RPA財務(wù)機(jī)器人在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用研究

摘要：全面預(yù)算管理在落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、優(yōu)化企業(yè)資源配置、推動企業(yè)創(chuàng)造價值和高質(zhì)量發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，RPA技術(shù)的優(yōu)勢和應(yīng)用價值為財務(wù)領(lǐng)域帶來了更多創(chuàng)新和變革。通過分析預(yù)算管理流程中存在的預(yù)算目標(biāo)不科學(xué)、不合理，預(yù)算編制不完整、不準(zhǔn)確，預(yù)算報告人工操作耗時費(fèi)力等常見問題，研究探討RPA財務(wù)機(jī)器人在提高預(yù)算編制效率、強(qiáng)化預(yù)算管控力度、提升預(yù)算管理質(zhì)量中的應(yīng)用價值，最后對RPA及人工智能等技術(shù)在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用前景進(jìn)行展望并提出進(jìn)一步的建議。

關(guān)鍵詞：RPA；財務(wù)機(jī)器人；全面預(yù)算管理

0引言

2022年2月，國務(wù)院國資委出臺了《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見》（國資發(fā)財評規(guī)〔2022〕23號），明確了建設(shè)世界一流財務(wù)管理體系的目標(biāo)與路徑，提出推動中央企業(yè)財務(wù)管理水平提升，著力推動“四個變革”，持續(xù)完善“五大體系”，其中包括以技術(shù)賦能推動財務(wù)管理理念變革、完善縱橫貫通的全面預(yù)算管理體系、完善智能前瞻的財務(wù)數(shù)智體系等。國務(wù)院國資委在《關(guān)于開展對標(biāo)世界一流企業(yè)價值創(chuàng)造行動的通知》（國資發(fā)改革〔2022〕79號）中強(qiáng)調(diào)，要圍繞企業(yè)長期價值強(qiáng)化戰(zhàn)略引導(dǎo)作用，健全戰(zhàn)略制定、實(shí)施、評估、調(diào)整閉環(huán)體系，制定基于價值提升的戰(zhàn)略實(shí)施途徑、資源配置方案、配套保障措施等。全面預(yù)算管理是對企業(yè)經(jīng)營的事前分析、事中控制、事后考核的全過程管理，是落實(shí)戰(zhàn)略目標(biāo)、優(yōu)化資源配置、保障企業(yè)運(yùn)行、推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要管理工具，在企業(yè)價值創(chuàng)造中發(fā)揮重要作用。

近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）作為一項(xiàng)新興智能技術(shù)，正在逐漸滲透各行各業(yè)。在財務(wù)領(lǐng)域，RPA技術(shù)的應(yīng)用也呈現(xiàn)出巨大的潛力和優(yōu)勢。RPA財務(wù)機(jī)器人能夠基于明確的規(guī)則對財務(wù)人員的判斷和操作進(jìn)行模擬，并在一些流程和環(huán)節(jié)替代人工判斷和操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、處理、計算、拆分、匯總、報告等一系列功能，為技術(shù)賦能提供了基礎(chǔ)，也為企業(yè)全面預(yù)算管理提供了新的工作思路。

本文以全面預(yù)算管理中的預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考評3個階段為應(yīng)用場景，通過與傳統(tǒng)預(yù)算管理流程的對比分析，研究探討RPA財務(wù)機(jī)器人在提高預(yù)算編制效率、強(qiáng)化預(yù)算管控力度、提升預(yù)算管理質(zhì)量中的應(yīng)用價值，以期推動預(yù)算編制完整科學(xué)、預(yù)算執(zhí)行規(guī)范高效、預(yù)算監(jiān)督嚴(yán)格有力，進(jìn)而為全面預(yù)算管理手段的創(chuàng)新、流程的優(yōu)化注入活力，為智能信息技術(shù)在全面預(yù)算管理體系中的具體應(yīng)用提供思路和借鑒。

1RPA技術(shù)及其在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用

1.1RPA技術(shù)及其特點(diǎn)

RPA技術(shù)是一種基于規(guī)則化的流程和任務(wù)，模擬和自動執(zhí)行人類日常工作任務(wù)的技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和整理、驗(yàn)證和計算、分析和報告、決策和管理等一系列功能[1]。

通過模擬人類的操作行為，RPA技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)7×24小時不間斷執(zhí)行任務(wù)，尤其是在快速執(zhí)行重復(fù)、煩瑣的任務(wù)上優(yōu)勢更明顯，從而降低了人工勞動強(qiáng)度、節(jié)省了人工時間、提高了工作效率。RPA技術(shù)可以在不改變現(xiàn)有系統(tǒng)的情況下以“非侵入式”方式實(shí)現(xiàn)自動化，部署成本較低，降低了軟件開發(fā)和維護(hù)成本，同時自動化的過程也減少了人為因素引發(fā)的錯誤，提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。RPA技術(shù)按照預(yù)設(shè)的規(guī)則和流程執(zhí)行任務(wù)，保證了流程的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化，確保了執(zhí)行結(jié)果的一致性和合規(guī)性。

1.2RPA技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用

財務(wù)機(jī)器人是RPA技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的具體應(yīng)用，對于財務(wù)業(yè)務(wù)處理流程中重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)則性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，可以充分將RPA技術(shù)的特點(diǎn)賦予到財務(wù)機(jī)器人的設(shè)計中。財務(wù)機(jī)器人在優(yōu)化財務(wù)業(yè)務(wù)處理流程的同時，可提高財務(wù)工作效率和質(zhì)量，并保障企業(yè)管理決策和業(yè)務(wù)發(fā)展的數(shù)據(jù)需求，是企業(yè)適應(yīng)數(shù)字化變革、更好地發(fā)揮財務(wù)大數(shù)據(jù)中心作用的有力工具。RPA技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍非常廣泛，如費(fèi)用報銷、采購到付款、存貨到成本、訂單到收款、總賬到報表、資金管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理等[2]。

（1）費(fèi)用報銷。RPA財務(wù)機(jī)器人借助OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)可實(shí)現(xiàn)票據(jù)自動識別、錄入、查驗(yàn)、存儲等，按照預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)行智能審核，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入總賬系統(tǒng)、生成記賬憑證等。

（2）采購到付款。基于規(guī)則化任務(wù)，財務(wù)機(jī)器人可自動審核供應(yīng)商資質(zhì)、維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、處理付款申請單、核查付款信息等。

（3）存貨到成本。按照存貨流轉(zhuǎn)單等，財務(wù)機(jī)器人自動錄入成本數(shù)據(jù)，并按照預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)對成本費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)偟取?/p>

（4）訂單到收款。財務(wù)機(jī)器人維護(hù)銷售客戶主數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)審核客戶信用、對已收回貨款進(jìn)行自動核銷等。

（5）總賬到報表。根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，財務(wù)機(jī)器人期末自動校驗(yàn)總賬與明細(xì)賬數(shù)據(jù)、運(yùn)行關(guān)賬、處理內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的報表編報方式，按要求自動批量導(dǎo)出不同模塊信息，編制和生成財務(wù)報表。

（6）資金管理。財務(wù)機(jī)器人按照支付指令確認(rèn)信息無誤后，將其提交至網(wǎng)銀系統(tǒng)，完成付款操作，按照預(yù)設(shè)的現(xiàn)金管理規(guī)定歸集企業(yè)現(xiàn)金，進(jìn)行現(xiàn)金管理，自動完成銀行系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的取數(shù)、對賬工作，支付指令發(fā)出后自動查詢支付結(jié)果并進(jìn)行反饋。

（7）稅務(wù)管理。按照預(yù)設(shè)規(guī)定等，財務(wù)機(jī)器人可根據(jù)開票信息自動開具發(fā)票，進(jìn)行納稅申報數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、計算稅額、登錄系統(tǒng)進(jìn)行納稅申報等。

（8）預(yù)算管理。按照預(yù)算管理要求，財務(wù)機(jī)器人審核預(yù)算編制情況，動態(tài)監(jiān)測預(yù)算執(zhí)行情況，按照預(yù)設(shè)格式生成預(yù)算報告并自動反饋給各相關(guān)部門[3]。

2RPA財務(wù)機(jī)器人在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用

2.1全面預(yù)算管理流程中常見的問題

2.1.1預(yù)算目標(biāo)不科學(xué)、不合理

部分預(yù)算單位因顧及未來的使用或考核等問題，在確定預(yù)算目標(biāo)時對預(yù)算信息有所保留，導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)過松或過緊，目標(biāo)確定既不科學(xué)又不合理，最終導(dǎo)致浪費(fèi)嚴(yán)重、突擊花錢、頻繁調(diào)整預(yù)算等一系列問題。

2.1.2預(yù)算編制不完整、不準(zhǔn)確

在預(yù)算編制階段，實(shí)務(wù)中常存在以下問題：①預(yù)算申請表僅填報了匯總項(xiàng)，未填報明細(xì)項(xiàng)；②預(yù)算項(xiàng)目填寫不齊全，存在部分項(xiàng)目漏填、漏報問題；③預(yù)算項(xiàng)目數(shù)據(jù)之間或項(xiàng)目之間存在邏輯錯誤問題；④業(yè)務(wù)量增幅異常，或者業(yè)務(wù)量增幅與預(yù)算金額增幅不匹配等。這些問題不僅影響了預(yù)算編制工作效率，而且影響了預(yù)算管理工作的質(zhì)量。

2.1.3預(yù)算報告人工操作耗時、費(fèi)力

對于部分未實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)一體化的企業(yè)，需要分別從業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)取數(shù)，對實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行手工統(tǒng)計、拆分等處理后，編制預(yù)算執(zhí)行分析報告并上報決策機(jī)構(gòu)、通報預(yù)算部門。在這個過程中，部分簡單又重復(fù)的低價值機(jī)械操作可謂耗時、費(fèi)力，在增加人員工作量的同時，也影響了預(yù)算報告的生成效率。

2.2基于RPA財務(wù)機(jī)器人的全面預(yù)算管理流程

為直觀描述和探討RPA財務(wù)機(jī)器人在全面預(yù)算管理流程中的應(yīng)用環(huán)節(jié)和應(yīng)用價值，特以流程圖形式對其引入前后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對比。引入RPA財務(wù)機(jī)器人之前的全面預(yù)算管理工作流程（部分）見圖1，引入RPA財務(wù)機(jī)器人之后的全面預(yù)算管理工作流程（部分）見圖2。

全面預(yù)算管理流程引入RPA財務(wù)機(jī)器人之后，在預(yù)算編制階段，可減少手工錯誤發(fā)生率、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和預(yù)算編制效率等；在預(yù)算執(zhí)行階段，可對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行智能處理分析，如指標(biāo)分析和趨勢分析等，并可實(shí)時動態(tài)掌握預(yù)算進(jìn)度和執(zhí)行情況，對偏離預(yù)算預(yù)警值的情況進(jìn)行提醒，根據(jù)報告格式自動編制預(yù)算執(zhí)行報告；在預(yù)算考評階段，可協(xié)助企業(yè)進(jìn)行預(yù)算考核和評估結(jié)果反饋，助力企業(yè)更精準(zhǔn)地分析和規(guī)劃預(yù)算，進(jìn)一步強(qiáng)化預(yù)算過程管控，從而充分發(fā)揮預(yù)算的引領(lǐng)作用。

2.2.1預(yù)算編制與審核

預(yù)算編制涉及宏觀經(jīng)濟(jì)、行業(yè)、市場等外部數(shù)據(jù)，以及業(yè)務(wù)量收、資產(chǎn)、人員等內(nèi)部數(shù)據(jù)，以增量預(yù)算法編制預(yù)算的企業(yè)還涉及歷史數(shù)據(jù)。引入RPA財務(wù)機(jī)器人后，可將這些數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則設(shè)置成參數(shù)，在各預(yù)算單位確定預(yù)算目標(biāo)時進(jìn)行提示并給予一定程度的參考；必要時可設(shè)置限定標(biāo)準(zhǔn)，超出限定標(biāo)準(zhǔn)的，由預(yù)算部門提供進(jìn)一步的資料和數(shù)據(jù)并與預(yù)算工作機(jī)構(gòu)及時溝通，進(jìn)而提高預(yù)算目標(biāo)的科學(xué)性與合理性。

在預(yù)算審核時，RPA財務(wù)機(jī)器人按照預(yù)算要求及財務(wù)制度等相關(guān)規(guī)定預(yù)先設(shè)置對應(yīng)的規(guī)則，自動對相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目信息進(jìn)行審核，針對填報項(xiàng)目不完整、不齊全及勾稽關(guān)系明顯不合理等情況提示報錯。各預(yù)算單位可根據(jù)RPA財務(wù)機(jī)器人的提示進(jìn)行進(jìn)一步修改；對于特殊事項(xiàng)，還可以人機(jī)互動方式進(jìn)行對應(yīng)操作。

在流程設(shè)計時，可明確預(yù)算編制規(guī)則。RPA財務(wù)機(jī)器人自動運(yùn)行規(guī)則化工作，可以在初始環(huán)節(jié)拒絕不規(guī)范的預(yù)算申請，并在此基礎(chǔ)上推動各預(yù)算單位從源頭上完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，降低人為錯誤風(fēng)險，進(jìn)而提升預(yù)算編制質(zhì)量；同時，也避免提交后被退回修改并再次提交導(dǎo)致的審核溝通時間長、審核效率低等問題。

2.2.2預(yù)算執(zhí)行與分析

在預(yù)算執(zhí)行階段，RPA財務(wù)機(jī)器人可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)，并按照規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、拆分、計算、匯總等，根據(jù)預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際數(shù)據(jù)自動生成預(yù)算執(zhí)行情況表，并通過預(yù)留的郵箱等定期向各預(yù)算單位反饋預(yù)算執(zhí)行情況，幫助各預(yù)算單位分析預(yù)算執(zhí)行差異及其對企業(yè)預(yù)算總目標(biāo)的影響等。對于偏差超過預(yù)算序時進(jìn)度一定比例（如20%以上）的，RPA財務(wù)機(jī)器人會自動提示預(yù)警信息并反饋給相關(guān)部門，便于相關(guān)部門及時分析差異原因并提出改進(jìn)措施。

RPA財務(wù)機(jī)器人在快速、便捷地獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)預(yù)設(shè)的模板和格式，自動創(chuàng)建預(yù)算執(zhí)行報告，并通過數(shù)據(jù)分析、趨勢分析等協(xié)助財務(wù)人員編制預(yù)算執(zhí)行分析報告，從而有助于企業(yè)加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行跟蹤、監(jiān)測、分析并及時糾偏。

同時，RPA財務(wù)機(jī)器人還可實(shí)現(xiàn)實(shí)時動態(tài)掌握總體預(yù)算及各項(xiàng)預(yù)算執(zhí)行情況和進(jìn)度的功能。通過這些規(guī)則化的流程設(shè)置，RPA財務(wù)機(jī)器人助力企業(yè)各預(yù)算單位提升預(yù)算執(zhí)行的有效性、預(yù)算分析的針對性，從而確保預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成。

2.2.3預(yù)算考評與反饋

RPA財務(wù)機(jī)器人通過既定的評分規(guī)則和評分方式，協(xié)助財務(wù)人員完成對各預(yù)算單位月度及年度預(yù)算完成情況的評估，并將結(jié)果及時反饋給各預(yù)算單位，進(jìn)而協(xié)助各預(yù)算單位審視和檢索在預(yù)算編制和執(zhí)行過程中存在的問題及其對總體預(yù)算的影響，并對今后的預(yù)算管理工作加以改進(jìn)。RPA財務(wù)機(jī)器人協(xié)助評估與反饋流程可以降低財務(wù)人員的勞動強(qiáng)度，同時也將助力企業(yè)強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行結(jié)果考核評價、增強(qiáng)預(yù)算剛性約束并實(shí)現(xiàn)預(yù)算的閉環(huán)管理。

3結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)作為天然數(shù)據(jù)中心的優(yōu)勢越來越顯著，推動財務(wù)管理從信息化向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型也成為發(fā)展趨勢。可以設(shè)想，RPA技術(shù)的未來發(fā)展方向?qū)桥c人工智能的深度結(jié)合，如“RPA+AI”“RPA+ChatGPT”，以及跨系統(tǒng)的整合等，從而實(shí)現(xiàn)更多場景應(yīng)用[3]。RPA財務(wù)機(jī)器人自動化、智能化水平將不斷提高并具備一定的“分析”“學(xué)習(xí)”“思考”能力[4]，在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用也會越來越深入。在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，借助信息技術(shù)快速、準(zhǔn)確、智能等特點(diǎn)，財務(wù)機(jī)器人可以快速整合市場、行業(yè)、企業(yè)等內(nèi)外部數(shù)據(jù)，研究其相關(guān)性和規(guī)律性，在預(yù)算編制環(huán)節(jié)自動預(yù)測預(yù)算目標(biāo)；在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，實(shí)時動態(tài)展示預(yù)算執(zhí)行情況，判斷預(yù)算執(zhí)行偏離度，向各預(yù)算單位發(fā)送預(yù)警[5]，并根據(jù)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果提供預(yù)算調(diào)整建議和可行性方案；在預(yù)算考評環(huán)節(jié)，自動形成預(yù)算執(zhí)行報告并深層次挖掘預(yù)算與實(shí)際差異的原因，從而不斷提高預(yù)算編制的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，提升預(yù)算執(zhí)行的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，強(qiáng)化預(yù)算管控的嚴(yán)肅性，推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

在RPA財務(wù)機(jī)器人應(yīng)用取得成果的同時，企業(yè)也必須清楚地認(rèn)識到RPA技術(shù)還存在一些局限性?；谄浼夹g(shù)特點(diǎn)提出以下建議：

第一，提供技術(shù)支持。由于RPA財務(wù)機(jī)器人是按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行操作，當(dāng)實(shí)際情況與預(yù)先設(shè)定的規(guī)則不符，即發(fā)生了規(guī)則外的事件時，RPA財務(wù)機(jī)器人通常無法做出判斷。這時就需要由專門的技術(shù)人員進(jìn)行跟蹤并提供技術(shù)支持，必要時進(jìn)行人工干預(yù)，以充分發(fā)揮RPA技術(shù)的優(yōu)勢。

第二，優(yōu)化工作機(jī)制。RPA財務(wù)機(jī)器人按照流程固定、規(guī)則明確的方式開展“嵌入式”即“非侵入式”工作，不改變企業(yè)原有系統(tǒng)的設(shè)置，因此對系統(tǒng)平臺、流程規(guī)則的穩(wěn)定性有一定要求。當(dāng)企業(yè)流程、規(guī)則發(fā)生變化時，需要對其進(jìn)行優(yōu)化，必要時進(jìn)行流程的合理重構(gòu)。

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收稿日期：2023-09-13

作者簡介：

潘燕，女，1988年生，碩士研究生，注冊會計師、會計師，主要研究方向：財務(wù)數(shù)字化、智能會計、管理會計。