高職院校人事檔案信息化建設(shè)初探

文/云南體育運動職業(yè)技術(shù)學院 謝曉蕓 蔡慶紅

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及目標體系

（一）高職院校人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要“著力推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，為新時代檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提出了根本要求，同時，統(tǒng)籌“四個體系”建設(shè)的發(fā)展思路，為“人事檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)涵提供了重要參考。筆者認為，“高職院校人事檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)涵可以描述為：高職院校在人事檔案管理過程中堅持創(chuàng)新發(fā)展原則，以人事檔案數(shù)字化為依托，逐步形成具有完備的人事檔案資源體系、科學的人事檔案利用體系、先進的人事檔案安全體系和健全的人事檔案治理體系的人事檔案管理模式。主要體現(xiàn)在以下四個方面。1.自主化建設(shè)。高職院校根據(jù)干部管理權(quán)限獨立開展人事檔案管理工作，自主開展數(shù)字人事檔案的收集、審查和利用工作。2.規(guī)范化建設(shè)。高職院校在紙質(zhì)人事檔案整理工作的基礎(chǔ)上開展信息化建設(shè)，明確人事檔案專項審核的方案和程序，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準，確保人事檔案材料真實準確、完整規(guī)范。3.制度化建設(shè)。高職院校人事檔案的收集、審查、錄入、利用等步驟都應(yīng)配備相關(guān)制度，以保證人事檔案的信息安全。4.信息化建設(shè)。高職院校應(yīng)改變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，以人事檔案數(shù)字化資源為依托，為高職院校的創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

（二）高職院校人事檔案信息化建設(shè)的目標體系。1.完備的人事檔案資源體系。人事檔案資源體系包括紙質(zhì)人事檔案和數(shù)字人事檔案兩種形態(tài)，高職院校自主開展人事檔案紙質(zhì)載體的整理和專項審核工作，嚴格規(guī)范人事檔案數(shù)字化加工流程，按照“整理—審核—掃描—再整理”的思路，將日常審核與數(shù)字化掃描相結(jié)合，實現(xiàn)紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案相互印證的“雙保險”。2.科學的人事檔案利用體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)的人事檔案保密規(guī)定和查閱檔案注意事項，科學設(shè)置人事檔案信息化數(shù)據(jù)管理平臺的使用權(quán)限和查閱模塊，實現(xiàn)精準的數(shù)據(jù)匯總和教師隊伍結(jié)構(gòu)分析等功能?？茖W的系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置可實現(xiàn)賬號專人專用，從技術(shù)層面上避免人事檔案造假、非法盜取人事檔案數(shù)據(jù)信息等問題，能從教師隊伍學歷、年齡、職稱、職業(yè)技能等維度分析師資隊伍結(jié)構(gòu)，有利于及時發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整學校崗位設(shè)置。3.先進的人事檔案安全體系。在物理環(huán)境方面，需增強人事檔案庫房、機房、信息化加工場所的防火、防盜、防高低溫、防潮濕、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等功能；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，人事檔案信息化數(shù)據(jù)管理平臺需從技術(shù)層面解決人事檔案數(shù)字資源易遭遇的中間人攻擊、病毒攻擊、系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失等問題。同時，人事檔案工作者應(yīng)對人事檔案數(shù)字資源的安全保持高度的警惕性，防止人事檔案數(shù)字資源被損壞、被非法盜取。4.健全的人事檔案治理體系。強化學校黨委主體責任，層層落實人事檔案工作組織紀律，建立健全的人事檔案工作制度，學校應(yīng)建立主動移交人事檔案材料的工作機制，人事檔案材料的收集、審查、錄入、利用等日常工作均需按照統(tǒng)一的技術(shù)標準和操作流程開展，制定崗位管理制度、人員管理制度、場地管理制度、設(shè)備管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、檔案實體管理制度、問題反饋機制等人事檔案工作制度。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

《干部人事檔案工作條例》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等相關(guān)文件對人事檔案工作的保密性、紀律性、安全性提出了更高要求，意味著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)目前的工作需要。近年來，高職院校人事檔案信息化建設(shè)實效為國家信息化建設(shè)注智賦能，但在結(jié)合新階段新目標新任務(wù)方面仍存在一些問題。

（一）觀念障礙。《國家職業(yè)教育改革實施方案》明確提出：“沒有職業(yè)教育現(xiàn)代化就沒有教育現(xiàn)代化”，因此，加強職業(yè)教育信息化建設(shè)是大力發(fā)展職業(yè)教育的需要，也是增強職業(yè)院校競爭力的需要。目前，高職院校內(nèi)外部環(huán)境急劇變化，人事檔案傳遞速度增快，人事檔案工作具有人員調(diào)動頻繁、涉及范圍廣、手續(xù)煩瑣等特點，大部分高職院校仍存在對人事檔案信息化建設(shè)認識不足、依賴傳統(tǒng)的人事檔案管理模式等問題。相關(guān)人員思想觀念落后，未看到人事檔案信息化建設(shè)的社會效益和經(jīng)濟效益，導致信息化建設(shè)動力不足，亟待尋找切合實際的優(yōu)化路徑，創(chuàng)新高職院校人事檔案管理工作的工作理念和方式方法，為高校發(fā)展提供強勁的后勤保障[2]。

（二）制度缺陷。受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，目前大部分高職院校人事檔案材料的收集、審查、錄入、利用等日常工作仍采取全人工的方式，配套的管理制度不健全。在人事檔案整理歸檔階段，未對歸檔文件進行仔細檢查和評估，未制定符合標準的裝訂方案，存在多次裝訂、選擇的裝訂材料存在損壞歸檔文件的物質(zhì)等問題；在人事檔案數(shù)字化加工階段，未制定科學的工作方案和操作標準，工作人員缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)安全意識，人事檔案紙質(zhì)載體和人事檔案數(shù)字資源的質(zhì)量和安全得不到保障；在人事檔案保管利用階段，未建立嚴格的人事檔案信息安全保密制度，存在未對查閱、復制、下載或打印等利用行為進行嚴格登記或未對利用單位、人員、內(nèi)容、日期和方式進行逐項登記等問題。

（三）技術(shù)瓶頸。實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建設(shè)，必須有專業(yè)的人事檔案信息化數(shù)據(jù)管理軟件和配套的硬件作為支撐，如何結(jié)合學校實際設(shè)計好人事檔案信息化數(shù)據(jù)模塊、如何在學?，F(xiàn)有辦公環(huán)境下為人事檔案信息化建設(shè)提供配套的硬件設(shè)施等問題，是目前高職院校人事檔案信息化建設(shè)的重點和難點。在場地設(shè)備方面，大多數(shù)高職院校并未嚴格按照標準分開設(shè)置人事檔案庫房、人事檔案整理室、人事檔案閱覽室，未能全方位無死角裝置攝像頭，未配備單獨的服務(wù)器、計算機、掃描儀等設(shè)備；在數(shù)據(jù)分析方面，大多數(shù)高職院校未能將人事檔案信息作為切入口，以形成系統(tǒng)的師資隊伍結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)分析，未能為高職院校師資隊伍建設(shè)和專業(yè)建設(shè)提供科學直觀、有價值的依據(jù)。

（四）人才短板。高職院校人事檔案信息化建設(shè)工作是一項長期的系統(tǒng)性工作，需要有熟練掌握人事檔案相關(guān)政策及計算機網(wǎng)絡(luò)知識的復合型人才作為支撐。目前，西部地區(qū)高校的檔案學專業(yè)較為冷門、規(guī)模偏小、布局有待優(yōu)化，不能滿足人事檔案工作對專業(yè)人才的需求。同時，大部分高職院校在人事檔案管理工作中并未設(shè)置和配備明確的人事檔案管理工作機構(gòu)和專門的管檔人員，大多數(shù)人事檔案管檔人員對人事檔案材料的鑒別、整理和審核能力不強，掌握各類問題的準確性不高，普遍存在結(jié)合工作節(jié)點突擊性收集整理檔案材料、未對收集到的材料進行查證核實、人事檔案材料歸檔工作有著較大的被動性、人事檔案日常性管理工作不嚴謹?shù)葐栴}[3]。

三、高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑

高職院校人事檔案管理信息化是實現(xiàn)學校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要支撐，針對目前高職院校人事檔案信息化建設(shè)工作中存在的困難和問題，建議從人事檔案信息化建設(shè)制度、日常審核機制、硬件和軟件建設(shè)、配備專門人事檔案管理人才等方面進行優(yōu)化。

（一）建立健全人事檔案信息化建設(shè)制度。人事檔案工作走向依法管理，規(guī)范的工作標準和操作流程不可或缺。在崗位職責設(shè)計環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)立符合高職院校實際的人事檔案管理工作機制，明確各類崗位的職責和工作要求，形成具體的業(yè)務(wù)操作流程、獎勵懲罰辦法、工作考核內(nèi)容等；在日常工作環(huán)節(jié)，應(yīng)對工作人員的日常行為、安全保密責任、出入證使用、通訊及存儲設(shè)備等進行規(guī)范；在場地環(huán)境管理環(huán)節(jié)，應(yīng)對人員出入、檔案庫房環(huán)境標準、監(jiān)控設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全、現(xiàn)場物品等的管理進行規(guī)范；在硬件設(shè)備維護環(huán)節(jié)，應(yīng)對工作場地存放的基礎(chǔ)設(shè)備的操作、保管、檢查、維修等行為進行規(guī)范；在數(shù)據(jù)資源管理環(huán)節(jié)，應(yīng)對數(shù)字化加工、系統(tǒng)軟件利用、數(shù)據(jù)備份、軟硬件維護等各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；在檔案實體管理環(huán)節(jié)，應(yīng)對人事檔案紙質(zhì)載體的審核、存放、加工、利用等行為進行規(guī)范；在問題反饋環(huán)節(jié)，應(yīng)對人事檔案材料審核、加工、利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行反饋和修正，并對反饋和修正行為進行規(guī)范。

（二）建立健全日常審核機制。高職院校對教師日常管理活動中形成的大量關(guān)于考核、職稱、學歷、晉升、工資的材料，均應(yīng)按照“隨收隨審，隨審隨歸檔”的工作要求錄入教職工的人事檔案。建立健全人事檔案的日常審核機制，即以流水線方式完成人事檔案信息的整理審核、數(shù)字采集工作。首先，對入檔紙質(zhì)材料的形成時間、材料制式、真實性進行審核，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題區(qū)分不同類型，采取實地走訪、談話函詢、信息對比和綜合分析等方式進行調(diào)查核實。其次，對調(diào)查審核后的各類人事檔案材料進行同步數(shù)字收錄，將紙質(zhì)人事檔案提卷后，先拆卷校對頁數(shù)，并按掃描標準分類建立電子檔案目錄后掃描錄入。最后，由專人開展復核，確認人事檔案原件及電子數(shù)據(jù)一致后，按順序?qū)⒓堎|(zhì)材料重新裝入檔案盒，并對電子文件進行存檔備份，保證人事檔案數(shù)字資源的準確性。

（三）加強硬件和軟件建設(shè)，服務(wù)高職院校師資隊伍建設(shè)。1.硬件建設(shè)方面。高職院校應(yīng)嚴格執(zhí)行人事檔案庫房、整理室、閱覽室三室分開標準，配備專門的電腦、打印機、掃描儀等設(shè)施，人事檔案查閱過程應(yīng)實現(xiàn)軟件系統(tǒng)監(jiān)控和現(xiàn)場無死角攝像頭監(jiān)控。2.軟件建設(shè)方面。高職院校所選擇的人事檔案信息化數(shù)據(jù)管理平臺應(yīng)兼顧人事檔案的安全保護和開放利用，具有人事檔案數(shù)據(jù)安全功能和服務(wù)功能。設(shè)置閱檔權(quán)限可按電子人事檔案目錄分類授權(quán)、身份類型授權(quán)或功能授權(quán)；閱檔期限可按時間、日期或有效期等多種方式行進設(shè)置；設(shè)置借閱監(jiān)控可采用加密信道傳輸，并對閱檔過程進行記錄；設(shè)置數(shù)據(jù)分析模塊可匯總教師年齡、學歷、職稱、職業(yè)技能、履歷等字段，用數(shù)據(jù)展現(xiàn)學校師資隊伍的整體素質(zhì)和能力水平，為管理者提供直觀的量化數(shù)據(jù)。

（四）配備專業(yè)的人事檔案管理人員。高職院校人事檔案信息化數(shù)據(jù)管理平臺在完成基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入后，仍需要持續(xù)進行維護與更新，因此，高校應(yīng)進一步拓寬檔案學專業(yè)人才培養(yǎng)和檔案學科建設(shè)的思路和視野，在人事檔案管理工作中明確專門的工作機構(gòu)，配置符合崗位需要的具備相應(yīng)文化程度和業(yè)務(wù)技能的專門人才，包括熟悉人事檔案相關(guān)政策并具有較強的人事檔案業(yè)務(wù)問題研究能力和組織領(lǐng)導能力的管理人員，熟悉檔案工作法律法規(guī)、規(guī)章制度、標準規(guī)范并能為人事檔案信息化工作提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，以及系統(tǒng)掌握人事檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識且具備較高業(yè)務(wù)工作能力的操作人員等[4]。

四、結(jié)語

奮進新征程、建功新時代。高職院校人事檔案是關(guān)乎每位教職工個人基本信息、學歷、工作經(jīng)歷、干部身份等方面的重要證據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等的應(yīng)用越發(fā)普及，深刻影響和改變著人事檔案工作的理念、內(nèi)容、方法、模式。如何利用信息技術(shù)優(yōu)化高職院校人事檔案管理模式，服務(wù)學校師資隊伍建設(shè)，對高職院校的管理和發(fā)展具有重要意義。高職院校應(yīng)盡快建立人事檔案數(shù)字資源庫，優(yōu)化人事檔案管理模式，以人事檔案信息化支撐高職院校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。