高校固定資產(chǎn)管理優(yōu)化與信息化建設(shè)探究

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湖北·武漢

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和固定資產(chǎn)數(shù)量的增加，固定資產(chǎn)管理已經(jīng)成為高校一項必不可少的日常管理工作。然而，由于當(dāng)前的管理手段和管理方式落后，高校固定資產(chǎn)管理方面存在一些問題和挑戰(zhàn)。為了提高固定資產(chǎn)的利用率和管理效率，應(yīng)積極推進(jìn)固定資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)。

一、高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀分析

從資產(chǎn)購置需求提出的那一刻起，固定資產(chǎn)管理就已經(jīng)開始了，隨著資產(chǎn)的入庫、使用、報廢等流程的進(jìn)行，固定資產(chǎn)管理問題逐漸凸顯?？偟膩碚f，高校在固定資產(chǎn)管理方面主要存在以下六大問題。

（1）管理制度不完善。有些高?，F(xiàn)行的資產(chǎn)管理制度已沿用多年，伴隨著政策的頒布和管理方式的升級，現(xiàn)有的管理制度無法滿足日常工作需要。再加上缺少制度宣講和具體操作細(xì)則，缺乏有效的監(jiān)督和控制方法，導(dǎo)致資產(chǎn)管理工作混亂。

（2）管理執(zhí)行不到位。對于高校來說，制度的制定者和執(zhí)行者存在一定的信息差，再加上人員流動頻繁，制度的很難落實到位。例如，資產(chǎn)登記、驗收、領(lǐng)用、報廢等環(huán)節(jié)未按照制度要求進(jìn)行，導(dǎo)致資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性下降。

（3）資產(chǎn)登記和標(biāo)識不準(zhǔn)確。一些高?？赡艽嬖谫Y產(chǎn)登記和標(biāo)識不準(zhǔn)確的問題，例如資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息填寫錯誤或同步更新不及時，資產(chǎn)標(biāo)識模糊、缺失等，導(dǎo)致資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性和可追溯性較低。

（4）驗收和入庫程序不規(guī)范。一些高校在固定資產(chǎn)驗收和入庫環(huán)節(jié)存在程序不規(guī)范的問題，例如驗收流程不明確，相關(guān)單據(jù)填寫和簽字環(huán)節(jié)存在疏漏，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)的數(shù)量和質(zhì)量。

（5）資產(chǎn)處置和報廢程序不規(guī)范。一些高校在資產(chǎn)處置和報廢的程序上存在漏洞。例如，沒有明確的報廢審核流程，資產(chǎn)報廢登記和清理工作不及時，導(dǎo)致廢棄資產(chǎn)的管理和處理存在漏洞。

（6）資產(chǎn)盤點和管理不及時。對于大多數(shù)高校來說，一年盤點一次固定資產(chǎn)是常見情況，暑假和寒假是盤點的集中時間。由于資產(chǎn)盤點周期過長，導(dǎo)致資產(chǎn)臺賬與實際資產(chǎn)出現(xiàn)不一致的情況，對資產(chǎn)的使用情況、維護(hù)情況等管理和監(jiān)督不力。

二、高校固定資產(chǎn)管理優(yōu)化策略分析

（1）使用固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，提高管理效率。通過引入專門的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，高?？蓪崿F(xiàn)資產(chǎn)信息的信息化管理和實時更新。通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)記錄和查詢功能，提高工作效率、減少人員的重復(fù)勞動，方便快速地進(jìn)行資產(chǎn)查詢、統(tǒng)計和分析；引入自動化技術(shù)，如自動化標(biāo)識和掃碼識別技術(shù)，提高資產(chǎn)登記和標(biāo)識的準(zhǔn)確性、效率；同時，可以考慮采用自動化設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)盤點、維修保養(yǎng)等工作，如紅外盤點機(jī)、RFID盤點機(jī)，減少人工操作的時間和人力成本。

（2）優(yōu)化工作流程，減少人為操作。引入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，高?？蓛?yōu)化固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)，如購置審批、驗收入庫、資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還、報廢處理等流程。簡化操作流程，減少工作環(huán)節(jié)，優(yōu)化操作步驟，提高工作效率和管理精細(xì)度。此外，高校還可借助系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析工具和方法，挖掘和分析數(shù)據(jù)，了解資產(chǎn)在哪里、誰在用、殘值多少、維護(hù)多少次等信息，從而為決策提供依據(jù)。結(jié)合系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，高?？蛇M(jìn)行科學(xué)分析，從而優(yōu)化資產(chǎn)配置、建立專門的維護(hù)計劃等，提高管理決策的準(zhǔn)確性和有效性。

職工論壇是院內(nèi)文化的體現(xiàn)。院內(nèi)職工可隨時在企業(yè)號內(nèi)參與論壇活動，在論壇上發(fā)布一些正能量、學(xué)術(shù)性等的文字、圖片、小視頻等內(nèi)容，增強(qiáng)大家相互學(xué)習(xí)的積極性，提高醫(yī)院的創(chuàng)效能力；此外，院內(nèi)職工還可直接通過企業(yè)號查看及收發(fā)郵件，并提供職工信箱、職工訴求等渠道。

（3）加強(qiáng)部門之間的協(xié)作，促進(jìn)信息共享。高校應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)管理員的日常培訓(xùn)，使其熟悉、掌握固定資產(chǎn)管理的相關(guān)知識和專業(yè)技能，以提高資產(chǎn)管理工作的效率和管理水平。同時，適當(dāng)增加資產(chǎn)管理員專職崗位，保證人員配備的合理性和充足性。此外，還可構(gòu)建資產(chǎn)管理績效評估機(jī)制，對固定資產(chǎn)管理的各項指標(biāo)進(jìn)行評估分析，發(fā)現(xiàn)問題，及時改進(jìn)和調(diào)整，挖掘優(yōu)化空間，并確保管理效率不斷提升。

三、高校固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的重要意義

（1）高效性。通過引入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，高?？蓪崿F(xiàn)資產(chǎn)信息的集中管理和實時更新，快速準(zhǔn)確地查詢、統(tǒng)計和分析資產(chǎn)數(shù)據(jù)。自動化技術(shù)的應(yīng)用可以簡化工作流程，減少人工操作的時間和人力成本。同時，信息化建設(shè)還可以提供便捷的數(shù)據(jù)輸入和管理方式，方便了操作人員進(jìn)行資產(chǎn)管理工作，提高了工作效率。

（2）準(zhǔn)確性。資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)可以實時記錄和更新資產(chǎn)的基本信息、使用狀況、維護(hù)記錄等，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。自動化技術(shù)的應(yīng)用可以減少人為因素的干擾和操作失誤。同時，利用數(shù)據(jù)分析工具和方法，可以對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，了解資產(chǎn)的使用狀況、損耗情況、維護(hù)周期等信息，提高決策的準(zhǔn)確性。

（3）安全性。通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，高?？蓪Y產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限控制，對特定角色設(shè)置專屬權(quán)限，從而確保數(shù)據(jù)的安全和保密。同時，信息系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)備份功能和網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止數(shù)據(jù)被篡改和丟失。

（4）數(shù)據(jù)分析和決策支持。高?？梢酝ㄟ^信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析對固定資產(chǎn)的使用情況、維護(hù)需求、更新計劃等關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行深入分析和預(yù)測。這樣的數(shù)據(jù)驅(qū)動決策可以幫助高校更準(zhǔn)確地制定采購、維護(hù)和更新固定資產(chǎn)的策略，并優(yōu)化資產(chǎn)的配置和使用方式。

（6）智能化和自動化管理。針對資產(chǎn)自動識別、自動定位、運行監(jiān)測等需求，高校也可借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，引入智能設(shè)備和傳感器進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，從而實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的智能化和自動化。

（7）基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)和效能提升。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，高?？赏ㄟ^遠(yuǎn)程監(jiān)控和自動維修保養(yǎng)計劃，實時掌握資產(chǎn)的工作狀態(tài)、維護(hù)需求和運行效果，并及時進(jìn)行維修和保養(yǎng)，減少停工損失和提高設(shè)備的使用壽命。

四、高校固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的具體實踐

（1）系統(tǒng)的選型與設(shè)計。在系統(tǒng)的選擇方面，高校可根據(jù)自身的需求和特點，選擇自主研發(fā)或采購成熟的商業(yè)軟件。在選型的過程中，需要綜合考量系統(tǒng)的功能、使用難度、安全程度、集成拓展性等。除此之外，系統(tǒng)設(shè)計也是重要的參考因素。由于高校資產(chǎn)分布廣，各部門自主管理名下資產(chǎn)，因此系統(tǒng)的設(shè)計需要依據(jù)高校的實際情況，如不同角色分配不同權(quán)限，確保權(quán)限的設(shè)置能滿足各級管理者和操作人員的需求。

（2）資產(chǎn)數(shù)據(jù)的錄入與更新。系統(tǒng)搭建完成后，需要錄入固定資產(chǎn)的基本信息，包括資產(chǎn)的名稱、編號、規(guī)格、照片、使用部門、采購日期、數(shù)量、采購單價等。數(shù)據(jù)要保證準(zhǔn)確和完整，避免錯誤和遺漏。同時，還需支持批量導(dǎo)入資產(chǎn)信息，減少人工操作。此外，針對新增資產(chǎn)的購置和原有資產(chǎn)的變動，系統(tǒng)還應(yīng)及時變更資產(chǎn)信息，確保系統(tǒng)內(nèi)信息與資產(chǎn)實物狀態(tài)一致。

（3）數(shù)據(jù)的查詢與分析。通過信息化系統(tǒng)，高?？梢苑奖愕夭樵兒头治鲑Y產(chǎn)數(shù)據(jù)。管理員和操作人員可以通過系統(tǒng)的查詢功能，快速定位和查詢特定的資產(chǎn)信息。同時，數(shù)據(jù)分析工具的應(yīng)用可以對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，了解資產(chǎn)的使用情況、維護(hù)需求、損耗情況等，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

（4）績效考核與優(yōu)化。通過對系統(tǒng)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的分析和指標(biāo)監(jiān)控，可以評估資產(chǎn)管理的效果。定期的數(shù)據(jù)報告和管理審計可以幫助高校改進(jìn)管理決策，提高固定資產(chǎn)的管理效率和效能。

（5）系統(tǒng)維護(hù)與升級。針對自研的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，高校還需組建專業(yè)的系統(tǒng)管理團(tuán)隊，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運維、備份和安全管理等工作，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。如果高校采購的是成熟的商業(yè)軟件，則需考量對方的運維技術(shù)和服務(wù)團(tuán)隊，確保使用順暢。

綜上所述，信息化建設(shè)對高校固定資產(chǎn)管理至關(guān)重要，不僅能提高管理的準(zhǔn)確性和安全性，還能減少資源的浪費和損失，助高校摸透“家底”。但信息化建設(shè)是一項長期而持續(xù)的工作，高校在引入信息化系統(tǒng)的同時，還需不斷完善制度、加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳，以推動固定資產(chǎn)管理工作的不斷改進(jìn)與創(chuàng)新，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的高效利用，為教育事業(yè)的發(fā)展提供更多的支撐和保障。