工程項(xiàng)目板塊化管理研究初探

賈 勇,羅運(yùn)濤,鄭學(xué)鋒

(中國五環(huán)工程有限公司,湖北 武漢 430223)

隨著“一帶一路”、“雙循環(huán)”等一系列國家政策的成功實(shí)施,國內(nèi)工程建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展,工程公司項(xiàng)目業(yè)務(wù)量越來越大,同一時(shí)期的各類型存量項(xiàng)目可能達(dá)到數(shù)百個(gè),每個(gè)項(xiàng)目均會(huì)成立獨(dú)立執(zhí)行、核算的項(xiàng)目部,總部型的管理組織以項(xiàng)目集管理模式在具體工程項(xiàng)目管理、協(xié)調(diào)過程中起到巨大作用,即項(xiàng)目部發(fā)揮的組織與協(xié)調(diào)功能。

但隨著項(xiàng)目數(shù)量及規(guī)模的增加,項(xiàng)目集管理越發(fā)復(fù)雜,矩陣式協(xié)調(diào)管理難度越來越大,項(xiàng)目集管理的效果無法發(fā)揮到最佳。基于該問題,部分工程公司在企業(yè)級項(xiàng)目管理辦公室下設(shè)板塊化管理辦公室,將項(xiàng)目所在領(lǐng)域相同、項(xiàng)目范圍類似、工藝流程相似的相關(guān)項(xiàng)目集中管理。而如何科學(xué)地運(yùn)用項(xiàng)目集管理等項(xiàng)目管理理論,對板塊化項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào),以進(jìn)一步提高項(xiàng)目管理效率,提高項(xiàng)目執(zhí)行成功率,進(jìn)而助力企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn),成為眾多工程公司運(yùn)營與管理領(lǐng)域的一個(gè)新課題。本文結(jié)合筆者所在工程公司嘗試開展的板塊化項(xiàng)目管理實(shí)踐,總結(jié)和提煉了工程項(xiàng)目板塊化管理的要點(diǎn)及進(jìn)一步提升的建議,以期為國內(nèi)工程公司的項(xiàng)目集管理實(shí)踐提供借鑒和參考。

1 項(xiàng)目集管理與板塊化管理

1.1 項(xiàng)目集與項(xiàng)目集管理的概念

國外關(guān)于項(xiàng)目集管理的研究開展較早,主流觀點(diǎn)有以下幾類。

(1) 美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)在《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》中定義項(xiàng)目集為經(jīng)過協(xié)調(diào)管理,以便獲取單獨(dú)管理這些項(xiàng)目時(shí)無法取得的收益和控制的一組相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目[1]。它強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目集的兩個(gè)核心要素:一是項(xiàng)目集里的項(xiàng)目相互關(guān)聯(lián)并被協(xié)調(diào)管理,二是通過項(xiàng)目集管理可以獲得 “1+1>2” 的效果。

(2) 日本工程促進(jìn)會(huì)發(fā)布的“P2M——項(xiàng)目和項(xiàng)目集管理”定義項(xiàng)目集是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)集體戰(zhàn)略而發(fā)起的一系列有機(jī)結(jié)合起來的項(xiàng)目,這些項(xiàng)目有一致的目標(biāo),關(guān)聯(lián)不大的項(xiàng)目組不屬于項(xiàng)目集[2]。

(3) 美國學(xué)者Gray認(rèn)為項(xiàng)目集是僅僅以協(xié)調(diào)管理或集成戰(zhàn)略層面報(bào)告為目的而進(jìn)行的項(xiàng)目聚合[3]。

(4) Mark教授認(rèn)為項(xiàng)目集管理就是為了實(shí)現(xiàn)一定利益,對一組相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行集成和管理,而對單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行獨(dú)立的項(xiàng)目管理時(shí),這一利益將無法實(shí)現(xiàn)[4]。

國內(nèi)項(xiàng)目集管理的研究起步較晚,基本上還屬于國外概念的吸收與項(xiàng)目管理實(shí)踐的整合。國內(nèi)學(xué)者認(rèn)為項(xiàng)目集是指為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略或企業(yè)目標(biāo),而對一定集合的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,以便獲得單獨(dú)管理某些項(xiàng)目而無法獲取的收益[5,6]。而項(xiàng)目集管理是企業(yè)在對納入項(xiàng)目集的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)過程中,同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、資源、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等各個(gè)項(xiàng)目管理要素,最終完成項(xiàng)目合同,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集管理目標(biāo),讓企業(yè)績效最大化[7,8]。項(xiàng)目集管理包含了項(xiàng)目管理的全部策劃、管控與監(jiān)督:應(yīng)用知識(shí)、技能、方法和工具,對項(xiàng)目群進(jìn)行協(xié)同管理,由項(xiàng)目集管理辦公室進(jìn)行矩陣式溝通與管理,以提高項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量、安全等各方面的管理水平。

1.2 項(xiàng)目集分類

項(xiàng)目集并不是將企業(yè)所執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)行簡單的集合或者組合,它是根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo),考慮資源約束、所提供產(chǎn)品、共同客戶滿意等相關(guān)因素,將一類項(xiàng)目或者一系列項(xiàng)目組合在一起,進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理,從而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。根據(jù)這些相關(guān)因素或者特征,可將項(xiàng)目集大致分為如下幾類。

(1) 面向約束型。這一類項(xiàng)目主要是受到共同的約束限制,比較常見的是資源,例如關(guān)鍵設(shè)備、關(guān)鍵人才、資金,甚至是技術(shù)等。通過對相關(guān)約束限制的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,使相關(guān)項(xiàng)目能夠更好地執(zhí)行、資源更優(yōu)地利用,從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目集目標(biāo)。

(2) 面向客戶型。這一類項(xiàng)目比較典型,突出特點(diǎn)是項(xiàng)目均為同一客戶服務(wù),項(xiàng)目的目標(biāo)和項(xiàng)目集的目標(biāo)均為讓客戶滿意,項(xiàng)目集辦公室需要對客戶需求進(jìn)行充分識(shí)別和把握,與客戶建立完善的溝通機(jī)制,從客戶整體規(guī)劃和戰(zhàn)略出發(fā),開展統(tǒng)一的界面管理,以期獲得超出單個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行與管理的收益。

(3) 面向產(chǎn)品型。這一類型的項(xiàng)目集是將所交付的產(chǎn)品相同或者類似的項(xiàng)目組合在一起,形成項(xiàng)目集。筆者所在工程公司開展的板塊化管理即屬于這一類型,例如生產(chǎn)液氨的合成氨板塊、交付低溫罐的低溫板塊、交付尿素產(chǎn)品的尿素板塊等。

1.3 板塊化項(xiàng)目特點(diǎn)

板塊化作為一類特殊的項(xiàng)目集,除了滿足項(xiàng)目集一般概念外,還有其自身特點(diǎn)。以筆者所參與管理的低溫板塊項(xiàng)目為例進(jìn)行分析。

(1) 項(xiàng)目產(chǎn)品相同或者類似。無論是設(shè)計(jì)項(xiàng)目還是總承包項(xiàng)目,低溫板塊項(xiàng)目最終交付產(chǎn)品均為一座座低溫罐。納入板塊化管理的項(xiàng)目范圍一致或者類似,所采用的主要工藝技術(shù)較為固定,主要采購設(shè)備、材料等物資相同或者類似,項(xiàng)目施工的關(guān)鍵過程類似。這一根本性的特征決定了板塊化項(xiàng)目可采用相對固定的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、集中化采購、相對固定的施工資源,為板塊化管理提質(zhì)增效打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(2) 項(xiàng)目本身具有獨(dú)立性,主要包括客戶、項(xiàng)目地域、項(xiàng)目交付進(jìn)度等外部約束因素,相互之間沒有必然聯(lián)系,而各項(xiàng)目之間也沒有邏輯流程上的關(guān)聯(lián)度。這一特點(diǎn)也要求納入板塊化管理的項(xiàng)目還必須有自己獨(dú)立的項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)及管理機(jī)制,還要執(zhí)行一般項(xiàng)目管理的整個(gè)流程。

(3) 板塊化項(xiàng)目作為項(xiàng)目集中的一類,是項(xiàng)目集管理的有機(jī)組成部分,項(xiàng)目的運(yùn)作要為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)。

2 板塊化管理要點(diǎn)

2.1 建立板塊化管理制度

板塊化項(xiàng)目管理辦公室一般隸屬于企業(yè)項(xiàng)目管理辦公室,由工程公司根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略或者所執(zhí)行項(xiàng)目特點(diǎn)而成立,負(fù)責(zé)板塊內(nèi)各項(xiàng)目的管理與協(xié)調(diào)工作。板塊化管理辦公室需設(shè)置一名“板主”,負(fù)責(zé)板塊內(nèi)所有項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理工作;需要設(shè)置板塊技術(shù)負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)板塊項(xiàng)目技術(shù)管理工作;建議配備相對固定的進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量等各個(gè)項(xiàng)目管理范疇的負(fù)責(zé)人,對板塊內(nèi)各項(xiàng)目從各職能管理角度開展統(tǒng)一的管理、協(xié)調(diào)工作。

板塊化項(xiàng)目管理辦公室還要建立一套統(tǒng)籌管控制度。板塊內(nèi)項(xiàng)目仍然需要按照獨(dú)立的項(xiàng)目開展管理工作,而板塊管理主要側(cè)重于板塊級的管理與協(xié)調(diào)工作。首先是板塊戰(zhàn)略管理,包括板塊品牌的培育、板塊市場的經(jīng)營、板塊技術(shù)管理與創(chuàng)新等;其次是制定板塊級的管理模板,包括統(tǒng)一的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃模板、建立統(tǒng)一的項(xiàng)目管理平臺(tái)等,將各項(xiàng)目的投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購、施工等階段的實(shí)施狀態(tài)及時(shí)共享,為板塊管理乃至企業(yè)戰(zhàn)略決策提供依據(jù);最后,在各項(xiàng)目實(shí)施過程中,負(fù)責(zé)項(xiàng)目優(yōu)先級、進(jìn)度、資源、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理。

2.2 推動(dòng)板塊化項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)

納入板塊管理的項(xiàng)目,其設(shè)計(jì)范圍、技術(shù)支撐都基本相同或類似,這為項(xiàng)目裝置推行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)或者模塊化設(shè)計(jì)奠定良好基礎(chǔ)。建議固定板塊化設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),各專業(yè)設(shè)計(jì)人員的相對固定,有助于各專業(yè)通過總結(jié)既往項(xiàng)目和在執(zhí)行項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn),從而持續(xù)改進(jìn);通過外部交流、業(yè)主回訪和項(xiàng)目考察等方式消化吸收行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的設(shè)計(jì)理念,優(yōu)化創(chuàng)新。同時(shí),通過總結(jié)推行設(shè)計(jì)方案、計(jì)算模型、成品文件、專業(yè)條件以及報(bào)價(jià)量表的標(biāo)準(zhǔn)化。

以低溫板塊為例,設(shè)備專業(yè)形成系列化罐型(在交流、投標(biāo)階段引導(dǎo)客戶選擇),工藝專業(yè)形成相對固定的工藝配置,儀表專業(yè)固化低溫罐區(qū)類的模板并表單化設(shè)計(jì),管道專業(yè)針對不同罐容的罐頂平臺(tái)布置進(jìn)行固化等。標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)、模塊化設(shè)計(jì)在降本增效、提高設(shè)計(jì)質(zhì)量、縮短設(shè)計(jì)周期方面將發(fā)揮重要作用,也可大大提高從報(bào)價(jià)到實(shí)施各階段的工效和精準(zhǔn)度。

2.3 開展集中采購,提升議價(jià)能力

板塊化項(xiàng)目類似的設(shè)計(jì)范圍,以及相同或者類似的設(shè)備、材料,為板塊化項(xiàng)目開展集中采購創(chuàng)造了條件。集中采購、框架協(xié)議采購是板塊化管理重要的執(zhí)行舉措,要建立覆蓋板塊化項(xiàng)目各種設(shè)備、材料的統(tǒng)一框架采購協(xié)議模板,建立統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)格書和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),建立集中采購制度。此外,板塊化項(xiàng)目管理辦公室要綜合考慮各個(gè)項(xiàng)目的采購計(jì)劃以及施工需求計(jì)劃,還需要根據(jù)大宗材料的價(jià)格趨勢,統(tǒng)籌考慮采購時(shí)機(jī),進(jìn)一步提高采購規(guī)模效益。集中采購還可以節(jié)省技術(shù)選型時(shí)間,控制設(shè)備材料質(zhì)量,大大縮短供貨商資料的設(shè)計(jì)與溝通時(shí)間,有效縮短設(shè)計(jì)周期。

以筆者所參與的低溫板塊為例,針對低溫項(xiàng)目部分設(shè)備材料通用性較大、占采購權(quán)重較大的特點(diǎn)(例如9Ni鋼、低溫碳鋼板、保冷材料和罐表系統(tǒng)等),低溫板塊團(tuán)隊(duì)、控制部和采購部成立聯(lián)合采購小組,針對正在執(zhí)行的低溫板塊項(xiàng)目統(tǒng)一收集并整理適用范圍的設(shè)備材料用量、技術(shù)規(guī)格書和擬用時(shí)間計(jì)劃,按照公司采購程序開展聯(lián)合采購,利用規(guī)模效應(yīng)提高議價(jià)能力,降低項(xiàng)目成本。

2.4 動(dòng)態(tài)多項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)共享,提高管理效能

板塊化管理相對集中的辦公機(jī)制,對提高溝通效率有著顯著的作用。上下游設(shè)計(jì)專業(yè)的高效互動(dòng)溝通,有效推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行速度。日常工作中,通過專業(yè)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與培訓(xùn)、專題會(huì)議、項(xiàng)目階段性總結(jié)、與施工分包商總結(jié)交流、各項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)交流與共享等方式,加強(qiáng)設(shè)計(jì)與采購、施工環(huán)節(jié)的有效溝通,動(dòng)態(tài)多項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)共享,可大大提高項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到施工的質(zhì)量和效率,從而使項(xiàng)目成本得以節(jié)約。

板塊化管理辦公室相比于公司級項(xiàng)目管理辦公室,管理規(guī)?？s減,利益相關(guān)者更加聚焦,風(fēng)險(xiǎn)規(guī)模相對有限,可以有效提高組織管理效能。因?yàn)楣芾砀蛹皶r(shí)、更加敏捷,溝通與協(xié)調(diào)的難度降低,效率有效提高,同時(shí)也降低了人力負(fù)荷,有利于成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量管控。

3 關(guān)于進(jìn)一步推行板塊化管理的建議

現(xiàn)階段,雖然部分工程公司正在推行板塊化管理,也取得一些理論上的探索成果和實(shí)踐性經(jīng)驗(yàn),但是由于項(xiàng)目集管理是不斷發(fā)展、不斷完善的新型管理理論,還需要在管理實(shí)踐中不斷探索和總結(jié)。筆者結(jié)合正在執(zhí)行的低溫板塊管理實(shí)踐及存在的問題,提出進(jìn)一步推行板塊化管理的建議。

(1) 板塊化管理要為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)。開展板塊化管理的項(xiàng)目領(lǐng)域,一般都為企業(yè)的“拳頭”板塊,或者說重要發(fā)展領(lǐng)域,也基本承擔(dān)著企業(yè)戰(zhàn)略支撐作用,因此板塊化管理要更好地為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù),包括板塊品牌的塑造,這需要板塊內(nèi)每個(gè)項(xiàng)目優(yōu)質(zhì)地完成各項(xiàng)合同目標(biāo),滿足項(xiàng)目客戶的各項(xiàng)需求。樹立了板塊品牌,就能更有效地為市場經(jīng)營服務(wù);同時(shí),板塊化管理在助力管理效能提升的基礎(chǔ)上,使得投標(biāo)報(bào)價(jià)更有優(yōu)勢。此外,板塊化還有利于項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)的管理與創(chuàng)新。

(2) 板塊化管理要系統(tǒng)考慮各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度安排與風(fēng)險(xiǎn)管控。板塊化項(xiàng)目管理是一個(gè)多項(xiàng)目、多接口、多目標(biāo)管理過程,其中各個(gè)項(xiàng)目工期、起止時(shí)間不同,項(xiàng)目目標(biāo)、對工期的處罰條款也不一致,因此,項(xiàng)目組要全面考慮各個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行特點(diǎn),結(jié)合板塊化人力資源約束,統(tǒng)籌考慮各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度安排,必要時(shí)通過模塊化設(shè)計(jì)、并行、流水等執(zhí)行模式,保證板塊項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理也要在充分識(shí)別單個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)因素的基礎(chǔ)上,從板塊管理的角度進(jìn)一步分析、評估、制定風(fēng)險(xiǎn)管控措施,從而保證單項(xiàng)目目標(biāo)以及板塊管理目標(biāo)的“雙實(shí)現(xiàn)”。

(3) 開展板塊化項(xiàng)目執(zhí)行后評價(jià)。板塊化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過程,同一時(shí)點(diǎn)可能有項(xiàng)目納入

板塊管理,也可能有項(xiàng)目完成,需要對各個(gè)完工的項(xiàng)目開展后評價(jià),包括項(xiàng)目的執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)以及存在的問題,通過總結(jié)與提煉,形成板塊管理有效的組織過程資產(chǎn),為板塊后續(xù)管理提供參考和借鑒。

4 結(jié)語

本文根據(jù)筆者所在工程公司板塊化管理實(shí)踐,結(jié)合已有項(xiàng)目集管理理論,分析了板塊化項(xiàng)目特點(diǎn),梳理了板塊化管理執(zhí)行要點(diǎn),并進(jìn)一步提出了推進(jìn)板塊化管理的相關(guān)建議,以期為國內(nèi)工程公司的項(xiàng)目集管理以及板塊化管理實(shí)踐提供一些借鑒和參考。