福利院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

鄧良梅

（三明市社會(huì)福利院 ，福建 三明 365001）

檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的依據(jù)主要包括兩個(gè)方面：一是國(guó)家法律法規(guī)；二是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。其中，前者主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等；后者主要有《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（DA/T34-2019）等。

1 福利院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求

1.1 檔案保管

福利院檔案保管工作主要是指對(duì)檔案材料的收集、整理、分類、編目、檢索、保管與利用等一系列活動(dòng)。①福利院應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任，確保檔案收集齊全完整，保證各類檔案的系統(tǒng)性和完整性。②福利院應(yīng)配備專職或兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管等工作。每個(gè)部門的專職或兼職人員都要配備專用檔案箱、庫(kù)房和其他必要的設(shè)施、設(shè)備。③福利院應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保證檔案管理工作正常開展。檢查可分為定期檢查和不定期抽查兩種方式。④福利院應(yīng)確保所收集的檔案資料能夠得到及時(shí)更新與補(bǔ)充。

1.2 檔案收集

福利院的檔案收集工作主要包括收集、整理、分類、編目和歸檔等過程，其目的是為檔案的保管與利用提供前提條件，使之能夠更好地為福利院兒童、老人等特殊群體提供服務(wù)。在收集過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照要求對(duì)各種材料進(jìn)行分類，并根據(jù)其價(jià)值選擇使用。

在收集檔案材料時(shí)，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，保證各種文件材料的完整性，不得遺漏。另外，檔案材料的收集范圍也要符合相關(guān)要求，不能出現(xiàn)交叉重疊現(xiàn)象，并且要對(duì)收集到的材料進(jìn)行登記管理，做到有檔可查、有案可查。

1.3 檔案編研

福利院檔案的編研是指對(duì)已形成的檔案資料，通過有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行加工、整理，以提供利用的一種活動(dòng)。檔案編研是福利院檔案管理工作的重要組成部分，也是福利院檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段。通過檔案編研工作，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為各項(xiàng)工作提供指導(dǎo)；可以為社會(huì)各界了解和研究福利院提供方便；可以為各種學(xué)術(shù)活動(dòng)提供資料；可以為有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)和調(diào)查提供方便。在編研過程中，應(yīng)注意保護(hù)好檔案原始記錄，對(duì)各類文書、文件、圖表、音像等各種形式的原始記錄均應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和鑒別，對(duì)破損、污損的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

1.4 檔案利用

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案的利用是指根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，對(duì)所保管的檔案材料進(jìn)行查閱和復(fù)制。福利院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，明確檔案查閱范圍、審批權(quán)限和相關(guān)要求。同時(shí)，可以將檔案利用情況作為福利院工作人員考核評(píng)價(jià)的依據(jù)之一，對(duì)利用質(zhì)量不佳或造成嚴(yán)重后果的工作人員，要追究其相應(yīng)責(zé)任，對(duì)于違反檔案管理規(guī)定造成嚴(yán)重后果的，要依法追究法律責(zé)任。

2 福利院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

福利院檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)也有很高的要求。然而從實(shí)際情況來(lái)看，許多福利院的檔案工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，導(dǎo)致他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)往往不能對(duì)所接收的資料進(jìn)行科學(xué)的分析和整理，從而使得福利院檔案價(jià)值得不到充分發(fā)揮。同時(shí)，很多工作人員對(duì)于檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和理解，認(rèn)為是小事，沒有必要進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，還有一些工作人員在進(jìn)行資料整理時(shí)不懂得如何利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行資料整理。

2.2 檔案管理工作內(nèi)容不明確

目前，很多福利院都存在著檔案管理工作內(nèi)容不明確的問題，這也導(dǎo)致了工作人員在實(shí)際的檔案管理工作中不能夠進(jìn)行有效地落實(shí)。因此，福利院要想提高檔案管理工作的水平，首先需要明確崗位工作內(nèi)容，根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)來(lái)選擇適合自己的檔案管理模式。具體來(lái)說，福利院的檔案管理工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面：第一，根據(jù)福利院的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理計(jì)劃，并對(duì)其進(jìn)行有效地實(shí)施。第二，根據(jù)福利院實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度和要求。第三，根據(jù)福利院實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)其進(jìn)行有效地培訓(xùn)和教育。第四，在對(duì)檔案進(jìn)行有效收集和整理之后進(jìn)行有效地總結(jié)和分析，并對(duì)其進(jìn)行合理分類。

2.3 檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度不健全

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要有一套完整的制度來(lái)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范和約束。但是從我國(guó)目前各大福利院的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，雖然有很多規(guī)章制度，但是對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，很多都是原則性的內(nèi)容，缺乏操作性和針對(duì)性。一些福利院沒有制定相應(yīng)的檔案管理制度，沒有形成一個(gè)完整的體系，更沒有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，在檔案管理工作中也缺乏必要的監(jiān)督和制約機(jī)制。很多福利院在檔案管理過程中都是由工作人員直接對(duì)其進(jìn)行管理，使得檔案管理工作缺乏必要的監(jiān)督和制約。由于沒有建立健全的檔案管理制度，也就無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督和控制。因此，要想從根本上解決福利院檔案管理中存在的問題，就需要制定一套科學(xué)合理、操作性強(qiáng)、具有一定針對(duì)性和指導(dǎo)性的檔案管理制度，只有這樣才能保證福利院檔案工作順利開展。

2.4 缺少有效的監(jiān)督與約束機(jī)制

在福利院檔案管理工作中，由于缺乏有效的監(jiān)督與約束機(jī)制，導(dǎo)致一些福利院存在著檔案管理不規(guī)范、資料保存不完整、歸檔不及時(shí)等問題。一些福利院雖然對(duì)檔案管理工作制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是由于執(zhí)行不力，導(dǎo)致這些規(guī)章制度形同虛設(shè)。此外，由于監(jiān)督與約束機(jī)制的缺失，導(dǎo)致一些福利院工作人員對(duì)于檔案管理工作存在著不同程度的認(rèn)識(shí)偏差。有些福利院工作人員認(rèn)為檔案管理工作沒有太大作用，在日常工作中不重視檔案管理工作；有些福利院工作人員認(rèn)為檔案管理只是對(duì)以前的資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理歸檔，沒有什么價(jià)值；還有一些福利院工作人員認(rèn)為檔案管理就是單純的整理歸檔，并沒有其他方面的作用。這些問題導(dǎo)致很多福利院的檔案管理工作都沒有得到嚴(yán)格落實(shí)，不僅造成了資源的浪費(fèi)，還對(duì)檔案管理工作造成了不良影響。因此，必須加強(qiáng)監(jiān)督與約束機(jī)制建設(shè)。

2.5 信息化建設(shè)水平較低

信息化建設(shè)水平是衡量一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的重要標(biāo)志。在信息化時(shí)代，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高效率，減少人力資源浪費(fèi)。但是從目前我國(guó)各大福利院的檔案管理工作來(lái)看，信息化建設(shè)水平較低。一些福利院雖然配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是由于計(jì)算機(jī)硬件配置較低，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在處理大量信息時(shí)效率不高。

3 提高福利院檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施

3.1 樹立檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感

在福利院的檔案管理中，檔案管理人員是管理者和實(shí)施者，其素質(zhì)和能力對(duì)整個(gè)工作的順利進(jìn)行有著直接影響。因此，福利院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其責(zé)任感。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十一條規(guī)定：檔案管理員要積極開展檔案利用，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；做好檔案統(tǒng)計(jì)工作和利用效果反饋記錄。此外，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)要從各方面嚴(yán)格把關(guān)，尤其是要提高其思想意識(shí)，讓其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。另外，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核時(shí)要制定嚴(yán)格的考核制度，對(duì)其工作進(jìn)行量化和細(xì)化。同時(shí)還可以通過開展獎(jiǎng)懲制度來(lái)提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，通過這種方式可以有效地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使之更加規(guī)范化

福利院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化需要通過制度來(lái)保證。所以福利院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，以確保檔案管理工作的順利開展。首先，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，這是實(shí)現(xiàn)福利院檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。因此，可以依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制定出一套完整、科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理地分類，保證在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有法可依。其次，通過完善福利院檔案管理制度，使之更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。福利院要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作都有規(guī)可依。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，提升工作人員業(yè)務(wù)水平

福利院的檔案管理工作離不開檔案管理人員的努力，只有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能夠更好地服務(wù)于福利院。因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在這方面投入更多的精力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以保證他們能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需要，真正做好檔案管理工作。此外，相關(guān)部門一方面可以通過完善考評(píng)機(jī)制，將考評(píng)結(jié)果與職工的績(jī)效工資相掛鉤，以此來(lái)激發(fā)工作人員的積極性和主動(dòng)性。另一方面，注重對(duì)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，鼓勵(lì)工作人員學(xué)習(xí)一些現(xiàn)代化信息技術(shù)，讓他們能夠在工作中不斷提升自身能力和水平。除此之外，還應(yīng)該讓他們了解檔案管理工作中存在的困難和問題，以便及時(shí)解決問題。

3.4 注重檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案資料的齊全完整

福利院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而繁瑣的工作，因此必須要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，只有保證檔案資料的齊全、完整，才能夠保證檔案管理工作的正常開展。因此，在實(shí)際工作中，要積極對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)和完善，以保障福利院各項(xiàng)工作的開展。要建立相應(yīng)的檔案室，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在建設(shè)檔案室時(shí)，要注意以下幾個(gè)方面：一是要選擇合適的地方作為庫(kù)房；二是在庫(kù)房里設(shè)置專門的檔案盒，并且要保證檔案盒整潔干凈；三是要安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料能夠得到妥善保管；四是要配備相關(guān)的檔案管理設(shè)備；五是建立相應(yīng)的安全管理制度，保證在檔案管理過程中不出現(xiàn)任何問題。通過對(duì)這些方面進(jìn)行建設(shè)和完善，能夠讓福利院檔案管理工作具備更加良好的條件和基礎(chǔ)，從而為福利院各項(xiàng)工作開展提供更加有力的保障。

3.5 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升檔案的利用價(jià)值

當(dāng)前，信息技術(shù)已全面融入社會(huì)發(fā)展中，并且為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了巨大的影響。福利院檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然要求。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，福利院檔案管理工作也需要隨之做出相應(yīng)調(diào)整。當(dāng)前，福利院的檔案管理工作主要是以紙質(zhì)形式存在，但是紙質(zhì)文件易損壞，難以長(zhǎng)期保存，而且信息共享率較低。因此要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。首先，要建立健全福利院檔案管理信息化系統(tǒng)，不斷提升其管理質(zhì)量和水平；其次，要重視對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持；再次，要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性以及必要性；最后，要積極探索新的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新發(fā)展，最大程度地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值和作用。只有這樣才能保證福利院各項(xiàng)工作順利開展。

3.6 加強(qiáng)信息安全保障，切實(shí)保護(hù)好檔案安全

福利院檔案是記錄福利院發(fā)展歷程和歷史的重要資料，是我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展的重要成果，在整個(gè)社會(huì)中具有很大的影響力。因此，在信息時(shí)代背景下，必須要加強(qiáng)信息安全保障。首先，要建立健全檔案安全制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，使其具備良好的思想政治素質(zhì)、職業(yè)操守、工作能力和專業(yè)水平。其次，要對(duì)檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格管理，將其妥善保管在專門的檔案室中，并建立完善的檔案室溫濕度記錄和監(jiān)控系統(tǒng)，使其能夠保持良好的運(yùn)行狀態(tài)。同時(shí)，還要定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，及時(shí)更換一些老化及損壞的設(shè)施設(shè)備。最后，要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并加以解決，確保檔案安全。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)的不斷發(fā)展，福利院在其發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案資料也越來(lái)越多，檔案管理工作對(duì)福利院各項(xiàng)工作的開展也顯得尤為重要。福利院要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，不斷強(qiáng)化員工對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高員工專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)。福利院要制定科學(xué)合理的檔案管理制度，制定詳細(xì)的工作流程和操作規(guī)范。在日常工作中加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的把關(guān)。另外要充分發(fā)揮檔案館在福利院檔案管理中的作用，將其打造成具有特色的檔案館，為福利院各項(xiàng)工作提供有力保障，促進(jìn)福利院各項(xiàng)事業(yè)順利發(fā)展。