新時(shí)期國有企業(yè)人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)路徑分析

王鵬

摘要：人事檔案是國有企業(yè)人力資源管理的核心內(nèi)容。國有企業(yè)在全面推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的大背景下，闡明推進(jìn)人事檔案信息化的重要意義，分析當(dāng)前人事檔案信息化相對滯后的現(xiàn)象背后的主要原因，提出推進(jìn)人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑，為實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)組織人事工作高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)一步提升國有企業(yè)軟實(shí)力提供了理論參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；信息化

引言

當(dāng)今國家高度重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提出推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國建設(shè)，加快建設(shè)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革。當(dāng)前，我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)加速融合，數(shù)字產(chǎn)業(yè)化穩(wěn)步發(fā)展、產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進(jìn)程提速、數(shù)據(jù)價(jià)值化加速推進(jìn)，數(shù)字化對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的放大、疊加、倍增作用持續(xù)釋放，正成為推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的新動(dòng)能和新引擎。隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)在推進(jìn)檔案管理信息化當(dāng)中發(fā)揮的作用越發(fā)凸顯，檔案管理模式從傳統(tǒng)實(shí)體保管向現(xiàn)代數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變勢在必行。2018年11月，在中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，新增加了對檔案信息化建設(shè)和信息資源綜合開發(fā)相關(guān)工作的要求，明確了對干部人事數(shù)字檔案的界定，并要求各級(jí)人事檔案工作部門要積極將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)運(yùn)用到檔案工作中^[1]。在這樣的大背景下，國有企業(yè)如何結(jié)合自身發(fā)展需求，推動(dòng)人事檔案管理向信息化邁進(jìn)，充分彰顯信息化管理模式的作用顯得尤為重要。

一、國有企業(yè)人事檔案信息化的意義

新經(jīng)濟(jì)、新技術(shù)和新要求推動(dòng)著人力資源管理進(jìn)入新時(shí)代。檔案管理作為人力資源管理重要的服務(wù)支撐系統(tǒng)之一，急需構(gòu)建與組織戰(zhàn)略匹配的數(shù)據(jù)化、智能化體系架構(gòu)，適應(yīng)人力資源管理數(shù)字化變革趨勢。人事檔案作為檔案管理的核心業(yè)務(wù)，關(guān)系每名干部職工的切身利益，是干部管理、審查監(jiān)督、人才引進(jìn)、培養(yǎng)評價(jià)等工作的重要基礎(chǔ)，也是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)^[2]。人事檔案信息化，即通過現(xiàn)代信息化手段為人事檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和傳遞活動(dòng)提供便利的管理過程。推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，是做好人事工作的現(xiàn)實(shí)需要，也是推進(jìn)組織人事工作向科學(xué)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，提高管理效能的必然趨勢。

（一）有利于推進(jìn)規(guī)范化管理

對人事檔案進(jìn)行科學(xué)的日常管理是實(shí)現(xiàn)檔案材料高效利用的前提。國有企業(yè)大多采取垂直管理的模式，管理層級(jí)較多，對人事檔案的管理基本停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)填報(bào)的方式，在這當(dāng)中不可避免地會(huì)出現(xiàn)由于個(gè)人書寫習(xí)慣的差異，導(dǎo)致相關(guān)信息的錄入存在字體、顏色、格式、大小和填寫內(nèi)容的千差萬別，從而會(huì)對后期查閱、檢索、讀取等環(huán)節(jié)造成不同程度的影響^[3]。對人事檔案信息化后，可以統(tǒng)一人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、管理流程，通過對錄入內(nèi)容、字體、顏色、大小、格式進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，可以有效地避免此類問題，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)便捷化應(yīng)用

運(yùn)用新一代信息技術(shù)改造人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事工作在管理上更加規(guī)范、服務(wù)上更加高效、決策更加精準(zhǔn)，將有力地保障高質(zhì)量發(fā)展。人事檔案通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，可以為日常工作提供更方便快捷的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源快速定位、一鍵查詢、多維查驗(yàn)、動(dòng)態(tài)管理，能夠極大地提高人事檔案信息利用的檢索效率，充分發(fā)揮在干部監(jiān)督、隊(duì)伍建設(shè)、選拔任用、人員調(diào)配、考核評價(jià)等具體工作中的支撐作用^[4]。例如，通過建立人事檔案電子數(shù)據(jù)標(biāo)簽，可以對錄入的信息進(jìn)行快速定位、快速歸檔、自由組合，破解個(gè)性化需求中需要重新設(shè)定篩選規(guī)則等繁瑣流程，使檔案信息利用更加高效。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)安全化存儲(chǔ)

人事檔案材料的有效利用必須建立在安全存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上。在現(xiàn)行的人事管理模式下，各種檔案承載的主體仍然是紙質(zhì)材料，在歸檔時(shí)需要進(jìn)行詳細(xì)記錄，在封存時(shí)需要進(jìn)行細(xì)致的分類，在日常管理環(huán)節(jié)也需要進(jìn)行定期地檢查，對存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，受火災(zāi)與水災(zāi)等潛在隱患的威脅也較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不可避免地會(huì)在多次傳遞、翻閱后存在一定程度的磨損、褪色、老化等現(xiàn)象，不利于材料的完整性保存。人事檔案信息化管理手段將檔案材料數(shù)字化后，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤或者專用數(shù)據(jù)庫后，通過適當(dāng)?shù)男畔⒈Ｃ艽胧?，既可以讓檔案的完整性得到最大的保障，又可以提升檔案存儲(chǔ)的安全性，能夠做到人事檔案資料保存的永久性。

二、國有企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)面臨的形勢

人事檔案作為企業(yè)人事管理的重要載體，一直受到各級(jí)國有企業(yè)高度重視。近年來，在檔案資源建設(shè)質(zhì)量、檔案利用服務(wù)水平、檔案治理效能和管理現(xiàn)代化程度上均取得了長足的進(jìn)步，但是面對當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要，仍然暴露出了諸多亟待解決的問題。

（一）數(shù)字化改革理解和認(rèn)識(shí)不足

推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，形成數(shù)字化思維是基礎(chǔ)。借助新一代信息技術(shù)建設(shè)新發(fā)展格局下人事檔案資源管理，有助于實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值共享，有助于提升人力資源管理深度和決策效能，是助力高素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)的應(yīng)有之義和內(nèi)在要求。當(dāng)前許多大中型國有企業(yè)已經(jīng)在公文辦理、合同管理、資金監(jiān)管、生產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用各類信息系統(tǒng)，但是在人事檔案領(lǐng)域仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，很大因素還是對相關(guān)工作急迫性、必須性的理解與認(rèn)識(shí)不足。

（二）業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)人才支撐不足

企業(yè)各級(jí)人事部門中，缺少專職檔案管理人員，檔案員兼職的情況非常普遍，由于相關(guān)人員兼任部門其他工作，很難在信息化管理上投入更多的時(shí)間與精力。人事檔案數(shù)字化后，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)與信息化能力提出了更高的要求。兼職檔案管理員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和專業(yè)的學(xué)習(xí)，整體專業(yè)素養(yǎng)不高，已經(jīng)成為推行信息化管理的制約因素。

（三）管理模式與制度明顯滯后

當(dāng)前國有企業(yè)各級(jí)人事部門需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行重復(fù)性日常事務(wù)處理，存在工作效率低、人力成本高、存放保管風(fēng)險(xiǎn)大的問題。人事檔案需要參照涉密檔案進(jìn)行管理，現(xiàn)有檔案相關(guān)的法律法規(guī)和政策標(biāo)準(zhǔn)仍然是建立在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下^[5]。轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)化管理后首要需要解決的問題就是如何建立一套完善檔案信息安全管理制度，防止檔案信息外泄。而當(dāng)前大部分國有企業(yè)相關(guān)管理模式與制度建設(shè)中并未充分考慮到信息化后面臨的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，信息化環(huán)境尚不能滿足當(dāng)前的需要，信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備較為薄弱，檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等諸多方面都需要重新進(jìn)行考量。

三、國有企業(yè)人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)路徑

（一）融入數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體規(guī)劃

“十四五”以來，國家明確了建設(shè)數(shù)字中國的發(fā)展戰(zhàn)略并加快了建設(shè)步伐。國內(nèi)不少國有企業(yè)更是身先士卒，紛紛提出了以數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)型目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)全員由傳統(tǒng)的信息化思維向數(shù)字化思維轉(zhuǎn)變^[6]。普遍的共識(shí)是希望通過提升大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)手段輔助治理能力，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、智能化、數(shù)字化、新技術(shù)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理不斷融合。在這樣的開發(fā)背景下，有必要把人事檔案信息化管理納入一體化平臺(tái)的建設(shè)，在疏通業(yè)務(wù)流的同時(shí)，貫通人事流模塊，將人員角色、專業(yè)能力、履職經(jīng)歷對應(yīng)具體業(yè)務(wù)崗位，從而拓展人力資源應(yīng)用，推進(jìn)人崗匹配，為組織人事工作決策提供參考，為業(yè)務(wù)工作賦能。

（二）健全信息化管理機(jī)制流程

通過對傳統(tǒng)人事檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行重新梳理，重點(diǎn)對管理人員崗位職責(zé)、場地建設(shè)、設(shè)備管理、安全保密、應(yīng)急預(yù)案等方面的現(xiàn)行制度進(jìn)行對照，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)模式與信息化管理模式之間存在的問題，將新的規(guī)章制度落實(shí)到現(xiàn)實(shí)情景中，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，建立與信息化建設(shè)相適應(yīng)的管理制度，杜絕涂改、偽造和丟失等問題。要按照國家人事檔案相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范操作流程，嚴(yán)格規(guī)范實(shí)現(xiàn)信息化管理應(yīng)用后，進(jìn)一步完善在檔案建檔、檔案掃描、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作流程，確保數(shù)字檔案能夠完整地還原原始檔案的原貌，保證檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

（三）拓展人事檔案應(yīng)用場景

人事檔案最重要的應(yīng)用體現(xiàn)在干部人才選拔任用的過程中。現(xiàn)有人事檔案僅涵蓋人員靜態(tài)基本信息，對干部人才工作業(yè)績、重大表現(xiàn)、考核情況、獎(jiǎng)懲情況、考勤信息、培訓(xùn)情況等動(dòng)態(tài)信息記錄不夠全面完整，沒有把干部人才的“一時(shí)”與“一貫”“正向”與“反向”等綜合表現(xiàn)結(jié)合起來形成干部人才全景畫像，不能為干部人才選用提供有效的數(shù)據(jù)支持。目前在開展干部人才選用時(shí)，需由人事部門開展大量的現(xiàn)場考察和檔案查閱等工作，缺乏系統(tǒng)性、日常性、長期性的干部人才管理“大數(shù)據(jù)”支持。同時(shí)，常規(guī)記錄僅對人事信息進(jìn)行記錄，缺乏對數(shù)據(jù)內(nèi)在關(guān)系的關(guān)聯(lián)性分析。如記錄干部員工的親屬、學(xué)歷、任職信息，但缺乏對該干部員工系統(tǒng)內(nèi)的地緣關(guān)系、血緣關(guān)系、職緣關(guān)系等關(guān)聯(lián)分析，未能發(fā)揮系統(tǒng)數(shù)據(jù)在任職回避、人員招聘等識(shí)人用人風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。因此，建立一套自動(dòng)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，可以輔助實(shí)現(xiàn)各級(jí)單位干部人事檔案審核和日常管理的線上運(yùn)行，建立統(tǒng)一的人事檔案庫，并與干部選拔、人員信息維護(hù)等相關(guān)工作流程實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)。通過直觀可視的數(shù)字化干部人才畫像系統(tǒng)，提供對人員各類信息（包括人員基本情況、工作記錄、兼職記錄、流動(dòng)情況、履歷信息等）的記錄與維護(hù)、查詢、分析、表格輸出，實(shí)現(xiàn)從員工入職到離職、再到員工返聘/再聘的整個(gè)生命周期管理，可以為干部人才隊(duì)伍的分析、管理、使用、決策等提供準(zhǔn)確、有效、全面的信息支持。

（四）提高人員信息化管理能力

隨著企業(yè)管理的復(fù)雜度日益提升，人事管理工作量越來越大，管理者駕馭企業(yè)經(jīng)營管理的難度越來越高，傳統(tǒng)人事做好“服務(wù)”、做好“管控”已經(jīng)無法滿足管理者的需求。當(dāng)前信息化事業(yè)的飛速發(fā)展，提高工作效率的要求，改善服務(wù)質(zhì)量的驅(qū)動(dòng)，對人力檔案的數(shù)據(jù)完整性、一致性、安全性提出了新的要求。在新時(shí)期信息化應(yīng)用背景下，從事人事檔案管理的工作人員更需要提升電子信息化管理技術(shù)，熟悉檔案查詢及管理系統(tǒng)的日常操作。在實(shí)現(xiàn)全生命周期人力資源管理體系的過程中，管理者要不斷對事前的預(yù)警、事中的監(jiān)控管理和事后的分析做出決策。這就需要企業(yè)加大對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育及業(yè)務(wù)交流平臺(tái)建設(shè)，讓工作人員通過培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，建立復(fù)合型多層次的技術(shù)人才隊(duì)伍，推進(jìn)人事檔案管理工作與信息化管理技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，充分發(fā)揮信息技術(shù)的便捷性，提升人事檔案管理的效率水平。

（五）構(gòu)筑檔案信息化安全體系

在人事檔案信息化建設(shè)、應(yīng)用、維護(hù)的全過程都可能存在著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。

1.環(huán)境安全方面。主要涉及信息化設(shè)施及設(shè)備、數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等；

2.建設(shè)過程方面。主要涉及檔案材料編目、數(shù)據(jù)錄入、圖像掃描、數(shù)據(jù)庫建模、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)；

3.運(yùn)行及維護(hù)方面。主要涉及系統(tǒng)賬號(hào)管理、權(quán)限設(shè)定、網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱等安全重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

通過建立覆蓋基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)、人員、制度全要素的人事檔案信息化安全體系，維護(hù)信息化系統(tǒng)中數(shù)字檔案的安全穩(wěn)定，借助報(bào)表分析工具和各種決策分析模型，能夠?qū)⒄鎸?shí)的海量數(shù)據(jù)日常匯總起來，幫助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的決策，有效化解各類潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，充分保障人事檔案信息化價(jià)值。

（六）完善檔案信息化監(jiān)管機(jī)制

在監(jiān)管的具體內(nèi)容上，對建設(shè)過程中的記錄憑證及系統(tǒng)利用日志要建立審查回溯機(jī)制，對設(shè)備設(shè)施、信息系統(tǒng)的定期巡查形成的過程記錄要建立永久留存機(jī)制。同時(shí)，也要探索建立人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控體系，重點(diǎn)對可能發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐一進(jìn)行排查，建立應(yīng)急預(yù)案與具體防控措施，階段性地開展應(yīng)急安全演練，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)檢查，提高檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

結(jié)語

伴隨著信息技術(shù)手段的不斷革新、升級(jí)和優(yōu)化，人事檔案管理也必將走上信息化的道路，管理模式將發(fā)生根本性變革，管理效率將邁上新的臺(tái)階，檔案管理信息化的優(yōu)勢也將愈發(fā)突顯。國有企業(yè)要進(jìn)一步樹立數(shù)字化的理念，結(jié)合各行業(yè)現(xiàn)有的人力資源管理模式及特點(diǎn)，以信息化為手段，以業(yè)務(wù)流程管理為核心，對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理與整合，系統(tǒng)提供全生命周期的人力資源閉環(huán)管理，為決策管理提供數(shù)據(jù)支撐，推進(jìn)人事檔案治理體系、利用體系、安全體系建設(shè)，深化人事檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，為推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，提升企業(yè)軟實(shí)力做出更大的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：福建省煙草專賣局）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）