淺析加快傳統(tǒng)檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型

夏冰

2020年6月20日第十三屆全國人大常委會第十九次會議修訂通過了《檔案法》，自2021年1月1日起執(zhí)行，這是《檔案法》自1987年9月5日通過以來的第三次修正（修訂），也是篇幅最大的一次。

本次《檔案法》修訂的主要創(chuàng)新

本次《檔案法》修訂的最大的亮點(diǎn)之一就是專門加入了一章“檔案信息化建設(shè)”，要求各級政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用;要求機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會組織加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全;要求積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接;國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。同時(shí)規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。

檔案信息化工作終于有了法律上的根本保障，這對于檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型將迎來一個新的歷史契機(jī)。

與《檔案法》和檔案信息化相關(guān)的其它法規(guī)文件

與《檔案法》和信息化相關(guān)的其它法規(guī)有《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，還有一個重要的文件是2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》。

《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》1990年10月24日國務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日，國家檔案局第1號令發(fā)布，目前已修訂了2次，幾乎沒有提到檔案信息化工作。

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》頒布實(shí)施較晚，2018年10月11日頒布，2019年1月1日起才實(shí)施，對于檔案信息化工作做了較為充分的描述和要求。第五十五條規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。

第六十條則規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

2002年12月4日發(fā)布，2003年5月1日實(shí)施的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002），到2016年8月29日發(fā)布，自2017年3月1日開始實(shí)施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）（以下簡稱規(guī)范），規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件形成歸檔管理的一般方法。

規(guī)范提出電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。應(yīng)對電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。

美國檔案法規(guī)信息化和電子檔案管理的最新進(jìn)展情況

美國是信息產(chǎn)業(yè)最發(fā)達(dá)的國家，提到檔案信息化不能不提到美國。根據(jù)美國國會網(wǎng)站公布的最新檔案相關(guān)立法信息，可以看到美國“電子訊息保存法”獲得通過（2019年12月3日）。

2019年3月13日在參議院H.R.1582-116屆大會（2019-2020年）收到并過會兩次后通過提交國土安全和政府事務(wù)委員會。這項(xiàng)法案要求美國國家檔案和記錄管理局（以下簡稱NARA）管理聯(lián)邦機(jī)構(gòu)保存作為聯(lián)邦記錄的電子信息。NARA的條例必須（1）要求根據(jù)“聯(lián)邦記錄法”對此類記錄進(jìn)行電子捕獲、管理和保存;（2）要求通過電子搜索檢索這類記錄;（3）包括聯(lián)邦機(jī)構(gòu)執(zhí)行這些條例的時(shí)限，以確保盡快遵守這些規(guī)定;（4）確立電子記錄管理系統(tǒng)的功能要求和確保這些系統(tǒng)符合功能要求的程序;（5）包括收集、管理和保存其他電子記錄的要求。各機(jī)構(gòu)必須公開報(bào)告其遵守條例的情況。

加快推進(jìn)檔案信息化的幾點(diǎn)建議

1.盡快修訂完善、制定相關(guān)配套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制度

《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》是根據(jù)2017年3月1日《國務(wù)院關(guān)于修改和廢止部分行政法規(guī)的決定》修訂，但幾乎沒有提到檔案信息化工作，因此在《中華人民共和國檔案法》修訂頒布后，應(yīng)率先隨之修訂。

有一個條例不能不提，這就是《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》制定時(shí)為依據(jù)的法律法規(guī)之一的——《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，1983年4月28日由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳頒布，迄今已近40年沒有修訂，因?yàn)轭C布于20世紀(jì)80年代，信息化當(dāng)時(shí)還不具備條件，所以只字未提，建議修訂應(yīng)該提上日程，并加上對信息化工作和電子檔案管理的指導(dǎo)要求條款。

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》因制定修訂較晚，對信息化工作已經(jīng)提到頗多，修訂的迫切性倒沒有太過急切。

在國家層面修訂《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，各部委、各級政府則應(yīng)配合制定、修訂相應(yīng)的部委規(guī)定、地方法規(guī)，各級單位團(tuán)體則需要修訂或制定本單位的相應(yīng)制度，指導(dǎo)本級或本單位本系統(tǒng)的信息化工作和電子檔案管理工作，要充分利用電子檔案的長處，提高辦事效率，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2.制定檔案信息化工作規(guī)劃，爭創(chuàng)數(shù)字館室，納入各級預(yù)算

切實(shí)制定本單位、本部門的檔案信息化規(guī)劃，排出時(shí)間表，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。具體可參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求：配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。

需要注意辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動或半自動開展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

要提前做好檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用，有條件的單位應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館（室），將所需要資金納入預(yù)算。

統(tǒng)一規(guī)劃辦公應(yīng)用平臺、建設(shè)數(shù)字檔案管理應(yīng)用平臺和遠(yuǎn)程利用共享平臺，積極推進(jìn)檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，減少因分散投資，重復(fù)軟件設(shè)計(jì)而造成的人力物力浪費(fèi)，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。

3.普遍建成統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)平臺，率先實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化

工業(yè)和信息化部部長苗圩2016年6月曾撰文提議，做到存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。其中，筆者認(rèn)為重中之重應(yīng)該在于實(shí)現(xiàn)增量電子化，因?yàn)檫@個最難，也最關(guān)鍵，不是簡單地把增量掃描就能完成電子化。這個需要文件流轉(zhuǎn)的全過程通過電子化手段處理、使用。需要建成統(tǒng)一接口的文件處理應(yīng)用系統(tǒng)平臺，打破信息孤島。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式，實(shí)現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)的無縫歸檔遷移，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共建共享。

可以推進(jìn)電子檔案專項(xiàng)試點(diǎn)工作，如電子投標(biāo)文件、電子車票、電子憑證等，盡量推行單套制，能不用紙版的就只用電子版。