精細(xì)化管理在綜合檔案管理中的應(yīng)用分析

摘 要：檔案是社會發(fā)展的重要資源。新時代下，精細(xì)化、便捷性、多樣性、系統(tǒng)性的檔案管理方式成為主流。其中，精細(xì)化檔案管理是在精細(xì)化管理理念基礎(chǔ)上發(fā)展而來，借鑒多方資源管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理的有效性。本文通過探析精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用方略，以期助推檔案管理活動的科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：問題;精細(xì)化;檔案管理

一、精細(xì)化管理在檔案管理中應(yīng)用的必要性

（一）落實(shí)檔案管理目標(biāo)

檔案精細(xì)化管理將檔案管理目標(biāo)分解并體現(xiàn)在各個部門常規(guī)化管理活動中，配套推行精細(xì)化管理責(zé)任制，使各個部門明晰檔案管理職責(zé)，按照檔案精細(xì)化管理要求科學(xué)處理檔案資源，使檔案管理目標(biāo)得以貫徹落實(shí)到各個檔案資源流通、整合、存儲及應(yīng)用過程中，繼而提升檔案管理執(zhí)行能力，凸顯檔案精細(xì)化管理必要性。

（二）加強(qiáng)檔案管理配合

檔案管理并非某個部門的事情，在單位日常經(jīng)營管理進(jìn)程中各類檔案資源不斷涌現(xiàn)，如人力檔案資源、基建檔案資源、辦公耗材檔案資源等[1]。同時，有些資源在單位常規(guī)化經(jīng)營進(jìn)程中流通，需要各個部門加強(qiáng)配合，保障檔案資源得以統(tǒng)籌存儲、高效利用。為加強(qiáng)部門配合需開展檔案精細(xì)化管理活動，主要源于精細(xì)化管理貫穿單位運(yùn)營始末，指引各部門圍繞共同目標(biāo)助力提質(zhì)增效，使檔案管理目標(biāo)統(tǒng)一，部門配合效率提高，為挖掘檔案資源綜合應(yīng)用潛力奠定基礎(chǔ)。

二、綜合檔案管理中存在的主要問題

（一）缺乏精細(xì)化的檔案管理制度

當(dāng)前很多企業(yè)在檔案管理的職責(zé)和制度上不夠完善，且沒有全面檢查考核，標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，系統(tǒng)性不強(qiáng)，很多管理環(huán)節(jié)凸顯粗放性，細(xì)節(jié)不到位，使一些應(yīng)歸檔的文件依舊存在某個人或者是某個部門中[2]。此外，檔案載體的多樣性，業(yè)務(wù)部門很難將其完善、長期保存，這使得很多檔案資源收集不完整，不利于檔案的查詢與利用，阻礙了信息資源價值的實(shí)現(xiàn)。這一問題的存在嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，更難達(dá)到精細(xì)化管理的要求。

（二）檔案管理人才培養(yǎng)力度差

在現(xiàn)階段，檔案工作未能在企業(yè)內(nèi)部形成共識，很多企業(yè)將檔案管理工作簡單定義為資料的整理與保管，忽視其在企業(yè)發(fā)展中的信息支撐作用。思想的滯后使得整個行業(yè)專業(yè)人才不足，人員流動大，結(jié)構(gòu)不科學(xué)，專業(yè)技能不強(qiáng)，很難充分發(fā)揮檔案管理的作用[3]。此外，檔案管理人員忙于處理繁雜的工作，缺乏專門系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對于檔案法律法規(guī)也認(rèn)識不足，導(dǎo)致他們的專業(yè)能力和整體素質(zhì)很難適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的需求。

（三）檔案信息化管理水平亟待提升

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，依然有很多企業(yè)使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種傳統(tǒng)的管理方式已越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要了。即便現(xiàn)在市場上用于檔案管理的軟件各種各樣，但大多數(shù)檔案管理軟件只具備了收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，沒有做到與其他各信息系統(tǒng)之間銜接，更不能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件，這也影響了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

三、精細(xì)化管理在綜合檔案管理中的應(yīng)用對策

（一）積極構(gòu)建高效與科學(xué)的精細(xì)化檔案管理機(jī)制，提升檔案管理規(guī)范水平

面對企業(yè)飛速發(fā)展，檔案管理在服務(wù)對象、任務(wù)以及管理模式方面也大不相同，尤其是隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案管理機(jī)制也需要與時俱進(jìn)，進(jìn)行全方位調(diào)整，對管理流程進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)實(shí)效性，維持檔案完整性，明確歸檔范圍，重視檔案管理流程的健全，增強(qiáng)精細(xì)化管理的長效性。具體講，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，重視建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化歸檔有效控制。另外，對檔案管理流程與環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，明確相應(yīng)責(zé)任，構(gòu)建合理的考核制度，落實(shí)人員職能，保證管理行為的高效性，加快檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化與適時化方向發(fā)展除此之外，在精細(xì)化管理中，采取量化管理方式，對各項(xiàng)工作進(jìn)行量化指標(biāo)的制定，以便形成有效的監(jiān)督作用，保證檔案管理流程的順暢性與規(guī)范性。

（二）做好人才培養(yǎng)工作

開展專業(yè)化培訓(xùn)與教育，培養(yǎng)融檔案管理與信息素質(zhì)于一體的復(fù)合型人才對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作，深受企業(yè)發(fā)展以及信息技術(shù)的影響，精細(xì)化管理模式成為影響管理效果的重要因素，人才建設(shè)更是重中之重。一方面，作為新時期檔案管理人員，要正視信息化管理的特征與優(yōu)勢，在充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的同時，注重對信息安全風(fēng)險的有效防控，準(zhǔn)確定位原因，制定行之有效的解決策略。另外，要對檔案管理信息化環(huán)境下的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，以便順利實(shí)現(xiàn)職業(yè)技能精細(xì)化目標(biāo)。由此可見，檔案管理者職業(yè)技能與信息化素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)的重要途徑，要重視進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)考核，尤其關(guān)注其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、安全管理以及檔案收集歸檔能力，以崗位為依托，進(jìn)行針對性技能提升，以便充分發(fā)揮管理人員的各自優(yōu)勢。

（三）構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)要加快信息化平臺建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的整合隨著信息化建設(shè)的加強(qiáng)，企業(yè)檔案信息更顯復(fù)雜性與零散性的特征，因此，為了挖掘價值性信息，需要對檔案信息進(jìn)行精細(xì)化整合?；诖?，部門之間的協(xié)作與配合成為關(guān)鍵，需要通力合作，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，實(shí)施一體化管理，促使檔案資源能夠得到更加廣泛與科學(xué)的開發(fā)使用，挖掘企業(yè)各個部門的價值性信息，降低資源的重復(fù)與浪費(fèi)。企業(yè)要以自身發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)，以信息化為方向，構(gòu)建適合自身發(fā)展的、適應(yīng)性較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)前端管控，保證與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程管控。另外，在檔案信息化管理平臺建設(shè)中，要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及云存儲等技術(shù)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的有效分析與處理，加快企業(yè)檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用，為企業(yè)經(jīng)營決策提供更加有力的信息支撐。

四、結(jié)束語

新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數(shù)據(jù)量越來越大，檔案內(nèi)容從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)數(shù)學(xué)化方式發(fā)展，因此加強(qiáng)新形勢下檔案工作的精細(xì)化管理成了目前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1]袁惠平.企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的措施[J].蘭臺內(nèi)外，2020（12）：73-74.

[2]曾令兵.精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：130-131.

[3]劉佳.精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2020（04）：68-69.

作者簡介：

郝國芹（1971-）民族：漢，籍貫：山東省濰坊市人，學(xué)歷：本科;現(xiàn)有職稱：中級職稱。