淺析事業(yè)單位預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀及優(yōu)化舉措

向珊珊 任凱敏

（作者單位：1.淄博市檢驗檢測計量研究總院；2.淄博市食品藥品檢驗研究院）

一、預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的概述

預(yù)算管理一體化是建立現(xiàn)代財政管理體系的重要組成部分，推進(jìn)預(yù)算管理一體化建設(shè)，是加快建立完善的現(xiàn)代預(yù)算制度、推動國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求，是深化預(yù)算制度改革的支撐，也是完善財政基礎(chǔ)工作、做好基礎(chǔ)管理的必然選擇[1]。預(yù)算管理一體化創(chuàng)新了預(yù)算編制與執(zhí)行的管理方式，用信息化手段使得財務(wù)工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向快速發(fā)展。預(yù)算管理一體化系統(tǒng)是財政部推出的行政事業(yè)單位財務(wù)管理軟件，該系統(tǒng)涵蓋了預(yù)算編制模塊、預(yù)算執(zhí)行支付模塊、預(yù)算執(zhí)行工資模塊、預(yù)算執(zhí)行政府采購模塊、會計核算模塊等五個模塊，各模塊之間互相促進(jìn)、互相制約。

（一）預(yù)算編制模塊的一體化

預(yù)算編制模塊具有基礎(chǔ)信息管理、項目庫、預(yù)算編制、預(yù)算批復(fù)與調(diào)劑等功能。編制年度預(yù)算時，需要在基礎(chǔ)信息管理中維護(hù)人員和單位的具體信息，這些基礎(chǔ)信息的錄入直接關(guān)系到后期人員經(jīng)費等資金的申請。項目庫的錄入是預(yù)算編制的開始，其中特定目標(biāo)類項目內(nèi)容的填寫更是關(guān)系到項目績效目標(biāo)的實現(xiàn)，并影響到項目的實際績效考核。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇到調(diào)劑問題，則需要在預(yù)算批復(fù)與調(diào)劑功能中申請相應(yīng)調(diào)劑內(nèi)容。

（二）預(yù)算執(zhí)行支付模塊的一體化

預(yù)算批復(fù)后需要在執(zhí)行階段支付資金，申請用款計劃是此模塊的開端，有預(yù)算才可申請用款計劃，從系統(tǒng)層面真正做到“凡是支付必有預(yù)算”，將預(yù)算編制模塊與預(yù)算執(zhí)行支付模塊掛鉤，規(guī)范預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行的具體工作。

（三）預(yù)算執(zhí)行工資模塊的一體化

在工資模塊維護(hù)好人員信息后，每月在職人員的工資需要在此模塊中進(jìn)行送審和指標(biāo)掛接。將人員類指標(biāo)和工資系統(tǒng)直接關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)指標(biāo)的對應(yīng)支付。該模塊的使用能夠規(guī)范預(yù)算編制中人員類支付的指標(biāo)使用，實現(xiàn)人員類指標(biāo)與工資表結(jié)構(gòu)關(guān)系的統(tǒng)一，為后期決算工作打下堅實基礎(chǔ)。

（四）預(yù)算執(zhí)行政府采購模塊的一體化

隨著政府采購工作規(guī)范化的推進(jìn)，政府采購預(yù)算的編制也提到了重要地位。凡在政府采購集中目錄中和限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物和服務(wù)都要以集中采購形式進(jìn)行采購，只有在預(yù)算編制模塊制定政府采購預(yù)算后，才能在預(yù)算執(zhí)行政府采購模塊中查找到相應(yīng)的政府采購指標(biāo)，做到預(yù)算編制和政府采購的統(tǒng)一。

（五）會計核算模塊的一體化

預(yù)算管理一體化會計核算模塊的使用極大推進(jìn)了預(yù)算系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。在“憑證生成”中可以直接掛接預(yù)算執(zhí)行支付模塊的支付信息，縮減會計工作周期，減少重復(fù)性的機(jī)械工作。在會計核算模塊中還有報表管理功能，財務(wù)人員可以根據(jù)需要自定義相應(yīng)報表。比如，對于需要分科室核算成本費用的單位可以按照不同科室自定義收入費用表，系統(tǒng)自動取數(shù)后就可以將不同科室的收入費用進(jìn)行統(tǒng)計。表格所需數(shù)據(jù)均可以通過預(yù)算管理一體化系統(tǒng)自動生成，系統(tǒng)的運用減少了財務(wù)人員的工作量，也提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的重要性

（一）提高工作效率

自預(yù)算一體化系統(tǒng)運用以來，在支付及錄入憑證方面極大減少了財務(wù)工作人員的工作量，在支付界面便可以直接掛接所用的項目和指標(biāo)。同時，財務(wù)工作人員還可以選擇功能分類、部門支出經(jīng)濟(jì)分類、資金往來對象類別、內(nèi)部職能科室等信息。這些基礎(chǔ)信息的錄入為后期憑證的自動生成、報表的計算、決算報表的生成具有重要的意義。在報表查詢功能中，財務(wù)工作人員也可以根據(jù)單位的需求自定義表格，滿足單位多元化的數(shù)據(jù)查詢需求，為單位財務(wù)管理提供方便。

（二）完善閉環(huán)管控

從項目庫第一個環(huán)節(jié)——項目立項到最后一個環(huán)節(jié)——績效目標(biāo)評價，整個流程和環(huán)節(jié)都在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中進(jìn)行，全程閉環(huán)式管理[2]。目前，事業(yè)單位的預(yù)算項目繁多復(fù)雜，受傳統(tǒng)財務(wù)觀念的影響，存在預(yù)算編制不細(xì)致、不科學(xué)、不規(guī)范的問題，而預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的運用，讓整個預(yù)算過程更加系統(tǒng)化、科學(xué)化，按系統(tǒng)設(shè)計的流程完成項目的錄入及審批流程，為規(guī)范性和科學(xué)性操作保駕護(hù)航。

（三）推進(jìn)業(yè)財結(jié)合進(jìn)程

由于預(yù)算管理一體化系統(tǒng)涉及的基礎(chǔ)信息繁多，需要對單位的人員編制、資產(chǎn)情況、車輛情況、業(yè)務(wù)項目的開展情況都熟練掌握，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)整合了單位辦公室、人事科、黨群科、相關(guān)業(yè)務(wù)科室、財務(wù)科的相關(guān)工作內(nèi)容。不同科室的工作與財務(wù)科工作直接相關(guān)，財務(wù)人員不再是只做賬務(wù)處理的文員，而是需要真正參與到單位管理的每個環(huán)節(jié)中，從事前審批到預(yù)算執(zhí)行的每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要財務(wù)科意見的滲入。這樣不僅提高了單位經(jīng)濟(jì)活動的合規(guī)性，還開辟出了一條業(yè)財結(jié)合道路。

（四）盤活資金，加強(qiáng)約束

預(yù)算管理一體化引入了預(yù)算項目績效目標(biāo)管理。在預(yù)算項目庫中，一個項目的立項需要做好績效目標(biāo)管理，在項目結(jié)束時也需要對項目績效目標(biāo)進(jìn)行評價。評價指標(biāo)包含成本指標(biāo)、產(chǎn)出指標(biāo)、效益指標(biāo)、滿意度指標(biāo)。每個指標(biāo)都下設(shè)二級、三級指標(biāo)。財政部門根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)對項目進(jìn)行打分，分高的項目則會有更多資金的支持，而分低的項目則會減少資金的支持甚至取消項目。這樣一來就可以把有限的資金流向更有價值的項目，對資金使用的先后排位有較大幫助，能夠提高資金的整體規(guī)劃，盤活資金，提高資金的使用率[3]。預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的應(yīng)用極大加強(qiáng)了對預(yù)算執(zhí)行行為的約束，真正做到了支出必有預(yù)算，系統(tǒng)的應(yīng)用將每筆資金都掛接了預(yù)算指標(biāo)，嚴(yán)控?zé)o預(yù)算支出，減少了違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生，用信息化、規(guī)范化為預(yù)算管理保駕護(hù)航。

三、事業(yè)單位預(yù)算管理一體化中存在的問題

（一）系統(tǒng)功能未全面啟用

目前，整個預(yù)算管理一體化模塊已經(jīng)正常運行，但從細(xì)節(jié)來看，部分模塊的功能尚未啟用。例如，會計核算模塊雖然早已嵌入了輔助決算功能，但此功能一直未真正使用，無法從日常錄入的會計憑證、月報表、年報表中自動取數(shù)生成決算報表[4]。與此同時，政府財務(wù)報告功能目前也尚未啟用，在編制政府財務(wù)報告時仍需要財務(wù)人員再次翻閱賬目查找相應(yīng)數(shù)據(jù)。

（二）單位資金未納入全流程管理

在預(yù)算編制模塊中，財政資金與單位資金均已進(jìn)行全口徑的預(yù)算編制，并納入預(yù)算管理，實現(xiàn)了對單位資金的前期管理。然而，在預(yù)算執(zhí)行中，單位資金管理與財政資金管理相比較薄弱。比如，要對財政資金的使用提出用款計劃，待審批后方可使用資金指標(biāo)，但是單位資金則只由單位本身管理，不需要提交用款計劃等待審批，資金管理上較為寬松，單位資金支付時不需要經(jīng)過預(yù)算管理一體化系統(tǒng)進(jìn)行操作。從預(yù)算執(zhí)行完整性角度上分析，單位資金管理在此項上仍需要進(jìn)一步完善。

（三）系統(tǒng)使用分工不明確

因預(yù)算管理一體化系統(tǒng)操作涉及單位的辦公室、人事科、業(yè)務(wù)科室、財務(wù)科等多部門，這就涉及分工和權(quán)限的問題。例如，在基礎(chǔ)信息錄入階段，人員信息的維護(hù)需要單位人事科的參與與配合；在項目庫錄入階段，需要相關(guān)業(yè)務(wù)科室將完成的任務(wù)量、工作目標(biāo)、項目簡介等簡單整理；在預(yù)算執(zhí)行階段，如政府采購執(zhí)行，則需要辦公室人員參與并做好相關(guān)工作的記錄。然而，在實際工作中，涉及預(yù)算管理一體化系統(tǒng)操作的工作，往往需要財務(wù)人員獨自完成，由于系統(tǒng)使用分工不明確，甚至由剛進(jìn)入工作崗位的財務(wù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作，他們對單位預(yù)算項目了解不夠，填寫的項目基本信息往往與實際偏離較大，造成信息的失真，從而導(dǎo)致預(yù)算績效考核不到位。

（四）財務(wù)人員對具體功能不了解

全新系統(tǒng)的上線需要一定時間的磨合，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)是一個十分龐大的財務(wù)系統(tǒng)，涵蓋功能全、涉及單位多，這就造成遇到棘手問題時不知如何操作。日常性問題可以通過借鑒其他單位、上級部門的做法，但是當(dāng)遇到特殊事項、例外情況時，財務(wù)人員會略顯無力。此時，只能反復(fù)詢問上級部門和財政相關(guān)科室，溝通過程復(fù)雜反復(fù)，審批流程煩瑣耗時，在很大程度上影響了正常工作的開展。

四、事業(yè)單位預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的優(yōu)化措施

（一）加大系統(tǒng)開發(fā)力度

目前，預(yù)算管理一體化系統(tǒng)大部分功能已經(jīng)正式啟用，但是，仍有部分功能尚待完善。在接下來的工作中，事業(yè)單位要根據(jù)工作的實際需要，在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中完善更多功能。例如，在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中嵌入單位日常管理所用的辦公軟件，可以將日常上下班打卡、出差審批、出差報銷、事前審批等功能接入預(yù)算管理一體化系統(tǒng)，此舉可以使工作人員在報銷差旅費等其他費用時，可以直接進(jìn)行電子單據(jù)的審核與支付，從而減少大量煩瑣的紙質(zhì)單據(jù)簽字和審核，提高財務(wù)工作人員的工作效率，推進(jìn)電子化、信息化辦公進(jìn)程。

（二）完善單位資金的管理

對于單位資金的管理可以參照財政資金的管理方式，做到從預(yù)算編制到預(yù)算執(zhí)行全流程的預(yù)算管理一體化操作。在預(yù)算編制階段，事業(yè)單位需要將單位資金全面納入預(yù)算編制管理，同時，單位資金也要做好項目績效目標(biāo)的編制。在預(yù)算執(zhí)行過程中，單位資金的政府采購事項也需要在系統(tǒng)中錄入采購計劃并審批；單位資金支付也需要在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中先做資金計劃待審批通過后再進(jìn)行支付操作。此外，事業(yè)單位要在單位資金的預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)加大審批力度，這樣不僅能夠提高預(yù)算執(zhí)行管理的全面性，還能提高單位資金使用的規(guī)范性，對按預(yù)算編制內(nèi)容做好單位資金的使用與監(jiān)督提供支持。

（三）明確責(zé)任，做好分工

首先，一個順暢工作流程的打造，不僅僅是擁有良好的操作系統(tǒng)就能實現(xiàn)的，更多的是需要使用系統(tǒng)的工作人員相互協(xié)調(diào)配合。從預(yù)算管理一體化系統(tǒng)設(shè)計開始，它的使用和維護(hù)就不只是針對單位財務(wù)人員，而是涉及單位整體運行的每個科室。這就要求從預(yù)算編制的項目立項工作開始，便需要其他科室的參與，需要他們提供材料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。其次，在預(yù)算執(zhí)行過程中，每筆資金的支付也需要相關(guān)經(jīng)辦人準(zhǔn)備好報銷材料，按流程、按制度走完審批流程后方能報銷。最后，在項目績效考核階段，相關(guān)業(yè)務(wù)科室需要提供日常工作的數(shù)據(jù)，來輔助完成整個項目的考核工作。所以，為了更好地開展單位的工作，最根本的是需要單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視預(yù)算管理一體化的分工工作，制定工作內(nèi)容清單、預(yù)算管理一體化操作流程，將責(zé)任和分工明確化、制度化。

（四）創(chuàng)建溝通機(jī)制，加大對財務(wù)人員的培訓(xùn)力度

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)存在的問題，往往是該系統(tǒng)的直接使用人發(fā)現(xiàn)的。他們在系統(tǒng)操作過程中會遇到各種各樣的問題，這就需要與軟件運維單位建立良好的溝通機(jī)制。目前，已有的溝通方式包括服務(wù)熱線、微信群，但是以上兩種方式的溝通效果還有待提高。軟件運維單位可以通過安排專人負(fù)責(zé)的方式，由一名軟件運維人員主要負(fù)責(zé)幾個事業(yè)單位，這樣不僅使得日常溝通效率得以提高，而且會提高固定客服對事業(yè)單位的了解度，并根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，提出更具體更可行的解決辦法。同時，軟件運維單位需要及時將出現(xiàn)的問題整理匯總，并將解決辦法進(jìn)行逐一說明，整理成冊后可以通過電子方式發(fā)送到各事業(yè)單位。對于預(yù)算編制模塊、政府采購模塊等重要模塊需要詳細(xì)講解的地方，也可以通過各主管部門組織線下的專題培訓(xùn)，解決財務(wù)人員工作中遇到的棘手問題。

針對預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的使用，可以分階段做好系統(tǒng)操作的培訓(xùn)工作。實際工作中，可以針對某項任務(wù)開展相關(guān)培訓(xùn)，也可以針對財務(wù)人員高頻提出的問題進(jìn)行培訓(xùn)[5]。將預(yù)算的整個體系與預(yù)算管理一體化相結(jié)合，做到培訓(xùn)目的明確、效果明顯。將預(yù)算編制和執(zhí)行的每一步都深入到預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中，不斷提高財務(wù)人員的工作能力。

五、結(jié)語

預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的運用，是信息化與財務(wù)工作相結(jié)合的巨大飛躍，從財務(wù)管理的源頭到?jīng)Q算的結(jié)束，實現(xiàn)了財務(wù)管理工作全生命周期的閉環(huán)管理。預(yù)算管理一體化系統(tǒng)在財務(wù)管理信息化道路上是新的起航，通過“信息化+”的方式助力財務(wù)工作規(guī)范化、科學(xué)化。預(yù)算管理一體化系統(tǒng)仍需要根據(jù)實際工作的需要不斷完善和開發(fā)新的模塊，將財務(wù)工作運行全軌跡納入系統(tǒng)中，為單位管理和財務(wù)工作發(fā)揮更大的作用。