高校試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺與數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究

夏純歡 梁蒼霞 黃 超*

1 廣西醫(yī)科大學(xué) 廣西·南寧；2 廣西醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 廣西·南寧

一、基本情況

1.試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺的實(shí)施背景

（1）國家政策有明確的導(dǎo)向。近年來，科技部、財(cái)政部、教育部、中國科學(xué)院、自然科學(xué)基金委等部門開展了三輪為科研人員減負(fù)專項(xiàng)行動(dòng)。《中共教育部黨組關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）要求各高校要加強(qiáng)科研管理信息化建設(shè)，推進(jìn)“一站式”服務(wù)，縮減審批環(huán)節(jié)，簡化報(bào)銷流程，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，切實(shí)解決“報(bào)銷繁”問題。因此，有必要探索、創(chuàng)新試劑耗材采購管理新模式，持續(xù)為高校科研工作減負(fù)增效。

（2）師生科研活動(dòng)的內(nèi)在需求。近年來，高校持續(xù)加大科研經(jīng)費(fèi)的投入，傳統(tǒng)的采購模式單次采購金額小、頻次高、品種雜，效率不高且難以監(jiān)管；傳統(tǒng)報(bào)賬模式的報(bào)銷程序煩瑣、耗時(shí)長，平均每次的報(bào)賬時(shí)間約3天，需要耗費(fèi)財(cái)務(wù)、科研人員大量的時(shí)間和精力，傳統(tǒng)科研管理模式弊端日漸顯現(xiàn)，師生要求改善科研環(huán)境，將更多的精力用于科研工作。

（3）學(xué)校發(fā)展的需要。高校的建設(shè)和發(fā)展需要持續(xù)深化教育綜合改革，激發(fā)科技創(chuàng)新活力，科技管理機(jī)制，營造良好科研的生態(tài)環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)科研人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。因此，高校須積極推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不斷改善科研環(huán)境并為科研人員減負(fù)增效，讓科研人員能更好地專注自己的科學(xué)研究。

2.試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺的基礎(chǔ)支撐

（1）頂層設(shè)計(jì)。面對科研工作者對科研試劑耗材采購和報(bào)賬改革的需求，高校決策層應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略思想，從源頭入手解決科研管理效率低下的問題，徹底改變部門間審批、采購、報(bào)賬、審計(jì)“各管一塊互不往來”的局面，打通各管理環(huán)節(jié)，以優(yōu)化辦事流程、提高辦事效率、讓科研工作者滿意為落腳點(diǎn)，檢驗(yàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)是否達(dá)成。

（2）統(tǒng)一思想。統(tǒng)一思想才能統(tǒng)一行動(dòng)，統(tǒng)一思想主要體現(xiàn)在三個(gè)層面：一是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變，樹立“以師生為中心”的管理服務(wù)新理念；二是平衡傳統(tǒng)與創(chuàng)新的關(guān)系，既要傳承又要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展；三是試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺建設(shè)，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多，風(fēng)險(xiǎn)大，付出多，高校須具備勇于擔(dān)當(dāng)?shù)睦砟睢?/p>

（3）資源整合。根據(jù)國家關(guān)于落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”和數(shù)字校園建設(shè)部署的要求，高校要努力創(chuàng)建“智慧校園示范?！?，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，不斷加強(qiáng)信息整合和互聯(lián)互通，提升校內(nèi)信息資源的整合和共享水平，并構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心、信息門戶和身份認(rèn)證平臺；資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等職能部門則應(yīng)依托學(xué)校信息化建設(shè)不斷提升信息化應(yīng)用水平，全方位推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型向縱深發(fā)展。

二、試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺的構(gòu)建思路

平臺構(gòu)建要充分考慮實(shí)用性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性，以建設(shè)統(tǒng)一認(rèn)證平臺和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)融合的“一站式”服務(wù)平臺為目標(biāo)，分階段實(shí)施，嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制監(jiān)管功能，最終實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)共享和全流程管理。

1.分階段實(shí)施

第一階段，建設(shè)試劑耗材采購平臺，解決信息化建設(shè)從無到有的問題，實(shí)現(xiàn)快速、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化采購，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。

第二階段，開通采購平臺財(cái)務(wù)集中支付功能，打通報(bào)賬環(huán)節(jié)，提高報(bào)賬環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理效率。

第三階段，開發(fā)平臺的移動(dòng)端接口，開發(fā)手機(jī)APP、微信、釘釘?shù)葢?yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)平臺應(yīng)用在時(shí)空上的跨越。

2.嵌入內(nèi)部控制監(jiān)管功能

結(jié)合平臺管理相關(guān)規(guī)定，將內(nèi)部控制監(jiān)管功能嵌入平臺。如平臺對超出一定額度的訂單自動(dòng)判定為大額訂單，自動(dòng)轉(zhuǎn)人工介入審核；同時(shí)，完善審計(jì)部門人員在線審核、庫外商品轉(zhuǎn)科技部門人員在線審核等功能，確保各項(xiàng)采購、審批手續(xù)符合內(nèi)部控制要求。

3.確保數(shù)據(jù)交互對接

試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺要與信息中心的認(rèn)證系統(tǒng)對接，方便師生的登錄；同時(shí)，平臺也要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，以便獲取課題組信息、經(jīng)費(fèi)凍結(jié)信息、審核結(jié)算賬單信息，實(shí)現(xiàn)平臺內(nèi)外數(shù)據(jù)的交互對接和驗(yàn)證。

4.實(shí)現(xiàn)全流程管理

試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺須開通采購審批、下單、供貨、驗(yàn)收、結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)賬、綜合查詢等功能，用戶通過平臺采購相關(guān)試劑耗材，無須再填單、簽字、現(xiàn)場報(bào)銷，直接在平臺操作即可；同時(shí)，平臺負(fù)責(zé)發(fā)票收集和統(tǒng)一結(jié)算，實(shí)現(xiàn)采購與報(bào)賬流程在線管理。

三、試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺的總體架構(gòu)與技術(shù)路線

1.總體架構(gòu)

平臺總體架構(gòu)主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、采購管理系統(tǒng)、集中支付系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)監(jiān)督四個(gè)部分?；A(chǔ)數(shù)據(jù)庫主要由統(tǒng)一認(rèn)證、供應(yīng)商庫、試劑耗材商品庫、科研課題組、科研經(jīng)費(fèi)指標(biāo)等組成平臺的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)內(nèi)容；采購管理系統(tǒng)包括采購下單、訂單審核、成交公示、商品配送、到貨驗(yàn)收等功能，完成具體采購交易環(huán)節(jié)的工作；集中支付系統(tǒng)包括賬單推送、賬單確認(rèn)、憑據(jù)審核、報(bào)銷支付等，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)集中支付功能；大數(shù)據(jù)監(jiān)督主要對違規(guī)拆單、突擊花錢等行為進(jìn)動(dòng)態(tài)行監(jiān)控，通過后臺數(shù)據(jù)分析對違規(guī)行為進(jìn)行預(yù)警。

2.技術(shù)路線

首先，在采購下單階段，系統(tǒng)可采用Elasticsearch搜索引擎，實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的高效檢索與深度分析，支持多元多維度的產(chǎn)品搜索，快速定位所需商品，提高搜索效率和用戶體驗(yàn)。

其次，平臺向供應(yīng)商推送用戶訂單，部署Rabbit-MQ消息隊(duì)列作為服務(wù)消息事件總線，實(shí)現(xiàn)多服務(wù)任務(wù)的分發(fā)，確保訂單履約、配送、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的穩(wěn)定運(yùn)行。

再次，訂單審批和驗(yàn)貨時(shí)，集成Activiti工作流框架實(shí)現(xiàn)訂單動(dòng)態(tài)審批和多點(diǎn)驗(yàn)貨流程，通過移動(dòng)簽字收貨、引入微信小程序，讓采購系統(tǒng)的使用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能進(jìn)行簽收操作，提升了系統(tǒng)的便利性。

最后，系統(tǒng)自動(dòng)推送賬單給課題組，課題組確認(rèn)后交平臺匯總結(jié)算；供應(yīng)商根據(jù)匯算單開具發(fā)票，交學(xué)校職能部門匯總整理成報(bào)賬憑據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)核算后再集中支付。

四、平臺構(gòu)建的關(guān)鍵問題

1.商品庫的管理和維護(hù)

目前，試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺入駐的供應(yīng)商、商品品牌較多，產(chǎn)品數(shù)據(jù)十分繁雜。如何有效管理上架商品和處理大量的商品數(shù)據(jù)，是平臺需要解決的問題。

一是要處理好庫外商品的問題。平臺對一些用量較少或供應(yīng)商未申請入庫的商品，因工作又需要采購時(shí)，要考慮構(gòu)建庫外商品交易通道。可在平臺單獨(dú)設(shè)計(jì)這類商品采購流程，嵌入后臺人工審批功能，解決庫外商品的采購問題。

二是解決?；返墓芸貑栴}。平臺要建設(shè)?；纷詣?dòng)識別系統(tǒng)，及時(shí)更新?；访洈?shù)據(jù)庫，自動(dòng)識別?；肺锪?；設(shè)立管制類采購管理子系統(tǒng)，按照?；凡少徆芾硪?，將?；凡少徏{入特殊審批流程；設(shè)置在線安全提醒功能，依據(jù)MSDS（Material Safety Data Sheet，化學(xué)品安全技術(shù)說明書）數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)制進(jìn)行危化品理化性質(zhì)和應(yīng)急處理措施提醒。

2.采購經(jīng)費(fèi)實(shí)時(shí)凍結(jié)和解凍

將采購業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)合，能利用平臺的項(xiàng)目余額、額度凍結(jié)、項(xiàng)目額度、余額解凍等財(cái)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)采購與財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理的同步。

一是在項(xiàng)目余額、額度凍結(jié)方面，要根據(jù)項(xiàng)目信息判斷該項(xiàng)目是否需要啟動(dòng)額度控制，若需要啟動(dòng)則進(jìn)行額度凍結(jié)；進(jìn)行余額凍結(jié)時(shí)注意項(xiàng)目余額必須大于等于凍結(jié)金額。

二是項(xiàng)目額度、余額解凍要根據(jù)項(xiàng)目信息判斷該項(xiàng)目是否啟動(dòng)額度或余額解凍，注意解凍金額必須小于或等于凍結(jié)金額。

3.結(jié)算集中支付

一是合并賬單。平臺統(tǒng)一發(fā)起結(jié)算推送給課題組確認(rèn)賬單，再將本次結(jié)算的校內(nèi)各課題組信息匯總給相應(yīng)供應(yīng)商，供應(yīng)商在一個(gè)結(jié)算周期內(nèi)只需開具一張發(fā)票即可，大大減少了采購報(bào)銷和財(cái)務(wù)結(jié)算的工作量。

二是集中報(bào)賬。供應(yīng)商將發(fā)票送至平臺結(jié)算服務(wù)人員，由平臺結(jié)算服務(wù)人員整理好所有票據(jù)、粘貼好報(bào)賬憑證，經(jīng)審核后一次性將報(bào)銷單移交給財(cái)務(wù)集中支付。

五、試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺主要成效分析

1.便利了科研人員的工作

啟用試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺后，科研人員可全程在電腦端、手機(jī)端完成采購下單、收貨、驗(yàn)收、結(jié)算確認(rèn)等流程，無須跑部門跑審批，較傳統(tǒng)程序節(jié)省了大量的時(shí)間；“一站式”服務(wù)平臺也為科研人員的相關(guān)工作提供了極大的便利。

2.協(xié)調(diào)了部門管理工作

“一站式”服務(wù)平臺打通了部門間的信息壁壘，有效協(xié)調(diào)了各管理部門的工作，提升了部門的管理效能，降低了采購、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.減輕了財(cái)務(wù)部門的工作壓力

平臺采用定期統(tǒng)一結(jié)算的方式，同一個(gè)供應(yīng)商在各課題組的訂單合并匯總后開具一張發(fā)票即可，既減少了供應(yīng)商賬單量，也大幅減少了財(cái)務(wù)的工作量。

4.對工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了全程監(jiān)控

平臺利用信息技術(shù)手段，在線動(dòng)態(tài)監(jiān)控全部工作環(huán)節(jié)，縮減了審批程序，優(yōu)化了工作流程，采購環(huán)節(jié)全部在線上完成；供應(yīng)商有合同約束，商品上架有專門規(guī)則，審批環(huán)節(jié)清晰明了，交易過程有據(jù)可查，采購與經(jīng)費(fèi)聯(lián)動(dòng)管理，極大改善了學(xué)校的管理體系。

5.優(yōu)化了營商環(huán)境

平臺運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，公開采購流程和規(guī)則，不為特定的對象設(shè)置條件，不設(shè)置過高的準(zhǔn)入門檻，以遴選的方式盡可能增加供應(yīng)商和商品庫產(chǎn)品數(shù)量，鼓勵(lì)充分的市場競爭，構(gòu)建健康、良性的營商環(huán)境，促進(jìn)了采購工作的公開、公平、公正。

六、創(chuàng)新數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑

1.創(chuàng)新管理與技術(shù)融合路徑

平臺轉(zhuǎn)型建設(shè)應(yīng)將技術(shù)與管理有機(jī)結(jié)合，克服技術(shù)和管理在流程融合方面的難點(diǎn)，研究相應(yīng)的解決方案，探索更好服務(wù)教學(xué)科研的采購模式。如對庫外商品的審批在系統(tǒng)加入科技管理部門審批程序、為避免采購?fù)钢c財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接預(yù)凍結(jié)采購訂單費(fèi)用、為加強(qiáng)貨物驗(yàn)收控制系統(tǒng)設(shè)定采購人和收貨人不能為同一人等。

2.創(chuàng)新一體化集成方式

平臺應(yīng)集成試劑耗材采購申請、審批、下單、供貨、驗(yàn)收、結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)賬、綜合查詢等服務(wù)功能，采購人利用電腦、手機(jī)端即可在線完成商品選購、到貨簽收、賬單確認(rèn)等操作，而其他業(yè)務(wù)則交由系統(tǒng)和相關(guān)職能部門完成。

3.創(chuàng)新公有云和私有云結(jié)合模式

試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺為前端商城提供后端管理的模式，改變了以往高校獨(dú)立管理模式或第三方商城管理模式，將兩者很好地結(jié)合起來，商城部分采用公有云，內(nèi)部管理采用私有云。這種混合云模式允許采購系統(tǒng)對敏感信息進(jìn)行保護(hù)，大數(shù)據(jù)處理方式也更加靈活，為“一站式”服務(wù)平臺提供了均衡、安全、經(jīng)濟(jì)的管理方式。

4.創(chuàng)新大數(shù)據(jù)監(jiān)管方法

平臺可對成交訂單產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對規(guī)避采購監(jiān)管、化整為零拆單采購、突擊花錢等違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和預(yù)警，規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用和采購行為，確保科研經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)。

七、結(jié)語

高校要基于“一站式”服務(wù)平臺探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)分析平臺的采購行為、商品屬性、成交數(shù)據(jù)，對成交量較大的商品與供應(yīng)商開展單品價(jià)格談判，盡量采購性價(jià)比高的商品，為課題組節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)。此外，高校還可完善大數(shù)據(jù)預(yù)警體系，根據(jù)需要拓展預(yù)警功能，增強(qiáng)平臺的監(jiān)管功能，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。