置的密集架在50%以上。大量的文件資料分散于各部門不同人員手里，一個(gè)工作人員的離職往往就意味著相關(guān)資料的流失。

從收集的檔案資料來(lái)看，基本以文書、科技、會(huì)計(jì)和實(shí)物檔案居多，較為齊全，人事檔案在人力資源管理部門，會(huì)計(jì)檔案有時(shí)在財(cái)會(huì)部門，有時(shí)這些檔案會(huì)分別在相關(guān)部門，各部門分建檔案室，分別管理。

2.3檔案管理制度已經(jīng)建立，但落實(shí)上尚待加強(qiáng)

走訪的企業(yè)都已經(jīng)至少制定并頒布了一個(gè)公司檔案管理制度，個(gè)別企業(yè)較為簡(jiǎn)單，只規(guī)定了公司檔案的職責(zé)部門和歸檔程序等內(nèi)容，有的較為詳細(xì)，規(guī)定了檔案歸檔的范圍、形式、環(huán)節(jié)、分類方案和檔案管理機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)。另外，個(gè)別歷史較為悠久的企業(yè)還建立了檔案庫(kù)房管理制度、檔案保密制度、檔案管理人員職責(zé)等相關(guān)制度。

制度都已經(jīng)建立，但當(dāng)被問(wèn)及落實(shí)情況如何時(shí)，各公司檔案管理人員的答復(fù)都是“基本落實(shí)”，可見(jiàn)在落實(shí)上還有待于加強(qiáng)，最典型的還是那家建筑集團(tuán)，其檔案管理人員直接就說(shuō)，感覺(jué)自己像個(gè)收垃圾的，別人把“廢紙”往她這里一扔，她一張張地?fù)炱饋?lái)，放到架子上。因此，該集團(tuán)檔案室許多檔案資料信息不全，常有員工找不到自己所需要的檔案資料；有的員工借了檔案室的檔案長(zhǎng)期不歸還。

3　溫州民營(yíng)企業(yè)檔案工作滯后的原因

3.1本土永嘉文化的影響

溫州地區(qū)三面環(huán)山、一面臨海，對(duì)外交通不便，“山高皇帝遠(yuǎn)”一語(yǔ)就出自于溫州民謠，它自古以來(lái)就與中原地區(qū)文化存在差異，它受傳統(tǒng)儒家文化的影響不深，主要受的是本土永嘉文化的影響。

永嘉學(xué)派，它孕育于溫州這個(gè)特殊的地方，又對(duì)溫州地方文化產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。它又稱“事功學(xué)派”、“功利學(xué)派”等，是南宋時(shí)期在浙東永嘉（今溫州）地區(qū)形成的一個(gè)儒家學(xué)派，它的精髓是反對(duì)空談理性，講究實(shí)效。與傳統(tǒng)的義利不可兼得的孔孟之道不同，它主張義利并舉，“既無(wú)功利，則道義乃無(wú)用之虛語(yǔ)耳”，表示應(yīng)“以利和義”，而不是“以義抑利”。在這種思想的影響之下，歷史上溫州的商品經(jīng)濟(jì)一直比較活躍。

正是這種思想和精神使溫州人腦子里充斥著“無(wú)利不起早”、“冒險(xiǎn)半生為萬(wàn)貫”等樸素的市場(chǎng)觀和價(jià)值觀；也正是這種思想和精神使得20世紀(jì)70年代末80年代初改革開(kāi)放的號(hào)角吹響后，溫州人人爭(zhēng)當(dāng)老板，創(chuàng)建了聞名全國(guó)的“溫州模式”，支撐了溫州經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。但是，這種思想、精神同時(shí)也孕育了溫州民營(yíng)企業(yè)的唯功利性特征，他們看重的是能直接給它們帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品銷售，檔案管理既要消耗財(cái)力物力，又很難直接給他們帶來(lái)真金白銀，自然不被看重。

3.2民營(yíng)企業(yè)特性的支配

民營(yíng)企業(yè)是以賺取利潤(rùn)為目的的經(jīng)濟(jì)組織，它具有私有性、排他性、逐利性等顯著特點(diǎn)。而且，一方面受“永嘉學(xué)派”事功文化的影響；另一方面是因?yàn)闇刂菰缙谖镔|(zhì)資源嚴(yán)重不足，人們生活貧困，企業(yè)家們創(chuàng)辦企業(yè)的直接目的就是為了賺錢，有一條活路，加之這些企業(yè)家文化素質(zhì)普遍不高，使得溫州民營(yíng)企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的追求尤為熱切，這往往導(dǎo)致他們?nèi)鄙俑呱械木褡非?，缺少人文精神，沒(méi)有做大做強(qiáng)的雄心，忽視企業(yè)的社會(huì)責(zé)任和企業(yè)倫理，形成唯功利性企業(yè)文化，對(duì)檔案工作缺乏熱情，除非發(fā)現(xiàn)它實(shí)在是企業(yè)盈利之必需，就像前文提及的某建筑集團(tuán)，檔案工作起步早，成系統(tǒng)，這恐怕只是因?yàn)閷?duì)建筑公司而言，建筑檔案是建筑物通過(guò)國(guó)家驗(yàn)收、實(shí)現(xiàn)企業(yè)盈利的必要組成部分。這也可以解釋為什么該公司曾作為中國(guó)民營(yíng)企業(yè)500強(qiáng)之一，資金雄厚，檔案室卻如此“寒磣”。

當(dāng)然，也有一些企業(yè)資本積累發(fā)展到一個(gè)階段后，認(rèn)識(shí)到唯功利性企業(yè)文化不利于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。企業(yè)要真正成為大型企業(yè)，就需樹(shù)立企業(yè)良好的形象，創(chuàng)建一個(gè)具有自身特色的企業(yè)文化，而獨(dú)具特色的企業(yè)文化的創(chuàng)建離不開(kāi)檔案，于是它們開(kāi)始重視企業(yè)檔案工作。正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團(tuán)就是在企業(yè)發(fā)展壯大到一定程度之后開(kāi)始重視檔案工作的。

3.3企業(yè)生存壓力的制約

溫州歷來(lái)人多地少，資源利用和交通條件差。改革開(kāi)放初期，溫州人憑借著敢為人先、吃苦耐勞的精神，創(chuàng)造出了馳名中外的以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)為主體的“溫州模式”，創(chuàng)造了一個(gè)又一個(gè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奇跡。據(jù)2009年第5期《發(fā)展中國(guó)》數(shù)據(jù)顯示：“從1978年到2007年，溫州市國(guó)民生產(chǎn)總值從13.2億元增加到2157億元，按可比價(jià)計(jì)算翻了近6番，年均遞增15.1%。其中2001年～2007年，年增長(zhǎng)速度均在12%以上?！睖刂萁?jīng)濟(jì)的發(fā)展就是民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

然而，近年來(lái)，作為中國(guó)體制轉(zhuǎn)型期，受各方面的影響，溫州經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)速度開(kāi)始放緩甚至出現(xiàn)倒退的跡象。2008年爆發(fā)的國(guó)際性金融危機(jī)對(duì)溫州經(jīng)濟(jì)可謂是當(dāng)頭一棒，不少中小企業(yè)生存和發(fā)展面臨困境，據(jù)溫州相關(guān)部門2008年12月底對(duì)溫州全市25227家工業(yè)企業(yè)調(diào)查顯示：開(kāi)工不足的企業(yè)7347家，占調(diào)查數(shù)的29.1%；停工停產(chǎn)2388家、倒閉138家，合計(jì)2526家，占調(diào)查數(shù)的10%，兩項(xiàng)相加停工半停工企業(yè)達(dá)39.1%。2008年，溫州全市實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)總值2424.3億元，增長(zhǎng)率為8.5%，2007年的增率是14%，增速明顯下滑，改革開(kāi)放30年來(lái)，溫州的GDP增長(zhǎng)率第一次低于全國(guó)、全省平均水平［5］。到2011～2012年，問(wèn)題更加嚴(yán)重，面臨融資難、民間借貸資本居高不下、企業(yè)資金鏈短缺等諸多問(wèn)題，一大批優(yōu)秀的中小民營(yíng)企業(yè)紛紛倒閉，溫州老板跑路甚至自殺一時(shí)成為全國(guó)人民的熱門話題。

這兩年，受歐債危機(jī)影響，外貿(mào)需求疲軟，訂單量下降，中國(guó)對(duì)外出口普遍下降，這對(duì)溫州以出口貿(mào)易為主的制造業(yè)更是雪上加霜，使其開(kāi)工明顯不足。在走訪企業(yè)過(guò)程中，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人說(shuō)得最多的一句話就是：“現(xiàn)在生意不好做啊?！笨梢?jiàn)面臨困境之大。

檔案工作是企業(yè)文化建設(shè)工作，它的效用往往體現(xiàn)在未來(lái)而不是現(xiàn)在，“倉(cāng)廩實(shí)而知禮節(jié)，衣食足而知榮辱”，在企業(yè)生存尚面臨考驗(yàn)之時(shí)，讓企業(yè)主動(dòng)追求更高遠(yuǎn)的目標(biāo)的確強(qiáng)人所難。但終究不能只為當(dāng)下而生存，做好檔案管理工作，勢(shì)在必行。

4　改進(jìn)溫州民營(yíng)企業(yè)檔案工作的建議

4.1多加宣傳

民營(yíng)企業(yè)往往認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，檔案行政管理部門應(yīng)多加宣傳，讓他們認(rèn)識(shí)到做好檔案工作的重要性。例如正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團(tuán)的檔案工作做得較好，檔案行政部門可以把他們樹(shù)為典型，多宣傳他們的做法以及獲益。2007年，通領(lǐng)科技集團(tuán)利用完備的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案據(jù)理力爭(zhēng)，讓企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)刻贏得了一場(chǎng)世紀(jì)官司，拿到了中美知識(shí)產(chǎn)權(quán)官司中，中國(guó)企業(yè)第一份勝訴判決書，為公司挽回每年一百多萬(wàn)的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于這樣的案例，檔案行政管理部門應(yīng)大力宣傳。

4.2積極引導(dǎo)

有些民營(yíng)企業(yè)即使認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，一時(shí)也不知道從何處下手，因此，在不干涉民營(yíng)企業(yè)自主權(quán)的情況下，檔案行政管理部門應(yīng)積極對(duì)它們進(jìn)行引導(dǎo)，在制定、推廣檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的同時(shí)，定期到一些企業(yè)里去考察、指導(dǎo)工作。甚至可以成立民營(yíng)企業(yè)檔案管理科，專門研究、調(diào)查、指導(dǎo)本地區(qū)的民營(yíng)企業(yè)檔案工作，為民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展檔案人才培訓(xùn)服務(wù)。

4.3加強(qiáng)監(jiān)管

有些企業(yè)即使明白檔案工作是重要的，但總覺(jué)得與收入相比，它的投入更大，經(jīng)濟(jì)效益上不合算，所以不愿意去做。檔案行政管理部門可加強(qiáng)法律監(jiān)管，根據(jù)國(guó)家及地方有關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作機(jī)制、檔案管理基本條件、檔案安全狀況、檔案利用服務(wù)等定期進(jìn)行執(zhí)法檢查。對(duì)于未達(dá)到相應(yīng)要求的民營(yíng)企業(yè)，視情況作出不同處理。如制定責(zé)令改正通知書，提出限期整改意見(jiàn)；未在整改期限內(nèi)改正的，給予通報(bào)批評(píng)；依據(jù)檔案法律法規(guī)規(guī)定給予檔案行政處罰等。

［1］ 覃兆劌.企業(yè)檔案的價(jià)值與管理規(guī)范［M］.上海：世界圖書出版公司，2014.

［2］ 母椿田，等.從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作成效顯著［J］.浙江檔案，2012（10）.

［3］ 張佳瑋.信譽(yù)檔案能增值 產(chǎn)權(quán)檔案能作證 信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”［N］.溫州日?qǐng)?bào)，2008-3-5（6）.

［4］ 李東晟，母椿田.民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)祥地 企業(yè)建檔涌熱潮［N］.中國(guó)檔案報(bào)，2008-10-6（4）.

［5］ 虞晶穎.新形勢(shì)下溫州民營(yíng)企業(yè)面臨的困境與轉(zhuǎn)型發(fā)展研究［D］.舟山：浙江海洋學(xué)院，2014.

F276.5

A

2096-0298（2015）12（a）-129-04

溫州市科技計(jì)劃項(xiàng)目“溫州規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)研”（R20140038）研究成果。