醫(yī)院檔案規(guī)范化信息化建設(shè)對管理工作的實施影響分析

摘 要：目的：探討醫(yī)院檔案管理中規(guī)范化信息化建設(shè)對管理工作的影響。方法：研究對象為醫(yī)院負責(zé)檔案管理的20名工作人員，選取時間為2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月實施常規(guī)管理措施，設(shè)為對照組，2022年4月至2023年3月實施規(guī)范化檔案信息化建設(shè)，設(shè)為研究組。分析管理措施實施前后工作人員的工作素質(zhì)、管理質(zhì)量以及對管理措施的滿意度。結(jié)果：研究組、對照組工作人員的工作素質(zhì)各指標(biāo)差異分析顯示，前者評分更高（P＜0.05）；與對照組相比，研究組管理質(zhì)量評分顯著較高（P＜0.05）；研究組對管理措施的滿意度明顯高于對照組（P＜0.05）。結(jié)論：檔案信息化建設(shè)的實施可提高管理質(zhì)量，提升工作人員的服務(wù)素質(zhì)與工作滿意度，可加以推廣。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理，檔案信息化建設(shè)，服務(wù)意識，安全意識，管理質(zhì)量，滿意度

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.04.048

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生體制逐漸以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)架構(gòu)，進行管理與服務(wù)工作的升級[1]。在新理念、新技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)下，傳統(tǒng)的醫(yī)療管理服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期的管理需求，因此，醫(yī)院需努力完善建設(shè)成熟的信息檔案管理方法。有效的醫(yī)院綜合管理對促進各級醫(yī)療機構(gòu)的長遠發(fā)展有積極意義[2]。為了提高醫(yī)院檔案信息管理質(zhì)量，需在醫(yī)療機構(gòu)的各項活動中充分利用檔案信息技術(shù)，及時改進綜合檔案管理模式。而規(guī)范化的檔案信息化建設(shè)可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)、全面、合理性，對提升管理質(zhì)量具有積極意義[3-4]。本文對慶陽市人民醫(yī)院20名醫(yī)院檔案管理工作人員采取檔案信息化建設(shè)管理前后的對管理工作的影響效果進行分析，以期為后續(xù)管理工作提供指導(dǎo)。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取慶陽市人民醫(yī)院20名醫(yī)院檔案管理工作人員納入研究，研究時間為2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月實施常規(guī)管理措施，設(shè)為對照組，2022年4月至2023年3月實施規(guī)范化檔案信息化建設(shè)，設(shè)為研究組。20名醫(yī)院檔案管理工作人員一般資料顯示：男6名、女14名；20～50歲，平均（35.17±1.25）歲；受教育程度：大專6例，本科14例。

1.2 方法

1.2.1 對照組

采取常規(guī)管理措施，即根據(jù)醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度，對病歷檔案、員工檔案、醫(yī)院信息檔案等資料進行歸納、分類及整理，定期進行檔案的檢查和整理，保證檔案未發(fā)生損壞、丟失。在檔案借閱時按照規(guī)定流程登記管理，檔案過期時進行合規(guī)銷毀。

1.2.2 研究組

采取規(guī)范化檔案信息化建設(shè)。（1）文件處理信息化管理：合理安排文件收集時間、流通周期，將所有文件錄入計算機，并進行編碼。為減輕工作人員的壓力，減少文件處理中心的工作量，充分利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)放文件，提升工作效率。（2）病案檔案數(shù)字化管理：在病案檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，從檔案整理、圖像處理、質(zhì)檢、翻拍、編目、數(shù)據(jù)上傳這些方面入手，使醫(yī)院病案檔案管理更加規(guī)范、數(shù)字化。由病案管理室分管領(lǐng)導(dǎo)做好資料內(nèi)容的細化、檔案管理設(shè)備的選用、保密工作，確保醫(yī)院病案檔案有效利用。工作人員進行實時檢查和觀察，并做好相關(guān)研究過程的跟進及記錄。通過計算機處理病歷內(nèi)容后，將數(shù)據(jù)反饋給臨床科室，使各科室可通過部門會議討論，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，根據(jù)實際狀況制定針對性的解決措施，提高醫(yī)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量。（3）建立信息化檢索系統(tǒng)：設(shè)置多種差別化檢索方法，建立有效的檢索工具體系，保證檢索工具的覆蓋率、準(zhǔn)確性。然后，充分利用資源共享，將有價值的檔案信息妥善存儲在局域網(wǎng)上，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案信息價值，為醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員提供快速檢索服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。并在信息有變動時，通過信息檢索工具，及時對電子檔案進行重新記錄，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化，減少中間環(huán)節(jié)。（4）檔案信息化建設(shè)的安全性管理：完善檔案信息安全保障的相關(guān)制度，保障檔案管理信息化建設(shè)的安全性。建立分級權(quán)限，開放性約束檔案管理信息系統(tǒng)。在實際管理工作中，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問檔案信息。同時，及時更新和維護檔案管理信息系統(tǒng)，并注意建立電子檔案保密機制。除此之外，對系統(tǒng)進行全面檢查，并要求專業(yè)的計算機技術(shù)人員對相關(guān)漏洞問題進行分析，盡快修復(fù)。為防止外部人員竊取醫(yī)院信息，設(shè)置安全系數(shù)較高的防火墻，重要的檔案內(nèi)容做好備份。

1.3 觀察指標(biāo)

管理后均使用自制問卷的形式，收集檔案管理工作人員的工作素質(zhì)、管理質(zhì)量、對管理措施的滿意度等指標(biāo)。

1.3.1 工作素質(zhì)

包括服務(wù)意識、安全意識、防范意識，實施百分制評分，分數(shù)與各指標(biāo)之間存在正向計分關(guān)系，即分數(shù)越大，各指標(biāo)狀況越好。

1.3.2 管理質(zhì)量

包括管理效率、管理內(nèi)容、管理形式、綜合管理質(zhì)量，上述各指標(biāo)評分最高為10 0 分，最低為0分，分數(shù)越高，管理質(zhì)量越好。

1.3.3 對管理措施的滿意度

問卷采用百分制評分，包括不滿意、一般滿意、滿意，根據(jù)評分，若顯示0～50分，提示不滿意、51～80分為一般滿意、滿意為81～100分。100%-不滿意度（%）=滿意度。

1.4 統(tǒng)計學(xué)分析

采用SPSS 26進行分析處理，計量資料以（x±s）表示，數(shù)據(jù)符合正態(tài)分布，采用t檢驗；計數(shù)資料（%）采用χ2檢驗。P<0.05，差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié) 果

2.1 工作素質(zhì)分析

與對照組相比，研究組工作素質(zhì)各指標(biāo)評分均較高，對比有意義（P＜0.05）。具體數(shù)據(jù)見表1。

兩組管理質(zhì)量各指標(biāo)差異分析顯示研究組評分更高，數(shù)據(jù)對比有意義（P<0.05）。具體數(shù)據(jù)見表2。

2.2 滿意度分析

研究組、對照組對管理措施的滿意度數(shù)據(jù)對比結(jié)果顯示前者更高（P<0.05）。具體數(shù)據(jù)見表3。

3 討 論

醫(yī)療機構(gòu)綜合檔案管理的內(nèi)容非常豐富，規(guī)范化信息化建設(shè)在綜合管理中起著重要的作用。然而，很多醫(yī)院對檔案管理重視程度不佳，在管理過程中存在疏漏，表現(xiàn)為檢索困難、管理方式單一等，導(dǎo)致綜合檔案管理的工作效率較低[5]。有研究者發(fā)現(xiàn)，一些醫(yī)療機構(gòu)的信息管理系統(tǒng)存在不足，如權(quán)限控制范圍差、平臺投入和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不足、數(shù)據(jù)記錄錯誤等一系列管理問題，對醫(yī)院綜合檔案產(chǎn)生負面影響，使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)極易泄露[6]。因此，尋求一種更安全、科學(xué)的規(guī)范化信息化檔案管理方案具有重要意義。

規(guī)范化管理更強調(diào)用詳細的規(guī)范來定義要實現(xiàn)的行為過程，并使用定義好的規(guī)范來約束管理者和被管理者行為?；谝?guī)范化的信息化檔案管理可以為醫(yī)療機構(gòu)積累積極的市場競爭價值，有效提高醫(yī)院的服務(wù)水平。本文研究數(shù)據(jù)顯示，研究組管理質(zhì)量較高。其原因為：檔案信息信息化的實施有助于醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的全面提高，包括信息素質(zhì)、思想觀念等，進而提升工作質(zhì)量及工作效率。同時，信息管理可以在需要參考時提供快速查閱和驗證，實現(xiàn)所有資料長期完整的保存，有利于為醫(yī)療機構(gòu)制定管理方案、制度提供參考依據(jù)[7]。此外，與對照組相比，研究組的安全、服務(wù)意識較高，其原因為：檔案信息化建設(shè)的實施有利于醫(yī)務(wù)人員工作的順利進行，可以通過計算機信息技術(shù)實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的查詢，該方法有效地避免了數(shù)據(jù)損壞、文件泄露的可能性，從而保證文件信息安全性。同時，該管理措施的實施，可以提升行業(yè)競爭力，提高醫(yī)院的信息服務(wù)能力，有利于檔案資源的社會共享，對促進醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務(wù)水平的提高以及醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有積極意義[8]。研究組工作人員對檔案管理工作的滿意度高于對照組，其原因分析為檔案信息化的建設(shè)有助于提升管理人員工作效率，也能更快捷地幫助醫(yī)生查閱患者病歷和診療信息，對疾病診斷及分析有積極意義，縮短了醫(yī)療時間，提高治療效率，降低醫(yī)療事故發(fā)生率，保證了醫(yī)療工作的有序進行，降低醫(yī)患糾紛，提升了醫(yī)院檔案管理人員工作價值感。

另外，醫(yī)院風(fēng)險檔案規(guī)范化管理也是目前檔案規(guī)范化管理的重點內(nèi)容，為使標(biāo)準(zhǔn)化管理在醫(yī)院風(fēng)險管理檔案中取得良好的應(yīng)用效果，可從完善檔案管理制度，建立風(fēng)險管理檔案管理機構(gòu)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加大資金投入等方面進行改進，從而延長檔案保存時間，更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。

綜上所述，規(guī)范化檔案信息化建設(shè)具有較高的臨床推廣應(yīng)用價值，可以提升管理工作質(zhì)量，對工作人員防范、安全以及服務(wù)意識、管理質(zhì)量等方面的提升有促進作用，實施價值高。

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作者簡介

楊樂，本科，主管護師，研究方向為醫(yī)院管理。

（責(zé)任編輯：劉憲銀）